VOYAGERIN HANKINNAN NYKYTILA KANSALLISKIRJASTOSSA

Voyagerin hankinta-client on otettu käyttöön vuonna 2001 Käytössä kaikki hankinnan toiminnot: aineiston tilaaminen vastaanotto laskujen käsittely saapumisvalvonta hankintamäärärahan seuranta karhunta EDI

3 ERILLISTÄ MODUULIA Hankinta-clientista on yhteys Luettelointi-clientiin (bibliografiset tiedot, varastotiedot, nidetiedot) Reporter-clientiin (raportit, karhut, tulostus) kirjaudutaan erikseen liikkuminen niiden välillä eri komentoja käyttäen

REPORTER Tulostus vain Reporterin kautta Lomakepohja täytyy muokata Accessissa, jotta saadaan yksikön ja jokaisen hankkijan oikeat tiedot näkyviin Lomakkeiden tiedot katoavat Voyagerin ja Microsoft Officen päivityksissä Vaatii Accessin osaamista Reporter tulostaa automaattisesti kaikkien hankkijoiden raportteja ja karhuja, vaikka ei olisi tarkoitus tehdä paperiprinttiä Eri näkymä kuin Hankinnassa

tässä on tämän hetken tilanne, osa on saapunut, osa peruttu, suurin osa ei ole saatu eri tarkoitusta varten.

MITEN BIB-TIETUEEN YHTEYS HANKINTAAN KATKAISTAAN? Bibliografisia tietueita ja varastotietueita ei voi poistaa, jos ne liittyvät hyväksyttyyn tilaukseen -> Tietueen näkyminen Opacissa estetään – Suppress from Opac Tilauksesta ei voi poista riviä Kesäkuun 2010 päivityksessä korjaus -> ongelma ei ole ratkennut kokonaan Ohje Hankinta- ja luettelointityöryhmän wikissä: https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=67209018 Tarpeettomia vanhoja tilauksia ja laskuja ei voi poistaa. Hankinnassa ”arkistot” vuodesta 2001 lähtien

TILAUSTEN MUOKKAUS Hyväksyttyä tilausta ei juuri voi muokata Received Complete-statusta (teos on vastaanotettu) ei voi kumota Jatkotilauksissa on paljon ”vastaanotettuja” nimekkeitä. Ne eivät siirry seuraavalle tilikaudelle Hyväksytyn tilauksen valuuttatietoja ei enää voi muuttaa Cancel after ja Claim interval ei voi muuttaa

Akateeminen kirjakauppa – 43 kpl Helkassa VENDOR Akateeminen kirjakauppa – 43 kpl Helkassa Sama välittäjä – monta kirjausta Oman Vendor Coden löytäminen vaikeaa Vendor-kortista ei yhteyksiä välittäjään

KARHUNTA On kahdenlaista karhuntaa: Käyttäjä merkitsee jonkun tilatun monografian karhuttavaksi (Mark reason: claim) Ohjelma merkitsee karhuamista vaativat tilaukset System Claim-nimisellä merkinnällä – automaattinen karhunta Tilaukset saa automaattisen karhunnan piiriin, jos merkitsee kullekin tilaukselle karhuntaintervallin. Jos karhuntaintervalli on jätetty tyhjäksi, julkaisu ei saa missään vaiheessa System Claim-merkintää!

Monografioiden karhunta on työlästä Search by -valikosta löytyy 24 hakuvaihtoehtoa, mutta useimmat eivät vastaa tarpeitamme

Yhdistetty haku Tarkempi hakutulos Hakutuloksena tilaukset (sisältävät monta tilausriviä), ei nimekkeitä Tilaus avataan ja etsitään karhuamista vaativat nimekkeet Ikkunaa ei voi suurentaa, pitää käyttää vierityspalkkia

TILIT ja TILIRAKENTEET ”Tuleva tilirakenne kannattaa harkita tarkkaan. Kokeile, vertaile, testaa, keskustele, hae vaihtoehtoja, ota taustaorganisaatiosi tarvittavat tahot mukaan ja tutustu muiden ratkaisuihin!” (lainaus Linnea-työryhmän ohjeesta) Tilirakenteen suunnitteluvaiheessa pitää tietää, mitä tarvitsee moneen vuoden päästä Vielä monimutkaisempi kuin muut osat Tilirakennetta ei voi muokata Tiliä ei voi poistaa, jos sitä on käytetty jossain tilauksessa Rakennetta vaikea lukea ja ymmärtää, ikkunaa ei voi suurentaa

Budjetoitu summa on Monografiat -ylätasolla, tieteenaloittain – nollat Raportteja on mahdoton tehdä Raportointi vaatii Accessia ja Exceliä Valuuttakurssit eivät päivity. Yhteys pankkiin?

EDI - Electronic Data Interchange EDI-toiminnon välityksellä voi lähettää monografia- ja kausijulkaisutilauksia ja kausijulkaisureklamaatioita sekä vastaanottaa laskuja ja vastauksia reklamaatioihin Helka-kirjastoissa on kaksi EDI-toimintoa: lähtevät tilaukset (useimmissa kirjastoissa) laskujen vastaanotto (vain Opiskelijakirjastossa ja Kansalliskirjastossa)

Välittäjä lähettää 2 laskua: EDI-laskun kirjaston hankintajärjestelmään varsinaisen laskun yliopiston taloushallintajärjestelmään SAP:iin Laskut tulevat eri aikaan Hankintaan ja SAP:iin Hankkija ei näe maksettuja laskuja SAP:issa ja joutuu tulostamaan laskut vertailua varteen Hankinta-clientissa EDI-lasku ei aina löydä tilausta EDI-laskun ja oikean laskun hinnat heittelevät Kansalliskirjastossa välittäjien vaihdon jälkeen EDI:n käyttö on vähentynyt (aikaisemmin Starkmann ja Dawson, nyt Delbanco ja Booky)

MERKISTÖT Ääkköset ja diakriitit eivät toimi aina oikein Kyrilliikka ja muut merkistöt eivät ole käytössä

YHTEENVETO Hankintamuduuli on jäykkä Valintoja ei voi perua Raportit ja kyselyt vain Microsoft Office Accessin kautta Tilauksien ja rahankäytön seuranta on hankalaa Yhteys välittäjiin heikko Yhteyttä yliopiston taloushallintaan ei ole

MITÄ ODOTAMME: joustavuutta toiminnosta toiseen siirtymistä saumattomasti mahdollisuutta luoda monipuolisia raportteja ja tilastoja yksinkertaisilla työkaluilla järjestelmän pitää pystyä seurustelemaan muiden ohjelmien ja verkkopalveluiden kanssa