T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi Luento 5 Word 1

Luennon sisältö ja tavoitteet MS Wordin perusteet osat ja niiden käyttö ylä- ja alatunnisteet sivunumerointi palstat kappale- ja kirjaintyylit fontti kappalejako sarkaimet reunaviivat ja taustat kieli kehys numerointi ja listat

Mitä osia raportissa yleensä vaaditaan yhtenäinen ja ”siisti” ulkoasu looginen rakenne, selkeä otsikointi ja kappalejako kansi esipuhe sisällysluettelo ja muut luettelot varsinaiset kappaleet johdanto asiasisältö yhteenveto liitteet

Standard Generalized Markup Language (SGML) SGML on yleinen standardi, joka on luotu sähköisten dokumenttien kirjoittamiseen rakennekuvaus-/merkkauskieli, joka määrää dokumentin rakenteen yleensä kaikki dokumenttien käsittelyohjelmat noudattavat tätä standardia tekstinkäsittelyohjelmat sivuntaitto-ohjelmat HTML ja XML mahdollistaa dokumenttien siirron järjestelmien välillä eräs edellytys tietoyhteiskunnan synnylle

Mitä tekstinkäsittely on yksi yleisimmin käytetty tietokonesovellus käytetään tekstin muokkaamiseen ja esittämiseen kirjeet raportit muistiot monet muut dokumentit sisältää useita kehittyneitä ominaisuuksia tekstin muokkaamiseen noudattaa SGML-standardia

Ongelmia dokumenteissa ei käytetty tyylejä käytetty runsaasti tabulaattoreita sisällysluettelo tehty käsin otsikkojen numerointi tehty käsin ei osattu käyttää erikoismerkkejä hyvin epäyhtenäinen, eikä kovin siisti  hyvin hankalasti muotoiltavissa ja muunnettavissa!

Rakenteiden avulla automaatiota Rakennuspalikat Rakenne Automaatio- toiminnot Osat Kappaleet Automaatio Merkit T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi

Dokumentin yleinen rakenne Wordin dokumentti on pitkä jono merkkejä kirjaimia ja erikoismerkkejä kontrollimerkkejä, esimerkiksi osan ja kappaleen vaihto dokumenttiin liitettyjä objekteja, esimerkiksi kuvia automaatiotoimintoja ohjaavia kenttiä ohjelma tekee itsestään sivunvaihdot oikeisiin paikkoihin – pääsääntö jotkin asiat on sidottu osaan/sivuun ylä- ja alatunniste

Osien ”oikea” suomalainen määrittely raportissa Ylä- ja alatunnisteet Sivunnumerot Kansi Ei yleensä Ei Alkuosa: esi- puhe, sisällys- ja muut luettelot Ylä: työn nimi Ala: tekijä, copyright ja teoksen nimi Ei ollenkaan tai roomalaisin numeroin Kappaleet: johdanto, asia ja yhteenveto Ylä: 1-tason kappale Ala: tekijä, copyright ja teoksen nimi Arabialaisin numeroin Liitteet Ylä: liite ja numero Ala: tekijä, copyright ja teoksen nimi Ei

Wordin käyttöliittymä

Välilehdet

Pikanäppäimiä Siirry rakenteellisesta osiosta toiseen pitkässä dokumentissa: F5 Tekstin valitseminen Sana: kaksoisnapauta sanaa Lause: napauta lausetta Ctrl pohjassa Rivi: napauta hiirellä rivin etupuolelta Kappale: napauta hiirellä rivin etupuolella kaksi kertaa Kaikki: Ctrl+A (tai napauta hiirellä rivin etupuolta kolme kertaa)

Tekstin asemoinnin pikanäppäimet Shift + Enter: pakotettu rivinvaihto Ctrl + Enter: pakotettu sivunvaihto Ctrl + M pakotettu sisennys (koko kappaleen mittainen) Rivivälin muuttaminen (valitse ensin kappale johon kohdistuu) Ctrl + 1: riviväli 1 Ctrl + 5: riviväli 1,5 Ctrl + 2: riviväli 2

Word - ikkunoista Isot rakenteelliset muutokset Outline –näkymässä Kappaleiden tai dokumentin osien siirtely Otsikkohierarkian muutokset Print layout (Draft layout) – varsinainen työskentely Huom: Kahden dokumentin työstäminen linkitettynä: View – Window – Arrange All (Web-layout Full-screen –reading)

Isojen ja pienten kirjainten automaatiot Home –välilehti, Change Case Sentence case Lowercase UPPERCASE Capitalize Each Word tOGGLE cASE Huom: automaatiot saa myös nopeammin Shift – F3

Asiakirjan liittäminen toiseen asiakirjaan Liitetään toinen asiakirja käsittelyssä olevaan Insert –välilehti Insert Object – Text from File Huom: teksti tulee alkuperäisessä muodossaan eli muotoilut täytyy tehdä ’käsin’.

Kieli ja kielioppi Kieli Kielenhuolto Review – Proofing - Set Language Kirjaa tähän yleisimmin käyttämäsi kielet Harvinaisemmat kielet dokumenttikohtaisesti Kielenhuolto Word alleviivaa virheelliset sanat punaisella Korjausvaihtoehdot pikavalikosta Word alleviivaa kielioppivirheet vihreällä Koko dokumentin kielioppitarkistus: Review – Spelling & Grammar tai F7

Kieliopin hienosäätöä Kieliopin automaattiasetukset: Word Options – Proofing Tavutus Page Layout – Hyphenation Synonyymisanasto: pikavalikko - Synonyms tai Review - Thesarus Omat sanastot Opeta Wordille omia sanojasi esim. ammattitermejä Word Options – Proofing – Custom dictionaries – New Poimi tekstistä haluamasi sanat sanastoosi

Automaattiset korjausasetukset Word Options – Proofing – AutoCorrectOptions Joukko oletusmäärittelyjä Muutoksia? Ota määrittelyjä pois päältä tai luo poikkeuksia Automaattiset isot ja pienet kirjaimet Tekstin korvaus toisella tekstillä Merkkien korvaus symboleilla

Automaattiset muotoilut Auto CorrectOptions – Autoformat as You Type ’` -muunnokset Murtoluvut Verkko-osoitteiden ilmaisutapa Jne..

Dokumentin osat (Sections) Page Layout - Breaks Section Breaks Next Page Sectioniin sidottujen asioiden muotoilu ylä- ja alatunnisteet (Header and Footer) sivunumerot, palstat ja muut sivun asetukset

Osat: Ylä- ja alatunnisteet (Header and Footer) sivun ylä- tai alalaidassa näkyvä osa muokataan Insert – Header / Footer kullekin osalle voidaan kirjoittaa omat tunnisteensa ensimmäinen sivu erilainen erilainen parillinen ja pariton sivu voidaan liikkua eri tunnisteiden välillä voidaan sitoa edelliseen osaan Link to Previous

#1 Osat: Sivunumerot näyttää kulloisenkin sivun numeron sivunumeroiden asetukset sivunumerot voidaan laittaa jatkumaan edellisestä osasta tai aloittaa halutusta numerosta ensimmäinen sivunnumero voi puuttua vaihdetaan Insert – Page Numbers – Format Page Numbers sivunnumerot kannattaa lisätä ylä- tai alatunnisteeseen Insert – Page Numbers Insert – Quick Parts – Field – Numbering - Page tyyli: 1,2,3, … i, ii, iii, …

Osat: Palstat (Columns) dokumenttiin voidaan asettaa useampia erilaisia palstoja sidottu dokumentin osiin palstojen asettaminen Page Layout – Columns palstojen määrä palstojen leveys väliviiva jos jokin kohta on valittu ja siihen muutetaan palstojen määrä, luo Word automaattisesti uuden osan (Section)

Sivunasetukset (Page Layout) määrätään sivujen yleisestä ulkoasusta sidottu dokumentin osiin marginaalit marginaalien leveydet ja korkeudet peilimarginaalit 2-puoleisiin paperin koko ja suunta rivinumerointi vesileimat paperin väri ja kehykset

Teemat Väri ja fonttimäärittelyjen kokoelmat Käytetään yhtenäisesti kaikissa Office-sovelluksissa Käytä valmiita tai luo omasi. Yhdessä sovelluksessa luotu teema näkyy kaikissa sovelluksissa.

Wordissä pyritään rakenteellisuuteen Tyylit Helpottavat pitkien dokumenttien hallintaa Ulkonäkömuutokset automaattisesti kaikkialle Kappaletyyli Kirjasintyyli Oletustyylejä, käyttäjä voi luoda lisää. Tyylit määräävät esim. kirjasinkoon, kirjasintyylin, sisennykset, rajaukset, sijoittelun, rivinvälin…

Tyylit pitkien dokumenttien hallinta yhdenmukainen ulkoasu dokumentin automatisointi yhteensopivuus muiden ohjelmien kanssa nopeuttaa työskentelyä virheiden eliminointi dokumenttien myöhempi editointi ulkoasun muuttaminen

Normaali-tyylin pysyväisasetukset Kirjoittaessasi Wordillä, aina käytössä joku tyyli Oletusarvoisesti Normal Omalla koneellasi aseta Normaliin: Marginaalit Kirjasintyyli ja –koko Suomalainen vakiosarkaus* Tyylit saa pysyväksi valitsemalla ’New documents based on this template’ Modify -ikkunassa * 2,3 cm, 4,6 cm, 6,9 cm,..

Wordin tyylit: kappale- ja kirjaintyylit ¶ kertoo, miltä dokumentin tulee kyseisessä kohdassa näyttää kappaletyyli (Paragraph style) sidottu ¶-merkkiin kappaleen lopussa esimerkiksi otsikot tyyli voi perustua toiseen tyyliin voidaan määritellä tyyliä seuraava tyyli tyylien avulla saadaan rakenteet mahdollistaa useat automaattitoiminnot kirjaintyyli (Character style) sidottu merkkiin yksityiskohtien muotoilut, kuten korostukset eli erot kappaletyyliin

Kappaletyylin perustuminen toiseen Title Normal Heading 1 List2 =List+ List = Normal+ Heading 2 = Heading1+ Table text = Figure text+ Figure text = Normal+ Heading 3 = Heading2+ Indent = Normal+ Heading 4 = Normal+

Mitä tyylimäärittelyillä voidaan tehdä Font ¶ Paragraph Tabs Border Language Frame Numbering T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi

@ Tyylit: Fontti (Font) kirjasintyyli, esimerkiksi Times New Roman ja Arial Normal, Bold ja Italic fontin koko (pisteinä, pt) alleviivaus (yksinkertainen ja kaksinkertainen) väri efektit, esimerkiksi AllCaps, SmallCaps ja Hidden Spacing ja Positioning Kerning @

Tyylit: Kappaleen asetukset (Paragraph) Alignment: tasaus oikean ja vasemman reunan sisennys (Indentation) Ensimmäisen rivin alku tyhjä tila ennen ja jälkeen kappaleen (Space) Line spacing (diplomityössä 1,5) Line and page breaks Widow / Orphan control Keep lines together Keep with next Page break before Suppress line numbers Don’t hypenate

Tyylit: Sarkaimet (Tabs) määrää tekstin alkamisen tabulaattorimerkin jälkeen oletussarkaimet tietyn pituisin välein voidaan asettaa omia sarkaimia vasemmalle tasattu oikealle tasattu keskelle tasattu tasattu pilkkuun tai pisteeseen pisteet tai viiva ennen (Leader) luetteloissa esimerkiksi sisällysluettelossa

Tyylit: Reunaviivat ja taustat (Borders) lähes kuten Excelissä myös muille kuin soluille merkeille, sanoille, riveille kuville reunaviivat mihin puolelle soluja eri vahvuisia ja kuvioisia viivoja reunaviivan väri ”uusi syrjäyttää vanhemman” taustavärin valinta koko sivun kehystys (Page Border)

Tyylit: Kieli (Language) valittavanasi on useita kielivaihtoehtoja valittu kieli vaikuttaa oikeinkirjoituksen tarkastukseen: jatkuva ja erityinen kieliopin tarkastukseen (ontuva) tavutukseen (valittavana myös manuaalinen) voidaan muuttaa myös kirjaintyylille englanti valmiina – muut kielet pitää hankkia erikseen

Tyylit: Kehykset (Frame) tyyliin voidaan määritellä Frame-asetukset kehyksillä voi luoda tekstin päällä kelluvia elementtejä kuvat taulukot reunatekstit

Tyylit: Numerointi ja listat (Numbering) ranskalaiset viivat (Bulleted) valmiita valintoja ja customize bullet characterin valinta numerointi (Numbered) valmiita vaihtoehtoja ja customize numerotyyli otsikkojen numerointi (Multilevel list) tekee otsikoihin automaattisesti halutunlaisen numeroinnin 1, 1.1, 1.2, 1.3, 2, 2.1, 2.2, … (Suomi) I., I.A., I.B., I.C, II., II.A., II.B., … (USA)

Dokumenteissa usein tarvittavia tyylejä otsikkotyylit: Heading 1, Heading 2, …, Heading 9 alkuosan otsikkojen tyyli (samannäköinen heading 1) luetteloiden tyylit; TOC1, TOC2, …, TOC9 normaali teksti ja mahdolliset sisennykset käytetyt listat ja niiden tasot yleensä Bullet-lista, jos vain mahdollista listojen rivit voivat olla tiheämmässä kuin muut kuva- ja taulukkotekstit: Caption kuvat ja taulukot alaviitteet ylä- ja alatunniste kannen ja liitteiden omat tyylinsä kirjaintyylit korostukset lainaukset erityissanat, kuten käskyt

Otsikkorakenteen luonti tyyleillä Otsikkorakenne perustuu tyylien käyttöön Outline-katselunäkymässä voit luoda helpoiten otsikkorakenteen Word antaa otsikoille automaattisesti tyylit: Heading 1, Heading 2, … ,Heading 9 voit vaihtaa tekstin tyyliä valitaan muokattava tyyli ja Modify otsikkojen numerointi kuten edellä periaatteessa voit luoda otsikkorakenteen myös mille tahansa valinnaisille tyyleille

Kertaus luennon tärkeimmistä asioista dokumenttien yhteiskäytön standardi on SGML, johon myös Word perustuu oikein kirjoitettu raportti helpottaa elämää Wordin toiminta perustuu rakenteisiin osien avulla saadaan aikaan: ylä- ja alatunnisteet, sivunumerot, palstat ja sivuasetukset tyylien avulla voidaan määrätä: fontti, kappalejako, sarkaimet, reunaviivat ja tausta, kieli, frame, numerointi ja listat

Kysymyksiä