Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara

Esitys aiheesta: "Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara"— Esityksen transkriptio:

1 Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara
PROJEKTORI - projektitoiminnan kehittäminen ja sitä tukevan tietojärjestelmän esittely – Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara

2 Esityksen sisältö Projektitoiminnan kehittäminen
Projektitoiminnan tavoitteita Projektorin tuomat lisäarvot Projektorin ominaisuuksien esittelyä Käytön tunnuslukuja Erkki Rämö, Teemu Tammivaara

3 Ylittää usein funktiorajat Tyydyttää asiakkaan tarpeen
Mikä projekti on? Tavoite Resurssit Aikataulu Ylittää usein funktiorajat Keskittyy tuloksiin Toiminnan kehittämisprojekti Tyydyttää asiakkaan tarpeen T&K-projekti Kehittämisohjelma

4 Kehittämisen tausta projektitoiminta voimakkaassa kasvussa -> tarve tukea projektien suunnittelua, toteutusta ja seurantaa, t&k-työ projektimuotoista projektitoiminnan laadullinen kehittämistarve merkittävät taloudelliset tavoitteet mm. ulkoisen rahoituksen tuojana projektitoiminta kiinteäksi osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua (ennustettavuus) alueellista vaikuttavuutta ja näkyvyyttä ulospäin lisättävä raportointi- ja tilastointitarpeet käytännön projektityöskentelyn kehittäminen ja helpottaminen!

5 Projektitoiminnan kehittämisen osa-alueita
projektiohjeistus ja –osaaminen prosessi ja sen vaiheistus resurssien hallinta, päätöksenteon tuki tiedon saatavuus raportointi, vaikuttavuus, tulosten levittäminen työkalut ja menetelmät projektijohtaminen, linkitys strategiaan ja organisaation tavoitteisiin mittaaminen, seuranta, arviointi -> kehittäminen Vaativassa projektitoimintaympäristössä mikään osa-alue ei tuo yksin menestystä!

6 Projektin johtamisen vaiheet Projektin näkökulma
Tärkeimmät ohjauspisteet 0. Idea / ehdotus S0 Suunnittelun käynnistäminen Valmistelu 1. Suunnittelu S1 2. Asettaminen Asettaminen 3. Toteutus T1 Toteutus 4. Arviointi T2 Tulosten hyväksyntä 5. Päättäminen T3

7 Projektien johtamisen vaiheet Hallinnon näkökulma
Strategisten suuntaviivojen ja tavoitteiden asettaminen Toiminnan suunnittelu, budjetointi ja resurssointi Toimeenpano ja seuranta Vuosi- raportointi Vuosi n Vuosi n+1 Vuosi n+2

8 Projektinhallinnan kehittämisprosessi
Johdon ”Top-Down” aktiviteetit organisaatio, tavoitteet, suunnittelu, talous,… Ongelma ja tavoiteasettelu Suunnittelu Implementointi Järjestelmän käyttö ”Harmaa vyöhyke”, jossa ratkaistaan toiminnallisia ja taloudellisia ongelmia sekä priorisoidaan tarpeita Projektihenkilöstön ”Bottom-Up” aktiviteetit projektinhallinta, resurssit, henkilöt, talous, taidot, projektiosaaminen, ..

9 Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (1)
YLEISET: kaikki ammattikorkeakoulun projektitiedot yhdessä paikassa ja käytettävissä intranetissä tai www:ssä joustavuus: nopea konfigurointi, käyttäjähallinta ulkoiset käyttäjät + kieliversiot tukee projektien arviointia ja päätöksentekoa tiedottamisen helpottaminen ja ”automatisointi” monipuoliset hakutoiminnot helppokäyttöinen, koulutustarve pieni suunniteltu amk-tyyppiselle organisaatiolle kehitystiimi tukee projekihallinnan kehittymistä käyttöönoton vaivattomuus ja riskittömyys

10 Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (2)
TUKEE KAIKKIA PROJEKTIVAIHEITA: projektiehdotukset projektisuunnittelu ja –seulonta projektin asettaminen projektin toteutus projektin päättäminen tulosten levittäminen jälkiarviointi -> oppiminen dokumenttien liittäminen arkistointi S1 S0 0. Idea / ehdotus 1. Suunnittelu 2. Asettaminen T1 T2 T3 3. Toteutus 4. Arviointi 5. Päättäminen Toteutus Valmistelu

11 Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen
Vaikuttavuus ja palvelukyky: tulosten levittämien projektitiedot saatavilla -> kumppaneiden osallist. yhteistyökumppaniraportit talousraportit linkki julkaisutietokantaan jälkiarviointi -> oppiminen

12 Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen
Resurssien hallinta budjetointi, ennakkosuunnittelu projektin kustannusseuranta suoraan kirjanpitojärjestelmästä talousraportit projektisalkun hallinta (AMK, tulosalue, ko, yksikkö) asiantuntijaraportit (henkilöiden allokointi projekteihin)

13 Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen
Prosessit ja rakenteet laadukas projektin läpiviennin prosessi sisäänrakennettuna yhtenäinen alusta helpottaa ja nopeuttaa liikkeellelähtöä hajautettuja verkostomaisia projekteja tukeva teknologia (myös kv) projektien ennakko- ja jälkiarviointi kehitysohjelmien hallinta tieto yhdessä paikassa kaikkien käytettävissä - > tukee poikkialaisuutta, aktivoi henkilöstöä

14 Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen
Osaaminen ja uudistuminen asiantuntijarekisteri -> löydetään sopivia resursseja yhteistyökumppanit -> löydetään uusia yhteistyökumppaneita projektiohjeet ja lomakkeet -> yhteiset toimintamallit alusta projekti-ideoiden käsittelylle -> ”aloitelaatikko”

15 Projektorin pääominaisuudet
Resurssitiedot (henkilöt) Kehitysohjelmat Seulonta, arviointi ohjaus Aikataulutiedot (kesto, vaihe) Raportti- generaattori Projektin perustiedot Rahoitustiedot (oma, ulkop.) Liitedokumentit Budjetti- ja toteutumatiedot Monipuolinen hakutoiminto Luokittelu (yksikkö, proj.tyyppi, rahoituslähde, jne.) Yhteistyökumppanit

16 Käyttöympäristö Selainkäyttöliittymä (Explorer)
SQL Server tietokanta verkossa Ohjelmisto saadaan parametrien avulla nopeasti käyttöön Taloushallinnon liittymä (räätälöidään asiakaskohtaisesti) Palvelut (Turun amk, Mansoft tietotekniikka Oy) Ohjelman käyttöoikeuden vuokraus (ASP) Koulutus Käyttötuki ja ylläpito Käyttäjille kehitystiimi

17 Käytön tunnuslukuja 21.9.2006 (Turun AMK)
1032 projektia: 712 aktiivista päättynyttä (pas.) 5 kehitysohjelmaa 1205 asiantuntijaa, joista n. 400 yhteistyökumppania 325 yhteistyöorganisaatiota

18 Käyttäjät EVTEK Hämeen ammattikorkeakoulu Päijät-Hämeen koulutuskonserni Stadia Turun ammattikorkeakoulu Turun kaupunki

19 Päävalikko