OSASTO VIESTII Punainen Risti järjestönä Punaisen Ristin viestintä

Esitys aiheesta: "OSASTO VIESTII Punainen Risti järjestönä Punaisen Ristin viestintä"— Esityksen transkriptio:

1 OSASTO VIESTII Punainen Risti järjestönä Punaisen Ristin viestintä
Viestintävapaaehtoisen tehtävät osastossa Auttamisviestintä

2 Millainen minä olen viestijänä?
Mitä viestivälineitä käytät? Miten niitä käytät? Tiedotatko, keskusteletko, kuvaatko, taitatko? Onko sinulla aiempaa kokemusta Punaisen Ristin toiminnasta?

3 PUNAINEN RISTI

4 Historia ja tausta Perustettu 1863 sodassa haavoittuneiden hoitamiseksi   Solferino, Henri Dunant Komitea, International Committee of Red Cross (ICRC) Auttaa ihmisten aiheuttamissa kriiseissä (esim. sodissa) Liitto, International Federation of Red Cross (IFRC) Auttaa luonnonkatastrofeissa (esim. maanjäristykset) Päämajat Genevessä

5 Punaisen Ristin periaatteet
TOIMINNAN PÄÄMÄÄRÄ INHI- MILLI- SYYS TASA- PUOLI- SUUS TAKAAVAT TOIMINNAN PUOLUEET- TOMUUS RIIPPUMAT- TOMUUS JÄRJESTÖN PERUSTA VAPAA- EHTOISUUS YLEISMAA- ILMALLISUUS YKSEYS

6 Laki, asetukset, pöytäkirjat ja sopimukset
Laki Punaisesta Rististä 238/2000 Asetus Punaisesta Rististä 811/2005 Yhteistyöpöytäkirjat sosiaali- ja terveysministeriön ja sisäministeriön kanssa SPR koordinoi Vapepaa ja muita vapaaehtoisryhmiä häiriötilanteessa Sopimuksia mm. Huoltovarmuuskeskuksen, Maahanmuuttoviraston, sosiaaliviranomaisten, pelastuslaitoksen, jne. kanssa hlön telttaleiri, jne.

7 Järjestön rakenne Punaisen Ristin kansainvälinen komitea (ICRC)
Punaisen Ristin liitto (IFCR) Keskustoimisto (työntekijät) Koordinoi järjestön kansallista toimintaa Piiri (työntekijät) Avustaa osastoja (vapaaehtoisia) järjestön strategian toteuttamisessa Osasto (vapaaehtoiset) Järjestön strategian toteutus paikallisella tasolla

8 Paikallisen auttamisvalmiuden takaaminen
Osaston tärkein tehtävä: Paikallisen auttamisvalmiuden takaaminen

9 PUNAISEN RISTIN VIESTINTÄ

10 Viestintäympäristö Kilpailu yleisön huomiosta, myös järjestöillä
Mielikuvien osuus päätöksenteossa lisääntyy Oikean tiedon merkitys silti tärkeä! Viestinnän rytmi yhä kiihkeämpi Negatiiviset uutiset vetoavat tunteisiin ja kiinnostavat False news –ilmiö Jatkuvasti muuttuvat näkyvyys algoritmit sosiaalisessa mediassa

11 Punaisen Ristin viestinnän tavoitteena on, että ihmiset
tuntevat Punaisen Ristin toiminnan  pitävät järjestöä luotettavana tietävät miten auttaa tietävät mistä hakea apua voivat antaa palautetta ja voimme kehittää toimintaamme  haluavat tukea toimintamme jäsenenä haluavat osallistua toimintaamme vapaaehtoisena

12 Punaisen Ristin viestinnän periaatteet
Järjestön perusperiaatteet ohjaavat kaikkea viestintää Punaisen Ristin viestintä on luotettavaa avointa nopeaa joustavaa tavoitteellista. Koskee sekä sisästä että ulkoista viestintää

13 Viestintävastuiden jakautuminen
Keskustoimisto Valtakunnallinen viestintä (kampanjat) Kansainvälisen työn tuloksista viestiminen Piiri Osastojen tuki Osasto  Paikallinen viestintä Veripalvelu, Kontti, Nuorten turvatalo ja vastaanottokeskukset vastaavat omasta viestinnästään

14 Punaisen Ristin viestinnän ilme
Graafinen ohje (löytyy aineistopankista) Tavoitteena yhtenäisyys ja omaleimaisuus Tavoitemielikuva: Luotettava, läheinen, aktiivinen, rohkea, oikeudenmukainen Olemme rohkeita, jokaiselle läheisiä ja luotettavia ihmisten auttajia. Perusviesti: Apua sinun avullasi Toimintalinjaus : Auttaja lähellä sinua

15 Punaisen Ristin viestinnän ilme
Punainen risti on suojamerkki, jonka käyttö määritellään Geneven sopimuksessa Poikkeavaan käyttöön tulee puuttua Ilmaisevassa ristissä merkkiin liitetään järjestön nimi Musta-valkoisessa materiaalissa merkki harmaalla Huom! Ei koskaan mustaa ristiä! Järjestörakenne ei näy logossa Järjestölogon lisäksi vain laitoksilla omat logo-originaalit 

16 Erityistä huomioitavaa Punaisen Ristin viestinnässä
Punainen Risti on avustus- ja valmiusjärjestö Auttamistilanteessa on tunnettava oma tehtävänsä ja paikkansa komentoketjussa, ja noudatettava sitä Eettisyys Asiakkaamme ovat autettavia Ei kysytä, esim. mistä on tullut tai miksi on avun tarpeessa Vaitiolovelvollisuus Ei puhuta henkilöistä tunnistettavasti, edes toisille vapaaehtoisille Puhu työn tärkeydestä, toiminnan periaatteista, vapaaehtoisuudesta harrastuksena

17 VIESTINTÄVAPAAEHTOINEN
TIEDOTTAJA,     VIESTINTÄVAPAAEHTOINEN    

18 Rooli Edistää osaston maksutonta näkyvyyttä
Millaista paikallista toimintaa on Kuinka tulla mukaan toimintaan vapaaehtoisena Kuinka liittyä jäseneksi Koordinoi osaston viestintää Yhteistyössä mm. puheenjohtajan ja sihteerin kanssa Viestintävapaaehtoisten tai toimintaryhmien vapaaehtoisten avulla Vastaa siitä, että osasto viestii oleellisista asioista avoimesti, ajoissa ja luotettavasti Sisäisesti (vapaaehtoisille ja jäsenille) ja ulkoisesti (suurelle yleisölle, viranomaisille, muille yhteistyökumppaneille ja piirille)

19 Tehtävät Suunnittelee osaston viestintää yhdessä hallituksen ja toimintaryhmien vetäjien kanssa (viestintäsuunnitelma) Ylläpitää osaston Oma-rakennetta Toimittaa jäsenkirjeen 2-4 kertaa vuodessa Päivittää osaston omia tai alueellisia Facebook-sivuja On yhteydessä mediaan ja tiedottaa järjestön kampanjoista ja osaston tapahtumista Huolehtii, että osaston viestinnän, toimitilojen, yms. ilme noudattaa graafista ohjeistusta

20 Millainen viestinnän työjako teillä on?
Tiedottaja: Laatii viestintäsuunnitelman, mm. valmiussuunnitelman liitteeksi. Toteuttaa sisäistä ja ulkoista viestintää (nettisivut, jäsenkirjeet, tiedotteet medialle, yhteydenpito järjestön omiin tiedotuskanaviin). Puheenjohtaja: Seuraa viestinnän tuloksia. Muodostaa verkostoja osaston toiminnan tavoitteiden pohjalta, valvoo punaisen ristin merkin käyttöä. Sihteeri: Käsittelee postin ja välittää sen eteenpäin. Seuraa mediaa, arkistoi viestintämateriaalit (myös kuvat). Vastaa oman väen huomionosoituksista ja sidosryhmien muistamisesta. Toimintaryhmien vetäjät, kouluttajat: Viestivät ryhmänsä sisällä ja nostavat esiin ryhmänsä viestintätarpeita tiedottajalle. Jäsenmestari: Seuraa uusien ilmoittautumisia Omaan

21 Koulutuspolku Tervetuloa yhteiseen tarinaan ( Koulutusuudistus käynnissä, ennen: Yhteisen lipun alla – vapaaehtoisena Punaisessa Ristissä (kurssi, perustiedot järjestöstä ja osastosta) Lippu korkealle! (kurssi, osaston tehtävät) Viestintävapaaehtoisen peruskoulutus (Helsingin ja Uudenmaan piirissä) Digikummikoulutus (uudistetaan keväällä 2019) Järjestökouluttajakoulutus (tai muu kouluttajakoulutus)

22 Työkalupakki Aineistopankki (http://aineistopankki.punainenristi.fi/)
Graafinen ilme, mallipohjia mainoksiin, esitteisiin, kuvia, yms.  RedNet: Osastoviestintä ( Oma: HUP Osastoviestintä Facebook: Punaisen Ristin viestintäihmiset ( Tässä ja Nyt -lehti ( Tiedotteet ( spr?publisherId=1504)

23 Tuki Osasto Piiri Osastofoorumit, alueelliset viestintätapaamiset (?)
Hallitus Toimintaryhmien vetäjät Piiri Osastokummit Osastoviestinnän suunnittelija Osastofoorumit, alueelliset viestintätapaamiset (?) Oma: HUP Osastoviestintä Punaisen Ristin viestintäihmiset (Facebook)  Osastoviestinnän tapaamiset ja koulutukset 

24 VIESTINTÄ OSASTOSSA: OMILLE ENSIN!

25 Näin vastaamme haasteisiin
Enemmän viestintää ja näkyvyyttä: Viestintäsuunnitelma, tiedottaja ja Oma-rakenne joka osastolla Erottuvampaa viestintää: Toimipaikkojen, keräysasujen, ilmoitusten ilme kuntoon, kamerat mukaan tapahtumapaikoille Näkyvämpää toimintaa: Suorat kannanotot inhimillisyyden puolesta, näkyvä onnettomuusviestintä (viranomaisten kanssa) Matalampi yhteydenoton kynnys: Osaston Oma-rakenne ja yhteystiedot, osallistuminen tapahtumiin Myös nuoria kiinnostavia viestintäkeinoja: Lisää näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa Tehokkaampaa sisäistä viestintää: Jäsenkirje, sähköpostilistat, whatsapp-ryhmät, Oman hyödyntäminen

26 Käytössä Vuosikello -> Viestintäsuunnitelma (esimerkkipohjat RedNetissä HUP:n Osastoviestinnän sivulla) Oma (+ RedNet-sivu) Jäsenkirje (2-4 kertaa vuodessa) Facebook-sivu (oma tai alueellinen) Pikaviestialustat (esim. Whatsapp) Sähköposti Graafinen ohje

27 Osaston viestintäsuunnitelma

28 Osaston viestit Osaston kurssit Osaston tapahtumat
Kansalliset kampanjat (valmiit aineistot keskustoimistolta) Ystävänpäivä (14.2.) Rasismin vastainen viikko (maaliskuussa) Punaisen Ristin viikko (toukokuun alku) Nälkäpäivä-keräys (syyskuussa) Valtakunnallinen valmiusharjoitus kerran toimintalinjauskaudessa

29 Asiakkaat ja autettavat
Kohderyhmät Vapepa + muut yhteistyö- kumppanit Viranomaiset Aktiivit tukijat (kansalaiset, S-ryhmä ym.) Suuri yleisö Asiakkaat ja autettavat JÄSENET! Media Keskus- toimiston tiedottaja Toiminta-ryhmän jäsenet Toiminta- ryhmät Piirin tiedottaja Osaston tiedottaja

30 Keinot ja kanavat Keinot tavoitteiden, kohderyhmän, budjetin ja aikataulun mukaan Edullisia keinoja: Oma, sähköposti(listat), ilmoitustaulut Tehokkainta henkilökohtainen vaikuttaminen kasvokkain, myös puhelimessa ja sähköpostissa Yhteistyö osastojen välillä !

31 Keinot ja kanavat Osaston sisäinen viestintä: Keskustelu, tiedonjako
Oma Jäsenkirje Osastoseminaarit Sähköposti Puhelin Whatsapp Facebook-ryhmät Eri sukupolvilla käytössä eri kanavat

32 Keinot ja kanavat Järjestön sisäinen viestintä: Tiedonhaku + piirin tiedottaminen toiminnasta Kanavat: Oma, RedNet, punainenristi.fi Osastofoorumit Tässä ja Nyt –lehti Hallitustiedotteet Sähköposti Facebook (Messenger ja ryhmät) Tapaamiset ja kokoukset Eri sukupolvilla käytössä eri kanavat

33 Keinot ja kanavat Ulkoinen viestintä: Tiedotus, näkyvyys Kanavat:
Oma Punainen Risti (ja RedNet-sivu) Osaston Facebook-sivu (yms. some) Alueen ilmoitustaulut (kirjastot, työväenopistot, koulut) Paikallismedia

34 Punaisen Ristin Oma Osastoilla rakenne Omassa
Osastojen toimintaryhmät + avoimet ryhmät Osastojen toiminnot (=tapahtumat, ryhmäillat, vapaaehtoistyöpaikat) Mitä enemmän tapahtumia osastolla on Omassa, sitä parempi sen näkyvyys on Palautteet ja lisätiedot:

35 RedNet Ylläpidä Omasta huolimatta vielä tässä vaiheessa osaston RedNet-sivuakin Yhteystiedot ajantasalla (tarkista väh. kaksi kertaa/vuosi) Toimintaryhmien tiedot Ohjaa etsimään lisätietoja Omasta

36 Jäsenkirje 2-4 kertaa vuodessa (tärkein kauden alussa tammi- ja elokuu, lisäksi sääntömääräisten kokousten jälkeen maalis/huhti- ja loka/marraskuu) Yhteistyössä naapuriosastojen kanssa? Jäsenten sähköpostien päivitys TAI kirjautuminen Omaan! Muistuta jokaisessa painetussa kirjeessä, joka lähtee jäsenille. Sähköpostin voi päivittää: eesi_jasenrekisteriin_0339 Omaan kirjaudutaan

37 Facebook-sivu Osaston toimintaryhmien tapaamiset (jaa Oma-linkkiä)
Tapahtumat (kutstu naapuriosastot ja piiri rinnakkaisjärjestäjiksi, niin saat enemmän näkyvyyttä) Piirin ja keskustoimiston julkaisujen jaot (erit. avustustilanteissa) Muistuta Omaan kirjautumisesta/sähköpostien päivittämisestä Facebook-sivuilla Osastojen yhteiset alueelliset sivut ? Esim. Punainen Risti Espoo-Kauniainen

38 Sisäisen viestinnän pelisäännöt
Mitä kanavaa käytätte minkä asian viestimiseen? (Oma, Ohto, Facebook, sähköposti, Whatsapp, Slack, jne.) Kuinka usein viestiä laitetaan? Kuinka pitkiä viestejä? Miten auttamistilanteessa viestitään ja toimitaan? Onko osastollanne hälytysryhmä Ohtossa? Ketkä kuuluvat siihen?

39 Budjetti Budjetista sovitaan osaston hallituksen kanssa etukäteen
Taittaminen vai valmiiden pohjien käyttö?  Aineistopankista löytyy pohjia Aineistoryhmälle voi myös tehdä aineistotilauksen Sosiaalisessa mediassa algoritmit muuttuvat jatkuvasti, pidä huoli ettet maksa turhasta Painatus vai printtaus?  Yhteystiedot vanhenevat Ota huomioon painatettavien materiaalien tilauksessa

40 Seuranta ja arviointi Määrittele etukäteen mittarit ja aikataulu, joilla onnistumista seurataan Varaa aikaa arvioinnin tekoon, tee tapaamisesta mukava Miten kiität ja palkitset vapaaehtoisia onnistumisista?

41 Tietosuoja Jäsenten ja vapaaehtoisten tietoja käsitellään tietoturvallisesti Osastolla tietosuojavastaava, joka kirjaa ylös kaiken tietosuojaan liittyvän toiminnan Ilmoitettava AINA kun kerätään tietoja: Mihin kerätään Kuinka kauan säilytetään Valmiita ohjeita eri toimialoille RedNetissä Lisätiedot ja mallidokumentit:

42 Tietosuoja Ei enää paperisia listoja Sähköiset listat
Lähetetään joko turvapostilisenssillä varustetussa sähköpostissa tai salasanasuojauksella lähetettynä Muistitikut, yms. lukon takana Salasanojen säännöllinen vaihto Massasähköposteissa vastaanottajat salaiseksi (bcc- kenttään) Virheelliseen toimintaan on puututtava

43 Tietosuoja Jäsen vs. vapaaehtoinen
Vapaaehtoiselta ei edellytetä jäsenyyttä, MUTTA vain jäsenelle saadaan jatkossa viestiä ilman erillistä kyselyä markkinointiluvasta Ei-jäsenille ei saa markkinoida esim. kursseja Omaan kirjauduttaessa vapaaehtoinen antaa suostumuksensa tähän Tietojen poistopyyntöihin on vastattava 30 päivän aikana Punaisen Ristin vapaaehtoisten toimi on julkisuusperustainen Tiedot poistetaan pyynnöstä, mikäli pyytäjä ei ole hoitanut tehtävää, josta tarvitaan tietoja

44     AUTTAMISVIESTINTÄ    

45 Punainen Risti on valmiusjärjestö
Punainen Risti on Suomen suurin valmiusjärjestö Auttamistilanteisiin on johto- ja toimintamallit  Vapaaehtoisten tärkein tehtävä on tunnistaa potentiaalinen auttamistilanne ja hälyttää oikeat henkilöt tilannetta hoitamaan sekä toimia itse oman tehtävänsä mukaisesti Auttamistilanteet vaativat aina tehostettua viestintää Nopea, luotettava ja selkeä tiedonkulku Selkeä komentoketju, johtajuus ja kurinalainen toiminta

46 Roolit auttamisviestinnässä
Vapaaehtoiset hoitavat  Kentän tarkkailun ja ilmoituksen avustustilanteista oman osaston valmiudesta vastaaville Kriittiseen puheenvuoroon vastaamisen esim. osaston Facebook- sivuilla (Huom! Vastaa aina järjestön arvojen mukaisesti ja älä jää väittelemään) Piiri hoitaa  Vapaaehtoisten johtamisen ja avustustilanneviestinnän eli hälytystilanteissa viestinnän viranomaisten kanssa Viestintävapaaehtoinen voi jakaa piirin julkaisuja ja tiedotteita omilla kanavillaan

47 Roolit auttamisviestinnässä
Keskustoimisto hoitaa Kriisiviestinnän esim. väärinkäytöstä johtuvan mainekriisin uhatessa Auttamistilanteesta tiedottamisen Viestintävapaaehtoisen tehtävä on tarvittaessa jakaa keskustoimiston tiedotuksia aiheesta osaston kanavissa Viranomaiset hoitavat Onnettomuuden sattuessa onnettomuustilanneviestinnän Viestintävapaaehtoisen tehtävä on ohjata median kyselyt viranomaisille ja välittää viranomaisten antamaa julkista tietoa. (Huomaa julkisen ja luottamuksellisen tiedon ero! Vapaaehtoisena auttajana saatat saada myös luottamuksellista tietoa, jota ei saa julkaista, esim. tietoja etsittävästä. Jaa vain julkista tietoa.)

48 Viestinnän eettisyys Punainen Risti on avustusjärjestö, jonka asiakkaita ovat avun tarvitsijat, joita meidän tehtävämme on suojella Maahantulijoiden taustasta ei kysytä Onnettomuuden uhreja ei haastatella Hälytys- ja päivystystehtävät ovat vaitiolovelvollisuuden piirissä olevaa tietoa eli vapaaehtoisiltakaan ei kysellä niistä Autettavat eivät saa olla kuvissa tunnistettavia (kasvot, tatuoinnit, muut erityispiirteet) Kysy aina lupa kuvan käyttöön järjestön viestinnässä (kuvauslupalomake löytyy Aineistopankista)

49 YHTEENVETO

50 Viestintävapaaehtoinen osastossa
Sisällön tuottaja Kanavien hallitsija Osaston toiminnan ja viestintätarpeiden tuntija Viestinnän paikkojen tunnistaja ja eri tilanteiden toimintamallien tuntija ja noudattaja

51 Osaston viestinnän tarkistuslista
1. Viestinnän suunnittelu 2. Tekijät, työnjako ja budjetti 3. Sisäinen viestintä: tavoitteet viestintäsuunnitelmassa 4. Ulkoinen viestintä/näkyvyys: tavoitteet viestintäsuunnitelmassa 5. Ilmeen tarkistus 6. Rohkeampi, aktiivisempi, läheisempi? 7. Tietosuoja

52 Tukea viestintään HUP:n Osastoviestinnän sivu
Osastoviestinnän suunnittelija ja/tai osastokummit Keskustoimiston aineistoryhmä Aineistopankki ja Osastotoimisto Facebook-ryhmä: Punaisen Ristin viestintäihmiset Oma Punainen Risti: HUP Osastoviestintä

53 POHDITTAVAA: Mitä haluaisin viestintävapaaehtoisena tehdä?
Mitä tarvitsen, että pääsen päämäärääni?