Etäkokouksen järjestäminen

Esitys aiheesta: "Etäkokouksen järjestäminen"— Esityksen transkriptio:

1 Etäkokouksen järjestäminen
”lyhyt oppimäärä”  Mika Asikainen, Suomen Latu,

2 Miksi etäkokouksia? Säästetään luonnonvaroja (ei matkustamista)
Säästetään ihmisten aikaa (ei matkustamista) Mahdollistetaan kokoukset, joissa ihmiset eri puolilla Suomea (tai maailmaa)

3 Etäkokouksen järjestäminen
Etäkokous tarkoittaa tässä kokousta, jossa yksi tai useampi osallistuja on fyysisesti eri paikassa kuin muut. Etäkokoukseen osallistumisen edellytykset tietokone, jossa äänitoiminnot (mikrofoni ja kaiutin/kuulokkeet) riittävän hyvä nettiyhteys mielellään hiljainen taustaympäristö yhteydenpitoon sopiva ohjelma tietokoneella

4 Laitteet Usein läppäreissä on itsessään kamera, mikrofoni ja kaiuttimet Läppärin omat laitteet ovat yleensä riittävät, jos osallistut etäkokoukseen yksin omalla koneella. Kuulokkeita käyttämällä ulkopuoliset eivät häiriinny. Jos osallistujia on enemmän kuin yksi, täytyy yleensä käyttää ulkoista mikrofonia. Isommassa kokouksessa kannattaa käyttää myös irtokameraa ja kaiuttimia.

5 Esimerkkejä laitteista
Ulkoinen USB-mikrofoni Kaiuttimet (3,5 mm plugi) USB-irtokamera

6 Kytkennät USB-mikrofoni ja USB-irtokamera kiinnitetään USB-porttiin
Luurit kiinnitetään omaan paikkaan 3,5 mm plugilla (vaaleanpunainen on mikrofoni, vihreä on kuulokkeet - voi kytkeä vain toisen haluttaessa) tai USB-porttiin Kaiuttimet kytketään kuulokeliitäntään (3,5 mm plugi), samaan paikkaan kuin luurien vihreä johto tai USB-porttiin. Myös langattomia Bluetooth-kaiuttimia nykyään. HUOM! Jos kytket läppärin projektoriin HDMI:llä, se voi viedä oletuksena äänet mukanaan, eli jos käytät ulkoisia kaiuttimia, ne pitää asetuksissa käydä valitsemassa. Vanha VGA-liitäntä siirtää vain kuvaa.

7 Ohjelmat Yleisimpiä ohjelmia Skype (nykyään Microsoftin hallinnassa)
Google Hangouts Perusominaisuuksia: äänipuhelu, videopuhelu, chatti, näytön jakaminen, tiedostojen jakaminen Runsaasti muita ohjelmia, esim. Luodaan ”huone” palaveria varten ja lähetetään osallistujille linkki. Ilmaisella versiolla saa 4 ihmistä mukaan videopalaveriin.

8 Skype Ohjelman lataus osoitteesta skype.com
Tunnuksen voi luoda sähköpostin tai puhelinnumeron perusteella Päivitä omaan profiiliin ainakin sähköposti, puhelin ja valokuva, niin muut löytävät ja tunnistavat sinut Lisää henkilöt yhteystietoihin ennen kokousta Voi käyttää tietokoneella, läppärillä, padillä tai puhelimella Skype-ohjelma päivittyy usein, eikä käynnisty, jos päivitys on tekemättä, eli kannattaa avata ohjelma hyvissä ajoin ennen kokousta, että ehtii tarvittaessa päivittää sen

9 Google Hangouts Voi ladata Chrome-selaimeen lisäosaksi
Toimii myös osoitteessa hangouts.google.com Ladattavissa myös kännykkäsovellus Ryhmäkeskustelu max 150 osallistujaa Videopuhelu max 25 osallistujaa Henkilöitä voi etsiä nimellä, sähköpostilla tai puhelinnumerolla Voi käyttää samoilla laitteilla kuin Skypeä

10 Asetukset kuntoon Kun laitteet on kiinnitetty koneeseen, ne pitää yleensä vielä määritellä asetuksissa Ääniasetukset: valitse käyttämäsi mikrofoni, kaiuttimet Mikrofonin tiedät toimivan kun asetussivulla mikrofonin alla näkyy ”palkkeja” puhuessasi Kaiuttimen toimivuuden voit kokeilla itse (soita jotain ääntä koneelta, tai hienovaraisesti esim. säätämällä koneen volumea, jolloin kuuluu ”plim”) Jos kaiuttimesta ei kuulu mitään, varmista että kaiutinpiuha on oikeassa reiässä koneen äänet eivät ole mutella koneen äänentaso on riittävä kaiuttimet on valittu oikein ääniasetuksissa Videoasetukset: valitse käyttämäsi kamera Oma kuvasi ilmestyy pikkuikkunaan

11 Neuvottelu-puhelu Hae haluamasi henkilö Yhteystiedoista ja klikkaa sen jälkeen joko luurin kuvaa (äänipuhelu) tai kameran kuvaa (videopuhelu). Videoyhteyden voi käynnistää ja sulkea puhelun aikana milloin vain. Jos soitat usealle henkilölle, käytä ryhmäpuhelua valitse ensin yhteystiedoista kaikki joille haluat soittaa tai soita ensin yhdelle ja sitten lisäät henkilöitä tähän puheluun

12 Toiminnot puhelun aikana
Jos kokouksessa näytetään esim. dioja, voit kääntää kameran valkokankaalle niin etäosallistujat näkevät mistä puhutaan Tai voit myös lähettää esitettävät diat etäosallistujille sähköpostilla erikseen Tai voit jakaa oman näyttösi puhelun vastaanottajille Kameraa voi kääntää ainakin silloin jos joku on äänessä pidempään, kokousta on mielekkäämpää seurata etänä, jos näkee kuka puhuu voit jakaa myös tiedostoja puhelun aikana voit lisätä henkilöitä puheluun voit lähettää pikaviestejä (chattejä) etäosallistujille myös puhelun aikana jos nettiyhteys ei ole paras mahdollinen, kannattaa kokeilla ilman kuvayhteyttä (käynnistä/sulje videokuva)

13 Yleistä hanki hyvissä ajoin ennen kokousta etäosallistujien tunnukset ja KOKEILE yhteyttä heidän kanssaan. Näin varmistut siitä, että myös heillä on laitteet kunnossa ja osaavat käyttää niitä. sovi kokouksen alussa yhteisesti, miten etäosallistujat pyytävät puheenvuoroa kerro etäosallistujille, ketä on fyysisesti paikalla ja näytä heidät kameralla jos mahdollista sijoita mikrofoni keskelle läsnäolijoita tai lähimmäs sitä, joka on eniten äänessä jos olet kokouksessa mukana lähinnä kuuntelijana, kannattaa oma mikrofoni mykistää ja avata se vain silloin kun haluat kommentoida, näin mahdolliset hälyäänet eivät tule muiden korviin (vaimenna/käynnistä mikrofoni) Mitä paremmin tekniikka ja järjestelyt on tehty, sitä lähemmäs oikeaa kokousosallistumista päästään.

14 Google Driven käyttäminen - etäkokouksissa ja muuten
Drive on tiedostojen tallennus- ja muokkauspaikka Drive sijaitsee pilvessä, eli internetin syövereissä, ei kenenkään omalla koneella Driven käyttäjillä pitää olla Google- tai Gmail- tunnukset

15 Driven etuja Tiedostojen yhtäaikainen käyttö monen käyttäjän toimesta
Tiedostojen varastointi ”yhteisessä” paikassa Tiedostoihin pääsee käsiksi missä ja milloin vain Tiedostot ovat varmuuskopioituja Esimerkiksi esityslistan tai toimintasuunnitelman koostaminen, johon moni kirjoittaa sisältöjä yhtä aikaa, on erityisen kätevää Tiedostoja voidaan jakaa myös ”omistajien” ulkopuolelle kommentoitavaksi

16 Driven haasteita Tiedostojen yhtäaikainen käyttö monen käyttäjän toimesta Tiedostojen muuttaminen milloin vain Tiedostojen varastointi ”yhteisessä” paikassa Kuka vastaa yhteisistä kansioista? Tiedostoihin pääsee käsiksi missä ja milloin vain Tietoturva-riskit kasvavat Tiedostot ovat varmuuskopioituja Kaikki, joilla on oikeudet tiedostoon, voivat sen myös deletoida Kansion/tiedoston omistaja sulkee Google-tilinsä Tiedostot häviävät

17