RAHASTONHOITAJAKOULUTUS

Esitys aiheesta: "RAHASTONHOITAJAKOULUTUS"— Esityksen transkriptio:

1 RAHASTONHOITAJAKOULUTUS 18.4.2015
TERVETULOA!

2 Klubin rahastonhoitajan toimenkuva ja tehtävät
Klubivirkailijakoulutus Leena Lehtonen

3 Koulutuksen tavoite Tiedät tehtäväsi tärkeyden
Tiedät siihen kuuluvan byrokratian Sitoudut hoitamaan tehtävän klubin hallituksen jäsenenä Leena Lehtonen

4 Toimenkuva/avainalueet
Klubin rahastonhoitaja Klubin hallituksen jäsen Avustaa presidenttiä klubin toimintasuunnitelman laatimisessa ja toteuttamisessa Vastaa vuosibudjetin laadinnasta yhdessä presidentin kanssa Vastaa klubin rahavaroista ja kirjanpidosta Leena Lehtonen

5 Toimenkuva/avainalueet
Vastaa tilinpäätöksen laadinnasta ja oikeellisuudesta Vastaa klubin maksuvalmiudesta Toimii yhteistyössä presidentin, hallituksen ja toimikuntien kanssa ja edistää toiminnallaan klubin jäsenkasvua ja klubin menestystä Leena Lehtonen

6 Avaintehtävät Klubin kirjanpidon tekeminen
Taloudellisen tilanteen raportointi kuukausittain Aktiviteetti- ja hallintovarojen erillään pito Klubin laskujen maksu Piirin vuosikokouksen päättämien maksujen hoito Klubin saamisten laskutus Tilinpäätöksen laatiminen säädetyssä ajassa Tilinpäätöksen hyväksyttäminen vuosikokouksessa Leena Lehtonen

7 Avaintehtävät Tilinpäätöksen kokoaminen tasekirjaksi
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen (KPL:n mukaan) Vuosibudjetin laatiminen presidentin kanssa Jäsenmaksuehdotuksen laatiminen Vuosibudjetin ja jäsenmaksun hyväksyttäminen Pankkiyhteyksien hoito Veroilmoitukset ja muu yhteydenpito verottajaan Kv. jäsenmaksun tarkistaminen Leena Lehtonen

8 Avaintehtävät Klubin tilaisuuksien rahavarojen käsittelyn järjestäminen Osallistuminen rahastonhoitajakoulutukseen Osallistuminen PNAT- ja vuosikokouksiin Yhteyshenkilönä toimiminen LCI:n ja LCIF:n kanssa talousasioissa Muut presidentin ja hallituksen pyynnöstä tapahtuvat tehtävät Leena Lehtonen

9 Rahastonhoitajan vuosikello
Ennen oman kauden alkua Keskustele edellisen rahastonhoitajan kanssa ja ota selvää käytännöistä, mitä, missä, miten, kuka jne Sopikaa siirtoaikataulu Pyydä sihteeriltä pöytäkirjanote vuosikokouksesta pankkia varten Leena Lehtonen

10 Rahastonhoitajan vuosikello
Kuukausittaiset tehtävät Laskujen maksu Tulevien suoritusten seuranta Kirjanpito Taloudellisen tilanteen raportointi Huom. Aktiviteetti- ja hallintovarat erillään Vuosikokouksessa sovittujen velvoitteiden maksu Klubin tilaisuuksien rahavarojen järjestäminen Klubin maksuvalmiuden seuraaminen Uusien jäsenten informointi klubin maksutavoista Leena Lehtonen

11 Rahastonhoitajan vuosikello
Heinäkuu Käynti pankissa hoitamassa osoitteenmuutos, mahdollisen pankkikortin uusiminen, tallelokero jne Ilmoitus verottajalle osoitteenmuutoksesta valikko Y-lomakkeet, lomake Y4 Rasti kohtaan Verohallinnon asiakasrekisteri Kansainvälisen jäsenmaksun ensimmäinen erä 31.7 Jäsenmäärän oikeellisuuden tarkistaminen sihteerin kanssa. Leena Lehtonen

12 Rahastonhoitajan vuosikello
Elokuu Kotimainen jäsenmaksu erääntyy 15.8. Tilinpäätöksen laatimisen aloittaminen viimeistään (edellisen kauden rahastonhoitaja hoitaa) Syyskuu Osallistuminen Suur-PNAT-kokoukseen yhdessä presidentin ja sihteerin kanssa Tilinpäätös toiminnantarkastajille neljä viikkoa ennen klubin vuosikokousta Toiminnantarkastuskertomus hallitukselle kaksi viikkoa ennen klubin vuosikokousta Päiväys Leena Lehtonen

13 Rahastonhoitajan vuosikello
Lokakuu Edellisen kauden tilinpäätös toiminnantarkastus- kertomuksineen klubin vuosikokoukseen Jäsenmaksulaskutus klubin jäsenille Veroilmoitus,6C (4 kk:n kuluttua kauden loppumisesta) Marraskuu Osallistuminen Alue-PNAT-kokoukseen yhdessä presidentin ja sihteerin kanssa Leena Lehtonen

14 Rahastonhoitajan vuosikello
Joulukuu Valmistellaan omaa joulua Tammikuu Kansainvälisen jäsenmaksun toinen erä 31.1. Jäsenmäärän oikeellisuuden tarkistaminen sihteerin kanssa Leena Lehtonen

15 Rahastonhoitajan vuosikello
Helmi-maaliskuu Osallistuminen Suur-PNAT-kokoukseen presidentin ja sihteerin kanssa Seuraavat kolme tehtävää ovat jo nyt vastuullasi ensi kauden rahastonhoitajana Seuraavan kauden toimintasuunnitelman laadinta yhdessä tulevan presidentin kanssa Talousarvion laadinta yhdessä tulevan presidentin kanssa Jos on suuria aktiviteetteja, jokaiselle on laadittava oma talousarvio Jäsenmaksuehdotuksen laadinta Leena Lehtonen

16 TALOUSARVIO (esimerkki)
Aktiviteettikulut Kummilapsi Quest-toiminta Jokileijona Suzuki-families Lions-nuorisoleiri jne Jokainen avustus erikseen mietittynä ja määriteltynä mutta hyvä varautua myös yllättäviin ”puun takaa” tuleviin avustuskohteisiin Leena Lehtonen

17 TALOUSARVIO jatkuu Varainhankinnan tuotot Varainhankinnan kulut
Aktiviteetti 1 Aktiviteetti 2 Aktiviteetti 3 Varainhankinnan kulut Aktiviteetti 3 jne Jokaisesta isommasta aktiviteetista oma tarkasti eritelty talousarvio Leena Lehtonen

18 TALOUSARVIO jatkuu Klubitoiminnan tuotot
Jäsenmaksu, erillinen laskelma riittävyydestä Klubin sisäisten aktiviteettien tuotot Klubiarpajaiset Muut tuotot Leena Lehtonen

19 TALOUSARVIO jatkuu Klubitoiminnan kulut
Jäsenmaksu, kotimainen (arvio, liiton vuosikokous päättää) Jäsenmaksu, kv (arvio, LCI:n vuosikokous päättää) Vuosikokousmenot (viralliset edustajat) Huomionosoitukset (sekä klubilaisille että ulkopuolisille) Kokouskulut (kauden päättäjäiset) Muut hallintokulut (pankki) Leena Lehtonen

20 EHDOTUS JÄSENMAKSUKSI 1
Esimerkkilaskelma Tuotot jäsenmaksuista (30 x 100) ,00 Klubin sisäiset aktiviteettituotot ,00 Arpajaistuotot ,00 Muut tuotot ,00 Tuotot yhteensä ,00 Leena Lehtonen

21 EHDOTUS JÄSENMAKSUKSI 2
Klubitoiminnan kulut Jäsenmaksu, kotimainen (30 x 33 €) 990,00 Jäsenmaksu, kv (30 x 43 $) ,00 Vuosikokous, 2 edustajaa ,00 Huomionosoitukset ,00 Kokouskulut, muut ,00 Muut hallintokulut ,00 Kulut yhteensä ,00 Siirretään edellisten vuosien ylijäämään € Leena Lehtonen

22 MUTTA, MUTTA Ensimmäinen erä kansainvälistä jäsenmaksua erääntyy jo ja kotimainen jäsenmaksu kokonaisuudessaan 15.8. Edellisen laskelman mukaan ollaan vaikeuksissa ellei klubilla ole hallinnon varoissa edellisten vuosien ylijäämää vähintään euroa, jotta kansainvälisen jäsenmaksun n. 600 € ja kotimainen 990 € pystytään maksamaan ajoissa. Ellei ylijäämää ole, on jäsenten maksettava jäsenmaksunsa heinäkuussa. Leena Lehtonen

23 Rahastonhoitajan vuosikello
Huhtikuu Talousarvion ja jäsenmaksuehdotuksen hyväksyttäminen klubin vuosikokouksessa Osallistuminen piirin vuosikokoukseen Seuraavan rahastonhoitajan kannustaminen osallistumaan piirin virkailijakoulutukseen Leena Lehtonen

24 Rahastonhoitajan vuosikello
Toukokuu Varmista klubin maksuvalmius kauden lopussa Vedetään henkeä ja järjestetään kauden päättäjäiset Kesäkuu Osallistuminen Lions-liiton vuosikokoukseen Ohjeista seuraavan kauden rahastonhoitaja mahdollisimman hyvin Aloita tilinpäätöksen valmistelu hyvissä ajoin syksyn tilikokousta varten Leena Lehtonen

25 Klubin kansainvälinen maksuliikenne
Maksut LCI:lle HUOM! Maksaminen Suomen Lions-liiton kautta ei ole enää mahdollista alkaen järjestelmä- muutoksen takia SEPA-maksu LCI:n Lontoossa olevalle pankkitilille euroina Leena Lehtonen

26 Klubin kansainvälinen maksuliikenne
Saaja: Lions Clubs International 300 W 22nd Street Oak Brook, ILLINOIS , USA IBAN-tilinumero: GB62CHAS BIC-koodi : CHASGB2L Viestikenttään ehdottomasti klubin nimi ja kansainvälinen numero esittäjän etunimi sukunimi

27 Klubin kansainvälinen maksuliikenne
Jäsenmaksut voi edelleen maksaa verkossa luottokortilla (Visa, MC, Discover, American Express) tai PayPal-palvelun kautta Linkki ”MyLCI” Kirjaudu sisään, tulee Klubisi etusivu Valitse ”Näytä tiliote tai tee maksu” Valitse ”Maksa nyt” Leensa Lehtonen

28 Klubin kansainvälinen maksuliikenne
HUOM! alkaen uudet virkailijat voivat rekisteröityä ja pääsevät tutustumaan/opiskelemaan MyLCI - järjestelmää alkaen virkailijoilla on tehtävän mukainen käyttöoikeus esittäjän etunimi sukunimi

29 Klubin kansainvälinen maksuliikenne
Maksut LCIF:lle EI SAA MAKSAA LCI:N TILILLE Osallistuminen LCIF:n avustuskohteisiin Melvin Jones-jäsenyyden maksaminen Voidaan maksaa pankin kautta, ohjeet vuosikirjan sivulla A107 Helpompi tapa on käyttää luottokorttia, ohjeet MJ-jäsenanomuslomakkeessa, löytyy N-piirin sivuilta kohdassa ”Säätiömme LCIF ja Melvin Jones -> Melvin Jones-jäsenyys MJF-> MJF jäsenyyshakemuskaavake Leena Lehtonen

30 Klubin kansainvälinen maksuliikenne
Käytetään esim. rahastonhoitajan luottokorttia. Kun luottokorttilasku tulee, siirretään vastaava summa klubin tililtä hänen tililleen Muistettava ottaa kopiot LCIF:lle lähetetystä aineistosta kirjanpitoa varten Leena Lehtonen

31 Klubin kirjanpito Lionsklubi on rekisteröity yhdistys (ry), joten se on KPL:n mukaan kirjanpitovelvollinen ja sen on noudatettava KPL:n säännöksiä ja hyvää kirjanpitotapaa Klubi voi esittää tilinpäätöksensä KPA.ssa olevien pienkirjanpitovelvollisia koskevien säännösten mukaan Leena Lehtonen

32 Klubin kirjanpito Koska kirjanpito on ”ammattilaisen tehtävä” on suositeltavaa, että rahastonhoitaja hoitaa tehtävää useamman kauden ajan. On myös mahdollista, että rahastonhoitaja hoitaa vain ns. ”juoksevat asiat” ja kirjanpito hoidetaan toisen henkilön tai yhteisön toimesta. Leena Lehtonen

33 Klubin kirjanpito Tuloslaskelma- ja tasekaava Tilikartta
Löytyy liiton sivuilta kohdasta ”Jäsenille” (vaatii kirjautumisen) -> Lions-toiminnan ohjeita -> Kirjanpito ja tilinpäätös -> Lions-klubin kirjanpito- ja tilinpäätösohje Tilikartta Pidä yksinkertaisena Tärkein asia on, että aktiviteettien kulut ja tuotot pysyvät erillään klubin hallintovaroista Leena Lehtonen

34 Tilikartta (esimerkki)
Tasetilit 1400 Vaihto-omaisuus Siirtosaamiset 1710 Pankkitili, aktiviteetit 1720 Pankkitili, hallinto 2005 Aktiviteettirahasto 2007 Hallintovarat 2450 Siirtovelat Leena Lehtonen

35 Tilikartta Aktiviteettikulut Klubitoiminnan kulut 4000 Kummilapsi
4020 Turvakotiperheet 4089 Muut aktiviteetit 4090 Siirto aktiviteettirahastosta Klubitoiminnan kulut 4100 Jäsenmaksu, kotimainen 4110 Jäsenmaksu, päämaja 4130 Kokouskulut 4140 Teatteriliput Leena Lehtonen

36 Tilikartta Aktiviteettien varainhankinta, tuotot 4150 Toimistokulut
4160 Huomionosoitukset 4180 Muut hallintomenot Aktiviteettien varainhankinta, tuotot 4210 Teatterit, konsertit 4220 Joulukortit 4230 Adventtikalenteri 4240 Aktiviteetti X 4250 Aktiviteetti Y 4280 Muut aktiviteettituotot Leena Lehtonen

37 Tilikartta Aktiviteettien varainhankinta, kulut
4310 Teatterit, konsertit 4320 Joulukortit 4330 Adventtikalenteri 4340 Aktiviteetti X 4350 Aktiviteetti Y 4380 Muut aktiviteettikulut 4390 Siirto aktiviteettirahastoon Leena Lehtonen

38 Tilikartta Klubitoiminnan tuotot Rahoitustuotot 36 tiliä
4400 Jäsenmaksut 4410 Kokousarpajaiset 4420 Teatteriliput 4430 Muut tuotot Rahoitustuotot Korot 36 tiliä Leena Lehtonen

39 Aktiviteettien varainhankinta
Aktiviteettien nettotuotto on käytettävä aina kokonaisuudessaan ilmoitettuun tarkoitukseen Tilille kirjataan tuotto bruttona ja kulut vähennetään sen jälkeen Aktiviteettivarat tulee pääsääntöisesti luovuttaa saajilleen sinä toimintakautena kuin ne on kerätty Jakamattomat aktiviteettivarat siirrettävä viimeistään tilinpäätöksessä taseen aktiviteetti- rahastoon. Leena Lehtonen

40 Aktiviteettituotot Yleisöltä kerätyt varat LC-tunnuksen alla
Markkinat, talviriehat, tempaukset Varainkeräykset (Nenäpäivä, Lastensairaala) Yleisötapahtumat, konsertit Kirpputorit Kalenterien, joulukorttien, adressien myynti Erilaisten myyntiartikkelien myynti Joulukuusien myynti Erilaiset veikkaukset (jäänlähtö jne) Leena Lehtonen

41 Aktiviteettikulut Yleisöltä kerättyjen varojen hankintamenot
Markkinoiden paikkavuokrat, talviriehojen esiintyjäpalkkiot, mainosten painatus Yleisötapahtumien kulut, konserttisalin vuokra, esiintyjien palkkiot, esitteiden/pääsylippujen painatus Kirpputoripöydän vuokra Kalenterien, joulukorttien, adressien hankintamenot Myyntiartikkelien hankintamenot Leena Lehtonen

42 Aktiviteetit, annetut avustukset
Avustukset ja lahjoitukset Lions Quest-toiminta Nuorisovaihto Stipendit Seuraavalla kaudella annettavat, päätetyt avustukset Leena Lehtonen

43 Hallintomenot Jäsenmaksut, kotimainen ja kansainvälinen
Kokouskulut (klubikokous, liiton vuosikokous) Toimistokulut (pankkikulut, tarvikkeet, yritysrekisterimaksu) Huomionosoitukset (jäseneksiottoseremonia, merkkipäivämuistamiset) Hallinnolliset aktiviteetit (klubin sisäiset aktiviteetit) Muut hallinnon kulut (omat sisäiset tilaisuudet) Leena Lehtonen

44 Hallintotuotot Jäsenmaksut Klubikokouksen arpajaiset ”Sakkomaksut”
Lottovoitot Jäsenten klubin hyväksi tekemistä töistä saadut palkkiot (auditointi, villasukkien myynti jäsenille, talkoot maksua vastaan jne) Vakuutusasioimistopalkkiot Klubin sisäisten aktiviteettien tuotot Leena Lehtonen

45 Kirjanpito, tilinpäätös
Tilinpäätös on koottava tasekirjaksi, joka numeroidaan juoksevasti ja sidotaan. Tasekirjan sisältö Toimintakertomus Tuloslaskelma (vertailulukuna edellinen tilikausi) Tase (myös edellisen tilikauden luvut) Taseen ja tuloslaskelman erittelyt Luettelo käytetyistä tilikirjoista Päiväys ja allekirjoitukset Leena Lehtonen

46 Kirjanpito, tilinpäätökset
Tilinpäätöksen allekirjoittaa allekirjoitushetkellä istuva hallitus Tasekirjat, tase-erittelyt ja muut kirjanpitoon liittyvät tilikirjat säilytetään kymmenen (10) vuotta Tositteet, tilipuitteet ja tilejä koskeva kirjeenvaihto säilytetään kuusi (6) vuotta sen tilikauden lopusta lukien, jolloin tilikausi on päättynyt Toimintakertomus ja ja tilinpäätös säilytetään pysyvästi Leena Lehtonen

47 Lions-klubit/verotus
Verotusta koskeva ohje on liiton sivuilla kohdassa ”Jäsenille” -> Lions-toiminnan ohjeita -> Verotusohje -> Verotusta koskeva ohje klubeille Lions-klubit ovat sääntöjensä puolesta yleishyödyllisiä yhteisöjä ja siten ei-verovelvollisia MUTTA, useilla klubeilla on myös elinkeino-toiminnaksi katsottavaa varainhankintatoimintaa Se mihin tuotto käytetään ei ratkaise sitä, onko varainhankinnan muoto elinkeinotoimintaa vai ei Leena Lehtonen

48 Lions-klubit/verotus
Jos klubin jäsen tekee klubin nimissä talkootyötä ja klubi saa siitä korvauksen, tulee klubin kuulua ennakkoperintärekisteriin Muussa tapauksessa korvauksesta peritään ennakonpidätys 13 % (saa hakemuksesta takaisin) Leena Lehtonen

49 Lions-klubit/verotus
Jos klubin joku aktiviteetti katsotaan liike-toiminnaksi, se laukaisee myös arvolisävero-velvollisuuden Jos liikevaihto on enintään €/tilikausi katsotaan vähäiseksi liiketoiminnaksi, ei arvonlisäveroa Jos ylittää € tai epäillään ylittyvän, tulee hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi Leena Lehtonen

50 Lions-clubit/verotus
Yleishyödyllinen yhdistys antaa veroilmoituksen, jos Y-tunnuksen omaavana on saanut etukäteen esipainetun veroilmoituslomakkeen 6 C On saanut postitse verohallinnon tiedotteen ja täyttöoppaan Ilmoitus on annettava joko sähköisesti taikka paperilomakkeella, vaikka yhdistyksellä ei olisi toimintaa Huom. Yhdistysrekisterin mukaiset allekirjoitukset Leena Lehtonen

51 Arpajaislaki/vero Ei tarvita lupaa, jos järjestetään suljetussa tilaisuudessa ja myytävien arpojen arvo enintään 500 € Arpajaisluvan edellytykset arpajaislain 7 §:ssä Varojen hankkiminen yleishyödyllisen toiminnan edistämiseksi Ei ole yleisen edun kannalta ilmeisen epätarkoituksen-mukaista Ei ole perusteltua syytä epäillä järjestäjän toimivan arpajaislain säännösten ja määräysten vastaisesti Leena Lehtonen

52 Arpajaislaki/vero Yleishyödyllinen yhdistys voi ilman lupaa toimeenpanna arpajaiset 7 § edellytyksin jos Arpojen yhteenlaskettu arvo on enintään € Arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa (pienarpajaiset) Leena Lehtonen

53 esittäjän etunimi sukunimiesittäjän etunimi sukunimi
Kiitoksia osallistumisesta ja hyvää päivänjatkoa! esittäjän etunimi sukunimiesittäjän etunimi sukunimi

54 Leena Lehtonen