Kuntatieto-ohjelman muutosseminaari 26.5.2016 Päivi Sannola Turun pilottiprojektin tuotosten esittely.

Esitys aiheesta: "Kuntatieto-ohjelman muutosseminaari 26.5.2016 Päivi Sannola Turun pilottiprojektin tuotosten esittely."— Esityksen transkriptio:

1 Kuntatieto-ohjelman muutosseminaari 26.5.2016 Päivi Sannola Turun pilottiprojektin tuotosten esittely

2 1.Turun sivistystoimialan tiedonhallinnan lähtötilanne Tietotarve Järjestelmäarkkitehtuuri Tilastointi- ja viranomaisraportin nykytila - kehittämistarve 2.Pilottiprojektin tavoitteet ja hyödyt Pilottiprojektin tavoitteet Sivistystoimialan hyödyt Turun kaupungin hyödyt 3.Pilottiprojektin tuotokset Käyttötapaukset, tieto- ja käsitemallit Pilotin kehittämisalustan luonti ja tietosisältöjen / raporttien testaus Tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen tietopalvelumallin kuvaus Toimipaikkatietorekisterin vaatimusmäärittely 4.Tietojohtamisen jatkokehittäminen Tietojohtamisen kehittämishanke Johtamisen viitearkkitehtuuri Turun kontekstissa Sisällysluettelo

3 Turun sivistystoimen tiedonhallinnan lähtötilanne 1.1.

4 Sivistystoimialan johtamiseksi tarvitaan tietoja sekä strategisella, taktisella että operatiivisella tasolla mm. –Strategiset ja operatiiviset sopimukset –Palveluverkkoratkaisut –Talousarvio –Raportointi ja tilastot –Koulukohtaiset kustannukset –Tuotteistus –Tilojen käyttö –Hankkeet ja rahoitushakemukset Lähtötilanne 1/3

5 Tietojen tuottamiseksi joudutaan keräämään aineistoa monesta eri tietojärjestelmästä. Kaikilta osin tietoja ei löydy järjestelmistä valmiina, vaan tietoja joudutaan muokkaamaan manuaalisesti, jolloin tietojen oikeellisuus ja vertailtavuus vaarantuvat. Keskeisiä tietojärjestelmiä sivistystoimialalla ovat: –MultiPrimus, Wilma ja Kurre, joissa on tiedot opiskelijoista, tiloista ja opettajien opetustunneista –Effica, jossa on tiedot varhaiskasvatuksen asiakkaista ja ryhmistä sekä henkilöstöresursseista ja yksityisistä palveluntuottajista –Personec F.K., jossa on tiedot henkilöstöstä ja palkoista –SAP ERP toiminnanohjausjärjestelmä, johon liittyvät SAP BPC taloussuunnittelu, SAP SRM hankinta sekä raportoinnissa SAP BI tietovarasto sekä Rondo ostolaskujen käsittely –Koulukuljetuksissa ei ole käytössä tietojärjestelmää, mutta hankinta on valmisteilla Lähtötilanne 2/3

6 Lähtötilanne 3/3 Turun sivistystoimialan tilastoinnin nykytila kartoitettiin Kuntatieto-ohjelman kuntien haastattelussa 24.9.2013 Haastattelun huomioita: –Tilastokeskuksen yleisohjeistukset koettiin olevan liian yleisellä tasolla - yhteinen perusohjeistus auttaisi tilastoinnin tekemisessä, jos esim. kunnan sisäisen prosessin kautta sitä ei ole saatavissa - yhteinen prosessi ja ohjeistus –Toiminta- ja taloustiedot kerätään eri aikaan –Talous- ja toimintatilastoinnin keruu ja jalostus vaativat vuosittain 37 ihmisen työn (2000 €/kk) * 3,2 htv yhteensä 76 800 € - organisointi – roolit ja osaaminen –Prosessi suurelta osin manuaalinen, 70 % työstä menee tilastollisten tilausten kohdentamiseen ja vyörytyksiin - prosessin tehokkuus –Tietoa eikä tietotuotantoprosessia ei hyödynnetä kunnan sisäisessä päätöksenteossa ja johtamisessa - yhteiset käsitteet ja tiedon uudelleenkäyttö

7 Pilottiprojektin tavoitteet ja hyödyt 2.

8 Pilotissa määritellään sivistystoimialan perusopetuksen, varhaiskasvatuksen ja toisen asteen oppilaitoksen OPH:n toiminnan ja Tilastokeskuksen talouden tilastoinnissa ja kunnan johtamisessa hyödynnettävän tiedon tavoitetila – Käyttötapaukset, tieto- ja käsitemallit Ulkoisen tietohuollon tavoitetilan määrittelyssä suunnitellaan yleinen, kuntien viitearkkitehtuurien mukainen, tiedolla johtamista tukevan tavoitetilan arkkitehtuuri - Tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen tietopalvelumallin kuvaus Pilotissa suunnitellaan tiedonhallintaa tukeva tietojärjestelmäkokonaisuus ja määritetään järjestelmien välinen tiedonsiirto sekä toteutetaan ratkaisupilotti - Pilotin kehittämisalustan luonti ja tietosisältöjen / raporttien testaus Pilotissa suunnitellaan ja määritellään Kuntatieto-ohjelman toimipaikkarekisterin sidosryhmät ja käyttötapaukset sekä kuvataan rekisterin hallintomalli ja raportointia sekä ylläpitoa tukevan rekisterin tavoitearkkitehtuuri - Toimipaikkatietorekisterin vaatimusmäärittely Pilottiprojektin tavoitteet

9 HYÖDYT HALLITUS- OHJELMA TILAS- TOINTI TIEDON KÄYTTÄJÄT KUNTA Tiedon tuotanto-kustannusten alentuminen Taloutta ja toimintaa kuvaavan tiedon jalostusasteen nostaminen Taloutta ja toimintaa kuvaavan tiedon laadun parantuminen Tietohallinnon ja ICT- kustannusten alentuminen Tiedolla johtamisen edellytysten parantuminen Kuntia ja kuntayhtymiä kuvaavan tiedon saatavuuden parantuminen Kuntien talous ja toimintatietojen avoimuuden edistäminen Suunnittelussa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon vertailtavuuden parantuminen Taloutta ja toimintaa kuvaavan tiedon laadun parantuminen Tiedon tuotanto- kustannusten alentuminen Tiedonhallinnan Kustannusten alentuminen Tilaston tuotantoprosessien nopeuttaminen Tiedon tuotanto- ja jakelu-kustannusten alentuminen Kuntien taloutta ja toimintaa kuvaavien tietojen laadun parantuminen Omien tietopalveluiden kehittämisen ja ylläpidon helpottuminen Kuntien talous ja toimintatietojen käytettävyyden parantuminen Tiedolla johtamisen edellytysten parantuminen Kuntia ja kuntayhtymiä kuvaavan tiedon saatavuuden parantuminen Kuntien talous ja toimintatietojen käytettävyyden parantuminen Kuntia ja kuntayhtymiä kuvaavan Tiedon saatavuuden parantuminen Tiedonkäytön kustannusten alentuminen Kuntatieto-ohjelman hyödyt, tavoitteenasettajittain

10 Projektin hyödyt – Sivistystoimiala Pilotti tuottaa mittarimäärityksiä ja tiedonhallinnan mallitoteutuksia johtamisen (talouden ja toiminnan seurannan, toiminnan suunnittelun ja konsernitasoisen palvelujen ohjaamisen) ja viranomaisraportoinnin tueksi Yhteisten käsitteiden ja mittareiden mallimääritykset lisäävät johtamisen ja päätöksenteon läpinäkyvyyttä toimialalla sekä parantavat toimintakriittisten tietojen saatavuutta, laatua, jäljitettävyyttä ja yhdistämiskyvykkyyttä Kustannustehokkaan ja joustavan tietotuotantoprosessin kehittäminen toimialalla takaa tuotantoratkaisun nopean käyttöönoton ja tietojen hyödyntämiskyvykkyyden nopean nousun

11 Projektin hyödyt – Turun kaupunki Yhtenäinen tiedon keruu- ja hyödyntämismalli koko kaupungin tasolla Yhteiset käsitteet ja tiedon uudelleenkäyttö johtamisessa ja päätöksenteossa (ohjaustietojen mallinnus) Nopeampi tiedon yhdistäminen perusjärjestelmistä strategisen päätöksenteon tueksi Kaupungin tietopalvelu- ja raportointikonseptin käyttöönoton testaaminen uuden toimialan ratkaisussa Viranomaisraportoinnin talous- ja toimintatietojen mallinnus kaupunkitasolla

12 Pilottiprojektin tuotokset 3.3.

13 Käsitemalli Turun sivistystoimen johtamisen ja viranomaisraportoinnin käyttötapaukset Strateginen ohjaus - Palvelujen ohjaus Strateginen ohjaus - Palvelujen ohjaus Tilastointi & viranomaisraportointi (OPH, OKM, TK) Toimipaikkatiedon käyttötapaukset Operatiivinen toiminnanohjaus Johtamiseen liittyvät käyttötapaukset ovat kiinteästi sidoksissa johtamisen viitearkkitehtuuriin. Johtamisen käyttötapaukset kuvataan johtamisen viitearkkitehtuuripilotin prosessi- integraatiokuvausten valmistuessa jotta varmistetaan synergia ja toisaalta tuotosten yhteentoimivuus

14 Käsitemalli Turun sivistystoimen johtamisen ja viranomaisraportoinnin käyttötapaukset Strateginen ohjaus - Palvelujen ohjaus Strateginen ohjaus - Palvelujen ohjaus Tilastointi & viranomaisraportointi (OPH, OKM, TK) Toimipaikkatiedon käyttötapaukset Operatiivinen toiminnanohjaus (Sivistystoimi) Operatiivinen toiminnanohjaus (Sivistystoimi) Palvelujen ohjaus: Varhaiskasvatus Lautakuntaraportti Strateginen sopimusohjaus Operatiivinen sopimusohjaus Palveluverkon suunnittelu Tilojen käyttö Toiminta- ja talousseuranta Koulukohtainen kustannusten ja palvelun laadun seuranta Palvelujen tuotteistus Voimavaraseuranta (HTV, poissaolot)

15 Tiedolla johtamisen nykytila ja tavoitetila Palvelu Resurssit Tarve (asiakas, kohde) Palvelu Resurssit Tarve (asiakas, kohde) Käsite- ja tietomallit Tiedon näkökulmat Yhdistäminen Tiedon eri tasot Kumulointi Käsitteiden ja tiedon mallinnus Palvelujen suunnittelun raamit Palveluiden optimointi Asiakas Johto Henkilöstö Asiakas HenkilöstöJohto Rooli/intressi

16 Tiedon käyttö ja raportointi eri tason käyttäjien näkökulmasta Tiedonsiirto- ratkaisut Tietovarasto Tilasto- ja Viranomaisraportointi Organisaation ja konsernin johtaminen Operatiivinen päivittäisjohtaminen Operatiivinen raportointi ja tiedon hyödyntäminen Tiedon tuotto operatiivisessa toiminnassa Operatiiviset järjestelmät Σ Σ % Σ x / %

17 Mitä palvelujen ohjausmalli vaatii? Jotta pystymme vaikuttamaan asiakkaisiin, palvelun sisältöön ja kustannustehokkuuteen, pitää järjestelmällisesti läpi kaupunkiorganisaation pystyä: –Segmentoimaan asiakkaat –Laatimaan tuoterakenne, johon on kytketty resurssitarpeet –Määrittämään resurssien käytölle niitä vastaavat yksikkökustannukset –Laskemaan resurssien hintojen kautta tuotteelle yksikkökustannus –Laskemaan kysyntäennusteiden ja tuoterakenteiden kautta tulevaisuuden ennusteiden euromääräiset arviot –Hyödyntämään optimoinnin menetelmiä

18 Välittömän palvelun tuottamisen tilat + muut yleiset tilat Välittömän palvelun tuottamisen tilat + muut yleiset tilat Työ ym. kustannukset Välitön Välillinen Hallinto Tarvikkeet Työ ym. kustannukset Välitön Välillinen Hallinto Tarvikkeet €/kpl/asiakassegmentti/kk Palvelujen ohjauksen päätietoryhmät ja mittarimääritykset €/htkk/asiakassegmentti/palvelu €/Asiakassegmentti/palvelu/kk Työvoima ja resurssit Asiakas Palvelu Tila €/m2/kk Tilatarve Asiakas- segmentti Palvelujen tarve (määrä ja laatu) Resurssitarve Asiakas- segmentti Effica Personec FK SAP Multi- primus Multi- primus Multi- primus Multi- primus Kurre Haahtela Effica SAP Multi- primus Multi- primus Effica Personec FK SAP Multi- primus Multi- primus JHS tehtävä- ja Palveluluokitus (lakisääteiset ja muut palvelut) HelleWi

19 Varhaiskasvatuksen päivittäisjohtamisen käyttötapaustietojen koontitaulukko

20 Ketterä kehittämismalli Tietopalvelumalli Tietojohtamisen hallintamalli Tiedon käyttö- tapaukset BI- kehitys- alusta Mittarit Käsitemalli Tietotarve Nykymittarit ja tavoitteet Datan laatu, saatavuus, jne. Mittari- määritykset Prosessit ja päätietoryhmät Nykyinen tietopohja Toiminta Tieto Järjestelmät Laskenta- mallit Toimintamalli Fyysinen tietomalli

21 Eri käsitemallit JHS-suosituksen mukainen käsitemalli on vain yleiskuva –käsitemalli on työkalu joka helpottaa yhteisen käsityksen muodostamista asiasta Toiminnan eri tasot, järjestelmät ja raportit vaativat tarkemman tason käsitemalleja ja tietomalleja Mittarien, tilastojen yms. laskentasäännöt tarvitsevat tarkemmat laskentamallit jotka liittyvät loogisiin tietomalleihin / tarkkoihin käsitemalleihin Käsitemallia pitää aina tulkita -Tulkintaohjeet tärkeitä!! –esim. tilastointiohje pitää linkittää käsitemalliin ja antaa tulkintaohje tilastoinnin tekijöille jotta ymmärretään mitä tietoa tilastossa tarvitaan

22 Laajennus- ja jatkokehitysmahdollisuudet Pilottitoteutus Pilottiratkaisun arkkitehtuuri Tiedonkeruu & tietovarastointi Tiedonkeruu & tietovarastointi Käyttäjien raportit ja työkalut Rajapinta Tieto- varasto ETL Raportti- rakenteet Raportit Visualisointi SQL Sovellukset Analytiikka Julkaisu & jakelu Personointi Julkaisu & jakelu Personointi Tieto- lähteet Rajapinta Dashboardit Analyysi- rakenteet Tilastointi XBRL

23 Pilottiratkaisu, yleistä Microsoft-teknologiat Tietovarasto –Turun kaupungin standardin mukainen käsitemallipohjainen automatisoitu tietovarasto Raportointi –n 20 malliraporttia –Talous: toteuma vs. budjetti, palvelualueen tulot ja menot, asiakas/oppilasmäärät, kustannukset/asiakas, jne. –Henkilöstöresurssit: määrät, poissaolot, htv:t, palv.suhteet, jne. –oppilasmäärien kehitys, koulusuoritukset, tuntimerkinnät, tukitoimet, menot/tulot /oppilas

24 Pilottiratkaisu, tiedot ja säännöt Tietolähteet –SAP, Personec, Effica, Primus, Wilma Tieto on tietovarastossa tarkimmalla mahdollisella tasolla –Eri lähdejärjestelmien osalta vaihtelevia käytäntöjä johtuen rajapinnoista sekä toimittajista Mittarien ja tilastoinnin laskentasäännöt rakennettu tapauksesta riippuen tietovarastoon tai raportointikuutioihin –Riippuen tiedon rakenteesta Eri tarpeiden mukaiset ryhmittelyt (esim. JHS) toteutettu tietovaraston luokittelutekniikalla –Pohjaksi tarvittu kohdistustaulukot –Tekniikka mahdollistaa saman tiedon yhdistelyn tarpeen mukaan erilaisiin seurantarakenteisiin ja -hierarkioihin

25 Miksi tietopalvelumalli? Toimiala IT-palvelut Toimittajat Konserni- hallinto Strateginen johtaminen, tulosohjaus Tiedolla johtamisen kehittämishanke Kokonaisarkkitehtuuri Tietotarpeet Tietotekniset ratkaisut Infra Tekninen toteutus Asiantuntijat Tietopalvelumalli Ratkaisujen kehittäminen Jatkuvat palvelut Toimintatavat Organisointi, vastuu Menetelmät Työkalut Tietopalvelumalli Ratkaisujen kehittäminen Jatkuvat palvelut Toimintatavat Organisointi, vastuu Menetelmät Työkalut Toimialat Tietopalvelumalli on palvelukokonaisuus, jolla tarjotaan eri tietojärjestelmissä olevia tietoja suunnittelun, ohjauksen, seurannan ja päätöksenteon tueksi yhtenäisillä ratkaisuilla ja toimintatavoilla Turun kaupungin organisaatioille

26 Toimipaikkarekisterin vaatimusmäärittely Sidosryhmät Prosessit Toimipaikka-rekisterin tavoitteet Strategiset päämäärät Tietoryhmät Järjestelmät Toimipaikka-rekisterin käyttötapaukset Toimipaikkatietoon liittyvät tavoitteet (Powerpoint) Käyttötapaukset ja järjestelmäarkkitehtuuri (Powerpoint) Toimipaikkatiedon sidosryhmät (Powerpoint) Toimipaikka- tiedot ja prosessit (Excel) Lisäksi toimipaikkatietojen hallintamalli on kuvattu erillisessä asiakirjassa (Powerpoint) Määrittelyn sisältö ja aihepiirejä kuvaavat asiakirjat on kuvattu alla

27 Tietojohtamisen jatkokehittäminen 3.3.

28 Turun kaupungin tietojohtamisen kehittämishanke käynnistettiin 21.9.2015 kaupunginhallituksen päätöksellä. kaupunginhallituksen päätöksellä Hankkeen tavoitteena on parantaa kaupunkiorganisaation kykyä tuottaa ja hyödyntää tietoa johtamisessa ja päätöksenteossa. Turun kaupungin tietojohtamisen kehittämishanke

29 Kyse on ennen kaikkea johtamistavan muutoksesta. Parannetaan kaupungin johdon kykyä a)pitkäjänteisesti seurata strategisten tavoitteiden edistymistä; b)arvioida perustoiminnan tehokkuutta, laatua ja vaikuttavuutta; c)ennakoida palvelujen kysyntää; d)suunnitella kysyntää vastaavat palvelut sekä palvelujen tuottamiseksi tarvittavat resurssit; e)vertailla vaihtoehtoisten palvelurakenteiden ja palvelujen tuottamistapojen kustannusvaikutuksia. Yhtenäistetään tietojohtamisen toimintatavat ja niitä tukevat työvälineet. Varmistetaan riittävän osaamisen saatavuus. Tietojohtamisen keskeiset kehittämistavoitteet Visiona on luoda kuntasektorin edistyksellisin strategisen johtamisen malli, jossa yhdistyvät strateginen tavoiteasetanta ja toimeenpano, asiakasryhmäpohjainen palvelujen kysynnän ja tarjonnan suunnittelu sekä kehittämisen johtaminen.

30 Tietojohtamisen viitekehys – perusta hankkeen rajaukselle ja käytettävälle käsitteistölle Taustajärjestelmät Strategian seuranta ja arviointi Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta - Sopimusohjaus Tietovarastointi Asiakas- ja toimintaympäristöanalyysi Tiedonsiirto Palvelujen kysynnän arviointi Palvelujen johtaminenStrateginen johtaminen Palvelujen tarjonnan suunnittelu Tiedonhallinta - Tietotuotannon ohjaaminen ja tietojen tuottaminen Toiminta- ja tietoarkkitehtuuri* Ydintietojen hallinta Toiminnan ohjaustietojen hallinta Tiedon ohjaus Tietojohtaminen Toiminnan ja toiminta- ympäristön kehittäminen Kehittämisen johtaminen Tietohallinto ja tietotekniikka *Prosessit, käsitteet, tietovarannot, tietovirrat Raportoinnin ja analytiikan ratkaisut (BI) Tiedon avaamista koskevat periaatteet Tiedolla johtaminen - tiedon hyödyntäminen Osaamisen hallinta

31 Tietojohtamisen väliaikatuloksia 4/2016 31 1. Strategian seurannan ja arvioinnin raportointiratkaisu on toteutettu. 2. Kaupunkialgoritmin pilotointi on meneillään. 3. Palvelujen johtamisen prosessimalli on kuvattu. 4. Innovaatio- johtamisen malli on määritetty. 6. Tietojohtamisen kokonaisarkkitehtuuri on laadittu ja tietojärjestelmien roolien määrittelyä tarkennetaan. 5. Raportointipalvelumalli on kuvattu ja resursoinnin määrittely on meneillään. 7. Tietojohtamisen koulutusohjelma on käynnistetty.

32 Kaupunkialgoritmi

33 Hyödynnetty Espoon johtamisen viitearkkitehtuuria ” Turun prosessi integraatio” –kuvaus (LUONNOS)

34 Kiitos!