Sähköinen lupapalvelu ja tuki- ja informaatiopalvelu Kansallisen rekisteri- ja mikroaineistojen tutkijapalvelun (Finnish Microdata Access Services, FMAS)

Esitys aiheesta: "Sähköinen lupapalvelu ja tuki- ja informaatiopalvelu Kansallisen rekisteri- ja mikroaineistojen tutkijapalvelun (Finnish Microdata Access Services, FMAS)"— Esityksen transkriptio:

1 Sähköinen lupapalvelu ja tuki- ja informaatiopalvelu Kansallisen rekisteri- ja mikroaineistojen tutkijapalvelun (Finnish Microdata Access Services, FMAS) osapalvelut Irma-Leena Notkola 21.4.2015

2 FMAS-hankkeen tausta ja tavoitteet Taustalla ReTkin Midras-suunnitelmat ja Tilastokeskuksen kokemukset tutkijoiden etäkäyttöympäristöstä Tavoitteena on saada aikaan uudenlainen tutkijapalvelu, joka helpottaa rekisteritietojen ja tilastoaineistojen tutkimuskäyttöä tutkimusprosessin kaikissa vaiheissa. Palvelu parantaa merkittävästi julkishallinnon tietojen löydettävyyttä, saavutettavuutta ja käytettävyyttä. Palvelu myös mahdollistaa nykyistä paremman henkilötietojen suojaamisen.

3 Rekisteritutkimuksen nykyinen toimintamalli Viran- omainen TUTKIJA Viran- omainen § § § § -Luvat (T, V) -Aineistopyyntö (T) -Aineiston muodostaminen (V) - Korjauspyyntö (T) - Korjaukset (V) -Luvat (T, V) -Aineistopyyntö (T) -Aineiston muodostaminen (V) - Korjauspyyntö (T) - Korjaukset (V) -Luvat (T, V) -Aineistopyyntö (T) -Aineiston muodostaminen (V) - Korjauspyyntö (T) - Korjaukset (V) -Luvat (T, V) -Aineistopyyntö (T) -Aineiston muodostaminen (V) - Korjauspyyntö (T) - Korjaukset (V) § § @ @ @ @

4 Kansallinen rekisteri- ja mikroaineistojen tutkijapalvelu Finnish Microdata Access Services FMAS [Tutkimusinfrastruktuurien tiekartalla oleva hanke] - asiointipalvelu: käyttöluvat viranomaisilta - yksi lomake/tutkimus - toimii samalla lupakäsittelyyn liittyvien viranomaisten asiakirjojen säilytys- ja hakupalveluna - tuottaa julkista tietoa rekisterien tutkimuskäytöstä Yhteentoimivuus: (1) FMAS etätyöpöydän käyttöoikeudet; (2) FMAS metatietokatalogi -aineistojen luovutus, tallennus -aineistojen tilastollinen analyysi -tulosten luovutus -ohjelmat (SPSS, STATA, R, SAS ym); ”koodipankki”; ym välineistöä Metatietokatalogi/Datakatalogi (Tilastokeskus) -federoitu metatietorekisteri ja hakupalvelu -rekisteritason metatiedot -muuttujatason metatiedot -historiatiedot -Ohjaus: VM:n metatietopalvelu, JHS-suositus Yhteentoimivuus: (1) viranomaisten metatietovarannot; (2) FMAS yhteislupapalvelu; (2) FMAS etätyöpöytä -web-portaali - tutkijoiden help desk, myös muille kuin etätyöpöydän käyttäjille -rekisteritutkimuksen edistäminen -koulutus - tutkijafoorumit: tutkijoiden vaikutuksen turvaaminen -yhteistyön koordinointi Informaatio- ja tukipalvelu (Kansallisarkisto) Ohjaus Etätyöpöytä (Tilastokeskus) Sähköinen yhteislupapalvelu (Kansallisarkisto)

5 Neljä yhteentoimivaa palvelua (suluissa vastuutaho) Palvelut: 1)Metatietokatalogi/datakatalogi (Tilastokeskus) 2)Sähköinen käyttölupapalvelu (Kansallisarkisto) 3)Etätyöpöytä (Tilastokeskus) 4)Informaatio- ja tukipalvelu (Kansallisarkisto) Tulevat käyttäjät (tutkijat) ja keskeiset sidosryhmät (eri viranomaiset) osallistetaan palveluiden rakentamiseen.

6 FMAS-tiekarttahanke FMAS tiekartalle* Arkistolaitoksen ja Tilastokeskuksen hanke ”Kansallinen rekisteri- ja mikroaineistojen tutkijapalvelu” valittiin Suomen tutkimusinfrastruktuurien tiekartalle. FIRI-rahoitusta  Suomen Akatemia on myöntänyt hankkeelle käynnistysrahaa vuodelle 2014 yhteensä 700 000 euroa (FIRI 2013 –haku)  FIRI 2014 –hausta haettiin jatkorahoitusta, mutta sitä ei myönnetty  Vuonna 2015 käytettävissä vain vuoden 2014 rahoituksen jäämiä

7 * Tutkimusinfrastruktuurien tiekartta Tutkimusinfrastruktuurien tiekartalla tarkoitetaan suunnitelmaa seuraavien 10–15 vuoden aikana uudistamista edellyttävistä sekä kehitteillä olevista kansallisista tutkimusinfrastruktuureista. Suomen ensimmäinen kansallinen tiekartta julkaistiin 2009. Suomen Akatemia päivitti tiekartan 2013 – 2014: ”Suomen tutkimusinfrastruktuurien strategia ja tiekartta 2014 – 2015” (14.3.2014) Päivitetylle tiekartalle kuuluu 31 kansallista tutkimusinfrastruktuuria, joista 18 on ESFRI –kumppanuuksia. Tutkimusinfrastruktuurien tiekartta on tiede- ja tutkimusinfrastruktuuripolitiikan strateginen suunnannäyttäjä. Valinta tiekartalle on osoitus tutkimusinfrastruktuurin merkityksestä Suomelle.

8 Tavoiteaikataulu Alkuperäinen (-> Todennäköinen) Varsinainen rakentamisvaihe vuosina 2014 – 2015 (-> 2014 - 2016) Palvelut käyttövalmiina v. 2015 (-> 2016) lopussa Kehittäminen jatkuu seuraavina vuosina: lisää toiminnallisuuksia ym.

9 Kohderyhmä: tutkijat (myös kansainväliset) ja viranomaiset Rakennetaan yhteistyönä tutkijoiden ja viranomaisten kanssa Täysin uusi internet-pohjainen sovellus Rekisteritietojen käyttöluvat eri viranomaisilta periaatteella yksi lupahakemus/yksi tutkimus Tietojen sähköinen käsittely ja säilytys Yhteentoimivuus FMAS-metatietokatalogin, etäkäyttöjärjestelmän ja informaatio- ja tukipalvelun kanssa Tuottaa julkista tietoa: eri rekistereiden käyttö, hankkeiden lyhyt julkinen kuvaus ja tietoa julkaisuista Sähköinen käyttölupapalvelu: kuvausta ja tavoitteita (FMAS-vastuutaho: Kansallisarkisto)

10 Jokaiselle viranomaiselle oma hakemus yhdestä tutkimuksesta Paperilomake; kaikilla viranomaisilla oma Hakemuksen tiedot hajallaan (paperi, sähköposti, keskustelu) Jokaiselle viranomaiselle oma muutoshakemus Yksi yhteinen hakemus yhdestä tutkimuksesta Sähköinen lomake; kaikilla viranomaisilla sama Hakemuksen kaikki tiedot yhdessä paikassa Yksi yhteinen muutoshakemus yhdestä tutkimuksesta Sähköisen käyttölupapalvelun tuoma muutos Nykyinen tilanne Sähköinen käyttölupapalvelu

11 Yksi yhteinen hakemus (uusi ja muutoshakemus) Yksi sisällöllisesti yhteinen sähköinen lomake Ohjaava käyttölupalomake, joka ”räätälöityy” hakijan valintojen perusteella Hakemusta koskeva viestitys palvelun kautta; tallentuu hakemuksen yhteyteen Samasta palvelusta myös aineistopyyntö Mahdollisuus seurata hakemuksen käsittelyn etenemistä Palvelu muistuttaa käyttöluvan päättymisestä Sähköisen käyttölupapalvelun edut tutkijan näkökulmasta

12 Hakemuksen tiedot kaikkien hakemusta käsittelevien viranomaisten nähtävissä Käsittely on läpinäkyvää; kaikki viranomaiset näkevät mitä tietoja eri viranomaisilta on haettu ja miten käsittely etenee Mahdollinen eri viranomaisten tekemä päällekkäinen työ vähenee, esim. lausunnot Viranomainen saa hyvin täytetyn lomakkeen; lisäselvitysten määrä vähenee Hakemusta koskeva viestitys palvelun kautta; tallentuu hakemuksen yhteyteen Kyselyt hakemuksen käsittelyn etenemisestä vähenevät Viranomainen saa tilastotietoja toiminnastaan esim. käsittelyajat Sähköisen käyttölupapalvelun edut viranomaisen näkökulmasta

13 Palveluun rekisteröityminen/kirjautuminen Vetuma, Haka- ja Virtu- tunnistautumisen avulla Omat käyttöliittymät tutkijalle ja viranomaisille Hakija voi täydentää hakemusta missä vaiheessa tahansa (muutoshakemus) Muutoshakemuksen pohjana on aina hakemuksen viimeisin versio/päätös, jotka säilyvät palvelussa Hakemuksen etenemistä kuvataan tiloina, joita voi seurata Viranomaisille ja tutkijoille erilaisia käyttäjärooleja esim. vastuullinen tutkija ja päättävä viranomainen Viranomaisen lausuntopyynnöt Tutkijan aineistopyynnöt Palvelusta tulee olemaan liittymät metatietokatalogiin, etäkäyttöjärjestelmään ja informaatio- ja tukiportaaliin Käyttölupapalvelun toiminnallisuuksia

14 2014 FMAS-foorumi avattiin 7.5.2014 Viranomaisten haastattelut  Eri organisaatioiden käyttölupakäsittelijät, aineistonmuodostajat ja asiakirjahallinnan toimijat Käyttölupapalvelun vaatimusmäärittely Käyttöliittymäsuunnittelu Tietokantasuunnittelu Viranomaisten yhteistapaaminen 7.10.2014 Workshop tutkijoille 17.11.2014 2015 Palvelun rakentaminen alkanut Käytettävyystestaus tutkijan käyttöliittymädemo Käyttölupapalvelun rakentaminen

15 Käyttölupapalvelun etusivu [Tämä ja seuraavat 4 diaa Tutkijan käyttöliittymän demosta]

16 Lupahakemuksen perustietoja

17 Tutkimusryhmän lisääminen

18 Aineiston määrittelyä

19

20 Valmistuttuaan Q2 – Q4/2016 lähtien Auttaa tutkijoita rekisteritutkimukseen liittyvissä kysymyksissä ja alentaa rekisterien käyttökynnystä Tukipalvelusta saa tukea ja neuvontaa kaikissa rekisteritutkimukseen liittyvissä kysymyksissä ml. myös muu kuin etäkäyttö Ylläpitää web-portaalia, joka on portti muihin FMAS-palveluihin, mutta sisältää lisäksi monipuolista tietoa rekisteritutkimuksesta Järjestää seminaareja, koulutusta, workshopeja Lisäksi kansainvälistä yhteistyötä, rekisterien tutkimuskäytön edistämistä [Jatkaa ReTkin työtä uudessa toimintaympäristössä] Nyt FMAS-palveluiden rakentamisvaiheessa Turvaa tutkijoiden mahdollisuudet vaikuttaa kaikkien uusien palveluiden rakentamisratkaisuihin, esim. www.fmas-foorumi.fiwww.fmas-foorumi.fi Informaatio- ja tukipalvelu (FMAS-vastuutaho: Kansallisarkisto)

21 Uutiskirje Keskustelupalsta mahdollistaa tutkijoiden verkostoitumisen, vaatii kirjautumisen Ajankohtaista; tietoa koulutuksista, tapahtumista, uusista julkaisuista, lainsäädännöstä jne. Tapahtumakalenteri Rekisterit aakkosjärjestyksessä ja viranomaisittain Tilastotietoja (myönnetyt käyttöluvat tieteenaloittain, viranomaisittain, käsittelyajat jne.), joita saadaan käyttölupapalvelusta Termit ja lainsäädäntö Pääsy metatietokatalogiin ja muihin osapalveluihin Help desk? Informaatio- ja tukiportaalin sisältöä 1/2

22 Rekisteritutkimuksen suunnittelu Rekisteritutkimuksen erityispiirteet Rekisteritutkimuksen vahvuudet ja heikkoudet Rekisteritutkimuksen etiikka Tutkimussuunnitelma Tiedonhallintasuunnitelma Käyttöluvan hakeminen Käyttölupapalvelun ohjeet PDF-malleja hakemuksista Video-ohjeet Aineiston analysointi ja raportointi Rekisteriaineiston tarkastus ja esikäsittely Havainnollistavat tutkimusmenetelmät Tutkimustulosten raportointi Informaatio- ja tukiportaalin sisältöä 2/2

23 Informaatio- ja tukiportaalin alustava käyttöliittymä malli

24 Palvelun rakentamista voi seurata http://fmas-foorumi.fi Kiitos