Shield Backup Office 365 / Shield Backup GSuite Ylläpitäjän käyttöopas

SISÄLTÖ Varmistuslisenssit Kirjautuminen hallintaportaaliin Varmistettavan sisällön määrittäminen Varmistusten kytkeminen päälle Loppukäyttäjien oikeuksien määrittäminen Varmistusten tilanteen seuranta Sähköpostien, yhteystietojen ja kalenterin palautus Sähköpostin palautusvaihtoehdot Tietojen palautus Drivestä Tietojen palautus SharePointista (O365) Tietojen palautus Team Drivesta (GSuite) Tietojen palautus loppukäyttäjän toimesta Tietojen palautus ylläpitäjän toimesta Ylläpitäjän oikeudet Versiohistoria ja poistettujen tiedostojen säilytys Vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen asettaminen Kirjautuminen vaihtoehtoisella sähköpostiosoitteella Multi-factor authentication / 2-vaiheinen tunnistautuminen Audit Log Varmistustilan täyttyminen

1. Varmistuslisenssit Seuraavien Office 365 –tai GSuite -palveluiden sisältö voidaan varmistaa samalla käyttäjäkohtaisella varmistuslisenssillä: Office 365: Sähköpostit (Exchange) Yhteystiedot (Contacts) Kalenteri (Calendar) OneDrive SharePoint GSuite: Sähköpostit (Google Mail) Yhteystiedot (Contacts) Kalenteri (Calendar) Google Drive Team Drive Jokaiseen varmistuslisenssiin sisältyy 50 Gt varmistustilaa.

Varmistuslisenssit Käytössä on domain-kohtainen, jaettu levytilapooli. Kaikki saman domainin alla olevat varmistuskäyttäjät jakavat saman kokonaislevytilan. (Esim. 10 käyttäjää x 50 Gt / käyttäjä = 500 Gt jaettua varmistustilaa) Jaetut sähköpostilaatikot tulkitaan omiksi domain-käyttäjikseen ja niiden varmistaminen vaatii oman varmistuslisenssinsä. Lisätilaa varmistuksille voi hankkia lisäpalveluna. Lisälevytilavaihtoehdot: 50 GB 100 GB 250 GB 500 GB 1 TB

2. Kirjautuminen hallintaportaaliin Lähetämme ylläpitäjälle ohjeet hallintaportaaliin kirjautumisesta. Hallintaportaali sijaitsee osoitteessa: https://cloudbackup.nexetic.com/ Kirjautuminen hallintaportaaliin tapahtuu ylläpitäjän omilla O365 / GSuite –admin- tunnuksilla Office 365 -portaalin kirjautumisikkunassa klikkaa Consent on behalf of your organization Kirjautumista varten voidaan myös määrittää vaihtoehtoinen sähköpostiosoite Käyttöoikeudet perustuvat käyttäjärooleihin O365 / GSuite:ssa. TAI TAI

3. Varmistettavan sisällön määrittäminen Kun ylläpitäjä on kirjautunut sisään Shield Backup Office 365 -tai Shield Backup GSuite -hallintaportaaliin, ensiksi valitaan Dashboard-sivulla varmistettavat palvelut Configure backup –linkin takaa.

Varmistettavan sisällön määrittäminen Valitse kaikki halutut palvelut mukaan varmistukseen (OFF -> ON) Tallenna (Save) HUOM: GSuite –portaalissa ylläpitäjän tulee ennen käyttäjien valintaa asentaa Nexetic CloudBackup – sovellus. Ilmoitus sovelluksen asennuksesta tulee tässä vaiheessa näkyviin automaattisesti ja sinut ohjataan GSuite –markkinapaikkaan lataamaan sovellus. Asennusvaiheessa valitse Asennus verkkotunnukseen.

4. Varmistusten kytkeminen päälle Lista domainiin kuuluvista käyttäjistä näytetään Users –sivulla. Voi kestää muutaman minuutin, ennen kuin kaikki käyttäjät näkyvät listalla. Listan latauduttua voit määrittää, miltä käyttäjiltä tehdään varmistukset. Jos varmistukset halutaan laittaa päälle kaikille listan käyttäjille, klikkaa Actions -> Add all to Backup. Varmistukset yksittäisille käyttäjille kytketään päälle Backup –sarakkeessa käyttäjä kerrallaan (-> Backup: “ON”).

Varmistusten kytkeminen päälle Nyt voit tarkistaa, että käyttäjät ja palvelut on valittu varmistuksiin oikein. Jos käyttäjä on mukana varmistuksessa, hänen kohdallaan on Backup-sarakkeessa “ON”. Edellisessä sarakkeessa näkyy varmistuksessa mukana olevat palvelut vaaleanvihreällä värillä merkittyinä. Harmaalla merkittyjä palveluita ei käyttäjältä varmisteta. Jos vielä haluat tehdä muutoksia käyttäjiltä varmistettaviin palveluihin, valitse halutut käyttäjät klikkaamalla vihreää kuvaketta käyttäjänimen vasemmalla puolella ja sitten Actions -> Configure Backup. Varmistukset alkavat ennalta määritetyn ajastuksen mukaisesti ja ne tehdään automaattisesti neljä kertaa vuorokaudessa klo 11, 17, 23 ja 5 (UTC).

5. Loppukäyttäjien oikeuksien määrittäminen Ylläpitäjä voi aina palauttaa käyttäjän tietoja hänen puolestaan käyttäjän Office 365:een / GSuiteen. Jos käyttäjille halutaan antaa mahdollisuus palauttaa omia tietojaan, heille pitää antaa lupa kirjautua hallintaportaaliin ja palauttaa tietoja. Valitse ensin käyttäjät listalta ja klikkaa Actions - > Permissions. Tietojen palauttamiseen tarvitaan sekä Sign in -että Restore –luvat. Klikkaa ne päälle ja tallenna (Save).

6. Varmistusten tilanteen seuranta Voit seurata käyttäjien varmistusten etenemistä reaaliaikaisesti klikkaamalla sähköpostiosoitettasi sivun oikeassa yläreunassa ja valitsemalla Task Manager pudotusvalikosta. Listalla näytetään vain sillä hetkellä meneillään olevat varmistukset. Muulloin lista on tyhjä.

7. Sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin palautus Sähköpostien, yhteystietojen ja kalenterin palautus tehdään klikkaamalla Restore -painiketta. Valitse pudotusvalikosta mitä kansioita / viestejä / yhteystietoja / mikä kalenteri halutaan palauttaa Tiedot palautetaan takaisin käyttäjän O365:een / GSuiteen Sähköpostit on myös mahdollista palauttaa toiseen O365 / Google -sähköpostilaatikkoon (“Restore…to”).

8. Sähköpostin palautusvaihtoehdot Restore All Mailbox Koko sähköpostilaatikko palautetaan sellaisenaan, kaikki viestit palautuvat alkuperäisiin kansioihinsa Jos jotakin kansiota ei kohteesta löydy, sellainen luodaan Restore Selected Folder Kaikki viestit palautetaan alkuperäiseen kansioon Jos kansiota ei kohteesta löydy, sellainen luodaan Restore Selected Messages Valitut viestit palautetaan Restore - kansioon Viestien alkuperäinen päivämäärä ja kellonaika eivät palautuksessa muutu Samat säännöt pätevät “Restore… to” -palautusvaihtoehtoihin

9. Tietojen palautus Drivestä Drive -sivulla OneDrivessa / Google Drivessä olevat kansiot tai tiedostot voidaan palauttaa suoraan takaisin käyttäjän OneDrive in Office 365 :een / Google Driveen (ylläpitäjän tai loppukäyttäjän toimesta), tai ladata käyttäjän työasemalle (vain loppukäyttäjän itsensä toimesta). Palautettaessa tietoja takaisin käyttäjän O365:een/GSuiteen vain viimeisin versio voidaan palauttaa Ladattaessa tiedostoja käyttäjän työasemalle voidaan palauttaa haluttu tiedostoversio Palautus OneDrive:en / GSuiteen: Valitse haluamasi kansiot/tiedostot, klikkaa Restore ja haluamasi palautusvaihtoehto pudotusvalikosta Palautusvaihtoehdot: Restore Selected palauttaa valitut tiedot alkuperäiseen kansioon Restore Selected to “Restore” Folder palauttaa valitut tiedot kohdekansion sisällä olevaan Restore –kansioon Ladataksesi tiedostoja paikalliselle työasemallesi valitse tiedosto hakemistopuusta, jolloin näet listan eri versioista sivun oikeassa reunassa. Valitse haluamasi versio ja tallenna se työasemallesi.

10. Tietojen palautus SharePointista (O365) SharePoint –sivulla voi palauttaa SharePointissa olevia tiedostoja tai kansioita suoraan takaisin SharePoint Onlineen, tai ladata tiedostoja paikalliselle työasemalle (SharePointiin pääsyyn vaaditaan Global Admin –tasoiset oikeudet). Palautettaessa tietoja takaisin yrityksen SharePoint Onlineen vain viimeisin versio voidaan palauttaa Ladattaessa tiedostoja paikalliselle työasemalle voidaan palauttaa haluttu tiedostoversio Palautus yrityksen SharePointiin: Valitse haluamasi kansiot/tiedostot, klikkaa Restore ja haluamasi palautusvaihtoehto pudotusvalikosta. Palautusvaihtoehdot ovat: Restore Selected palauttaa valitut tiedot alkuperäiseen kansioon Restore Selected to “Restore” Folder palauttaa valitut tiedot kohdekansion sisällä olevaan Restore –kansioon Toistaiseksi ei ole mahdollista palauttaa koko SharePointin rakennetta. Ainoastaan tiedostoja ja tiedostoja sisältäviä kansioita voidaan palauttaa. Vain Global Admin –tasoisilla ylläpitäjillä on pääsy SharePointiin hallintaportaalissa.

11. Tietojen palautus Team Drivestä (GSuite) Team Drives –sivulla voi palauttaa Team Drivessa olevia tiedostoja tai kansioita suoraan takaisin Team Driveen GSuitessa, tai ladata tiedostoja paikalliselle työasemalle (Team Driveen pääsyyn vaaditaan Super Admin –tasoiset oikeudet). Palautettaessa tietoja takaisin yrityksen Team Driveen vain viimeisin versio voidaan palauttaa Ladattaessa tiedostoja paikalliselle työasemalle voidaan palauttaa haluttu tiedostoversio Palautus yrityksen Team Driveen: Valitse haluamasi kansiot/tiedostot, klikkaa Restore ja haluamasi palautusvaihtoehto pudotusvalikosta. Palautusvaihtoehdot ovat: Restore Selected palauttaa valitut tiedot alkuperäiseen kansioon Restore Selected to “Restore” Folder palauttaa valitut tiedot kohdekansion sisällä olevaan Restore –kansioon Toistaiseksi ei ole mahdollista palauttaa koko Team Driven rakennetta. Ainoastaan tiedostoja ja tiedostoja sisältäviä kansioita voidaan palauttaa. Vain Super Admin –tasoisilla ylläpitäjillä on pääsy Team Driveen hallintaportaalissa.

12. Tietojen palautus loppukäyttäjän toimesta Loppukäyttäjän tulee kirjautua Shield Backup -hallintaportaaliin omilla O365 -tai GSuite -käyttäjätunnuksillaan palauttaakseen omia tietojaan Office 365:stä tai GSuitesta. Tätä varten tarvitaan sekä Sign in -että Restore –luvat (kts. kohta 5) Käyttäjät voivat palauttaa tietojaan takaisin Office 365:een tai GSuiteen käyttämällä Restore -toiminnallisuutta, tai he voivat ladata yksittäisiä tiedostoja ja tiedostoversiota omalle työasemalleen. Jos Microsoftin autentikoinnissa on häiriötä, loppukäyttäjä voi käyttää hallintaportaalia myös sähköpostiviestiensä lukemiseen

13. Tietojen palautus ylläpitäjän toimesta Ylläpitäjältä vaaditaan Office 365:ssä / Gsuitessa vähintään User Management Admin –tasoinen rooli, jotta hän voi palauttaa käyttäjien tietoja heidän puolestaan. Haluttu käyttäjä valitaan Users -sivulla klikkaamalla hänen käyttäjätunnustaan. User Management Admin –tasoiset ylläpitäjät: Valitse Restore -> Restore all.. Mahdollisuus palauttaa kaikki sähköpostit / kalenterit / yhteystiedot käyttäjän puolesta (ei kansioita / ryhmiä / yksittäisiä tietoja). ”Restore all Mailbox” / “Restore all Contacts” / “Restore all Calendars” Ainoastaan palautus käyttäjän O365:een / GSuiteen on mahdollista Global Admin / Super Admin –tasoisilla ylläpitäjillä on laajemmat palautusoikeudet, jotka ulottuvat yksittäisten tiedostojen, merkintöjen tai sähköpostien tasolle.

14. Ylläpitäjän oikeudet Saadakseen ylläpitäjän oikeudet cloudbackup.nexetic.com –halliintaportaalissa käyttäjällä on oltava vähintään User Management Admin -tasoinen rooli O365:ssa / GSuitessa. User Management Admin –tasoisella ylläpitäjällä on seuraavat oikeudet hallintaportaalissa: Käyttäjien varmistusten kytkeminen päälle, varmistettavan sisällön määrittäminen Sign in – ja Restore –lupien lisääminen loppukäyttäjille Koko Driven sisällön / koko sähköpostilaatikon / koko kalenterin / kaikkien yhteystietojen palauttaminen käyttäjän puolesta (ei kansioita, ryhmiä tai yksittäisiä tietoja) User Management Admin –tasoisella ylläpitäjällä ei ole seuraavia oikeuksia hallintaportaalissa: Pääsyä näkemään käyttäjien varmistettuja tietoja kansio/otsikkotasolla tai palauttamaan niitä Pääsyä SharePointiin / Team Driveen (yrityksen jaettu palvelu) Pääsyä Audit Logiin näkemään kaikkein käyttäjien toimintaa cloudbackup.nexetic.com -hallintaportaalissa Global Admin (O365) / Super Admin (GSuite) -tasoisella käyttäjällä on laajemmat oikeudet, perustuen oikeuksiin O365- / GSuite -domainissa

15. Versiohistoria ja poistettujen tiedostojen säilytys Tällä hetkellä ei rajoituksia vanhojen versioiden säilytykselle Oletuksena rajaton versiohistoria kaikille palveluille ja varmistuksille Asiakkaan ylläpitäjä voi halutessaan luoda omia sääntöjään hallintaportaalissa (klikkaa sähköpostiosoitettasi sivun oikeassa yläreunassa ja valitse Retention policies) Poistettujen tiedostojen käsittely Jos käyttäjä poistaa tiedostoja Office 365:stä / GSuitesta, poistetut tiedostot säilytetään varmistuksissa ilman mitään rajoituksia (tai asiakkaan itse luoman retention policyn mukaan, jos sellainen on olemassa) Poistetut tiedostot näytetään hallintaportaalissa olemassa olevina tiedostoina (ei erillistä “poistettu” –merkintää) Varmistetut tiedot poistetaan järjestelmästä kokonaan 30 päivän kuluttua, jos Loppukäyttäjän varmistetut tiedot poistetaan klikkaamalla hallintaportaalin Users-sivulla käyttäjän kohdalla roskakorin kuvaa (poiston vahvistus vaatii vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen määrittämisen) Tämän jälkeen ei tehdä enää uusia varmistuksia (backup = OFF)

16. Vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen asettaminen On myös mahdollista kirjautua hallintaportaaliin toisella sähköpostiosoitteella (ei tarvitse olla O365 / Google –sähköposti; mikä hyvänsä osoite käy) Users -sivulla klikkaa avainsymbolia käyttäjäsi kohdalla Lisää haluamasi sähköpostiosoite ja salasana. Salasana luodaan vain tätä palvelua varten eikä sen tarvitse olla sama kuin sähköpostisi salasana.

17. Kirjautuminen vaihtoehtoisella sähköpostiosoitteella Kun olet asettanut vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen, voit jatkossa käyttää sitä kirjautuessasi sisään cloudbackup.nexetic.com –hallintaportaaliin. Klikkaa Sign in with alternate email ja täytä kenttiin vaihtoehtoinen sähköpostiosoitteesi ja sitä varten luomasi salasana. Vinkki: Jos olet asettanut vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen, voit kirjautua sillä hallintaportaaliin, vaikka O365:n/ GSuiten autentikoinnissa olisi sillä hetkellä häiriötä.

18. Multi-factor authentication / 2-vaiheinen tunnistautuminen Shield Backup Office 365 käyttää Microsoftin autentikointia, joten jos käyttäjälle on Microsoftin 365 -käyttäjäasetuksissa määritetty käyttöön multi-factor authentication, se on silloin käytössä myös Shield Backup Office 365 - hallintaportaalissa, jos käyttäjä kirjautuu sisään O365-tunnuksillaan. Jos taas käyttäjä määrittää vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen Shield Backup Office 365 – hallintaportaaliin kirjautumista varten, voi ottaa käyttöön 2-vaiheisen tunnistautumisen (2- step verification). Tämä tapahtuu hallintaportaalissa seuraavasti: kirjautunut käyttäjä menee omiin tietoihinsa eli sivun oikean yläkulman pudotusvalikossa valitsee My account ja 2-step verification: “ON”. Tässä käytetään Google Authentication App’ia, joten se pitäisi asentaa puhelimeen.

19. Audit Log Audit Log näyttää sinulle kaikkien käyttäjien hallintaportaalissa tekemät toimenpiteet. Klikkaa sähköpostiosoitettasi sivun oikeassa yläreunassa ja valitse Audit Log pudotusvalikosta. Pääsy Audit Logiin vaatii Global Admin (O365) / Super Admin (GSuite) –tasoiset ylläpitotunnukset.

Audit Log Suodatus: Listaa voi suodattaa kaikkien sarakkeiden tietojen perusteella (User, Event, Action tai Date) Tee suodatus klikkaamalla sarakkeen nimen oikealla puolella olevaa filtteri-ikonia Lajittelu: Tiedot voi järjestää jokaisen sarakkeen mukaan Järjestä tiedot klikkaamalla sarakkeen nimeä

20. Varmistustilan täyttyminen Jos asiakkaalle hankittu kokonaisvarmistustila on täyttynyt, hallintaportaalin Dashboard-välilehdellä näkyy viereisen kuvan mukainen ilmoitus. Tällä hetkellä ei ole mahdollisuutta levytilaa koskeviin automaattihälytyksiin. Lisää levytilaa voi ostaa lisäpalveluna.