Esittely latautuu. Ole hyvä ja odota

Esittely latautuu. Ole hyvä ja odota

Asiakirjahallinnon metatieto

Samankaltaiset esitykset


Esitys aiheesta: "Asiakirjahallinnon metatieto"— Esityksen transkriptio:

1 Asiakirjahallinnon metatieto
Tietoa tiedosta - tietoa metatiedosta -seminaari Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki

2 Mistä puhutaan? metatiedosta ja toiminnallisuudesta, jonka avulla digitaalisessa ympäristössä toteutetaan asiakirjahallinnon ja arkisto- toimen tavoitteet ja tehtävät sekä tietoresurssien löytymisen ja esille saamisen (resource discovery) että tie- toresurssien hallinnan (resource management) metatiedoista Sota-arkisto

3 International Recordkeeping/Records Management Metadata Initiatives:
Report and Recommendations for DC Advisory Board John Roberts, Archives New Zealand Andrew Wilson, National Archives of Australia Sota-arkisto

4 Mikä on asiakirjahallinnon tavoite?
varmistaa tiedon todistusvoimaisuus or- ganisaation toiminnan jatkuvuuden ja yhteiskunnan kollektiivisen muistin tar- peisiin elinkaari: tiedon siirtäminen ajasta ja käyt- töympäristöstä toiseen, arvon määrittely kontekstuaalisuus: kuka, mitä, miksi, mil- loin, missä, miten Sota-arkisto

5 Mitä todistusvoimaisuus käsittää?
eheyden: tietoresurssi on täydellinen ja muuttama- ton, lisäykset ja täydennykset on dokumentoitu autenttisuuden: tietoresurssin voidaan osoittaa olevan mitä väittää olevansa ymmärrettävyyden: tietoresurssi on tulkittavissa toisessa käyttöympäristössä ja ajassa luotettavuuden: sisältö on kattava ja paikkansa- pitävä, siihen voidaan luottaa jatkotoimenpiteen pohjana Sota-arkisto

6 Asiakirjahallinnon metatieto
yksilöi asiakirjat ja varmistaa niiden löytämisen ja käyttöön saamisen osana muita informaatioresursseja identifiointi, sisällön kuvaus varmistaa asiakirjojen ymmärrettävyy-den ja tulkittavuuden kontekstin, rakenteen ja käytön kuvaus Sota-arkisto

7 Asiakirjahallinnon metatieto
toteuttaa asiakirjallisen tiedon lainsää-dännön mukaisen hallinnan käyttöönsaamista, käyttöä ja hävittämistä koskevien ehtojen kuvaus/määrittely, hal-linta ja toimeenpano asiakirjojen laadinta-, käsittely- ja hallinta-toimenpiteiden dokumentointi Sota-arkisto

8 Kansainväliset hankkeet
1/2 Kansainväliset hankkeet metatietomäärittelyt osana järjestelmien toiminnallisten vaatimusten määrittelyä USA: DoD (http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/p50152s2.doc) Eurooppa: EU MoReq (www.cornwell.co.uk/moreq) Iso-Britannia: PRO (www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/1999reqs) ISO Records Management hankkeilla asiakirjahallinnon metatietostan- dardi Sota-arkisto

9 Kansainväliset hankkeet
2/2 Kansainväliset hankkeet Australia SPIRT Recordkeeping Metadata Research Project (www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/) Australian Kansallisarkiston metatieto- määrittely RKMSCA State Records Authority of NSW:n metatietomäärittely Sota-arkisto

10 Kansalliset määrittelyt
1/2 Kansalliset määrittelyt JHS 143 asiakirjojen kuvailuformaatti implementointi useiden hallinnonalojen asiankäsittelyjärjestelmissä Sota-arkisto

11 Kansalliset määrittelyt
2/2 Kansalliset määrittelyt arkistolaitoksen SÄHKE-hanke (www.narc.fi/sahke) sähköisesti säilytettävän asiankäsittelyjär-jestelmän toiminnallisten vaatimusten ja metatietojen määrittely puolustusvoimien asiakirjojen hallinnan metatietomäärittely missä tahansa tietojärjestelmässä tuotetta- van tiedon todistusvoimaisuuden varmista- minen Sota-arkisto

12 Metatietomäärittelyjen vertailu
Asiakirjallisuus SÄHKE PvAH JHS 143 Elinkaari -dokumentin löytyminen ja esille saaminen osana muita tietoresursseja -ei täytä asiakirjojen hallinnan vaatimuksia -tietojen asiakirjallisuuden varmistaminen elinkaaren aktiivivaiheessa -määrittelee metatiedot yk- sittäisen asiakirjan tasolla -sähköisesti säilytettävän arkistokokonaisuuden hallinnan edellyttämien metatietojen määrittely Sota-arkisto

13 Sota-arkisto 31. Suostumus sähköiseen tiedoksiantoon
33. Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu 34. Asiakirjan sähköinen allekirjoitus 35. Merkintä sähköisestä tiedoksiannosta Sota-arkisto

14 Asiakirjahallinnon metatiedot kansallisessa kontekstissa
AMS ohjaa asiakirjojen hallintaa liittää yksittäisen asiakirjan osaksi arkiston hierarkista rakennetta tärkeä asiakirjan metatietoarvojen lähde asian käsittelyn metatiedot ovat asiakir- jan kontekstitietoja erilaisten asioiden hallintajärjestelmien tai asiarekisterien tuottamat metatiedot Sota-arkisto

15 Asiakirjahallinnon metatieto
Tietoa tiedosta - tietoa metatiedosta -seminaari Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki


Lataa ppt "Asiakirjahallinnon metatieto"

Samankaltaiset esitykset


Iklan oleh Google