Sähköinen asiakirjahallinto – mitä se on, mitä se vaatii?

Esitys aiheesta: "Sähköinen asiakirjahallinto – mitä se on, mitä se vaatii?"— Esityksen transkriptio:

1 Sähköinen asiakirjahallinto – mitä se on, mitä se vaatii?
Sosiaalialan sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen Tomi Rasimus

2 Arkistolaitoksen rooli sähköisessä asiakirjahallinnossa
Sähköiset asiakirjat ja sähköinen asiointi -> Kohti sähköistä asiankäsittelyä Sähköisen asiankäsittelyn hyödyt ja haasteet AMS:sta tiedonhallintajärjestelmä Jukka Tuomela, TaY

3 Opetusministeriön alaisen arkistolaitoksen muodostavat Kansallisarkisto (vuoteen 1994 saakka Valtionarkisto) ja sen alaisina piirihallinto-viranomaisina seitsemän maakunta-arkistoa Hämeenlinna Joensuu Jyväskylä Mikkeli Turku Oulu Vaasa Jukka Tuomela, TaY

4 Arkistolaitoksen rooli sähköisessä asiakirjahallinnossa
Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Arkistolaitos antaa tarkempia määräyksiä ja ohjeita sähköisen asioinnin kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista Arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä Hallituksen vuoden 2005 strategia-asiakirja: julkishallinnon sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän suunnittelu on määritetty arkistolaitoksen tehtäväksi KuntaTIMEn loppuraportti: Kansallisarkisto vastaa kansallisen sähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmähankkeen toteuttamisesta SÄHKE-määritysten pohjalta KELA: Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen arkistopalvelu Jukka Tuomela, TaY

5 Asiakirjat Heijastavat paikkansapitävällä tavalla mitä tehtiin tai mitä päätettiin ja tukevat näin toiminnan ja sen todennettavuuden tarpeita Asiakirja muodostuu sisällöstä sekä metatiedoista, jotka kuvaa asiakirjan rakenteen, kontekstin ja suhteet muihin asiakirjoihin Asiakirjat ovat todistusvoimaisia, kun niiden autenttisuus, eheys, luotettavuus ja käytettävyys on varmistettu Jukka Tuomela, TaY

6 Mitä asiakirjat merkitsevät organisaatiolle?
Asiakirjat ovat tulosta toiminnan toteuttamisesta tai tehtävien hoidosta Asiakirja palvelee asioiden hoitamisen ja käsittelyn välineenä Asiakirjojen avulla organisaatio toimii suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja vastuullisesti tuottaa palveluja johdonmukaisesti ja tasapuolisesti tukee ja dokumentoi toimintapolitiikkaa ja päätöksentekoa tuottaa johdonmukaisuutta, jatkuvuutta ja tuottavuutta johtamiseen ja hallintoon pystyy jatkamaan toimintaansa mahdollisten onnettomuuksien jälkeen vastaa oikeudellisiin ja normatiivisiin vaatimuksiin (säilyttäminen, tarkastus, valvonta) saa suojaa ja tukea oikeusriidoissa suojaa etujaan sekä työntekijöiden, asiakkaittensa ja osakkaittensa oikeuksia Jukka Tuomela, TaY

7 Tehotonta asiakirjahallintoa
Viikossa kuluu 8 tuntia työntekijää kohden: asiakirjojen hakuun (1 tunti) hankaluuksiin käsitellä asiakirjoja (1,5 tuntia) vaikeuksiin tallentaa asiakirjoja (1 tunti) asiakirjojen jakeluongelmiin (1 tunti) asiakirjojen julkaisuongelmiin (0,5 tuntia) sellaisten asiakirjojen laatimisen, jossa laatiminen ei perustu suunnitelmalliseen prosessiin (0,5 tuntia) asiakirjojen jäsentymättömään selaamiseen (0,5 tuntia) asiakirjojen epäselvään merkitykseen (0,5 tuntia) paperiperusteiseen jakeluun (1 tunti) paperiperusteiseen arkistointiin ja tiedon tehottomaan jäljitettävyyteen (0,5 tuntia) Jukka Tuomela, TaY

8 Kohti sähköistä asiankäsittelyä
Tavoitteena yhtenäistetyt tietojärjestelmät ja yhteentoimivat prosessit Käsittelyprosessien kehittäminen tietojärjestelmää varten Vanhentuneita prosesseja ei automatisoida Prosesseissa huomioitava asiakirjahallinnon vaatimukset Tavoitteena sujuvuus, tehokkuus ja tuottavuus Prosessien omistajien tunnistaminen Vastuukysymykset Prosessien mallintaminen Ams:n merkitys tietojärjestelmien taustajärjestelmänä <= sähköisen arkistoinnin edellytys Jukka Tuomela, TaY

9 Kohti sähköistä asiankäsittelyä
Tavoitteena työnkulun hallinta ja automatisointi Tehtävät ja asiakirjat siirtyvät käsittelijältä toiselle ennalta määriteltyjen ja sovittujen sääntöjen ja toimintamallien edellyttämällä tavalla Käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen Paperiprosessien jäädessä pois sähköisen rinnalta joudutaan erityisesti kiinnittämään huomiota tietojen oikeellisuuteen, käytettävyyteen ja säilymiseen Sähköinen asiointi kytketään osaksi asianhallintaa Tämänhetkiset järjestelmät ja käytännöt eivät välttämättä tue sähköistä asiointia Järjestelmien integrointi Asiakkaan oikeudet asiansa käsittelyn seurantaan Eheys ja alkuperäisyys turvataan asianmukaisella ja aukottomalla käsittelyprosessilla => luotettava tietojärjestelmä - Jukka Tuomela, TaY

10 Kohti sähköistä asiankäsittelyä
Asiakirjapohjien kehittäminen ja yhtenäistäminen Järjestelmät palvelevat aktiiviajan toiminaan tarpeita, jolloin tiedon elinkaaren loppupää usein unohtunut Asiakirjahallinnolliset ominaisuudet puutteellisia Säilytysajat eivät periydy arkistonmuodostus-suunnitelmasta (asiakirjallisen tiedon hallintavälineestä) Järjestelmiin sisältyvien tietojen hävittäminen voi olla hankalaa -> järjestelmien hävittämistoiminnallisuuksien kehittäminen Asioiden ja asiakirjojen tilasiirtymien määrittely Asia: avattu, vireillä, ratkaistu Asiakirja: luonnos, hyväksytty, allekirjoitettu, valmis, hävitetty/siirretty Jukka Tuomela, TaY

11 Kohti sähköistä asiankäsittelyä
Järjestelmän vaatimusmäärittelyssä huomioon asiakirjahallinnon ja arkistoinnin vaatimukset Järjestelmää käytetään vain yhdellä tapaa Koulutuksen merkitys Työnkulkujen ohjaaminen Käyttöoikeudet vastaavat työtehtäviä ja niitä pidetään ajan tasalla Sähköinen asiankäsittely lisää virkamiesten vastuuta asiakirjallisten tietojen käsittelyssä Jukka Tuomela, TaY

12 Sähköisen asiankäsittelyn hyötyjä
Tieto siitä, mitkä asiat ovat vireillä ja mitkä päätetty (ratkaistu) Ajantasaiset tiedot asioiden käsittelyvaiheista asioiden koordinointi ja hallinta paranee Välitön pääsy asiaan liittyviin asiakirjoihin Asiakirjojen löydettävyys parempaa ja nopeampaa kuin paperiarkistosta Asioiden ja toimeksiantojen määräajat Saadaan suoraan tilastotietoja, jotka aikaisemmin piti laskea Tilastointi- ja seurantaominaisuudet paljolti vielä hyödyntämättä Jukka Tuomela, TaY

13 Sähköisen asiankäsittelyn hyötyjä
Monipuoliset hakuominaisuudet: Asia: rekisterinumero, asiaryhmä, valmistelija, nimike, kuvaus, avausaika, vireille saattamisaika, toimeksiantaja, päätöspäivä, vaihe, toimenpidetyyppi, määräpäivä, lähettäjä, lähettäjän organisaatio, vastaanottaja Asiakirja: sisältö, nimike, rekisterinumero, asiaryhmä, laatija, laatimisaika, tyyppi, kuvaus, vastaanottamisaika, säilytysaika päättyy, säilytysajan pituus, kieli, julkisuus, salassapitoperuste, vastaanottaja, tila Ei tarvitse tulostaa ja arkistoida asiakirjoja Asiakirjat hävitetään sähköisesti (hävittämistoiminnallisuus) Jukka Tuomela, TaY

14 Sähköisen asiankäsittelyn haasteita
Tiedon hallinnan, käytettävyyden ja löydettävyyden paraneminen eivät aina riitä perusteluiksi sähköiseen asiankäsittelyyn siirtymiselle Tietojärjestelmän tulisi palvella vielä paremmin operatiivista toimintaa ja käyttäjiä Toimintaprosessien ja asiankäsittelyn edelleen kehittäminen, määrämuotoistaminen ja yhtenäistäminen Operatiivisen tietojärjestelmän ja sen taustalla olevan AMS:n kehittäminen  toimintaprosessien ja asian käsittelyvaiheiden ohjaaminen Käyttäjäystävällisyyden lisääminen Jukka Tuomela, TaY

15 Elinkaaren hallinta ja ohjaaminen
Asiakirjallisen tiedon elinkaarta hallitaan ja ohjataan metatietojen avulla Sähköisessä ympäristössä asiakirja ei ole asiakirja ilman ulkoisia metatietoja Lähtökohtana metatietoarvojen automaattinen tallentuminen Järjestelmä ja arkistonmuodostussuunnitelma tuottavat suurimman osan arvoista Käyttäjä tallentaa hyvin vähän Asiankäsittelyn luotettavuuden ja aukottomuuden turvaaminen Ams:n merkitys tietojärjestelmien taustajärjestelmänä <= sähköisen arkistoinnin edellytys Jukka Tuomela, TaY

16 AMS asianhallinnan ohjausvälineenä
AMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen elinkaaren suunnittelua ja hallintaa Asiakirjalliset tiedot sidotaan tehtävä- ja asiayhteyteen Tietosisällön yksityiskohtaisuus AMS kehittyy tiedonhallintajärjestelmäksi AMS-integraation toteuttaminen AMS:n avulla mahdollisuus ohjata asian käsittelyn etenemistä ja metatietoarvojen tallentumista ja täydentymistä tietojärjestelmässä Edellyttää käsittelyvaihetietojen tallentamista AMS:iin Tiedon elinkaarta ohjaavat toiminnallisuudet ja käsittelysäännöt Käsittely- ja säilytysaikasääntöjen yksinkertaisuus Ams:n merkitys tietojärjestelmien taustajärjestelmänä <= sähköisen arkistoinnin edellytys Jukka Tuomela, TaY

17 TEHTÄVÄ AMS ASIANKÄSITTELY ASIA KÄSITTELYPROSESSI TOIMENPIDE
ARKISTON- MUODOSTAJA ARKISTO TEHTÄVÄ AMS ASIANKÄSITTELY ASIA KÄSITTELYPROSESSI TOIMENPIDE ASIAKIRJA- TYYPPI ASIAKIRJA Jukka Tuomela, TaY

18 AMS Toimen- piteitä Säilytys Seulotut Asian päättäminen Asian
avaaminen Siirtotiedosto Ams-metatietoarvojen tallentuminen asiankäsittelyprosessien edetessä Lopputuloksena määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen ja pysyvästi säilytettävien tietojen siirtäminen arkistolaitokseen (siirtotiedoston muodostaminen) Metatiedot Jukka Tuomela, TaY

19 Jukka Tuomela, TaY

20 Jukka Tuomela, TaY

21 Jukka Tuomela, TaY

22 Jukka Tuomela, TaY

23 Jukka Tuomela, TaY

24 Jukka Tuomela, TaY

25 Jukka Tuomela, TaY

26 Jukka Tuomela, TaY

27 Jukka Tuomela, TaY