Nordic Sea Office Oy NSO:n palvelukonseptin peruskuvaus Tämä peruskuvaus antaa yleiskuvan palvelun ja järjestelmän rakenteesta sekä työnjaosta tilaajan.

Esitys aiheesta: "Nordic Sea Office Oy NSO:n palvelukonseptin peruskuvaus Tämä peruskuvaus antaa yleiskuvan palvelun ja järjestelmän rakenteesta sekä työnjaosta tilaajan."— Esityksen transkriptio:

1 Nordic Sea Office Oy NSO:n palvelukonseptin peruskuvaus Tämä peruskuvaus antaa yleiskuvan palvelun ja järjestelmän rakenteesta sekä työnjaosta tilaajan ja NSO:n kesken. Palvelusopimuksen myötä tilaaja saa käyttöönsä Finnfox-järjestelmän jolla työaika-, henkilö- y.m. tietojen syöttö ja ylläpito suoritetaan. NSO:lla on käytössään HPS-merihenkilöstöjärjestelmä jossa palkkatietojen käsittely ja palkanlaskenta tapahtuu. NSO tarjoaa palvelua erilaisiin tarpeisiin ja sopeuttamaan palvelun asiakkaan toiveisiin. Alla olevassa kuvassa peruspalvelu esitetään kaavamuodossa. Sopimuksesta palvelua voidaan laajentaa kattamaan erilaiset raportointi- ja seuranta- sekä sairaspalkkojen käsittelyt. Pienet organisaatiot voivat myös käyttää yksin- kertaistettua Excel-pohjaista työajan raportointia.

2 Nordic Sea Office Oy Palkkahallinnon ”workflow” laajempi palvelu, Web-liittymä käytössä Tietojen käsittely Henkilö- tietojen ylläpito Kausien perustus Työ- ajan syöttö Palkka- tapahtu- mien syöttö PalveluntilaajaPalveluntilaaja PalveluntarjoajaPalveluntarjoaja Sähköiset laskelmat Palkkojen siirto Raportointi ja seuranta Finnfox laivajärjestelmä Meripalkkajärjestelmä HPS Sairas- palkka ja anomus- käsittely Raportti gene- raattori ja tietojen ylläpito ja katselu Web-liittymä Laitteisto ja järjestelmä sekä kehitys Tiedon- siirto Tied.- siirrot tilaajan järjestelmiin: Maksantatiedot, Finnfox, K-pito, perusraportit sekä muu raportointi.

3 Nordic Sea Office Oy Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, Finnfox 1 (2) Laivajärjestelmän perustiedot 1. Henkilötiedot Perustetaan ja ylläpidetään palveluntilaajan toimesta (laivalla/konttorissa) ja siirretään sieltä NSO:lle. Työsopimukset tulostetaan laivalla näiden tietojen perusteella. Laivalla/konttorissa voidaan halutessa seurata myös henkilöiden pätevyyksiä ja ajaa erilaisia hälytyslistoja. 2. Järjestelmätiedot Laivajärjestelmä sisältää kausitapahtumalajit, palkkalajit, kustannuspaikkojen, palkkaryhmien, henkilön päivien laatujen, laivan vuorokauden laatujen, toimi- ryhmien ja työn laatujen perustiedot. 3. Toimien perustiedot Sopimuksiin liittyvä tieto. Voidaan perustaa erikseen, jos palvelun tilaaja näin haluaa.

4 Nordic Sea Office Oy Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, Finnfox 2 ( 2) Laivajärjestelmän toiminta 1. Tapahtumien syöttö Vuorottelulistan ylläpito, työajan syöttö ja kausitapahtumat. Nämä tehdään laivalla. 2. Kontrolli Laivalla tulostetaan työaikapäiväkirja ja tuntikirja tarkistuksia varten sekä palvelun tarjoajalle (esim. PDF). 3. Kapteenin kassa Ylläpidetään ja tilitetään laivalla. Henkilöiden ennakot siirtyvät tapahtumien siirrossa palvelun tarjoajalle laskentatapahtumina (kassatapahtumat). 4. Laskentatapahtumat Siirtyvät tapahtumien kontrollin jälkeen siirrossa NSO:lle. Tapahtumien siirrossa syntyy henkilötasolla palkkalajikooste josta palkkatapahtumat ilmenevät.

5 Nordic Sea Office Oy Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 1 ( 4) HPS - järjestelmän perustiedot (HPS = henkilöstönhallinta, palkanlaskenta, sairaspalkat) 1. Perustettavat tiedot NSO perustaa vakiona pysyvät perustiedot esim. yritystiedot, palkkalajit jne. 2. Tietojen tallentaminen NSO tallettaa sille toimitetut verotustiedot palkanlaskentajärjestelmään. Uuden verovuoden alkaessa NSO hakee perusverotiedot verottajalta. NSO tallettaa sille toimitetut palkkataulukot tai henkilökohtaiset sopimuspalkat ja päivittää niiden muutokset tilaajan ilmoitusten mukaisesti. Henkilötietoihin liittyvät ikälisätiedot talletaan järjestelmään tilaajan ilmoitusten mukaisesti. 3. Ylläpito NSO ylläpitää vuosittain muuttuvat numeeriset parametritiedot kuten eläke-, sotu-prosentit, työttömyysvakuutusmaksun prosentit, yms. 4. Kirjanpito NSO toimittaa kirjanpitotositetiedot tiedostosiirtona tilaajan järjestelmään.

6 Nordic Sea Office Oy Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 2 ( 4) HPS - järjestelmän toiminta Kuukausipalkkojen ja ulosmaksujen yhteydessä tiedot siirretään laivalta HPS- järjestelmään. Palvelun tarjoaja laskee määräaikaan mennessä palkat ja toimittaa seuraavat palkanlaskentatiedot palvelun tilaajalle: 1. Palkkalaskelmat pdf-muodossa tilaajan käyttöön. E-kirjeenä palkansaajalle tilaajan laskuun 2. Pankkitiedosto pankkiin lähetettäväksi. 3. Maksatuslista pankkisiirrosta arkistoitavaksi. 4. Kirjanpidon kirjaustosite meripalkoista (pdf-tuloste ja siirtotiedosto). 5. MEK - kuukausi-ilmoitus muuttuvista työsuhteista. 6. AY-jäsenmaksulistat ja tiedosto. 7. Kuukausiverotilitys. 8. MEK-tilitys. 9. MEPA-tilitys. 10. Laivayhteenveto - raportti, joka täsmäytetään kirjaustositteeseen. 11. Lomasaldovarauslista (varaukset mukana kirjanpitoraportissa ja -tiedostossa). 12. Saldotiedot laivaan -raportti ja tiedosto Finnfox:a varten. 13. Kohdistetut palkat -raportti. 14. Palkkalista. Aakkosjärjestyksessä kaikki henkilöt. 15. MKL:n palveluaikatilasto, tiedosto toimitetaan suoraan MKL:lle. Kuukausitiedot

7 Nordic Sea Office Oy Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 3 ( 4) HPS - järjestelmän toiminta Vuositiedot toimitetaan pdf-muodossa tai siirtotiedostoina 1. Vuosiverotilitys, joka täsmäytetään kuukausittain tilitettyihin summiin ja ja palkkalajeihin perustuviin raportteihin. 2. MEK-työsuhdeilmoitus. 3. MKL:n avustushakemukseen tarvittavat palkanlaskennan tiedot (nämä toimitetaan kaksi kertaa vuodessa vuoden vaihteen ja kesäkuun lopun tilanteesta). Vuositiedot Tarvittaessa toimitettavat tiedot 1. Palkkatodistukset. 2. Palvelutodistukset. 3. Muut halutut raportit.

8 Nordic Sea Office Oy Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 4 ( 4) HPS - järjestelmän käyttö Web-liittymän kautta Tilaaja voi suojatun Web-liittymän (Internet selain) kautta halutessaan (sovitaan erikseen) käyttää seuraavia toimintoja HPS-järjestelmässä. 1. Sairaspalkkakäsittely ja KELAn sekä vakuutusyhtiöiden anomukset. 2. Henkilötietojen selailu ja päivittäminen. 3. Palveluaikatietojen selaaminen, päivittäminen ja tulostaminen. 4. Sähköisen palkkakortin selaaminen. 5. Vastike-, vuosiloma- ja työvelvoiteruutujen selaaminen ja ylläpito. 6. Palkanlaskennan perusraporttien tulostaminen paperille tai tiedostoon. Näiden lisäksi on sopimuksesta mahdollista ulottaa käyttö myös muihin toimintoihin jos tarvetta ilmenee. Lisätoimintojen kehittämisestä sovitaan aina erikseen: 7. Raportoinnin ja listausten laajennus sekä muut toiminnot (esimerkiksi henkilöstöhallinto). Web-liittymän kautta suoritettavat toiminnot