/ Henna Paananen / Oppimisen IT

Esitys aiheesta: "/ Henna Paananen / Oppimisen IT"— Esityksen transkriptio:

1 16.2.2017 / Henna Paananen / Oppimisen IT
Apply Maisterivalinnat - hakukohteen pääkäyttäjän koulutus / Henna Paananen / Oppimisen IT

2 Sisältö Hakuprosessin vaiheet Applyyn kirjautuminen ja käyttöoikeudet
Asian käsittelijän perusnäytöt: Odottavat, Käsittelyssä olevat, Arkisto Hakijoiden tunnistaminen ja hakemusten peruskäsittely Akateeminen arviointi ja korkeakoulutietokanta Raportit Valintaesitykset

3 Hakuprosessin vaiheet Applyssa
Hakemuksen täyttäminen Hallinnollinen tarkastus Akateeminen arviointi Valintatulosten tarkastaminen ja apurahapäätösten merkitseminen Paikan vastaanottaminen Loppuunkäsitelty

4 Kirjautuminen ja käyttäjäroolit
Järjestelmään kirjaudutaan Aalto-tunnuksella (käyttäjätunnus ja salasana) Käyttöoikeudet muodostuvat roolien perusteella. Akateeminen arvioija -roolilla pääsee päivittämään vain akateemisen arvioinnin lomaketta. Kohteen pääkäyttäjä -roolilla pääsee päivittämään Valintaesityslomaketta Kohteen pääkäyttäjille on annettu myös saman hakukohteen akateemisen arvioinnin oikeus akateemisen arvioinnin lomakkeen päivittämistä varten Valintapäätös-roolilla pääsee päivittämään valintapäätöstä valinta-ajon jälkeen. Tätä rooli tarvitaan, jotta pääsee merkitsemään apurahapäätöksen valintapäätöslomakkeelle.

5 Käyttöoikeudet Pyynnöt oikeuksien lisäämisestä Apply-pääkäyttäjälle: Uuden Apply-käyttäjän tulee ensin kirjautua järjestelmään yhden kerran osoitteessa apply-office.aalto.fi ja lähettää sen jälkeen pyyntö oikeuksien lisäämisestä osoitteeseen Viestiin tieto, mihin hakukohteisiin oikeudet tarvitaan Järjestelmä antaa ensimmäisellä kirjautumiskerralla virheilmoituksen, mutta siitä ei tarvitse välittää Ensimmäisellä kirjautumisella ei pääse vielä katsomaan tai käsittelemään hakemuksia Käsittelijä saa näkyviin omien hakukohteidensa hakemukset seuraavalla kirjautumiskerralla, kun oikeudet on lisätty

6 Mihin menen ensimmäiseksi järjestelmässä?
Hakijat löytyvät Odottavat-näytöltä, kun hallinnollinen tarkastus on tehty ja lomake on lähetetty akateemiseen arviointiin. Hakupaperit lähetetään sisäpostissa 1. hakukohteeseen, kun ne ovat tulleet skannauksesta. Odottavat-näytöltä löytyvät kaikkien kelpoisten hakijoiden hakemukset niiden hakukohteiden osalta, joihin käsittelijällä on oikeus. Odottavat-näytöllä voi järjestää hakijoita otsikkotietojen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen.

7 Odottavat-näytön rajausmahdollisuudet
Odottavat-näytöllä voi rajata suoraan hakukohteen hakijat näkyviin. (HUOM! Näytölle ei saa samanaikaisesti sekä 1. että 2. hakukohteen hakijoita. Raportille saa molemmat näkyviin samanaikaisesti.) Rajaustekijät: Lomake, Kenttä, Arvo (esim. hakukohde)

8 Käsittelyssä olevat -näyttö
Käsittelyssä olevat -näytöltä löytyvät kaikki itsellesi lukitut hakemukset.

9 Arkistonäyttö Arkisto-näytöltä löytyvät aina kaikki hakemukset, myös edellisten vuosien hakemukset.

10 Pikaluvut: Paperihakemukset
Pikaluvut: Paperihakemukset -näytöltä näet, kuinka monta hakemusta on hallinnollisessa tarkastuksessa ja kuinka paljon on lähetetty akateemiseen arviointiin (koko päähaun osalta).

11 Sisältö Hakuprosessin vaiheet Applyyn kirjautuminen ja käyttöoikeudet
Asian käsittelijän perusnäytöt: Odottavat, Käsittelyssä olevat, Arkisto Hakijoiden tunnistaminen ja hakemusten peruskäsittely Akateeminen arviointi ja korkeakoulutietokanta Raportit Valintaesitykset

12 Hakijoiden tunnistaminen
Hakemuksilla on järjestelmässä yksilöivä tunniste, joka on järjestelmän luoma ID (identification number, tunnistenumero). Hakijoiden käyttäjätunnuksena järjestelmässä toimii sähköpostiosoite. Tekniikan alan haussa hakijalla voi olla vain yksi hakemus järjestelmässä, viimeisin hakemus on voimassa oleva. Hakijaa voi hakea myös nimen osalla, esim. jos nimessä on erikoismerkkejä. Katkaisumerkki on * (esim. *irta*).

13 Hakemuksen käsittely Haku- prosessin lomakkeet Käyttäjän valikko
Käsittelyn kaikki vaiheet nähtävillä Käsittelijöiden väliset kommentit Käsittely- prosessin vaiheet Page 13

14 Asian tiedot -välilehti
näkyvissä hakemuksen käsittelijöiden historiatieto kaikki lukitukset ja lukituksien purkamiset näkyvät Käsittelyhistoriassa käsittelijöiden kesken voi lisätä kommentteja kommentit eivät näy hakijalle hakemus tulee ensin lukita itselleen käsiteltäväksi, jotta kommentin voi lisätä. viimeisin kommentti näkyy Odottavat-näytöllä, kunnes hakemus lähetetään eteenpäin seuraavaan vaiheeseen

15 Asian lukitus Jos haluat käsitellä hakijaan liittyviä tietoja, asia tulee ensin lukita itselleen painamalla Lukitse asia itsellesi. Tietoja pääsee katselemaan myös ilman lukitusta.

16 Asian lukitus toiselta käsittelijältä
Jos hakemus on käsittelyssä jollakin henkilöllä, on hakemuksen edessä lukittu merkki Lukituksen voi purkaa toiselta valitsemalla hakemuksen ja painamalta sivun yläosasta Lukitse itsellesi -painiketta.

17 Skannatut liitteet Kelpoisten hakemuksien liitteet skannataan. Hakijapalvelut lähettävät skannattavat dokumentit ulkopuoliselle toimittajalle. Skannatut pdf-dokumentit siirtyvät automaattisesti Applyyn hakijan tietoihin (pääsääntöisesti yksi pdf-dokumentti) / hakemus). Korkeakoulu voi halutessaan skannata hakemukseen liitteitä valitsemalla Lomakkeet  Skannatut liitteet. Sivulla on toiminto Lisää tiedosto (tiedoston maksimikoko on Kt).

18 Akateeminen arviointi
Jos hakija on hakenut kahteen kohteeseen, näkevät akateemiset arvioijat sekä kohteen pääkäyttäjät myös toisen kohteen tiedot, mutta päivitysoikeudet ovat vain oman hakukohteen lomakkeisiin.

19 Akateeminen arviointi
Akateemisen arvioinnin lomakkeella näkyvät mm. hakijan kielitaito, yliopisto- ja tutkintotiedot sekä motivaatiokirje. Lomakkeelle voidaan arvioida hakijan eri osa-alueita numeroin tai sanallisesti. Huom. lomakkeella näkyvä keskiarvo on opiskelijan itsensä merkitsemä. Näkyvissä on sekä hakijan itsensä että Hakijapalveluiden lisäämiä tietoja

20 Akateeminen arviointi – kaksi arvosteluasteikkoa tekniikan alalla
Akateemisen arvioinnin lomakkeella voidaan tekniikan alan maisterivaiheen hakemusten kohdalla (ei dual degree, Nordic Master, NSM) valita kahdesta valinnaisesta akateemisen arvioinnin asteikosta: pisteet 0-4 (oletusasteikko), ei puolikkaita pisteitä pisteet 0-5 (uusi asteikko), myös puolikkaat pisteet esim. 0,5 Käytettävä asteikko valitaan hakemuskohtaisesti akateemisen arvioinnin lomakkeen ylälaidassa. Jos lomakkeen täyttäjä ei valitse mitään, käytössä on vanha asteikko 0-4.

21 Akateeminen arviointi – kaksi arvosteluasteikkoa tekniikan alalla
Akateemisen arvioinnin lomakkeella voidaan tekniikan alan maisterivaiheen hakemusten kohdalla (ei dual degree, Nordic Master, NSM) valita kahdesta valinnaisesta akateemisen arvioinnin asteikosta:

22 Akateeminen arviointi – Korkeakoulutietokanta
Hakukohde on liitetty arviointiryhmään, joka on tyypillisesti koulu. Kohteen pääkäyttäjä ja akateeminen arvioija pääsevät merkitsemään oman arviointiryhmänsä arvion korkeakoulutietokantaan. Arviointi tallentuu järjestelmään ja näkyy kaikilla hakijoilla, jotka ovat hakeneet samasta korkeakoulusta saman arviointiryhmän hakukohteisiin.

23 Korkeakoulu löytyy joko kirjoittamalla nimen osa Korkeakoulun nimi -sarakkeeseen tai painamalla vain Hae-painiketta, jolloin tietokanta hakee kaikki korkeakoulut (sanojen katkaisumerkki on *).

24 Akateeminen arviointi – Korkeakoulutietokanta
Myös akateemisen arvioinnin lomakkeelta linkistä Korkeakoulun arviot päästään korkeakoulutietokantaan, jonne voidaan lisätä oman hakukohteen arviointiryhmän arvio korkeakoulusta.

25 Akateeminen arviointi – alustavan valintaesityksen merkitseminen
Akateemisen arvioinnin lomakkeelle voidaan merkitä alustava valintaesitys ja alustava hylkäyksen syy. Nämä tiedot näkyvät valintaesityslomakkeella, mikä helpottaa lopullisen valintaesityksen tekemistä.

26 Akateeminen arviointi – raporttien hyödyntäminen
Kun arviot on tehty kaikista kohteen hakijoista, voidaan järjestelmästä ottaa Excel-lista, jossa nähdään hakijoiden järjestyminen esim. annettujen pisteiden perusteella. Raporttipohjaan/arviointilomakkeelle voidaan asettaa kaava, joka tuottaa muodostuvaan Exceliin kaavan mukaisen tuloksen hakijoista. Pyyntö kaavan lisäämisestä tehdään osoitteeseen vain järjestelmässä akateemista arviointia tekeville hakukohteille

27 Raportit Kaikki hakijat (myös muiden hakukohteiden hakijat) saadaan näkyville Raportit-toiminnon kautta. Järjestelmään on määritelty erilaisia valmiita raporttipohjia, joita voidaan hyödyntää.

28 Raportin pikalinkki Voit muodostaa pikalinkin valitsemastasi raportista Raportit-valikkoon kohdasta Näytä päävalikossa.

29 Raportit Avaa raportti hakemuksista (Raportit). Raportit tulostuvat Applyn käyttökielen mukaan Jos sinulla on oikeudet useampaan asiaan, tai asiastasi on useita toteutuksia (esim. vuosittaiset hakukierrokset), näet jokaisen asian raporttikansion erikseen. Asiaan liittyvät valmiit raporttipohjat.

30 Raportit 1) Jos haluat muokata valmista raporttipohjaa, avaa raportti Edit- linkistä. Tästä avaat valmiin raporttipohjan suoraan Exceliin. Huom. Exceliin avatusta raportista voit avata yksittäisen hakemuksen klikkaamalla sen tunnistenumeroa. 2) Jos haluat luoda kokonaan uuden raportin, klikkaa asian nimeä.

31 1) Raportit – raporttipohjan lataaminen
Raporttipohjaan määritellyt tiedot tulevat näkyville Sarakkeet–kohtaan. Voit poistaa raportilta tietoja valitsemalla sarakkeen edessä olevan punaisen rastin. Raporttiin voi määritellä kaavan tai suodattimen painikkeiden Lisää kaavasarake tai Lisää suodatin edessä olevista vihreistä + -painikkeista. Lopuksi valitse raportin muoto (Excel, Open-office, Html) ja paina Luo raportti -painiketta.

32 1) Raportit – raporttipohjan lataaminen
Valmiit raporttipohjat löytyvät myös Lataa raportti -valikosta. Raporttipohjan saa ladattua klikkaamalla raportin nimeä.

33 2) Raportit – tyhjän pohjan lataaminen
Voit lisätä raportille haluamiasi asioita valitsemalla tiedon klikkaamalla Lomakkeiden kentät -kohdasta haluttua tietoa. Kaikkiin raportteihin kannattaa lisätä kentiksi aina Tunniste ja Vaihe

34 Raportit – esimerkki SUODATTIMEN LISÄÄMINEN
Lisää suodatin valitsemalla ensin verrattava sarake ja sen jälkeen vertailumerkki(=,<,>...) ja verrattava arvo. Jos kenttä on valikko-tyyppinen voit valita arvon suoraan listasta, mutta tekstikentissä arvo täytyy kirjoittaa käsin. 1 Halutaan suodattaa raportille hakukelpoiset opiskelijat, jotka ovat asettaneet Bioinformatics-maisteriohjelman joko ensimmäiseksi tai toiseksi hakukohteekseen. Klikkaa Suodattimet-kohdasta Lisää suodatin Valitse alasvetovalikosta 1. hakukohde ja sen alta alasvetovalikosta haluttu ohjelma Klikkaa Lisää suodatin, aiempi suodatin näkyy alla ja pääset lisäämään toisen suodattimen Valitse alasvetovalikosta 2. hakukohde ja sen alta alasvetovalikosta haluttu ohjelma Klikkaa Lisää suodatin ja näet molemmat suodattimet eroteltuna Valitse alasvetovalikosta Hakukelpoisuus ja alemmasta alasvetovalikosta Kyllä Klikkaa Lisää suodatin 2 3 4 5 6 7

35 Raportit – esimerkki Raportti hyväksytyistä hakijoista Exceliin
Valitse listasta raporttipohja Valintapäätökset Muodosta Excel-raportti Excelissä: lajittele sarakkeessa [Valintapäätös] Valintapäätös näkyviin vain hyväksytyt Avaa lajittelutyökalu sarakkeen nimen perässä olevasta nuolesta Tyhjennä valinnat klikkaamalla kohtaa (Select All) Valitse näytettäväksi arvo Hyväksytty ja paina OK

36 Sisältö Hakuprosessin vaiheet Applyyn kirjautuminen ja käyttöoikeudet
Asian käsittelijän perusnäytöt: Odottavat, Käsittelyssä olevat, Arkisto Hakijoiden tunnistaminen ja hakemusten peruskäsittely Akateeminen arviointi ja korkeakoulutietokanta Raportit Valintaesitykset

37 Valintaesitykset, arviointi järjestelmän ulkopuolella 1/2
Hakukohteen hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Järjestelmä ei itse järjestä hakijoita paremmuusjärjestykseen, vaan järjestely tehdään sen ulkopuolella (akateeminen arviointi). Järjestely voidaan tehdä joko papereista tai hyödyntämällä järjestelmästä saatavaa Exceliä. Lopuksi valintaesitys merkitään hakijan Valintaesitys- lomakkeelle. Paremmuusjärjestyksen numeroita ei merkitä järjestelmään.

38 Valintaesitykset , arviointi järjestelmän ulkopuolella 2/2
Varasijoja tulee merkitä hakukohteelle riittävästi, vähintään yhtä monta kuin mitä 2. hakukohteesta on hyväksytty hakijoita. Varasijoja voidaan merkitä hakukohteelle kuinka paljon tahansa. Varasijat merkitään hakukohdekohtaisesti numeroin (1,2,3), ei koulutusohjelmakohtaisesti.

39 Valintaesitykset, arviointi järjestelmässä 1/2
Hakukohteen kaikki hakijat arvioidaan numeroin valintaperusteiden mukaan (esim. tutkinnon soveltuvuus, yliopisto, kielitaito, opintomenestys). Hakukohteelle määritellään kiintiö = kuinka monta hakijaa hakukohteeseen valitaan. Hakukohde ja sen kiintiö ilmoitetaan osoitteeseen Hakukohteelle määritellään kaava minkä mukaan hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen (esim. yliopiston pisteytys + tutkinnon pisteytys + opintomenestyksen pisteytys = valintapisteet)

40 Valintaesitykset, arviointi järjestelmässä 2/2
Valitse valikosta Valintatulosten esikatselu, valitse Asia ja Hakukohde alasveto-valikoista ja paina Esikatsele. Jos tulos on haluttu, paina Hyväksy. Tällöin toiminto kirjaa valintaesityslomakkeelle valintaesityksen näytössä olevan tilanteen mukaisesti. Toiminto näyttää hakijoiden valintapisteet ja valintaesitykset. Mikäli tuloksessa on muokattavaa, hakijan tietoihin voi mennä hakijan ID-numerosta.

41 Korkeakoulussa tehtävät toimet 1/2
Korkeakoulun tulee minimissään tehdä seuraavaa: Valita hakijat, joita esitetään hyväksyttäviksi Merkitä valintaesityslomakkeelle valintaesitys Jos hakija esitetään hylättäväksi, on merkittävä myös hylkäyksen syy Jos hakijaa esitetään varasijalle, on merkittävä myös varasijanumero Tarkistaa Raportit-toiminnon kautta, että hakukohteelle merkityt varasijat ovat numerojärjestyksessä. Valinta-ajo ei mene eteenpäin, jos yksikin varasijanumero puuttuu välistä. Varasijanumero on hakukohdekohtainen.

42 Korkeakoulussa tehtävät toimet 2/2
Korkeakoulun ei tarvitse lähettää asioita enää eteenpäin, vaan se tehdään Hakijapalveluiden toimesta valinta-ajon yhteydessä Akateemisessa arvioinnissa olleiden hyväksyttyjen ja hylättyjen hakijoiden hakupaperit säilytetään korkeakoulussa

43 Valintaesityksen merkitseminen

44 Vapaatekstikenttä hylkäyksen syylle
Mikäli valintaesitys on hylkäävä, merkitään myös hylkäyksen syy Hylkäyssyyn yhteydessä olevaan vapaateksti-kenttään voi kirjata yhteystiedot, joista hakija voi halutessaan pyytää lisätietoja tai tarkempia perusteita hylkäyksen syylle Kentän sisältö näkyy hakijalle tulosten julkaisun yhteydessä aina silloin, jos kenttään on kirjoitettu tekstiä. Älä siis laita kenttään esim. pelkkää viivaa, jos et halua laittaa yhteystietojasi

45 Apurahapäätöksen merkitseminen
Apurahat merkitään valintapäätöslomakkeelle 60 % ohjelmaan valittujen maksuvelvollisten hakijoiden yhteenlasketuista lukuvuosimaksuista palautetaan apurahana (maksuhuojennus, waiver) Apuraha on joko 100 %:n waiver tai 50 %:n waiver Apurahat allokoidaan akateemisen arvioinnin rankingin mukaisesti Apurahoille ei ole varasijoja

46 Apurahapäätöksen merkitseminen valintapäätöslomakkeelle
Apurahavalikko tulee näkyviin, kun valintapäätös on hyväksytty ja kun hakija on maksuvelvollinen ja on hakenut apurahaa Apurahakategoriat tulevat valittaviksi kun apurahapäätös kohtaan valintaan myönnetään.

47 Hakija näkee apurahapäätöksen ja apurahakategorian tulosten julkaisun ( ) jälkeen Hakemuksen seuranta -näytöltä. Apurahatiedot tulevat myös hyväksymiskirjeeseen.

48 Yhteystiedot Yhteydenotot: eage@aalto.fi Wiki-sivut: opit.aalto.fi