Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

Esitys aiheesta: "Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus"— Esityksen transkriptio:

1 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Resurssien käyttö Johdanto (5:00) Toivota osallistujat tervetulleiksi istuntoon. Tämän istunnon aikana tutustumme useaan käytettävissäsi olevaan resurssiin, joista saat apua velvollisuuksiesi täyttämisessä. Näitä resursseja ovat budjettituen, suunnitteluasiakirjojen, tietoaineiston sekä PR-resurssien lisäksi myös LCI:n avainhenkilöiden yhteystiedot. Nämä henkilökunnan jäsenet voivat vastata kysymyksiisi tai antaa ohjeita kohdatessasi haasteita. Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

2 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Istunnon tavoitteet hankkia budjettitukea käyttää klubien 100-vuotisjuhlan suunnitteluopasta ja jakaa sen tietoja toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella käyttää Lions100.org-työkalulaatikon resursseja Tämän istunnon jälkeen osaat: hankkia budjettitukea kuluillesi piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina käyttää klubien 100-vuotisjuhlan suunnitteluopasta ja jakaa sen tietoja toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella käyttää Lions100.org-työkalulaatikon resursseja Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

3 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Budjetti Sallittu vuosibudjetti: 250 USD kullekin piirille Tarkoitettu käytettäväksi asianmukaisiin kuluihin: Klubivierailut 100-vuotisjuhlan mainostaminen kokouksissa ja tapahtumissa 100-vuotisjuhlaan liittyvä kommunikointi Workshopit klubien 100-vuotisjuhlan puheenjohtajille ja muille johtajille 100-vuotisjuhlaan liittyvät matkustus- ja hallinnolliset kulut Moduuli 1: Budjettituki (5:00) Jaa moniste: Budjettisuunnitelma piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreille 100-vuotisjuhlan toimintaryhmä on laatinut sallitun vuosibudjetin jokaiselle piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorille. Sallittu vuosittainen summa piirien koordinaattoreille on 250 USD. Saat käyttää nämä varat velvollisuuksiesi täyttöön liittyviin kustannuksiin. Esimerkki: piirin koordinaattorina sinulle saattaa aiheutua seuraavia kuluja: Klubivierailut 100-vuotisjuhlan mainostaminen kokouksissa ja tapahtumissa 100-vuotisjuhlaan liittyvä viestintä lioneille ja muille henkilöille piirissäsi Workshopien tai kokousten suunnittelu klubin 100-vuotisjuhlan puheenjohtajille ja muille johtajille 100-vuotisjuhlaan liittyvät matkustus- ja hallinnolliset kulut Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

4 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Budjetti Yksinkertaisen budjetin suunnittelulomake Moninkertais- tai yksittäispiirin koordinaattori hyväksyy piirien suunnitelmat 100-vuotisjuhlan toimintaryhmän jäsen hyväksyy moninkertais- ja yksittäispiirien sekä piirien yhdistetyt suunnitelmat Varat lähetetään kertasummana moninkertais- tai yksittäispiirin rahastonhoitajalle jakamista varten 100-vuotisjuhlan koordinaattoreille on luotu yksinkertainen prosessi, jotta he voivat pyytää ja jakaa budjettivaroja. Jotta varoja voidaan pyytää, koordinaattoreiden on täytettävä yksinkertaisen budjetin suunnitelmalomake ja liittää mukaan lyhyt kuvaus suunnitelmista, jotka liittyvät toimintojen ja kulujen kolmeen osa-alueeseen: Tunnettavuuden lisääminen Lionien kouluttaminen 100-vuotisjuhlan tavoitteiden saavuttaminen helpommin järjestelyjen ja toimintojen avulla Piirisi budjettisuunnitelma on esitettävä moninkertaispiirisi 100-vuotisjuhlan koordinaattorille, joka hyväksyy pyynnön ja lähettää sen eteenpäin 100-vuotisjuhlan toimintaryhmän jäsenelle. Kaikki varat annetaan kertasummana moninkertaispiirin rahastonhoitajalle, joka jakaa varat moninkertaispiirien sekä piirien koordinaattoreille. Summa ei ole sidottu todellisiin kuluihin eikä kuittien kerääminen ja toimittaminen ole tarpeen. Vaikka vuoden 2015–2016 budjettipyynnöt pitikin toimittaa lokakuun loppuun mennessä, tämä prosessi suoritetaan loppuun 100-vuotisjuhlan jokaisen jäljellä olevan vuoden heinäkuussa (kuten piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden oppaassa on mainittu). Jokainen 100-vuotisjuhlan koordinaattori tulee saamaan yksityiskohtaisia tietoja sähköpostitse. Hiljattain nimitetyt 100-vuotisjuhlan koordinaattorit saavat vielä hakea budjettivaroja vuodelle 2015–2016. Pyynnöt on kuitenkin toimitettava mahdollisimman nopeasti. Pyydä koordinaattoreita lopettamaan asiakirjojen tarkastelu ja tiedustele, onko kenelläkään kysyttävää. Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

5 100-vuotisjuhlan suunnitteluopas klubeille
Sisältää yhteenvedon klubien tärkeistä 100-vuotisjuhlan ohjelmista Esittää klubien 100-vuotisjuhlien menestykseen johtavat 5 vaihetta Sisältää 2 suunnitteluasiakirjaa: 100-vuotisjuhlan suunnitelma klubille 100-vuotisjuhlan toimintojen suunnittelulomake Moduuli 2: 100-vuotisjuhlan suunnitteluopas klubeille (20:00) Jaa moniste: 100-vuotisjuhlan suunnitteluopas klubeille Anna osallistujille hetki aikaa lukea tiedot. 100-vuotisjuhlan suunnitteluopas klubeille on suunniteltu kattavaksi oppaaksi ja suunnittelutyökaluksi klubeille. Tällä ensimmäisellä sivulla on yhteenveto 100-vuotisjuhlan teemasta ja aikajanasta. Seuraavilla kahdella sivulla on vaiheittaiset ohjeet, joiden avulla klubit voivat juhlia 100-vuotisjuhlaa ja osallistua tärkeisiin ohjelmiin. Lopuksi oppaassa on kaksi yksinkertaista suunnitteluasiakirjaa, joiden avulla klubien 100-vuotisjuhlan puheenjohtajat ja muut klubien johtajat voivat suunnitella, seurata ja toteuttaa toimintoja. Näistä ensimmäinen on nimeltään Klubien 100-vuotisjuhlan juhlasuunnitelma ja sitä käytetään luomaan yhteenveto klubien 100-vuotisjuhlan kaikista tavoitteista jokaisena juhlavuonna. Toinen on nimeltään 100-vuotisjuhlan toimintojen suunnittelulomake ja sitä käytetään määrittelemään jokaisen suunnitteluasiakirjaan kirjatun erillisen tavoitteen yksityiskohdat. Tarkastelemme SMART-tavoitteita, ennen kuin harjoittelemme suunnittelulomakkeen käyttämistä. Piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

6 Piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
SMART-tavoitteet: Tarkkoja (Specific) Mitattavissa (Measurable) Tehtävissä (Actionable) Realistinen (Realistic) Aikaan sidottu (Timebound) Usein tavoitteiden saavuttaminen ei onnistu, koska emme määrittele niitä kunnolla. Kysy: Nosta kätesi, jos olet kuullut SMART-tavoitteista. SMART-tavoitteiden viisi ominaisuutta näkyvät näytöllä. Tarkastelemme nyt niitä yhdessä. Käy läpi viiden SMART-tavoitteen luettelo pyytämällä osallistujia määrittämään ne ja antamaan jokaisesta esimerkin. Alla on tarvittaessa esimerkkejä määritelmistä ja tavoitteista: Hyvät tavoitteet ovat tarkkoja, jotta tiedämme, milloin ne on saavutettu. Esimerkki tavoitetoteamuksesta voisi olla: klubini kerää tänä vuonna USD auttaakseen paikallisen leikkikentän korjaamisessa. Hyvät tavoitteet ovat mitattavissa, jotta voimme seurata edistystä projektin aikana. Leikkikenttäesimerkissä voimme laskea kerättyjen varojen summan jokaisen varainkeruutapahtuman jälkeen ja seurata edistystä matkalla USD:n tavoitteeseen. Hyvät tavoitteet ovat tehtävissä, jotta voimme määritellä tarkalleen, mitä tavoitteen saavuttamiseen tarvitaan. Esimerkkiämme ajatellen tiedämme, että tapahtumat on suunniteltava tai lahjoituksia on pyydettävä tukijoilta, jotta voimme kerätä tarvittavat varat. Hyvät tavoitteet ovat realistisia, jotta klubin jäsenet eivät lannistu kohdatessaan haasteita. Aiempiin kokemuksiin perustuen klubimme voi varmuudella kerätä USD. Lopuksi: hyvät tavoitteet ovat aikaan sidottuja, jotta toimintoja ei todennäköisemmin pitkitetä vaan voimme saavuttaa tavoitteemme. Esimerkkiämme ajatellen olemme päättäneet, että keräämme varat vuoden loppuun mennessä. SMART-tavoitteisiin liittyvää lisäharjoittelua sekä ohjeita toimintasuunnitelmien luomiseen annetaan Tavoitteiden asettaminen -kurssilla, joka on saatavana lionien oppimiskeskuksesta. Piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

7 100-vuotisjuhlan suunnitteluopas klubeille
Klubien 100-vuotisjuhlan suunnitteluoppaaseen liittyvä harjoitus Pyydä osallistujia työskentelemään 3–4 henkilön ryhmissä (tai pareissa, jos osallistujajoukko on pieni) ja täyttämään mahdollisimman monta 100-vuotisjuhlan toimintojen suunnittelulomakkeen kohtaa liittyen johonkin suunniteltuun paikalliseen 100-vuotisjuhlan toimintaan, joista osallistujat kertoivat edellisen istunnon aikana. Kerro 10 minuutin kuluttua, että aika on loppu. Tee yhteenveto harjoituksesta esittämällä seuraavat kysymykset: Minkä uskot olevan tämän suunnitteluprosessin hyödyllisin osa klubeille? Vastaukset voivat olla seuraavanlaisia: Lomakkeen käyttäminen kannustaa klubien jäseniä ennakoimaan mahdollisia haasteita ja ratkaisuja ennen toimintojen aloittamista. Lomaketta voidaan käyttää saavuttamaan yksityiskohtiin liittyvä yhteisymmärrys klubin kaikkien jäsenten kesken. Lomakkeen avulla voidaan myös nimittää tekijät tehtäville. Klubien 100-vuotisjuhlan puheenjohtajat voivat käyttää lomaketta seuraamaan edistystä säännöllisin väliajoin. Lomake muistuttaa klubin jäseniä toimintojen ilmoittamisen tärkeydestä sekä MyLCI:n kautta että sinulle piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina. Puuttuuko lomakkeesta mitään sellaista, mitä suosittelisit klubeille? Piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

8 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportit
Moduuli 3: 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportit (15:00) Pyydä osallistujia ottamaan esille kopiot uusimmista 100-vuotisjuhlan Dashboard-raporteistaan, jotka heitä pyydettiin tuomaan mukanaan. Aamun aikana olemme huomanneet, että tärkeä osa rooliasi piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina on pysyä ajan tasalla sinun ja klubisi suunnittelemista ja toteuttamista 100-vuotisjuhlan toiminnoista. Säännöllinen kommunikointi jokaisen klubin kanssa takaa, että jokainen edistyy tavoitteidensa saavuttamisessa. 100-vuotisjuhlan raportointipäivät ovat tärkeitä tilaisuuksia käydä ohjattuja keskusteluja 100-vuotisjuhlan ohjelmien tietyistä elementeistä. Välikuukausien aikana voit käyttää 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportteja keskustelunarvoisten, asiaan kuuluvien ja ajankohtaisten tietojen etsimiseen. Nämä raportit ovat myös hyödyllisiä 100-vuotisjuhlan raportointipäiviin valmistautumisessa. Pääset käsiksi raportteihin kirjautumalla MyLCI-sivustolle. Raporttien tiedot päivitetään reaaliajassa ja ne antavat tilannekuvan klubi- ja piirikohtaisesta edistymisestä 100-vuotisjuhlan jokaisella osa-alueella: 100-vuotisjuhlan palveluhaaste: palveltujen henkilöiden lukumäärä ja mihin kampanjoihin liityttiin Uusien mukaan otettujen jäsenten ja uusien sponsoroitujen klubien lukumäärä Paikkakunnan 100-vuotisjuhlan suoritettujen perintöprojektien lukumäärä kaikilla kolmella tasolla Tarkastelemme nyt lähemmin piirin näkymiä 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportissa ja pelaamme roolipeliä mahdollisista keskusteluista, joita raporttien sisältämät tiedot saattavat saada aikaan. Piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

9 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportit
100-vuotisjuhlan Dashboard-raportti: Roolileikki Pyydä osanottajia katsomaan Osallistujan käsikirjan sivuja 1–2. Pyydä osallistujia työskentelemään pareissa, tutustumaan yhteen raporttiin ja poimimaan vähintään 3 keskustelunaihetta (joko menestystarinoita tai haasteita), jotka he saattaisivat ottaa esille keskusteluissa klubien kanssa. Pyydä pareja esittämään piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorin ja klubin 100-vuotisjuhlan puheenjohtajan välinen keskustelu roolileikkinä. Anna pareille 10 minuuttia aikaa keskusteluun. Pyydä muutamaa vapaaehtoista jakamaan joitakin heidän tunnistamiaan keskusteluaiheita ja ratkaisuja tai seuraavia vaiheita. Pyydä osallistujia kertomaan, mikä raportissa on heidän mielestään hyödyllisin esille otettava osa 100-vuotisjuhlaan liittyvissä keskusteluissa klubien puheenjohtajien kanssa. Piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

10 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Moduuli 4: Lions100.org-työkalulaatikko (10:00) on paras paikka päivitysten ja resurssien etsimiseen suunnitellessasi 100-vuotisjuhlan ohjelmia ja kommunikoidessasi niihin liittyviä tietoja lioneille ja muille henkilöille. Tutustu huolella verkkosivuston rakenteeseen ja vieraile sivustolla usein löytääksesi uusia resursseja ja tietoja. Uusia resursseja julkaistaan Lions100.org-sivustolla sitä mukaa kun niitä luodaan, joten tänään käsittelemämme tiedot saattavat muuttua ja sivuston muihin osiin ilmestyy myös lisää tarkasteltavia resursseja. Tarkastelemme tänään pikaisesti työkalulaatikon tärkeimmistä sivuista otettuja ruutukaappauksia. Ohjaajan muistiinpano: Kaikki ruutukaappaukset on otettu marraskuussa 2015. Ohjaa osallistujat Osallistujan käsikirjan sivulle 3, jolla on luettelo Lions100.org-työkalulaatikon kuudesta tärkeimmästä sivusta. Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

11 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Tarkastele kohtia Yleiskatsaus 100-vuotisjuhlaan -osiossa. Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten? Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

12 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan palveluhaaste -osiossa. Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten? Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

13 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan jäsenhaaste -osiossa. Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten? Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

14 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan koordinaattorikeskus -osiossa. Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten? Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

15 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Tarkastele kohtia Klubin 100-vuotisjuhlan resurssit -osiossa. Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten? Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

16 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan tiedotus- ja mainoskeskus -osiossa. Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten? Kuten huomaatte, Lions100.org tarjoaa käyttöönne laajan työkalu- ja resurssivalikoiman. Kysy: Mitkä muut resurssit, jotka eivät ole vielä käytettävissä Lions100.org-sivustolla, saattavat olla avuksi työskennellessäsi velvollisuuksiesi täyttämiseksi? Kirjoita fläppitaululle osallistujien ideoita uusista resursseista. Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

17 LCI:n tärkeät yhteyshenkilöt
100-vuotisjuhlan palvelutoiminnot 100-vuotisjuhlan jäsentoiminnot 100-vuotisjuhlan perintöprojektit 100-vuotisjuhlan viestintä 100-vuotisjuhlan klubitarvikkeet MyLCI Muut kysymykset Yhteenveto (5:00) Olemme käyttäneet hetken aikaa käytettävissänne olevien resurssien tarkasteluun. Näitä ovat esimerkiksi budjettituki, suunnitteluasiakirjat, tietoaineisto sekä PR-resurssit. Eräs toinen teille tärkeä resurssi muodostuu LCI:n henkilökunnan tiimeistä, jotka ovat valmiita vastaamaan kysymyksiinne, auttamaan haasteiden käsittelyssä sekä ohjaamaan teidät niiden resurssien pariin, jotka tarvitsette työtehtävienne suorittamiseksi. Velvollisuutenne piirin koordinaattoreina vaihtelevat ja ne ovat erittäin tärkeitä, jotta voimme järjestää onnistuneen 100-vuotisjuhlan. LCI:n henkilökunta auttaa teitä maksimoimaan tehokkuutenne. Tämän dian tiedot löytyvät myös piirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden oppaan viimeiseltä sivulta. Nämä ovat avainhenkilöiden sähköpostiosoitteita, joihin voitte lähettää kaikki 100-vuotisjuhlaan liittyvät kysymyksenne. Kuten huomaatte, seuraaville ohjelma-alueille on muodostettu erilliset asialle omistautuneet tiimit: 100-vuotisjuhlan palvelutoiminnot 100-vuotisjuhlan jäsentoiminnot Paikkakunnan 100-vuotisjuhlan perintöprojektit 100-vuotisjuhlan viestintä (mukaan lukien kaikki PR-resurssit, kuten videot ja kulmakivitarinat) 100-vuotisjuhlan klubitarvikkeet MyLCI Kaikki muut kysymykset (mukaan lukien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden ehdokkuudet, budjetit ja tuki) Pidä tämä yhteystietoluettelo käsillä, kun jatkat toimintaasi 100-vuotisjuhlan koordinaattorina, ja kerro kaikista ideoistasi ja lisäresurssien tarpeistasi asianmukaiselle henkilökunnan jäsenelle. Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

18 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Istunnon tavoitteet hankkia budjettitukea käyttää klubien 100-vuotisjuhlan suunnitteluopasta ja jakaa sen tietoja toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella käyttää Lions100.org-työkalulaatikon resursseja Tarkastelemme nyt tämän istunnon tavoitteita. Nyt sinun pitäisi osata: hankkia budjettitukea kuluillesi piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina käyttää klubien 100-vuotisjuhlan suunnitteluopasta ja jakaa sen tietoja toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella käyttää Lions100.org-työkalulaatikon resursseja Kysy: Saavutimmeko tavoitteemme? Vastaa mahdollisiin kysymyksiin. Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

19 Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus
Arviointi Päätä istunto pyytämällä osallistujia täyttämään istunnon arviointilomake. Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus