Resurssien käyttö Johdanto (5:00)

Esitys aiheesta: "Resurssien käyttö Johdanto (5:00)"— Esityksen transkriptio:

1 Resurssien käyttö Johdanto (5:00)
Toivota osallistujat tervetulleiksi istuntoon. Tämän istunnon aikana tutustumme useaan käytettävissäsi olevaan resurssiin, joista saat apua velvollisuuksiesi täyttämisessä. Näitä resursseja ovat budjettituen, tietoaineiston sekä PR-resurssien lisäksi myös LCI:n avainhenkilöiden yhteystiedot. Nämä henkilökunnan jäsenet voivat vastata kysymyksiisi tai antaa ohjeita kohdatessasi haasteita. Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

2 Istunnon tavoitteet hankkia budjetti- ja apurahatukea
toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella käyttää Lions100.org-työkalulaatikon resursseja Tämän istunnon jälkeen osaat: Hankkia budjettitukea kuluillesi moninkertais- tai yksittäispiirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina sekä apurahatukea siihen oikeuttaville moninkertaispiirin tasoisille projekteille Toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella Käyttää Lions100.org-työkalulaatikon resursseja Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

3 Budjetti Sallittu vuosibudjetti:
600 USD – moninkertais- tai yksittäispiiri 250 USD – piiri Tarkoitettu käytettäväksi asianmukaisiin kuluihin: 100-vuotisjuhlan mainostaminen kokouksissa ja tapahtumissa 100-vuotisjuhlaan liittyvä viestintä Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus Workshopit piirin koordinaattoreille ja muille johtajille 100-vuotisjuhlaan liittyvät matkustus- ja hallinnolliset kulut Moduuli 1: Budjetti- ja apurahatuki (10:00) Jaa moniste: Budjettisuunnitelma moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreille Budjettisuunnitelma piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreille 100-vuotisjuhlan toimintaryhmä on laatinut sallitun vuosibudjetin jokaiselle moninkertais- tai yksittäispiirin ja piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorille. Moninkertais- ja yksittäispiirien koordinaattoreille sallittu vuosittainen summa on 600 USD ja piirien koordinaattoreille 250 USD. Saat käyttää nämä varat velvollisuuksiesi täyttöön liittyviin kustannuksiin. Esimerkki: moninkertais- tai yksittäispiirin koordinaattorina sinulle saattaa aiheutua seuraavia kuluja: 100-vuotisjuhlan mainostaminen kokouksissa ja tapahtumissa 100-vuotisjuhlaan liittyvä viestintä lioneille ja muille henkilöille moninkertais- tai yksittäispiirissäsi Koulutuksen järjestäminen piirisi 100-vuotisjuhlan koordinaattoreille Workshopien tai kokousten suunnittelu piirin koordinaattoreille ja muille johtajille 100-vuotisjuhlaan liittyvät matkustus- ja hallinnolliset kulut Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

4 Budjetti Yksinkertaisen budjetin suunnittelulomake
Moninkertais- tai yksittäispiirin koordinaattori hyväksyy piirien suunnitelmat 100-vuotisjuhlan toimintaryhmän jäsen hyväksyy moninkertais- ja yksittäispiirien sekä piirien yhdistetyt suunnitelmat Varat lähetetään kertasummana moninkertais- tai yksittäispiirin rahastonhoitajalle jakamista varten 100-vuotisjuhlan koordinaattoreille on luotu yksinkertainen prosessi, jotta he voivat pyytää ja jakaa budjettivaroja. Jotta varoja voidaan pyytää, koordinaattoreiden on täytettävä yksinkertaisen budjetin suunnitelmalomake ja liittää mukaan lyhyt kuvaus suunnitelmista, jotka liittyvät toimintojen ja kulujen kolmeen osa-alueeseen: Tunnettavuuden lisääminen Lionien kouluttaminen 100-vuotisjuhlan tavoitteiden saavuttaminen helpommin järjestelyjen ja toimintojen avulla Moninkertais- tai yksittäispiirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina olet vastuussa piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden budjettisuunnitelmien keräämisestä ja hyväksymisestä. Oman budjettisi suunnitelmalomakkeen on sisällettävä yksityiskohtaisia tietoja suunnitelmastasi annettavaksi 100-vuotisjuhlan toimintaryhmän jäsenelle sekä luettelo piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreista, joiden budjettipyynnöt olet hyväksynyt. Kaikki varat annetaan kertasummana moninkertais- tai yksittäispiirin rahastonhoitajalle, joka jakaa varat moninkertais- tai yksittäispiirien sekä piirien koordinaattoreille. Summa ei ole sidottu todellisiin kuluihin eikä kuittien kerääminen ja toimittaminen ole tarpeen. Vaikka vuoden 2015–2016 budjettipyynnöt pitikin toimittaa lokakuun loppuun mennessä, tämä prosessi suoritetaan loppuun 100-vuotisjuhlan jokaisen jäljellä olevan vuoden heinäkuussa (kuten 100-vuotisjuhlan moninkertaispiirin koordinaattorin oppaassa on mainittu). Jokainen 100-vuotisjuhlan koordinaattori tulee saamaan yksityiskohtaisia tietoja sähköpostitse. Hiljattain nimitetyt 100-vuotisjuhlan koordinaattorit saavat vielä hakea budjettivaroja vuodelle 2015–2016. Pyynnöt on kuitenkin toimitettava mahdollisimman nopeasti. Pyydä koordinaattoreita lopettamaan asiakirjojen tarkastelu ja tiedustele, onko kenelläkään kysyttävää. Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

5 100-vuotisjuhlan apurahat
Tarkoitettu käytettäväksi julkisen tunnettavuuden lisäämiseen Myönnetään moninkertais- ja yksittäispiireille Korkeintaan USD kullekin yksittäispiirille Korkeintaan USD kullekin moninkertaispiirille, josta korkeintaan kullekin osapiirille 20 %:n paikallinen vastinrahoitus on pakollinen vaatimus Jaa moniste: 100-vuotisjuhlan apurahahakemus Anna osallistujille hetki aikaa lukea tiedot. 100-vuotisjuhlan apuraha luotiin tarjoamaan rahallista tukea moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan toimintoihin ja juhliin, jotka lisäävät lionien palvelun tunnettavuutta paikallisessa yhteisössä. Rahoitus jaetaan hakujärjestyksessä. Apurahaan oikeutettujen projektien on vaikutettava koko moninkertais- tai yksittäispiirin kattaviin yhteisöihin. 100-vuotisjuhlan apuraha sopii hyvin käytettäväksi suuriin paikkakunnan 100-vuotisjuhlan perintöprojekteihin. Yksittäispiirit (eivät osa moninkertaispiiriä) voivat saada korkeintaan USD. Mikään moninkertaispiiri ei ole oikeutettu saamaan enemmän kuin USD eikä kyseisen moninkertaispiirin yksikään osapiiri voi saada enemmän kuin USD.  20 %:n paikallinen vastinrahoitus pyydetyistä varoista on pakollinen vaatimus. Sinä ja kuvernöörineuvoston puheenjohtaja (tai piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattori ja piirikuvernööri, kun kyseessä on yksittäinen piiri) allekirjoittaa ja lähettää hakemukset LCI:n PR-tiimille. 30 päivän kuluessa projektin suorittamisesta on myös toimitettava yksityiskohtainen projektiraportti. Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

6 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportit
Moduuli 2: 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportit (15:00) Pyydä osallistujia ottamaan esille kopiot uusimmista 100-vuotisjuhlan Dashboard-raporteistaan, jotka heitä pyydettiin tuomaan mukanaan. Aamun aikana olemme huomanneet, että tärkeä osa rooliasi moninkertais- tai yksittäispiirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina on pysyä ajan tasalla piirisi koordinaattoreiden tukemista ja mainostamista 100-vuotisjuhlan toiminnoista. Säännöllinen kommunikointi jokaisen piirisi koordinaattorin kanssa takaa, että jokainen edistyy tavoitteidensa saavuttamisessa. 100-vuotisjuhlan raportointipäivät ovat tärkeitä tilaisuuksia käydä ohjattuja keskusteluja 100-vuotisjuhlan ohjelmien tietyistä elementeistä. Välikuukausien aikana voit käyttää 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportteja keskustelunarvoisten, asiaan kuuluvien ja ajankohtaisten tietojen etsimiseen. Nämä raportit ovat myös hyödyllisiä 100-vuotisjuhlan raportointipäiviin valmistautumisessa. Pääset käsiksi raportteihin kirjautumalla MyLCI-sivustolle. Raporttien tiedot päivitetään reaaliajassa ja ne antavat tilannekuvan klubi- ja piirikohtaisesta edistymisestä 100-vuotisjuhlan jokaisella osa-alueella: 100-vuotisjuhlan palveluhaaste: palveltujen henkilöiden lukumäärä ja mihin kampanjoihin liityttiin Uusien mukaan otettujen jäsenten ja uusien sponsoroitujen klubien lukumäärä Paikkakunnan 100-vuotisjuhlan suoritettujen perintöprojektien lukumäärä kaikilla kolmella tasolla Tarkastelemme nyt lähemmin moninkertaispiirin ja piirin näkymiä 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportissa ja pelaamme roolipeliä mahdollisista keskusteluista, joita raporttien sisältämät tiedot saattavat saada aikaan.

7 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportit
100-vuotisjuhlan Dashboard-raportti: Roolileikki Pyydä osanottajia katsomaan Osallistujan käsikirjan sivuja 1–2. Pyydä osallistujia työskentelemään pareissa, tutustumaan yhteen raporttiin ja poimimaan vähintään 3 keskustelunaihetta (joko menestystarinoita tai haasteita), jotka he saattaisivat ottaa esille keskusteluissa piirin koordinaattorin kanssa. Pyydä pareja esittämään moninkertaispiirin ja piirin koordinaattoreiden välinen keskustelu roolileikkinä. Anna pareille 10 minuuttia aikaa keskusteluun. Pyydä muutamaa vapaaehtoista jakamaan joitakin heidän tunnistamiaan keskusteluaiheita ja ratkaisuja tai seuraavia vaiheita. Pyydä osallistujia kertomaan, mikä raportissa on heidän mielestään hyödyllisin esille otettava osa 100-vuotisjuhlaan liittyvissä keskusteluissa piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden ja klubien puheenjohtajien kanssa. Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

8 www.Lions100.org Moduuli 3: Lions100.org-työkalulaatikko (10:00)
on paras paikka päivitysten ja resurssien etsimiseen suunnitellessasi 100-vuotisjuhlan ohjelmia ja kommunikoidessasi niihin liittyviä tietoja lioneille ja muille henkilöille. Tutustu huolella verkkosivuston rakenteeseen ja vieraile sivustolla usein löytääksesi uusia resursseja ja tietoja. Uusia resursseja julkaistaan Lions100.org-sivustolla sitä mukaa kun niitä luodaan, joten tänään käsittelemämme tiedot saattavat muuttua ja sivuston muihin osiin ilmestyy myös lisää tarkasteltavia resursseja. Tarkastelemme tänään pikaisesti työkalulaatikon tärkeimmistä sivuista otettuja ruutukaappauksia. Ohjaajan muistiinpano: Kaikki ruutukaappaukset on otettu marraskuussa 2015. Ohjaa osallistujat Osallistujan käsikirjan sivulle 3, jolla on luettelo Lions100.org-työkalulaatikon kuudesta tärkeimmästä sivusta.

9 Tarkastele kohtia Yleiskatsaus 100-vuotisjuhlaan -osiossa.
Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten?

10 Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan palveluhaaste -osiossa.
Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten?

11 Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan jäsenhaaste -osiossa.
Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten?

12 Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan koordinaattorikeskus -osiossa.
Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten?

13 Tarkastele kohtia Klubin 100-vuotisjuhlan resurssit -osiossa.
Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten?

14 Tarkastele kohtia 100-vuotisjuhlan tiedotus- ja mainoskeskus -osiossa.
Kysy: Onko kukaan käyttänyt näitä vielä? Jos kyllä, niin miten? Kuten huomaatte, Lions100.org tarjoaa käyttöönne laajan työkalu- ja resurssivalikoiman. Kysy: Mitkä muut resurssit, jotka eivät ole vielä käytettävissä Lions100.org-sivustolla, saattavat olla avuksi työskennellessäsi vastuidesi täyttämiseksi? Kirjoita fläppitaululle osallistujien ideoita uusista resursseista.

15 LCI:n tärkeät yhteyshenkilöt
100-vuotisjuhlan palvelutoiminnot 100-vuotisjuhlan jäsentoiminnot 100-vuotisjuhlan perintöprojektit 100-vuotisjuhlan viestintä 100-vuotisjuhlan klubitarvikkeet MyLCI Muut kysymykset Yhteenveto (5:00) Olemme käyttäneet hetken aikaa käytettävissänne olevien resurssien tarkasteluun. Näitä ovat esimerkiksi budjettituki, tietoaineisto sekä PR-resurssit. Eräs toinen teille tärkeä resurssi muodostuu LCI:n henkilökunnan tiimeistä, jotka ovat valmiita vastaamaan kysymyksiinne, auttamaan haasteiden käsittelyssä sekä ohjaamaan teidät niiden resurssien pariin, jotka tarvitsette työtehtävienne suorittamiseksi. Vastuunne moninkertais- tai yksittäispiirin koordinaattoreina vaihtelevat ja ne ovat erittäin tärkeitä, jotta voimme järjestää onnistuneen 100-vuotisjuhlan. LCI:n henkilökunta auttaa teitä maksimoimaan tehokkuutenne. Tämän dian tiedot löytyvät myös moninkertaispiirin 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden oppaan viimeiseltä sivulta. Nämä ovat avainhenkilöiden sähköpostiosoitteita, joihin voitte lähettää kaikki 100-vuotisjuhlaan liittyvät kysymyksenne. Kuten huomaatte, seuraaville ohjelma-alueille on muodostettu erilliset asialle omistautuneet tiimit: 100-vuotisjuhlan palvelutoiminnot 100-vuotisjuhlan jäsentoiminnot Paikkakunnan 100-vuotisjuhlan perintöprojektit 100-vuotisjuhlan viestintä (mukaan lukien kaikki PR-resurssit, kuten videot ja tärkeät tarinat) 100-vuotisjuhlan klubitarvikkeet MyLCI Kaikki muut kysymykset (mukaan lukien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden ehdokkuudet, budjetit ja tuki) Pidä tämä yhteystietoluettelo käsillä, kun jatkat toimintaasi 100-vuotisjuhlan koordinaattorina, ja kerro kaikista ideoistasi ja lisäresurssien tarpeistasi asianmukaiselle henkilökunnan jäsenelle.

16 Istunnon tavoitteet hankkia budjetti- ja apurahatukea
toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella käyttää Lions100-työkalulaatikon resursseja Tarkastelemme nyt tämän istunnon tavoitteita. Nyt sinun pitäisi osata: hankkia budjettitukea kuluillesi moninkertais- tai yksittäispiirin 100-vuotisjuhlan koordinaattorina sekä apurahatukea siihen oikeuttaville moninkertaispiirin tasoisille projekteille toimia 100-vuotisjuhlan Dashboard-raportin tietojen perusteella käyttää Lions100-työkalulaatikon resursseja Kysy: Saavutimmeko tavoitteemme? Vastaa mahdollisiin kysymyksiin. Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus

17 Arviointi Päätä istunto pyytämällä osallistujia täyttämään istunnon arviointilomake. Moninkertais- ja yksittäispiirien 100-vuotisjuhlan koordinaattoreiden koulutus