TURUN YLIOPISTON TOHTORIKOULUTUKSEEN HAKEMINEN SAIMI-JÄRJESTELMÄLLÄ, LOMAKKEEN ESITTELY JA OPINTOPOLKUPOHDINTAA 9.2.2016 Henkilöstösuunnittelija Mika Palasto.

Esitys aiheesta: "TURUN YLIOPISTON TOHTORIKOULUTUKSEEN HAKEMINEN SAIMI-JÄRJESTELMÄLLÄ, LOMAKKEEN ESITTELY JA OPINTOPOLKUPOHDINTAA 9.2.2016 Henkilöstösuunnittelija Mika Palasto."— Esityksen transkriptio:

1 TURUN YLIOPISTON TOHTORIKOULUTUKSEEN HAKEMINEN SAIMI-JÄRJESTELMÄLLÄ, LOMAKKEEN ESITTELY JA OPINTOPOLKUPOHDINTAA 9.2.2016 Henkilöstösuunnittelija Mika Palasto Tutkijakoulukoordinaattori Elise Pinta

2 Esitys Turun yliopiston tohtorikoulutuksen esittely Hakujärjestelmän esittely Tohtorikoulutus ja opintopolku

3 Tohtoriohjelmiin hakeminen Tohtorikoulutus järjestetään tutkijakoulussa (UTUGS) Turun yliopiston tutkijakoulu UTUGS koostuu 16 tohtoriohjelmasta ja kattaa kaikki yliopiston edustamat tieteenalat sekä Turun yliopistoon väitöskirjaansa valmistelevat tohtorikoulutettavat Yliopisto jakaa tohtoriohjelmille rahoitusta tohtorikoulutettavien palkkaamiseen tohtorikoulutettavan nelivuotisiin työsuhteisiin, (palkkapaikat), paikkoja yhteensä lähes 200. Tohtorikoulutettavia yhteensä 1 800 (opinto-oikeuden saaneita) Vuosittain avautuu noin 50 paikkaa (palkkapaikat) Julkinen kansainvälinen haku yhtäaikaisesti koko yliopistossa (yliopiston linjaus) Paikkoja voivat hakea myös ne, joilla ei ole vielä jatko-opinto- oikeutta  Väitöskirjatyöntekijä voi hakea samaan aikaan sekä palkkapaikkaa (tohtorikoulutettavan työsopimussuhteinen tehtävä) että opinto- oikeutta

4 Tohtoriohjelmiin hakeminen, nykytilanne Opinto-oikeuden haku tohtoriohjelmien kautta, osa tohtoriohjelmista ylittää tiedekuntarajat Turun yliopistossa yhteiset hakuajat (UTUGS johtoryhmän suositus ajoista tiedekunnille, hakuja 3 / vuosi ) Opinto-oikeudet alkaneet tiedekunnan valintapäätöksen päivästä alkaen, myös kesken lukukauden. Jatko-opiskelijan ilmoittautuminen ensimmäiselle lukuvuodelle tehty opiskelija- ja hakijapalveluissa automaattisesti kun opiskeluoikeus myönnetty (ei erillistä paikanvahvistus-menettelyä)

5 UTUGS DP LAW (11) Soc& Behav. (15) TSE (14) Phys Chem (12) Mol. LifeSci (16) Math & ICT (16) BGG (13) TKT (23) TuDMM (18) FINDOS (5) DPNurs (5) DRDP (11) JUNO (15) UTULING (8) KEVEKO (8) OPPI (10) UTUGS & 16 TOHTORIOHJELMAA 1.9.2013  - ryhmittely koordinoivan tiedekunnan mukaan Faculty of Education Faculty of Humanities Faculty of Law Faculty of Social Sciences Faculty of Medicine Faculty of Math & Nat Sci Turku School of Economics

6 Tohtoriohjelmiin hakemisen ja seurannan sähköistäminen sekä toimintojen yhtenäistäminen eRekryn käyttöönotto 1.9.2014 lukien Tohtoriohjelmien työsuhteisten tehtävien eli ns. palkkapaikkojen haku on toteutettu vuodesta 2015 eteenpäin eRekryn kautta (syy = kaikkien työsuhteisten tehtävien haku eRekryn kautta) Jatko-opinto-oikeuksien haku on toteutettu pääosin samanaikaisesti palkkapaikkahakujen kanssa eRekry-järjestelmää ei olisi voitu sellaisenaan käyttää opinto-oikeushakuihin  Kehitettiin yhdessä järjestelmätoimittaja Visman (ent. Saima Soft) kanssa eRekry-järjestelmää vastaamaan yliopiston tohtorikoulun / tohtoriohjelmien tarpeita

7 UTUGS HAKU- JA SEURANTAJÄRJESTELMÄN (SAIMI) KUVAUS Kolme lomaketta: Palkkapaikat, Opinto-oikeudet, Seuranta Kaikilla lomakkeilla peruskysymykset/perustiedot, jotka nousevat aina lomakkeelle Kyseessä Monikäyttö-lomake, yhteiskäyttöjärjestelmä, vaihtoehdot: 1) Hakija hakee vain palkkapaikkaa (opinto-oikeus on jo tai opinto- oikeutta haetaan eri aikaan) 2) Hakija hakee palkkapaikkaa ja opinto-oikeutta 3) Hakija hakee opinto-oikeutta 4) Hakija täyttää Seuranta-lomakkeen Lomakkeille luotu välilehdet (Perustiedot, Tavoitetutkinnon tiedot, Toteutussuunnitelma, Opinnot ja seuranta ja Liitteet)

8 Hakulomakkeita on mahdollista räätälöidä 10 lisäkysymyksellä tohtoriohjelmakohtaisesti (16) Tiedot tallentuvat järjestelmään ja järjestelmän käyttäjä hyödyntää aiemmin tallentamiaan tietoja seuraavassa haussa tai seurannassa Hakijoiden ja väitöskirjantekijöiden järjestelmään ilmoittamat tiedot voidaan raportoida ja siirtää exceliin edelleen muokattavaksi (esim. edelleen jatko-opinto- oikeuksien myöntämisen käsittelyä varten tai Opintopolkuun viemistä (.csv) varten) Lomakkeiden ja hakijoiden ilmoittamat tiedot säilyvät UTUGS osion osalta 5 vuotta järjestelmässä JÄRJESTELMÄN (SAIMI) KUVAUS, JATKUU

9 Järjestelmä otettiin käyttöön hakutoiminnallisuuksien osalta (palkkapaikat ja opinto-oikeus) syyskuussa 2015 Hakemuksensa jätti järjestelmän kautta 768 hakijaa Ensimmäinen Seuranta ollut käynnissä ajalla 1.12.2015-15.1.2016 Lomakkeen täyttäneitä yhteensä 1 136 Järjestelmää ollaan jatkokehittämässä saadun palautteen perusteella. Uudet ominaisuudet / toiminnallisuudet tullaan sisällyttämään uuteen versioon keväällä 2016.

10 SAIMIN HYÖDYT UTUGS haut saadaan jatkossakin nousemaan esille yhtenäisinä samalle kanavalle (www-sivusto) Mahdollistaa monipuolisemman toiminnallisuuden kuin esimerkiksi Webropol Mahdollisuus liittää liitteitä tohtoriohjelman haun taakse tai hakijan taakse (esim. muistio 10 MB) Rajatut, mutta joustavat käyttöoikeudet, mahdollistaa mm. ulkopuolisten arvioitsijoiden lisäämisen käyttäjiksi Hakijatietojen raportointi helpottuu ja muuttuu yhteis- mitallisemmaksi Hakijatietojen arkistointi ja käsittely helpottuu

11 SAIMIN HYÖDYT Päätöksistä tiedottaminen hakijoille ja kommunikointi hakijoiden kanssa helpottuu Edistymisen seuranta saadaan yhteismitalliseksi ja toteutetuksi yhteismitallisen järjestelmän kautta Kerran syötettyjen tietojen uudelleenhyödyntämismahdollisuus Ehkä tulevaisuudessa muista yliopistoista riippuen mahdollisuus jättää hakemus myös muiden samaa järjestelmää yliopistojen hakuihin järjestelmän kautta

12 Tohtorikoulutus opintopolkuun, vaihtoehtoja 1)Vastaanottaneiden tiedot opintopolkuun, ei muuta. Onnistuu hallintohenkilötyövoimalla. Täytyy tietää miten henkilöt jaotellaan (koulutusala, tutkinto). Pitääkö tilastointi huomioida jaottelussa? 2)Koulutuskuvaukset ja haku julkaistaan opintopolussa, haku muussa järjestelmässä (esim. Saimi) ja josta paikan vastaanottaneiden tiedot hallintohenkilötyövoimin opintopolkuun. 3) Vaihtoehto 2, valitut viedään opintopolkuun ja opintopolussa tapahtuva sähköinen paikan vastaanotto. 4)Koulutuskuvaukset, haku ja hakeminen opintopolussa. Valintatiedot (hyväksytyt, hylätyt) ja paikan vastaanotto opintopolussa. Ehkä myös ilmoittautuminen.

13 Kysymyksiä opintopolkuun liittyen 1)Onko halua/tarvetta sopia yhteisesti? Esimerkiksi yhteiset hakuaikataulut? 2)Mikä / mitkä tahot toimijoita (yliopistoissa ja valtakunnallisesti)? 3)Missä vetovastuu sopimiselle? 4)Sovittavia asioita Mikä em. vaihtoehdoista vuonna 2016, entä sen jälkeen? Miten koulutukset rakennetaan opintopolun nykyiseen malliin? Onko opintopolkua mahdollisuus kehittää tohtorikoulutuksen tarpeisiin? (aikataulu)

14 TY:n tohtorikoulutus opintopolkuun? Mikä hakukohteeksi? 7 tiedekuntaa 10 eri tutkintonimikettä 16 tohtoriohjelmaa Pääaineita noin 180  tiedekunta + tohtoriohjelma + tutkinto + pääaine => 328 erilaista yhdistelmää Alustava hahmotelma, jos koulutuskuvaus opintopolussa:  tiedekunta + ohjelma + tutkinto* 31 yhdistelmää *opintopolun koulutuskoodien mukaisesti

15 TY:n tohtorikoulutus opintopolkuun? Esimerkiksi: Koulutus*: Lääketutkimuksen tohtoriohjelma, lääketieteen tohtori Opintopolun koulutusala: sosiaali-, terveys- ja liikunta-ala, opintopolun koulutuskoodi: Lääketieteen tohtori Koulutus*: Lääketutkimuksen tohtoriohjelma, filosofian tohtori Opintopolun koulutusala: sosiaali-, terveys- ja liikunta-ala, opintopolun koulutuskoodi: Fil toht. Muu tai tuntematon terveys ja sosiaaliala Suunnitelma tohtorikoulutuksessa opintopolun koulutus = opintopolun hakukohde Oletuksena, että koulutusalalla ja tutkintonimikkeellä on merkitystä, pääaine jätetty pois

16 TY:n tohtorikoulutus opintopolkuun? Jos tohtorikoulutus julkaistaan opintopolussa… Hakijan kannalta hankalaa, jos eri yliopistoissa opintopolun hakukohteiden välillä ei ole vertailtavuutta ja selkeää logiikkaa Miten tohtorikoulutukseen haetaan? (tohtoriohjelmiin, pääaineisiin, tiedekuntiin, tutkijakouluun…) Hakemisen syklit Onko kaikilla hakuajat? Ovatko ne yhtenäiset omassa yliopistossa?