OLENNAISTA PETS- SEMINAARISTA DGE-INFO 2011, KOKKOLA IPDG Hannu Ervamaa, D 1420 27.8.2011 Suomen Rotary © 2011.

Esitys aiheesta: "OLENNAISTA PETS- SEMINAARISTA DGE-INFO 2011, KOKKOLA IPDG Hannu Ervamaa, D 1420 27.8.2011 Suomen Rotary © 2011."— Esityksen transkriptio:

1 OLENNAISTA PETS- SEMINAARISTA DGE-INFO 2011, KOKKOLA IPDG Hannu Ervamaa, D 1420 27.8.2011 Suomen Rotary © 2011

2 Paul Harris 1912: ”If ever a national officer attempts to direct the policy of any club, it will be clear that such officer will have gone too far”

3 Toisaalta.... Rotaryn on oltava paljon enemmän kuin vain harrastustoimintaa! Tavoitetilassa Rotarylla on vahvat klubit, tehokas palvelu ja Rotary on tunnustettu brändi. Rotaryn on erottauduttava muista toimijoista!

4 Olennaista PETS-seminaarin järjestämisestä Tarkoitus ;pakollisuus Ajankohta Ohjelma ;piirineuvottelu Kokouspaikan valinta Järjestelyvastuu, organisointi ja kustannukset

5 Tarkoitus Tarkoituksena on valmentaa tulevia presidenttejä heidän rooliinsa. Jotta presidentti voi hoitaa tehtävänsä hyvin, tulee klubin keskeiset vastuuhenkilöt myöskin valmentaa. Tarkoituksen toteuttaminen edellyttää piirijohdon, erityisesti apulaisgovernorien ja piirikomiteoiden puheenjohtajien, valmentamista ennen PETSiä!

6 Osallistumispakko Voidakseen vastaanottaa presidentin tehtävät on valitun presidentin osallistuttava PETS seminaariin ja piirineuvotteluun. Kuitenkin tuleva Governor voi antaa tulevalle presidentille luvan olla pois seminaarista tai neuvottelusta. Tällöin tulevan presidentin on lähetettävä seminaariin edustajakseen jokin klubin jäsen, jonka velvollisuutena on raportoida hänelle neuvottelusta. Governor voi myöskin järjestää tulevalle presidentille riittävän valmennuksen.

7 Ajankohta ja kokouspaikan valinta Sääntöjen mukaan pidettävä edellisen rotaryvuoden helmi- maaliskuussa. Piirissä 1420 Viron PETS on pidetty helmikuun viimeisenä viikonloppuna (pe-la) ja Suomen PETS maaliskuun ensimmäisenä lauantaina. Kokouspaikan valinta on tärkeä asia! Hyvä kokouspaikka vaikuttaa positiivisesti lopputulokseen. Hinta/laatusuhteeseen kiinnitettävä huomiota.

8 Valmistautuminen PETSiin ja ohjelma DGE:n ja hänen teaminsä on valmistauduttava huolellisesti PETS-koulutukseen. Governor-vuoden tavoitteiden on oltava ”kristallinkirkkaita”ennen PETS-seminaaria. Myöskin toiminnan organisoinnin on oltava valmis hyvissä ajoin ennen seminaaria ja vastuuhenkilöiden, ml AG:t, on tunnettava Governorin tavoitteet! Suosittelen vahvasti piirijohdon valmennusseminaarin pitämistä ennen varsinaista PETSiä.

9 Ole innovatiivinen, ota kehittävä ote asioihin! Apulaisgovernorit ovat avainresurssisi. Presidenttien ja sihteerien on tunnettava apulaisgovernorinsa ja apulaisgovernorin on tunnettava presidenttinsä ja sihteerinsä! Anna apulaisgovernoreille ryhmänsä presidenttien ja sihteerin koulutusvastuuta (perusasiat Rotarysta). Apulaisgovernorien on tunnettava rotaryvuotesi tavoitteet. Piirissä 1420 AG:n tehtäväksi on kirjattu: ”AG vastaa piirinsä klubeista”.

10 Piirijohdon valmennusseminaari, ns pre-PETS Erityisen tärkeä PETSin onnistumisen kannalta. Tarkoituksena on valmistella apulaisgovernorit ja piirikomiteoiden jäsenet ja puheenjohtajat tulevaan toimikauteen ja siten PETSiin! Antaa tulevalle Governorille tilaisuuden motivoida ja rakentaa piirin johtotiimi tukemaan klubeja. Obs: Piirillä tulisi olla useamman vuoden suunnitelma, koska yhdessä vuodessa ei paljon saa aikaan!

11 Teemoita PETS Esimerkki piirin 1420 suunnitelmasta: PETS-koulutuksen 1-osio: AG--alueittain toteutettava koulutus perusasioista. Ennen varsinaista PETS tilaisuutta iltatilaisuutena; tullaan tutuiksi ja on aikaa keskustella pienessä ryhmässä. Varsinainen PETS: Rotary Internationalin ja meidän vuotemme. Teema: Rotariuden monet kasvot; mitä olemme saaneet aikaan. Teema: Miten johdetaan palveluorganisaatiota; ulkopuolisia esiintyjiä. Puolisot kutsutaan PETSiin mukaan!

12 Piirineuvottelu Piirineuvottelu pidetään yleensä PETSin yhteydessä. Luonteeltaan ns. budjettikokous. Osallistujina tulevat presidentit. Kokouksessa esitellään SR:n budjetti ja käsitellään piirin talousarvio, jossa vahvistetaan mm. per capita maksun suuruus. Lisäksi valitaan piirin tilejä tarkastamaan tilintarkastajat ja vahvistetaan taloudenpitoa koskevat yleisohjeet sekä hyväksytään piirijohtosuunnitelma.

13 Järjestelyvastuu ja organisointi Yleensä PETS-järjestelyvastuu on tulevan Governorin klubilla. Projektivastaavan valinta on suoritettava huolellisesti, useinmiten projektinjohtaja on Governorin klubin presidentti, joka aikaisemmin on osallistunut PETSiin. Governor antaa riittävän ”maantiekartan” ja projektivastaava tekee yksityiskohtaisen suunnitelman, johtaa toimintaa ja raportoi Governorille. Järjestettävä niin, että kustannukset ovat kohtuulliset. Laadi palautelomake ja käsittele palautteet Palkitse projektiaktiivit

14

15 Olennaista piirikonferenssista DGE- info, Kokkola, 27.8.2011 IPDG Hannu Ervamaa D 1420

16 Olennaista piirikonferenssista Piirikonferenssi jakaantuu vakiintuneen käytännön mukaan kolmeen osaan: Piirijuhlaan, Governors Balliin ja piirikokoukseen. Usein piirikokous pidetään syksyllä (tilinpäätöskokous) ja juhlat keväällä. Piirissä 1420 piirijuhla- Governors Ball ja piirikokous pidetään syksyllä samana viikonloppuna. Päättäessäsi ajankohtaa katso, ettei se ole ristiriidassa Instituutin tai konvention taikka muiden yleisten juhlien kanssa RI kehottaa piirejä järjestämään piirikonferenssin rotaryvuoden alkupuoliskolla

17 Piirikonferenssin tarkoitus Piirikonferenssi on kaikkien piirin rotareiden yhteinen tilaisuus, jossa tulee kertoa piirin palveluohjelmista ja projekteista kannustaa rotareita sitoutumaan palveluun jakaa rotaryn klubitasoa laajempi visio nauttia unohtumattomasta ystävyydestä antaa mahdollisuus vuorovaikutteiseen keskusteluun Rotaryn johtohenkilöiden kanssa.

18 RI:n Presidentin edustaja RI:n Presidentin edustaja osallistuu pääsääntöisesti jokaiseen piirikonferenssiin. (Vuonna 2010-2011 Governorilla oli valittavana kolme vaihtoehtoa: Itse esittää haluamaansa henkilöä, RI määrää edustajan taikka edustajaa ei ole piirikonferenssissa). Presidentin edustajalle annetaan piirikonferenssissa sama arvojärjestys kuin presidentillekin! Presidentin edustajalle on annettava kaksi puheenvuoroa konferenssissa.

19 Muiden rotarypiirien edustus Vakiintuneen tavan mukaan piirikonferenssissa on kutsuttuna Pohjoismaisten piirien ja Suomen muiden piirien edustaja Sovi Pohjoismaisten piirien edustajasta vastavuoroisesti jo GETSissä Innerwheel piirin edustaja on yleensä myös kutsuttuna

20 Osallistujamäärän kasvattaminen markkinoi aktiivisesti piirikonferenssia erityisesti nuorille jäsenille pidä osallistumiskustannukset mahdollisimman alhaisina ( esim eri maksu piirijuhlaan, Governors Baliin ja vain ”ruokamaksu” päättäjäispäivän tilaisuuteen) järjestä keskusteluryhmiä jäsenten osallistumisen parantamiseksi valitse mielenkiintoinen teema piirijuhlaan ja tunnettu, mielenkiintoinen pääesiintyjä edistä klubien ja piirin projekteja esim infotorilla kunnioita perinteitä, mutta vältä kaikkea byrokratiaa ja jäykkyyttä. järjestä puolisoille mielenkiintoista ohjelmaa

21 Työnjako ja budjetti Valitse huolellisesti projektin vastuuhenkilö. Usein Governorin klubin presidentti, ei kuitenkaan sama henkilö kuin PETS vastaava Laadi piirikonferenssin talousarvio mahdollisimman realistiseksi Laadi ja päivitä piirikonferenssin työ- ja vastuulista Laadi palautelomake ja käsittele palautteet projektiryhmän kanssa Palkitse projektiaktiivit

22 Piirikokous Jokaisen piirin klubin on lähetettävä piirikokoukseen vähintään yksi edustaja. Yli 25 jäsenen klubilla on oikeus yhteen lisävalitsijamieheen jokaista seuraavaa 25 jäsentään tai tämän luvun suurinta osaa kohti. Piirikonferenssissa läsnä olevalla klubin jäsenellä on erilainen äänestysoikeus kuin valitsijamiehellä. Äänioikeus riippuu käsiteltävästä asiasta Tutusta sääntöihin ennen kokousta, ovat komplisoidut.

23 Piirikokouksessa käsiteltävistä asioista: Luonteeltaan ns tilinpäätöskokous Käsitellään ja hyväksytään mm edellisen vuoden toimintakertomus, tilinpäätös, tilintarkastajien lausunto ja talouskomitean lausunto Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille Tuleva Governor esittäytyy Asetetaan Governor-ehdokkaan nimeämiskomitea Valitaan edustajat SR:n varsinaisiin kokouksiin sekä hallitukseen jne

24 Piirikokouksessa jokaisella on tilaisuus ”kantaa kortensa kekoon” ”What can we do, what are you willing to do for Rotary” (Paul Harris 1914).

25 Lyhyesti rotarysta Virossa Viro kuuluu piiriin 1420 Rotaryn varsinainen kasvupotentiaali on Virossa, jossa on yksi Rotary 2800 asukasta kohti (Suomessa piirissä 1420 suhde on 1/570) Virossa on 14 klubia, joissa on yhteensä 480 jäsentä. Koillis- ja itä Virossa ei klubeja ole Klubeissa ei ole naisjäseniä, paitsi Tartu Toome klubissa, jossa on vain naisia. Viron Rotaryn tavoitteet vuoteen 2015 kirjattiin viime rotaryvuonna.