Koulutuksen sisältö 1. Urheilujärjestön arkisto

Esitys aiheesta: "Koulutuksen sisältö 1. Urheilujärjestön arkisto"— Esityksen transkriptio:

1 Koulutuksen sisältö 1. Urheilujärjestön arkisto
Urheilujärjestön arkiston sisältö ja arkiston muodostuminen Asiakirjojen arvon määrittäminen: mitä säilytetään, mitä hävitetään Urheilujärjestön arkistotoimeen vaikuttava lainsäädäntö Arkistointivastuu Säilytystilat ja -välineet Sähköinen arkistointi

2 2. Päätearkistopalvelut: Suomen Urheiluarkisto, maakunta-arkistot ja muut
Mikä on päätearkisto ja miten se toimii? Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi Asiakaspalvelu Asiakirjaluovutukset

3 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Arkisto on: Suunnitelmallisesti kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus, joka syntyy järjestön tai henkilön toiminnasta Arkistonmuodostaja on: järjestö tai henkilö, jonka toiminnasta syntyy asiakirjoja

4 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Järjestön arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka ovat syntyneet sen omasta toiminnasta. Sinne ei kuulu muiden järjestöjen asiakirjat Esineet (viirit, liput, merkit, mitalit ym.) museoon Järjestön omat painotuotteet (jäsentiedotteet, kirjat ja lehdet) 1–2 kpl arkistoon

5 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Järjestön arkistoon kuuluvat asiakirjat: Laadittu omaan käyttöön (pöytäkirjat, toimintakertomukset, tilastot, taseet, tulokset) Laadittu lähetettäväksi ulkopuolisille (tiedotteet, kirjeet, kutsut ja muut) Muilta järjestöiltä tulleet asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä

6 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Arkiston käsittelyperiaatteet: Arkisto säilytettävä omana kokonaisuutena. Siitä ei saa siirtää aineistoja muualle eikä siihen saa liittää muiden järjestöjen/henkilöiden arkistoihin kuuluvia asiakirjoja

7 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Arkiston käsittelyperiaatteet: Arkistoinnin tuloksena syntynyt asiakirjojen järjestys on säilytettävä, eikä tätä järjestystä saa jälkikäteen muuttaa.

8 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Jokaisen järjestön arkisto on ainutkertainen. Sen toiminnasta syntyneitä asiakirjoja ei ole kenelläkään muulla. Muistettava on juridinen ja taloudellinen merkitys. Asiakirjojen todistettavuus, mikä varmentuu niiden allekirjoituksella ja asiallisella laadinnalla. Historiallinen arvo

9 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Järjestön arkiston käyttötarkoitus: Päätösten tarkastaminen Toiminnan suunnittelu Tilastojen laadinta Tilintarkastus ja valvonta

10 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Järjestön arkiston käyttötarkoitus: Yksityisten edut (eläke-, palkka- ja palkkiotiedot, kilpailutulokset) Järjestö-, henkilö- ja paikallishistoriat, artikkelit ja puheet Juhlien, näyttelyiden ja tapahtumien tieto-, malli- ja pohja-aineistona

11 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Arkistoinnin suunnittelu: Asiakirjojen käytettävyys paranee Asiakirjojen määrä vähenee (seulonta) Asiakirjojen sijoittaminen paikoilleen helpottuu

12 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Arkistoinnin suunnittelun lähtökohdat: Suunnittelu perustuu järjestön toimintaan Käydään lävitse järjestön tehtävistä syntyvät asiakirjat ja asiakirjaryhmät Suunnitelmaan uudet, kertyvät asiakirjat Vanhat asiakirjat järjestetään Erityishuomio sähköisiin asiakirjoihin

13 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Valmis suunnitelma sisältää: Asiakirjojen/asiakirjaryhmien tallennustavan ja säilytysajat Arkistointijärjestyksen Arkistointivastuun Säilytysajat työhuoneissa ja siirrot järjestön omaan arkistoon -> päätearkistoon

14 Arkiston sisältö ja sen muodostuminen
Valmis suunnitelma sisältää: Asiakirjojen säilytysajat (pysyvä säilytys, määräaikainen säilytys ja seulonta) Asiakirjojen käyttöoikeudet HUOM! Kaikkien työntekijöiden tulee noudattaa suunnitelmaa ja seuloa turhat asiakirjat pois!

15 Oman järjestön asiakirjat säilytetään
Pöytäkirjat/kokousmuistiot liitteineen Toimintakertomukset ja suunnitelmat Kopiot lähteneistä kirjeistä Puheet, esitelmät, luennot, artikkelit Itse tuotetut tutkimukset, raportit, tilastot Henkilö- ja tulosluettelot Säännöt, yhdistysrekisteriasiakirjat

16 Oman järjestön asiakirjat säilytetään
Organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat Sopimukset Omien juhlien, näyttelyiden, kilpailuiden ja koulutustilaisuuksien asiakirjat Valokuvat Itse tuotetut painotuotteet (jäsentiedotteet, lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset)

17 Oman järjestön asiakirjat säilytetään
Omasta järjestöstä laaditut historiikit Kartat ja piirustukset Lehtileikkeet ja lehtileikekirjat Toimenpiteitä aiheuttaneet saapuneet asiakirjat Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 Kriisiaikojen (sodat) kaikki asiakirjat

18 Mitä hävitetään heti tai määräajan jälkeen?
Saapuneet muiden järjestöjen pöytäkirjat, toimintakertomukset, toimintasuunnitelmat Kierto- tai yleiskirjeet/tiedotteet Lähetekirjeet ilman olennaista tietoa Lyhyet viestit, ilmoitukset Muiden lähettämät mainokset  Näiden arkistointivastuu on asiakirjojen lähettäjillä

19 Mitä hävitetään heti tai määräajan jälkeen?
Järjestön omasta toiminnasta syntyvistä asiakirjoista hävitetään tili- ja pankkitositteet kuusi vuotta tilintarkastuksen jälkeen. Palkkakortit hävitetään 10 vuoden kuluttua. Kaksoiskappaleet asiakirjoista Tilikirjat harkinnan mukaan

20 Miksi ja milloin hävitetään?
Säästää tilaa ja kustannuksia Helpottaa asiakirjojen löytymistä Säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa

21 Miten hävitetään? Säilytysajat jo valmiiksi kansioihin
Suurin osa normaaliin paperikeräykseen Salaiset ja luottamukselliset tiedot, henkilötiedot silputaan Tietokoneiden tallennusvälineet (kovalevyt, levykkeet, cd-levyt, muistitikut) Asiantuntija tyhjää tiedot tai tuhotaan fyysisesti

22 Lainsäädäntö Kirjanpitolaki
Tositteet, kirjanpitomerkinnät voidaan säilyttää sähköisesti kahteen eri tallennusmuotoon. Tietojen muuttumattomuus varmistettava ja tulostettavuus paperille Tasekirjaa on säilytettävä paperimuodossa

23 Lainsäädäntö Kirjanpitokirjat säilytettävä vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Tasekirjat säilytetään pysyvästi

24 Lainsäädäntö Yhdistyslaki Perustamiskirja liitteenä säännöt
Jäsenistä pidettävä luetteloa Pöytäkirjan laatimisohjeet Yhdistyksen nimen kirjoitusohjeet

25 Lainsäädäntö Henkilötietolaki: Tarkoituksena on yksityiselämän ja yksityisyyden suojaus Henkilötietoja ovat: nimi, syntymäaika ja –paikka, henkilötunnus, sukupuoli, uskonto ym. Henkilötunnus ei varsinaisesti arkaluonteinen tieto, mutta sen käsittelyssä noudatettava huolellisuutta. Peitettävä, jos mahdollista. Tieteellistä tutkimusta varten voi luovuttaa.

26 Lainsäädäntö Arkaluontoisia tietoja ovat: rotu tai etninen alkuperä, yhteiskunnallinen/poliittinen tai uskonnollinen vakaumus sekä ammattiliittoon kuuluminen, henkilön terveydentila ym. Arkaluontoiset tiedot hävitettävä heti, kun rekisteri tarpeeton.

27 Arkistointivastuu Urheilujärjestön nimettävä henkilö, joka kantaa vastuun järjestön arkistoinnista. Vastuuhenkilön tehtävänä: Huolehtia asiakirjojen säilyvyydestä ja säilytyspaikasta (arkistohuone) Hankkia arkistokelpoiset välineet Huolehtia asiakirjalainoista Seuloa eli hävittää tarpeeton aineisto Yhteydenpito ja yhteistyö päätearkistoon

28 Säilytystilat ja -välineet
Arkistotilat Varasto-, ullakko- tai kellaritilat kelvottomia. Asiakirjoille arkistohuone, jonne aineisto siirretään työhuoneista. Arkistohuoneen puhtaus tärkeää. Lämpötilasuositus astetta. Suhteellinen kosteus %.

29 Säilytystilat ja -välineet
Arkistohuoneeseen ei irrallisia asiakirjoja, esineitä, kirjoja, toimisto- tai urheilutarvikkeita Arkistohuoneesta ei saa lainata alkuperäisiä asiakirjoja ilman järjestön arkistoinnista vastaavan henkilön lupaa

30 Säilytystilat ja -välineet
Arkistokelpoiset välineet Kaikki pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistokoteloihin. Lisäksi tarvitaan suojalehtiä ja arkistohaarukoita. Tavalliset toimistokansiot tai muut reiälliset pahvikotelot eivät kelpaa.

31 Säilytystilat ja -välineet
Arkistokotelot (6, 8 ja 10 cm) ja voimapaperit: puh (A4 2,5 cm -> 10 cm) Vaippapaperit: Suomen arkistointikonsultit Ky puh Arkistohaarukka: Akro Mats & Matting Oy puh. 09 –

32 Säilytystilat ja -välineet
Asiakirjojen suojaus ja kotelointi: Asiakirjat suojataan suojalehdillä ennen kotelointia. Aineistosta poistetaan muovitaskut, liittimet, teipit ja kuminauhat. Tärkeimmät asiakirjat kuten pöytäkirjat suojalehtien väliin. Suojalehtiin järjestön nimi, asiakirjaryhmän nimi ja vuosiluvut.

33 Säilytystilat ja -välineet
- Lopuksi suojalehdillä erotetut asiakirjat sijoitetaan arkistokoteloon. Arkistokoteloa voidaan säilyttää vaakatasossa, kunnes se on sopivasti täyttynyt, minkä jälkeen kotelo pystyasentoon. Tällöin tilaa säästyy toimistokansioihin verrattuna n %.

34 Säilytystilat ja -välineet
Koteloiden nimiöinti: Koteloiden päätyyn, 10 cm yläreunasta, kirjoitetaan järjestön nimi lyijykynällä. 10 cm alemmaksi asiakirjaryhmän nimi (Luettelot, pöytäkirjat, toimintakertomukset, kirjeenvaihto jne.) Kotelon päädyn alareunaan aineiston rajavuodet (esim. 1997–2000)

35 Mikä on päätearkisto ja miten se toimii?
Päätearkistolla tarkoitetaan laitosta, joka vastaanottaa määräajoin eri järjestöjen arkistoja pysyvään säilytykseen. Päätearkiston palvelut: tilat, järjestäminen/luettelointi ja asiakaspalvelu ovat maksuttomia.

36 Mikä on päätearkisto ja miten se toimii?
Suomen Urheiluarkisto vastaanottaa pääsääntöisesti urheiluseurojen 10 vuotta vanhemmat asiakirjat tai sopimuksen mukaan. Keskusjärjestöiltä, alue- ja piirijärjestöiltä sekä lajiliitoilta edellytetään valmistamia toimenpiteitä ennen luovutusta (seulonta, kotelointi). Lisäksi vastaanotetaan urheilussa vaikuttaneiden henkilöiden arkistoja.

37 Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi
Epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen palauttamista oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä. Työn tekee arkistoalan koulutuksen saanut henkilö.

38 Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi
Arkiston järjestämisen eri vaiheet: Selvitetään järjestön tehtävät ja organisaatio Inventoidaan ja tutustutaan järjestettävään aineistoon Erotetaan arkistonmuodostajat Poistetaan asiakirjoihin kuulumattomat esineet, asiakirjakopiot ja kaksoiskappaleet

39 Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi
5. Hävitetään vanha tiliaineisto 6. Hankitaan tarvittavat välineet 7. Ryhmitellään asiakirjat sarjoihin (luettelot, pöytäkirjat, kirjeistö, tiliasiakirjat, sisällön mukaan järjestetyt, kartat ja piirustukset, tilastot, muistiot ja painotuotteet)

40 Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi
8. Suojataan asiakirjat suojapapereilla, nimetään suojapaperit, koteloidaan ne ja nimiöidään arkistokotelot 9. Pidetään työn aikana konseptiluetteloa järjestettävistä asiakirjoista 10. Laaditaan arkistoluettelo

41 Asiakaspalvelut Suomen Urheiluarkisto vastaanottaa, järjestää ja luetteloi aineistot sekä siirtää arkistoluettelon nettisivuilleen. Urheiluarkisto palvelee asiakkaita Olympiastadionilla arkisin klo 8.00– Arkiston henkilökunta tekee maksullisia tiedonhakuja. Arkistoja kaukolainataan myös maakunta-arkistoihin ja sopimuksen mukaan kaupunkien arkistoihin.

42 Asiakirjaluovutukset
Järjestön edut arkistonsa siirrosta päätearkistoon: - Saadaan uudelle aineistolle säilytystilaa Vanhat asiakirjat turvassa tulelta, pölyltä, auringon valolta ja kosteudelta Arkiston käyttöä valvotaan ammattimaisesti Tiedot löytyvät nopeasti järjestetystä ja luetteloidusta arkistosta Järjestön tunnettavuus kasvaa

43 Asiakirjaluovutukset
Ennen arkistoluovutusta: Ota aina yhteys Urheiluarkiston henkilökuntaan, joka arvioi aineiston luovutustarpeen ja luovutuspaikan (vaihtoehtoina lähin maakunta-arkisto tai muu arkisto) sekä pyytää tarvittavat tiedot luovutettavasta arkistosta.

44 Asiakirjaluovutukset
Luovutettavat asiakirjat: pöytäkirjat liitteineen, toimintakertomukset lähteneet ja saapuneet kirjeet sekä tiedotteet talouteen liittyviä asiakirjoja, ei tilitositteita, ei tilikirjoja henkilö-, tulos- ja muut luettelot kilpailu- ja juhla-aineistot Säännöt, sopimukset ja yhdistysrekisteriasiakirjat itse tuotetut painotuotteet (historiikit, vuosikirjat, kalenterit, lehdet, lehtileikekokoelmat, mainokset, esitteet…)

45 Asiakirjaluovutukset
Suomen Urheiluarkisto (09) Arkistonhoitaja/osastonjohtaja Heli Yrjänäinen Erikoistutkija Ossi Viita

46 Asiakirjaluovutukset
Maakunta-arkistot (Hämeenlinna, Joensuu, Jyväskylän, Mikkeli, Oulu, Turku, Vaasa) Yksityiset keskusarkistot (Suomen Urheiluarkisto ja 11 muuta) Kunnalliset arkistot