Opintojaksopalautejärjestelmän käyttöohje koulutuspäälliköille ja opettajille 230413 Pia Koiso-Kanttila.

Esitys aiheesta: "Opintojaksopalautejärjestelmän käyttöohje koulutuspäälliköille ja opettajille 230413 Pia Koiso-Kanttila."— Esityksen transkriptio:

1 Opintojaksopalautejärjestelmän käyttöohje koulutuspäälliköille ja opettajille
230413 Pia Koiso-Kanttila

2 Mikä opintojaksopalautejärjestelmä on
Metropolian opiskelijoilla on oikeus antaa palautetta jokaiselta opiskelemaltaan opintojaksolta Palautteen antaminen ei ole opiskelijalle pakollista, mutta hänellä on aina oikeus palautteen antamiseen. Palautetta halutaan kaikilta jaksolle osallistuneilta mahdollisimmat laajalti. Opettajan tulee kannustaa opiskelijoita palautteen antamiseen. Opintojaksopalautejärjestelmän (OJP) avulla kerätään opiskelijoilta opintojaksokohtaista palautetta yhdellä sähköisellä palautelomakkeella yhtenäisen käytännön mukaisesti. Yhteisellä kyselyllä kerätään samanaikaisesti palautetta sekä opettajalle, koulutusohjelmalle, klusterille sekä amk-tasolle. Tämä ohje opastaa opintopalautejärjestelmän konkreettista käyttöä. Opintojaksopalautejärjestelmä toimii PEPISSÄ ! 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

3 Opintojaksopalautejärjestelmän kysymykset
Palautelomakkeella ovat valmiina sekä ammattikorkeakoulun että klustereiden omat kysymykset. Näitä on yhteensä maksimissaan seitsemän. Koulutuspäällikkö vie lukuvuoden alussa koulutusohjelman kysymykset järjestelmään ennen kyselyjen käynnistymistä. Koulutusohjelmakohtaisia kysymyksiä voidaan myös kohdentaa vain tietyille opintojaksoille. Opettaja vie järjestelmään omat kysymyksensä edellä mainittujen kysymysten lisäksi. Hän voi hyödyntää myös kysymysvarastoa. Mikäli opettaja ei laadi omia kysymyksiä, palautelomake sisältää edellä mainitut yhteiset kysymykset. Palautekysymykset hoituvat opettajan työpöydältä. Opintojakson kysymykset tallennetaan viimeistään viikkoa ennen jakson päättymispäivää, mutta kaikki voidaan hoitaa myös etukäteen esimerkiksi lukukauden alussa. Opintojakson päättymispäivä on tarkennettava Toteutussuunnittelu > Resurssit ja ajoitus -välilehdellä merkityn toteutusajan päättymispäivän mukaan. Jos jaksolla on useita opettajia, he laativat yhteiset opintojakson kysymykset 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2 3 3

4 Miten koulutuspäällikkö vie kysymykset ojp-järjestelmään
Koulutuspäällikkö valitsee Pepistä oman koulutusohjelmansa tai Tuubin etusivun yhteisistä työkaluista löytyy ’OJP koulutusohjelma’, josta pääsee järjestelmään ja valitsemaan listauksesta oman /omat koulutusohjelmansa Valitse oma koulutusohjelma pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2 9 April 2017

5 Miten koulutuspäällikkö…
Tarkista yhteiset amk-tason kysymykset Anna kysymyssarjalle nimi > Lisää Kysymyssarja ilmestyy tänne. Muokkaa valikosta pääset lisäämään kysymykset Yksi kysymyssarja voidaan valita OLETUKSEKSI, joka näkyy automaattisesti kaikkien ko:n toteutusten kyselylomakkeissa. Voit luoda ja valita eri kysymyssarjat toteutuksille, joille OLETUS-sarja ei sovi, esim. harjoittelu, opinnäytetyö jne., tai joita muuten haluat seurata eri kysymyksin. Nämä valitaan ’Koulutusohjelman opinnot’ välilehdeltä 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

6 Koulutuspäällikkö ohjaa opettajakohtaista palautteen keruuta Pepissä
Vastuuyksikkö (=organisaatioyksikkö) valikoituu Toteutussuunnittelu –välilehdelle automaattisesti käyttäjän mukaan. Tämä yksikkö tarjoaa opetuksen. Koulutusohjelmaksi merkitään se tai ne, joiden opiskelijoille toteutus järjestetään. Palautelomakkeelle ilmestyvät vastuuyksikön palautekysymykset, jos opiskelijoita tulee useammasta koulutusohjelmasta. Samalta sivulta vaihdetaan toteutuksen kieli, jos se ei ole suomi. Tämä ohjaa sitä, millä kielellä palautekysymykset ovat kyselylomakkeella. Opetuksen suunnitteluvaiheessa nimetään toteutuksen opettaja ’Resurssit ja ajoitus’ –välilehdellä. Tämä kohta valikoi opettajat, joiden opetuksesta pyydetään palautetta. On siksi tärkeää, että muilla kuin opetustyötä tekevillä henkilöillä ei ole opettajan roolia. Jos he ovat mukana toteutuksella, heidän roolikseen on merkittävä ’ylläpitäjä’. Opintojakson päättymispäivämäärä ohjaa palautteen käynnistymistä. Siksi sen on oltava mahdollisimman lähellä todellista päättymispäivää. Opettajien tulee huolehtia ja tarkentaa opintojakson päättymisajankohta, jotta kysely aktivoituu opiskelijoille oikeaan aikaan. Opettaja voi tarkentaa sitä perioidin sisällä. Jos päättymispäivää pitää siirtää periodin ulkopuolelle, tämä vaatii koulutuspäällikön käyttäjäoikeuksia. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

7 Kalvosarjan tekijän nimi
vastuuyksikkö ja opetuskieli Vastuuyksikkö tulee tänne automaattisesti kirjautujan mukaan. Vastuuyksikkö on koulutuksen tarjoava organisaatioyksikkö Tarkista toteutuksen kieli niin palautekysymyksetkin tulevat oikealla kielellä. Tämä edellyttää, että koulutusohjelman ja opettajan kysymykset on myös käännetty Koulutusohjelmaksi kirjataan se koulutusohjelma, jonka opiskelijoille opetusta tarjotaan. Näitä voi olla yksi tai useampia tai nolla, jos sitä tarjotaan kaikille valinnaisena tai avoimena Kalvosarjan tekijän nimi

8 Kalvosarjan tekijän nimi
opettajat ja toteutuksen ajankohta Tähän merkitään vain toteutuksella opettavat henkilöt. Palautelomakkeessa pyydetään heitä koskevaa palautetta. Muut toteutuksella mahdollisesti mukana olevat henkilöt laitetaan ’Ylläpitäjä’ sarakkeeseen. Toteutuksen päättymispäivä aktivoi palautelomakkeen viikkoa ennen jakson päättymistä Kalvosarjan tekijän nimi

9 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2
Miten opettaja toimii Opettajan työpöydältä Pepin kansilehdeltä löytyvät meneillään olevat toteutukset, joista klikkaamalla pääsee työstämään toteutuksen tietoja ja laatimaan palautekysymyksiä ’opintojaksopalaute’ –välilehdellä. Kysymykset voi tehdä valmiiksi myös tuleville toteutuksille. Opintojaksopalautejärjestelmän portlettia seuraamalla tietää onko toteutusten kysymykset vielä laittamatta, onko palautetta tullut sekä vielä keskeneräinen, opiskelijoille lähdössä oleva, palautteen palaute. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

10 Opintojaksopalaute -välilehti
Opettajan kysymykset laaditaan täällä ja viedään lomakkeelle 1. Katso yhteiset kysymykset, jotka ovat valmiina lomakkeella > ’Näytä palautelomake’ 2.Valitse kysymystyyppi> väittämä tai avoin kysymys 3. Kirjoita kysymys sille varattuun tilaan (max 5kpl). Voit halutessasi hyödyntää myös kysymyspankkia, ottaa kysymyksiä omista tai aikaisemmista kyselylomakkeista. Käyttämäsi kysymykset ovat tallessa ’omissa’ kysymyksissä Jos opetuskieli on englanti, tee kysymykset englanniksi. On myös hyvä tarkistaa, että opetuskieleksi on valittu sama kieli. jatkuu.. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

11 Opintojaksopalaute -välilehti
Mikäli toteutuksella on useita opettajia, he laativat opettajan palautekysymykset yhdessä. Jokaisen opettajan on annettava hyväksyntänsä sille, että näiden kysymysten avoimet vastaukset ja perustelut saa näyttää muille toteutuksella mukana olleille opettajille. Jokaisen heistä on tämä hyväksyttävä, jotta avoimet palautteet näkyvät. Esimies näkee muut avoimet palautteet, mutta opettajan kysymykset on tarkoitettu vain opetajalle/opettajille Tarkista aika, jolloin palautetta voi antaa. Korjaus tehdään ’Resurssit ja ajoitus’ välilehdellä tarkistamalla jakson päättymispäivä. Palauteaika alkaa viikkoa ennen ko. päivää. Kysymykset lukkiutuvat, kun ensimmäinen opiskelija on vastannut. Sen jälkeen muutokset kysymyksiin eivät ole mahdollisia. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

12 Palauteraportti opettajalle
Vastauksista näkyvät kysymyksittäin vastaajamäärä, keskiarvo ja hajonta, joka on kuvattu värein. Vastaaja voi nyt kirjata kuhunkin väittämään myös perustelun. Nämä tulevat näkyviin väittämäkohtaisesti liitettynä annettuun arvioon. Avoimeen kenttään annetut vastaukset kirjautuvat lomakkeen loppuun Koulutusohjelma- ja klusteritasoisia yhteenvetotuloksia pääset katsomaan Raportointi palkin alta valitsemalla Opintojaksopalautekansion. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

13 Opettajan palaute opiskelijoille
Palauteraportin alareunassa on kohta, johon kirjoittamalla opettajalla on mahdollisuus antaa opiskelijoille palautetta palautteesta, tuoda esiin kehittämisideoitaan, kertoa mahdollisista uudistuksista, tuoda esiin perusteluja omille valinnoille ja toimenpiteille jne. Jos jaksolla on ollut useita opettajia, palautteen voi aloittaa kuka tahansa opettajista ja he kaikki näkevät tekstin ennen julkaisemista portletissaan ’Keskeneräinen opettajan palaute’ ja voivat sitä täydentää. Vasta julkaisun jälkeen opiskelijat näkevät sen Opettajan palaute arkistoituu myös työtilaan, josta se on löydettävissä Opiskelijat arvostavat opettajien antamaa palautetta. Näin he näkevät, että palautteen antaminen kannattaa ja sillä on merkitystä. Samalla luomme Metropoliaan vuorovaikutteista palauteilmapiiriä, joka on meidän kaikkien yhteinen etu ja kehittämisen työkalu. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

14 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu
Opettaja Opettaja näkee sekä saamansa palautteet että itse kirjaamansa vastapalautteet opintojakson työtilasta, jonne ne arkistoituvat työtilan mukana. Työtila arkistoituu 90 vrk:n kuluttua opintojakson päättymispäivästä. Työtilasta löytyy myös avoin kenttä, jonka kautta opiskelijat voivat lähettää sähköpostilla palautetta opettajalle opintojakson aikana. Tämä palaute ei tallennu mihinkään ja menee vain opettajalle. Tämä ei korvaa varsinaista opintojaksopalautetta. 4/9/2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu

15 Kuinka opiskelija toimii
Opiskelijalla on Tuubin kansilehdellä opintojaksopalaute-portletti oikeassa reunassa työtilojen alapuolella Siihen tulee ilmoitus, kun opintojakso on päättymässä ja palautteen antaminen on mahdollista. Opiskelija pääsee tästä vastaamaan. Jos lomake avataan, mutta siihen ei heti vastata, se löytyy kyseisen opintojakson työtilasta ensimmäiseltä sivulta. Vastausaika alkaa viikkoa ennen jakson päättymistä ja jatkuu 4 viikkoa päättymisestä (tarkista päivämäärä) Opettajan antamat kommentit annettuihin palautteisiin löytyvät samasta portletista 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

16 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2
Opiskelija saa täytettäväkseen lomakkeen, josta löytyvät amkin yhteiset, oman klusterin, oman koulutusohjelman sekä opettajan omat kysymykset. Opiskelijan lomakkeessa nämä eivät näy erillisinä osa-alueina. Jokaiseen väittämään voi myös antaa perustelun. Lisäksi kyselylomakkeella on mahdollisuus antaa avointa palautetta. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

17 Tietojen raportointi Opettaja näkee kaikkien kysymysten vastaukset omista toteutuksistaan. Opintojaksokohtainen palaute avautuu neljä viikkoa opintojakson päättymisestä tutkintosäännön mukaisen arviointiajan ja vastausajan päätyttyä. Vain opettaja näkee omiin kysymyksiinsä annetut vastukset. Kun toteutuksella on useita opettajia, he laativat ns. opettaja-kohtaiset kysymykset yhdessä. He näkevät jaksolle annetut avoimet palautteet vain, mikäli jokainen heistä on antanut tähän suostumuksensa ’opintojaksopalaute’ välilehdellä. Tämä ei kuitenkaan oikeuta näkemään opettajakohtaisesti pyydettyä palautetta, jotka kukin näkee vain itse. Palautteista tulee tieto opettajan työpöydän OJP-portlettiin ja ne löytyvät Raportit merkin alta. Jaksokohtainen palaute on myös opintojakson työtilassa, jossa ne säilyvät ja arkistoituvat työtilan mukana.

18 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2
Tietojen raportoinnin periaatteet ovat Koulutuspäällikkö näkee kaikki koulutusohjelman palautteet toteutuskohtaisesti lukuun ottamatta opettajan omiin kysymyksiin annettuja vastauksia. Klusterinjohtaja ja amkn johto saavat palautteet koulutusohjelman keskiarvoina. Sama tieto on avointa kaikille ja ne julkaistaan Tuubissa lukukausittain ’Raporit ja tilastot -sivuilla. Johtajilla on esimiehinä oikeus myös yksityiskohtaisempaan palautteiden lukemiseen. Tämä ei kuitenkaan koske opettajan omia kysymyksiä. Tietojen raportointi tapahtuu Pepistä Raportit –välilehdeltä > opintojaksopalaute. Kohdennetut raportit avautuvat vain esimiehille, yhteenvedot avautuvat kaikille. Esimiehet pääsevät niihin myös suoraan Tuubin kansilehdeltä> Sisäverkon työkalut> OPJ- raportit esimiehille 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

19 Mahdollisia ongelmatilanteita
Jos opettajan portlettiin Opettajan työpöydälle ei ilmesty opintojakson nimeä muistuttamaan kysymysten laatimisesta tai Opintojakson nimi ilmestyy väärään aikaan jakson ehkä jo ajat sitten päätyttyä Jos kysymyksiä ei ole laadittu etukäteen eikä muistutusta tule jakson puolivälissä, opintojakson päättymispäivä on merkitty epätarkasti. Päivämäärä vaikuttaa opiskelijoiden palautekyselyn aktivoitumiseen. Tämä tapahtuu viikkoa ennen jakson merkittyä päättymispäivää. Siihen saakka opettaja voi muokata kysymyksiään. Huomaa myös, että ojp-järjestelmä edellyttää, että opettaja on hyväksynyt opiskelijat toteutukselle Winhassa. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

20 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2
Mahdollisia ongelmia… 1.Palaute näkyy henkilöille, joille se ei ole tarkoitettu 2.Palautetta pyydetään väärän opettajan opetuksesta, joka ei ole opettanut koko opintojaksolla 3.Opettaja ei näe saamaansa palautetta > 1.ja 2. opettaja(i)lle ja muille toteutuksen toimijoille on valittu väärä rooli toteutussuunnittelun yhteydessä. Opettaja on opettaja, muut henkilöt ovat ’ylläpitäjiä’. Ks. sivu 7! > 3. Opettajalla ei ole teacher-roolia HR-järjestelmässä tai toteutuksen rooli on väärin Opintojaksopalautejärjestelmän toimivuuden kannalta on tärkeää toimia kaikkien opetuksen suunnittelujärjestelmien ohjeiden mukaisesti 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

21 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2
Mahdollisia ongelmia .. Lomakkeella eivät näy koulutusohjelman ja klusterin kysymykset / vastaukset Yksikkötieto puuttuu eli ’Toteutukset’ välilehdellä on valittava ryhmän yksikkö ja koulutusohjelma. Ryhmillä on oltava koulutusohjelma. Jos tieto puuttuu, eivät kysymykset näy. Jos toteutuksella on monta ryhmää ja opiskelijat ovat eri koulutusohjelmista, ei ko- ja klusterikysymyksiä näy koskaan. Vapaasti valittavissa opinnoissa ei näy ko- ja klusterikysymyksiä 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

22 Palautteen antamisen hyödyt
Jatkuva palautteen antaminen parantaa opetuksen ja muun toiminnan tasoa Kehittäminen tapahtuu niin, että opiskelijoiden tärkeinä pitämät ajatukset tulevat huomioiduiksi Palautteiden pohjalta luodaan uusia toimintatapoja Luodaan toimintakulttuuria, jossa rakentava dialogi eri toimijoiden kesken mahdollistuu ja Opitaan arvostamaan toisten näkemyksiä ja ottamaan niitä huomioon Kannusta opiskelijoita antamaan palautetta ja reflektoimaan omaa oppimistaan osana opintojaksoa. Opettajana tuet tätä omalta osaltasi kommentoimalla saamaasi palautetta. Tähän myös ojp-järjestelmä suo sinulle mahdollisuuden. 9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2

23 On etuoikeus saada palautetta
9 April 2017 pkk /Metropolia Ammattikorkeakoulu/2