SÄHKÖINEN TILINTARKASTUS

Esitys aiheesta: "SÄHKÖINEN TILINTARKASTUS"— Esityksen transkriptio:

1 SÄHKÖINEN TILINTARKASTUS
Esittäjä: Martti From Tilaisuus: Verkkolaskufoorumin syysseminaari 2018 Pvm: 14. marraskuuta 2018

2 AGENDA ARKISTO JA TEKOÄLY JÄRJESTELMÄINTEGRAATIOT
SÄHKÖINEN TILINTARKASTUS

3 PAGERO MAAILMANLAAJUINEN TAVOITETTAVUUS 250 TYÖNTEKIJÄÄ
Teemme sähköisestä kaupankäynnistä helppoa. Pagero on yhteys kansainväliseen liiketoimintaverkostoon, jonka avulla voit helposti ja nopeasti automatisoida yrityksesi hankinnasta maksuun ja tilauksesta kassaan -prosessit ja näin sujuvoittaa kaupankäyntiä ympäri maailmaa.   Asiakkaat Toimistot MAAILMANLAAJUINEN TAVOITETTAVUUS 250 TYÖNTEKIJÄÄ 2,5 MILJ. YRITYKSEN VERKOSTO LV N. EUR 27M 2017

4 TAUSTAANI MARTTI FROM, Account Director +358-408 271 018
Yli 32 vuoden kokemus erilaisten yritysten johtamisesta sekä vankka kokemus niin tuloksenteosta kuin ICT tarpeista eri näkökulmista. Noin 15v eri yhtiöissä johtajana, ostamassa järjestelmiä ja ICT-palveluita mm. Suomen PT tytäryhtiöissä (Suomen Postin ja Telen omistajayhtiö). Ostamisen haasteet ja tarpeet sekä kehitys. Noin 8v ICT-sektorilla ja ERP-toiminnanohjausjärjestelmä yhtiössä johtajana, myymässä ja kehittämässä järjestelmiä sekä ICT palveluita. Myymisen ja kehittämisen haasteet, tarpeet sekä kehitys. Noin 4v TIEKEssä (Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus Ry) ”helikopterista” koko Suomen kehitys ICT asioissa. Ministeriöiden ja julkishallinnon vastuut tehtävinä sekä TIEKE eri business alueista huolehtiminen. Valtiohallinnon ja yritysten tilanteet Suomen mittakaavassa, haasteet ja tarpeet valtakunnan tasolla sekä kehitys. Noin 7v Pagerolla, kansainvälinen iso sanomaoperaattori, operaattorin haasteet ja tarpeet sekä kehitys. LUOTTOTEHTÄVÄT TIEKE VERKKOLASKUFOORUMI V LÄHTIEN OHJAUSRYHMÄN JÄSEN RYHMÄN PJ OHJELMISTOTALORYHMÄ JÄSEN RYHMÄN PJ 2004–2007 JA 2015- OPERAATTORIRYHMÄ JÄSEN 2011– RYHMÄN PJ 2013 – 2014 EU MULTISTAKE FORUM, EU Komission alainen 2015 lähtien.

5 ARKISTO JA TEKOÄLY ÄLYKÄSTÄ ARKISTOINTIA KÄYTTÄJÄHALLINTA JA OIKEUDET
GDPR TIEDON HAKEMINEN JA KÄSITTELY RAPORTOINTI JA BI

6 ÄLYKÄSTÄ ARKISTOINTIA
Arkistointi johon omien järjestelmien lisäksi voi hakea tietoa ulkopuolisista lähteistä Järjestelmien tietojen harmonisointi yhdenvertaisiksi Tietolähde tekoälylle Laajat tiedon hakumahdollisuudet Tieto arkistoidaan mahdollisimman laajasti numeeriseen muotoon rajapintojen, ohjelmistojen omien vientiohjelmien tai suorien tietokantaintegraatioiden kautta suoraan arkistoon palvelimelle Jokaiselle ERP järjestelmälle katsotaan järkevin tapa materiaalin arkistoinnille yleensä järjestelmätoimittajan kanssa Tieto kerätään xml-dokumentteina ja niihin linkitetään liittyvät tulosteet ja dokumentit esim. Laskun kuvat ja niiden liitteet Kuitit Kuvattomissa tapauksissa tulosteet Crystal Reports –ohjelmalla yhdessä sovitulle tulostepohjalle Arkiston tietokannat sijaitsevat Suomessa

7 KÄYTTÄJÄHALLINTA JA OIKEUDET
Arkiston käyttäjähallinnassa asiakkaan nimetty pääkäyttäjä pystyy hallinnoimaan käyttäjätunnuksia itse Pääkäyttäjien tunnukset luodaan tällä hetkellä toimittajan puolesta Käyttäjätunnusten hallinta muihin käyttäjärooleihin voidaan antaa asiakkaan pääkäyttäjille Tarvittavat käyttäjäroolit ja niiden oikeustasot yrityksistä rivitasolle määritellään käyttöönoton yhteydessä Tilintarkastajilla ja halutuilla käyttäjillä on kommentointioikeus arkistossa Huomioita ja kommentteja tositteille tai laskuille Kommentit eivät koskaan poistu järjestelmästä, mutta voidaan yliviivata, kun huomio on käsitelty

8 GDPR GDPR-lokittaminen asiakkaan järjestelmästä
GDPR-logs ohjelma asennetaan asiakkaan SQL-palvelimen tai -palvelinten yhteyteen Käyttöönoton yhteydessä valitaan lokitettava tietokantatieto Lokit syntyvät talteen omina tietokantatauluinaan arkiston palvelimelle Lokien tarkasteluun voidaan toimittaa tarvittavat seurantanäkymät ja raportointityökalut GDPR-lokituksen avulla voi: Nähdä mitä tietoa on lisätty, muutettu tai poistettu Nähdä mitä hakuja tietoihin on tehty Nähdä millä käyttäjätunnuksella, mistä työasemasta ja millä ohjelmalla tietoja on käsitelty tai katsottu Etsiä erilaisilla hakuehdoilla esim. ”Matti Meikäläinen” ja luoda lista mistä tietueista tieto löytyy Lokittaa tapahtumia myös manuaalisesti

9 TIEDON KÄSITTELY JA VÄLITTÄMINEN
Arkisto kykenee yhdistelemään asiakkaan tietoja tilanteissa, joissa asiakkaan oma järjestelmä ei tähän kykene Arkisto on kykeneväinen yhdistämään esim. myyntilaskun kirjanpidon tositteelle Mahdollistaa niin sanotun audit trailin aikaan saamisen kirjanpidon, ostoreskontran ja myyntireskontran välille. Mahdollistaa ”porautumisen” myyntilaskulta tai ostolaskulta suoraan kyseiselle kirjanpidon tositteelle. Arkistosta voidaan viedä tietoa eteenpäin muihin järjestelmiin. Tiedon ollessa arkistossa standardoidussa muodossa riittää tähän yksi liittymä. Business Intelligence, raportointi tai muun tyyppinen arkisto.

10 RAPORTOINTI JA BI Tuottaa lukuraportteja, vaatii graafiseen raportointiin ulkopuolisen työkalun. Tuotamme myös omia työkaluja datan muokkaamiselle ja siihen pohjautuvalle analytiikalle Rajapinta Microsoftin Power BI järjestelmään. Ulkopuolinen raportointijärjestelmä mahdollistaa hyvin laajamittaisen analytiikan datan osalta. Asiakkaan omia raportteja voidaan ladata arkistoon esittämistä varten. Esim. tuloslaskelmia voi olla vaikka monta erilaista ja arkisto tarjoaa asiakkaalle hakutyökalut juuri oikean tuloslaskelman löytämiselle silloin kun sitä tarvitaan. On kuitenkin tärkeää, että tuloslaskelma on juuri asiakkaan oman järjestelmän muodostama, että se vastaa juuri asiakkaan omaa tuloslaskelmaa.

11 JÄRJESTELMÄINTEGRAATIOT
KESKEISET HYÖDYT TURVALLISUUS JA TEHOKKUUS

12 KESKEISET HYÖDYT Tehostaa arkistointiin liittyvää toimintaa
Säästää merkittävästi mm. tila-, materiaali- ja henkilötyökustannuksia Nopeuttaa ja helpottaa kirjanpitoaineiston hakua sekä asiakirjojen käsittelyä Parantaa ja nopeuttaa kirjanpitäjän, tilitoimiston ja tilintarkastajan yhteydenpitoa Helpottaa tilintarkastusta Mahdollistaa oikeille henkilöille arkistoon pääsyn mistä ja milloin tahansa GDPR-tietosuoja-asetus sisäänrakennettuna

13 TALOUSHALLINTA- JA ERP-JÄRJESTELMÄT
KÄYTTÖLIITTYMÄT TIETOKONEESTA MOBIILIIN HELPPO INTEGROITAVUUS JA TIETOJEN TUONTI MUIHIN JÄRJESTELMIIN BUSINESS INTELLIGENCE TILITOIMISTO, OMISTAJAT, MUU TARVITTAVA TAHO

14 TURVALLINEN JA TEHOKAS
Palvelu täyttää kirjanpitolain ja henkilötietolainsäädännön vaatimukset sekä tuottaa GDPR:n mukaiset seurannat ja raportoinnit kaikista siihen integroitavista järjestelmistä Tiedot siirtyvät ajastetusti asiakkaan palvelimelta Suomessa sijaitsevaan valvottuun ja tietoturvalliseen konesaliin Palvelu on suojattu käyttäjäkohtaisella tunnuksella ja salasanalla Tietojen selaaminen tapahtuu SSL-suojatun sivuston kautta Arkistossa olevaa tietoa ei voi muuttaa​ Asiakas pystyy itse muokkaamaan palvelun tunnuksia ja luomaan uusia Tarvittaessa arkisto on helposti kopioitavissa asiakkaan omalle palvelimelle

15 SÄHKÖINEN TILINTARKASTUS
SÄHKÖINEN TILINTARKASTUS JA STANDARDOITU DATA TOSITEHAKU JA TOSITTEIDEN KIRJANPIDON TILIVIENNIT

16 SÄHKÖINEN TILINTARKASTUS
Tiedot tulevat automaattisesti ajastetusti vaikka kerran päivässä eri järjestelmistä arkistoon Tilintarkastajan tulee opetella vain arkiston käyttäminen ja kykenee tekemään tilintarkastuksen kaikista yrityksen taloushallinnon järjestelmistä Eri järjestelmistä tuleva data konvertoituu standardi muotoiseksi dataksi Mahdollistaa tilintarkastuksen laite ja paikka riippumattomasti Audittrail aukoton järjestelmästä tai järjestelmistä arkistoon Tilintarkastajan helppo integroida jonkin oma järjestelmä arkistoon ja saa standardi muotoista dataa arkistosta Laajat raportti mahdollisuudet indeksoiduilla kyselyillä, Tilintarkastajan helppo luoda raporttia esim. tämän hetken tilanteesta

17 TILINTARKASTUKSEN HELPOTTAMINEN, STANDARDOITU DATA KAIKISTA JÄRJESTELMISTÄ
ASIAKAS 2 JÄRJESTELMÄ ABCDEF ASIAKAS 3 JÄRJESTELMÄ KKHHM ASIAKAS 1 JÄRJESTELMÄ XYZASD ASIAKAS 4 JÄRJESTELMÄ JJOLAN KÄYTTÖLIITTYMÄT TIETOKONEESTA MOBIILIIN TILINTARKASTAJA

18 TIEDON HAKEMINEN Arkisto mahdollistaa tiedon hakemisen käytännössä kaikesta arkistoon viedystä tiedosta Peruskenttien lisäksi vapaa tekstihaku esim. tilintarkastajien huomioista Hakutuloksesta voi ”porautua” yksittäiselle tositteelle

19 TOSITEHAUT ERI KRITEEREIN

20 TOSITTEISTA MUODOSTUU KUVA JA DATA TIEDOT (OIKEALLA) ERIKSEEN
TOSITTEISTA MUODOSTUU KUVA JA DATA TIEDOT (OIKEALLA) ERIKSEEN. KIRJANPIDON TOSITE KOHDASTA AVAUTUU TOSITTEEN TILIÖINTI TIEDOT KIRJANPITOON.

21 TOSITTEIDEN KIRJANPIDON TILIVIENNIT DATASTA

22 TOSITEKUVAN ALLA DATA MUODOSSA RIVITASON TIEDOT
TOSITEKUVAN ALLA DATA MUODOSSA RIVITASON TIEDOT. OIKEUSTASOT TIEDOILLE KÄYTTÄJÄKOHTAISESTI.

23

24