Lomake-editorikoulutus

Esitys aiheesta: "Lomake-editorikoulutus"— Esityksen transkriptio:

1 Lomake-editorikoulutus 14.12.2017

2 Koulutuksen sisällöt Lomake-editorin esittely Käyttöoikeudet
Lomake-editori ja haun ylläpito Hakulomakkeen tekeminen Hakulomakkeen täyttäminen Hakemusten käsittely Valintojen toteutus, korkeakoulut Asiakaspalvelun ja tuki

3 Lomake-editorin esittely
Opetushallitus on tuottanut osana Oppijan Virkailijan palvelukokonaisuutta uuden Lomake-editori -palvelun, joka tarjoaa koulutuksen järjestäjille mahdollisuuden luoda omia räätälöityjä hakulomakkeita koulutukseen hakeutumista varten lisäksi palvelu tarjoaa toimintoja tukemaan hakemusten käsittelyä ja opiskelijoiden valintaa Lomake-editori palvelua jatkokehitetään nykyisen hakulomakkeen ja hakemusten käsittelyn rinnalla, uusi palvelu korvaa vaiheittain nykyisen toteutuksen ( ) Palvelu on tarkoitettu kaikkien koulutustoimijoiden käyttöön Palvelun käyttöönotto vaatii virkailija.opintopolku.fi palvelun käyttöoikeuksia

4 Käyttöoikeudet Lomake-editorin käyttöoikeudet ja roolit:
Lomake-editori, ylläpitäjä (pyydettävä OPH:lta) Lomake-editori, luku, muokkaus, poisto haun ylläpito koulutustarjonnan päivitys henkilötietojen käsittely, luku ja muokkaus organisaatiopalvelun ylläpito, ryhmän käyttöoikeus Lomake-editori, hakulomakkeen muokkaus Lomake-editori, hakemusten käsittely Hakemusten luku, muokkaus, poisto Lomake-editori, hakemusten katselu Hakemusten luku

5 Lomake-editori ja haun ylläpito
Haun luominen Lomakkeen kiinnitys hakuun Usean hakukohteen tuki Muista merkitä maks. kohteiden määrä Ei priorisointia Hakija voi jättää useita hakemuksia-kohtaa EI ruksata, jos hakija voi lähettää vain yhden hakemuksen per hetu/sähköpostiosoite! Lomake-editori ja haun ylläpito

6 Hakulomakkeen tekeminen
Uuden lomakkeen luonti, kopioiminen ja poisto Kopioinnissa kopioituu myös hakukohdekohtainen sisältö, kiinnitykset oikeisiin kohteisiin tehtävä kopioinnin jälkeen ja uuden haun liittämisen jälkeen Erilaisten lomakeosioiden ja – elementtien luominen Kysymystyypit Ohjetekstien muotoilu (markdown) Jatkokysymysten tuki vastauksissa: pudotusvalikko, lista monta valittavissa ja painikkeet, yksi valittavissa Tekstialueissa virkailija voi asettaa merkkimäärärajoituksen Hakukohdekohtaiset lisäkysymykset Pohjakoulutusmoduuli korkeakoulupuolelle Saamme tiedot pohjakoulutuksista oikeassa muodossa, joten käyttäkää moduulia  Liitetoiminto Sallitut liitetyypit: txt, jpeg, png, gif, rtf, pdf, doc (word ja avoimet dokumenttiformaattit), xlx (excel ja avoimet dokumenttiformaatit) Liitteet varmuuskopioidaan kerran vuorokaudessa. Osioiden pienentäminen ja avaaminen

7 Hakulomakkeen täyttäminen
Sähköpostivahvistus: hakija saa muokkauslinkin, jonka kautta voi muokata hakemustaan Linkin kautta ei voi muokata nimitietoja tai hetua/syntymäaikaa. Nämä tiedot haetaan jatkossa henkilöpalvelustamme. Hakija voi muokata hakemustaan hakuajallisessa haussa liitteiden osalta 14 vrk hakuajan päättymisen jälkeen JA yhteystietojaan hakukierroksen päättymiseen asti. Hakemuksen tilat eivät vaikuta hakijan muokkausmahdollisuuksiin! Muutos 1/2018: virkailija voi määrittää hakukohtaisesti liitteiden viimeisen muokkausajankohdan hakuajan päättymisestä Hakija voi muokata hakemustaan jatkuvassa haussa tai hakuajattomassa haussa niin kauan kuin hakemus on tilassa Käsittelemättä. Muut hakemusten tilat lukitsevat muokkauksen, paitsi Täydennyspyyntö avaa muokkauksen uudelleen.

8 Hakemusten käsittely Hakulistalle tulee esille vain ne haut joissa on hakemuksia Haun alta löytyy hakukohteet Listauksen järjestys: ylimpänä ne haut, joissa on käsittelemättömiä eniten Käsitellyt haut:  kaikki tilassa käsitelty/passiivinen Hakukriteerit: nimi, sähköposti, synt.aika, hetu Lajittelut alas/ylös, saapunut: viimeisin muokkausajankohta Hakemusten tilat: käsittelemättä, käsittelyssä, kutsuttu haastatteluun, kutsuttu valintakokeeseen, arvioinnissa, käsitelty, passiivinen ja täydennyspyyntö Muuttuvat hakukohdekohtaisiksi 12/2017, pl. passiivinen Hakemusten tilojen massamuutos Muuttuu hakukohdekohtaiseksi 12/2017 Tilojen mukaan muodostettava linkki arvioijalle Urliin muodostuu ko. haun ”tilassa N” olevat hakemukset

9 Hakemusten käsittely osa 2
Täydennyspyynnön lähettäminen Linkki hakemukselle muodostuu automaattisesti ja teksti ”tämä on automaattinen viesti..” Kun hakija muokkaa hakemustaan  Muokkauslinkin uudelleen lähettäminen Virkailijan asetukset – virkailija voi piilottaa tarpeettomat vaihtoehdot pois. Excel-tulostus hakukohdekohtaisesti tai hakukohtaisesti Hakukohdekohtaiseen tulee mukana kaikki ko. kohteeseen hakeneiden muutkin tiedot. Käsittelymerkinnät (pohjakoulutus, kielitaito, hakukelpoisuus, maksuvelvollisuus) ja valintatiedot myös exceliin Virkailija voi muokata hakijan hakemusta myös riippumatta hakuajasta / tilasta, nimimuutokset tehtävä jatkossa henkilöpalveluun Muistiinpanot Jokaisesta muistiinpanosta tulee omansa 12/2017

10 Valintojen toteutus, korkeakoulut
Valintapalveluun siirtyy vain hakemukset ja hakijat editorin puolelta. Ts. valinta-tieto ei siirry hakemukselta valintapalveluun eikä toisin päin. Tieto maksuvelvollisuudesta siirtyy Passiiviset hakemukset eivät siirry Excel-tuonti/vienti ei ole mahdollista Muuten samat toiminnallisuudet, itse palvelu on sama. Muista julkaista valintaesitys Sähköpostit lähtevät klo 8 ja klo 20.

11 Tuotannossa ollaan ja huomataan…
Puuttuu kysymys? Tee kysymys, näkyy heti lomakkeella Puuttuva vastaus näkyy jo tallennetuilla hakemuksilla vasta kun avaa hakemuksen muokkaustilaan Hakijalle voi lähettää täydennyspyynnön. Meillä ei ole paperilomakkeita! Eli pyydä vastaukset ja syötä itse vastaukset oppijan puolelta

12 Asiakaspalvelu ja käyttöönoton tuki
Palaute ja käyttöön liittyvä neuvonta Käyttöönoton aikana on mahdollista antaa palautetta Lomake-editorista ja kysyä sen käyttöön liittyvistä asioista sähköpostitse Palautteet ja kysymykset voi lähettää osoitteeseen otsikkokenttään tiedoksi: palaute tai kysymys Lomake-editorista Verkkokoulutusmateriaali ja koulutusten nauhoitteet kootaan wikiin

13 Kiitos!