Miten verkkolaskuista saadaan enemmän hyötyä?

Esitys aiheesta: "Miten verkkolaskuista saadaan enemmän hyötyä?"— Esityksen transkriptio:

1 Miten verkkolaskuista saadaan enemmän hyötyä?
TIEKE verkkolaskufoorumin jäsenseminaari

2 Senaatti-kiinteistöjen esittely
Miten verkkolaskuista saadaan enemmän hyötyä? Kululaskujen automaattisella tunnistuksella ja käsittelyllä tehokkuutta laskujen käsittelyprosessiin Agenda Senaatti-kiinteistöjen esittely Hankinnasta maksuun –prosessi Senaatissa Ostolaskutuksen volyymit Miksi verkkolaskutukseen ja laskuautomaatioon panostetaan? Laskujen käsittely Verkkolaskutus ja laskun tunnistuspalvelu Laskujen esikäsittely ja automaation hyödyntäminen Sopimus- ja tilaustäsmäytys Ostolaskujen käsittelyn avainlukuja Tulevaisuuden tavoitteet ja haasteet

3 Senaatti-kiinteistöjen perustehtävä
1.Senaatti-kiinteistöt tarjoaa työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana hyvin toimivat tilat ja tarpeita vastaavat palvelut. Näin syntyy valtiolle työympäristöjä ja toimitiloja, joissa on hyvä työskennellä. 2.Senaatti-kiinteistöt huolehtii valtion kiinteistöomaisuudesta, peruskorjaa rakennuksia ja rakentaa tarvittaessa uudisrakennuksia. ”Tuomme tilalle ratkaisut” #212621

4 Senaatti-kiinteistöt tunnuslukuja
N rakennusta N. 6,5 milj. m2 Kiinteistöomaisuus 4,6 mrd. € 2012 Kokonaisliikevaihto 620 M€ Ostot yhteensä n. 370 M€ Investoinnit n. 200 M€ Henkilöstö n. 250 htv Toimistot Puolustus ja turvallisuus 1,6 mrd. e Toimistot 1,1 mrd. e Ministeriöt ja erityiskiinteistöt 1,3 mrd. e Kehityskiinteistöt 0,3 mrd. e Ministeriöt ja erityis- kiinteistöt Puolustus ja turvallisuus 1,7 Me +0,3 mrd. euroa yliopisto-omistus ja hallinto #212621

5 HANKINTATOIMI TALOUSHALLINTO
Hankinnasta maksuun –prosessi ”Määrätietoista työskentelyä luvulta alkaen” SIDOSRYHMÄT: omistaja VM, asiakkaat, toimittajat, sisäiset asiakkaat JÄRJESTELMÄT HANKINTATOIMI Kilpailutus Sopimus Tilaaminen Budjetointi Budjetointi Toimittajuudenhallinta Lasku- automaatio Lasku Raportointi TALOUSHALLINTO Kirjanpito ja arkistointi Kirjanpito ja arkistointi Maksatus Maksatus Laskujen käsittely

6 Ostolaskutuksen volyymit
Ostolaskuja yli Toimittajia n. 4200 Ns. kertatoimittajien lukumäärä korkea Ostoista (€) 80 % syntyy noin 200 toimittajan laskutuksesta 10 suurinta toimittajaa lähettää 30 % kaikista laskuista

7 Miksi verkkolaskutukseen ja laskuautomaatioon panostetaan?
Eläköityminen Työhyvinvointi (työssä jaksaminen, tyytyväisyys) Tehokkaat, yhdenmukaiset, laadukkaat ja säännösten mukaiset toimintatavat Läpinäkyvyyden lisääminen Kustannussäästöt (säätö paperilaskuun verrattuna 10.9 €/lasku) Yhteistyön kehittäminen Ympäristönäkökulma

8 Miksi Senaatti haluaa vastaanottaa verkkolaskuja?
Tavoite Ostolaskujen esikäsittelyssä halutaan keskittyä poikkeamien hallintaan Ostolaskujen esikäsittelyn automatisointi: tunnistetaan toimittajakohtaisesti onko kyseessä sopimukseen tai tilaukseen pohjautuva ostolasku. Laskun tiedoista päivitetään Senaatin rakennus-, hanke-, tilaus-, sopimusnumero tai kirjauspäivä ja toimiala. Lasku lähetetään automaattiseen käsittelyyn, josta se siirtyy siirtovalmiit –tilaan (siirto kirjanpitoon) tai manuaaliseen laskutarkastukseen Automaatio muuttaa ostoreskontra prosessia ”Ostolaskujen perustietojen tallennuksesta”  käsittelyn analysointiin eli valvontaan. Seurataan miksi laskun automaattinen käsittely ei ole onnistunut. Ilmoitusten tulkinnasta  uuden toimintatavan valintaan (perustietojen tallennuksen jälkeen laskun lähettäminen uudelleen automaattiseen käsittelyyn tai lähetetään laskun 1. tarkastajalle) Aktiivinen toimittajayhteistyö Toimittajalle lähetetään viestejä, jos toimittaja lähettää osan laskuista verkkolaskuina ja osan ns. paperilaskuina. Samoin pyydetään oikaisemaan Senaatin avaintietojen puuttumisia laskuilta, tai tiedot ovat virheellisesti kirjoitettuna Tavoite Työn tekemisen muutokset Yhteistyö Toimittajien kanssa

9 Ostolaskujen käsittelyprosessi: laskuautomaatio mahdollistaa automaattisen käsittelyn
Tavoite: Verkkolaskumäärien kasvattaminen ja laskuautomaation kautta käsiteltävien volyymien nostaminen Laskujen vastaanotto Laskujen vastaanotto Ostolaskujen skannauspalvelu on ulkoistettu Itella Oyj:lle Vastaanotetuista ostolaskuista jo 76% saadaan verkkolaskuina 200 suurimman toimittajan osuus volyymistä n. 80% Senaatin itse skannaamien laskujen osuus vähenee koko ajan (vain vastikkeet ja kiinteistöverot) Automaatio muuttaa ostoreskontra prosessia Ostolaskujen esikäsittely on keskitetty reskontratiimiin Aluekohtaiset vastuuhenkilöt Laskujen tiliöinti: hankintatilaus, sopimus, mallitiliöintipohja tai tallennus laskun tarkastuksen yhteydessä Hyväksymisrajat ohjaavat laskujen hyväksymistä Aktiivinen asiakasyhteistyö Tiliöinneissä ja automaattisessa käsittelyssä havaittujen virheiden/toimimattomuuksien korjaaminen yhteistyössä asiakkaiden kanssa Tavoitteena vähentää asiakkaiden käsittelemien ostolaskujen lukumääriä Työn tekemisen muutokset Yhteistyö Sisäisten asiakkaiden kanssa

10 Laskuautomaatio: Verkkolaskutus ja laskun tunnistuspalvelu
Tavoite: Verkkolaskumäärien kasvattaminen ja laskuautomaation kautta käsiteltävien laskumäärien nostaminen Verkkolaskujen tunnistuspalvelun hyödyntäminen nopeuttaa laskun kiertoa Tällä hetkellä n. 420 suurinta verkkolaskutoimittajaa on laskun tunnistuspalvelun piirissä Laskujen kuvilta tunnistetaan Senaatin avaintiedot: PM tilausnumero, sopimusnumero, hankenumero ja rakennusnumero Tunnistetut tiedot päivitetään automaattisesti ostolaskun perustietoihin Laskua avaamatta ko. laskut lähetetään automaattiseen käsittelyyn tai 1. ostolaskun tarkastajalle Useita toimittajia, joiden laskujen tunnistus on 100% Ruuhkapäivänä 60-80% vastaanotetuista laskuista tunnistetaan automaattisesti Tunnistuspalvelu on Senaatille räätälöity lisäpalvelu Tunnistuspalvelun toimivuus vapauttaa reskontranhoitajan työaikaa lisäpalveluiden tuottamiseen sekä asiakaspalvelun parantamiseen Mahdollistaa lisäpalveluiden tuottamisen sisäisille asiakkaille kuten yhteydenotot toimittajiin laskusisällön oikeellisuuden parantamiseksi, toimittajien aktivoinnit verkkolaskutukseen siirtymiseksi tai verkkolaskutuspalvelun hyödyntämisestä laskutuksessa Verkkolaskujen Tunnistus palvelu Yhteistyö Toimittajien kanssa

11 Esimerkki: ostolaskujen esikäsittely laskua avaamatta
Avaintietojen pohjalta laskujen lähettäminen: Tilaus-/sopimusnumero => automaattiseen käsittelyyn Rakennus-/hankenumero => automaattisesti kiertoon hyödyntäen tarkastajaluetteloa

12 Esimerkki: laskun esikäsittely ja tunnistuspalvelun ylläpito (keskitetty)
Laskun kuvan purku tekstimuotoon Tunnistettavien tietojen ylläpito

13 Esimerkki: skannauspalvelun kautta tullut ostolasku, manuaalinen käsittely hyödyntäen lisäpalveluja
Lisäpalvelut: * kertoo, että toimittajalla on voimassa olevia cm-sopimuksia Alavetovalikko: sopimusluettelo

14 Esimerkki: miten laskun tietoja hyödynnetään sen käsittelyssä?
Esimerkiksi tilauslaskut saapuvat käsittelijälle: Valmiiksi tiliöitynä, liitteenä tilauslomake, laskun perustietoihin tilaustietoja, tilaushistoria Historian avulla voidaan selvittää esimerkiksi täsmäytymättömyyden syy Kommentti Masterille kentän avulla voidaan viestiä reskontralle Tilaus-/sopimusnumero puuttuu tai on väärä Laskuun odotetaan hyvityslaskua tai muu syy, jonka vuoksi käsittely viivästyy yms. Reskontra näkee laskua avaamatta, että palautetulle/ kierrossa olevalle laskulle on kirjoitettu viesti

15 Laskuautomaatio: Sopimusten tallentaminen ja täsmäyttäminen
Tavoite: Sopimuksiin pohjautuvien laskujen automaattisen käsittelyn lisääminen Sopimuksiin pohjautuvat ostolaskut Sopimustietojen tallentaminen Toimiala, toimittaja, sopimusnumero Sopimuksen voimassaoloaika alkaa / päättyy Maksuaikatauluun perustuva tai ns. budjetäärinen täsmäytystyyppi Hyväksyjä Ilmoitusasetukset Täsmäytyskategoriat (ohjaavat laskun käsittelyä) Yleinen, 1 euron heitto Alle 50 euron laskut 10-20 % heitto laskun summassa Vastikkeiden itselaskutus Aktiivinen asiakasyhteistyö Ilmoitetaan laskuista, jotka voitaisiin siirtää automaation piiriin. Virheilmoitusten seuranta ja asiakaskohtainen tuki Alueelliset vastuuhenkilöt Tietoiskut / koulutustilaisuudet Täsmäytys kategoriat Yhteistyö Sisäisten asiakkaiden kanssa

16 Laskuautomaatio: Tilauspohjaisten laskujen täsmäyttäminen
Tavoite: Tilauksiin pohjautuvien laskujen automaattisen käsittelyn lisääminen Laskun ohjautuminen automaattiseen käsittelyyn Tilausnumero löytyy toimittajan laskun tiedoista Hankintajärjestelmässä hankintaehdotuksen tekijä määrittää ”hankintakategorian”, jonka perusteella tilaukseen liittyvä lasku(t) ohjataan täsmäytyskategoriaan Hankintakategoriat Käytössä on 3 erityyppistä pääkategoriaa Hallinto (Kertalaskutus ja Kumulatiivinen) Ylläpito Investoinnit Ylläpidossa ja investoinneissa laskun käsittely ”puoliautomaattinen” Valmiiksi tiliöitynä, liitteet, laskun perustietoihin tilaustietoja, tilaushistoria, yhden henkilön hyväksyntä Aktiivinen toimittajayhteistyö Verkkolaskutus mahdollistaa tietojen automaattisen tunnistuksen ja tilausnumeron sekä muiden avaintietojen löytyminen laskun tiedoista ohjaavat laskun heti automaattiseen käsittelyyn (nopeuttaa laskun kiertoa) Tilauksiin pohjautuvat ostolaskut Hankinta kategoriat Yhteistyö Toimittajien kanssa

17 Ostolaskujen käsittelyn avainlukuja (tammikuu-syyskuu 2013)
Laskuja n. 9000/kk 76 % 21 % 3 % Tilaukset 170 M€ Toistuvais-sopimuksia 3100 kpl Verkko-lasku Skannaus Verkkolasku Itse-laskutus Verkkolasku-tuspalvelu Skannaus Oma skannaus Tunnistus-palvelu Laskujen-käsittely 48 % 52 % 34 % kaikista laskuista Tilaus/ sopimus Muut 71 % ~ 80 % Automaat-tinen Tavallinen kierto Aut. kierto Tavallinen kierto

18 Kehityksen polku 2014 Ylätasolla: hankinnasta maksuun –prosessin kokonaisvaltainen kehittäminen Sähköinen hankintatoimi (kilpailutus, sopimustenhallinta, tilaaminen ja toimittajuudenhallinta) ja laskuautomaatio Sähköisen hankinnan lisääminen Yhä useampi lasku pohjautuu sähköiseen tilaukseen tai sopimukseen Verkkolaskujen määrän kasvattaminen Hyödyt osoitettavissa selkeästi (aika-/kustannussäästöt) Laskujen täsmäytykseen panostaminen Täsmäytymättömyyden syiden analysointi ja toimenpiteiden toteutus Yhteiset tavoitteet Esimerkiksi yhteiset tuloskorttimittarit. Sähköisen hankinnan osuus toteumasta, automaattisesti täsmäytyneiden laskujen määrät yms. Raportointi ja seuranta Verkkolaskutuksen, laskuautomaation tunnuslukujen, sähköisen hankinnan ja prosessimittareiden säännöllinen raportointi

19 Kehityksen polku 2014 Uusien toimintatapojen käyttöönotto ja kouluttaminen Organisaation muutosherkkyys Ostoreskontra Laskun käsittelystä valvontaan ja poikkeamien hallintaan Oman osaamisen kehittäminen Loppukäyttäjien koulutus Laskun tietojen hyödyntäminen, täsmäytymättömyyden syiden tulkinta, laskun palauttaminen uudelleen täsmäytettäväksi yms. Helppokäyttöiset video-ohjeet Toimittajaviestintä Aktivointi osaksi päivittäistyöskentelyä (myös loppukäyttäjät, esim. verkkolaskutuksen fraasipohjat) Sopimuksiin tai liitteeksi laskutusohjeet (verkkolaskutus, viitteet yms.) Aktivointikampanjat

20 Kiitos! Esapekka Kuikka Kehityspäällikkö Talousyksikkö p