ESS7 itsepalvelumoduuli

Esitys aiheesta: "ESS7 itsepalvelumoduuli"— Esityksen transkriptio:

1 ESS7 itsepalvelumoduuli
Käyttöohje työntekijöille

2 Käyttäjätunnukset ESS7 toimii voimassa olevalla ESS5 käyttäjätunnuksella ja salasanalla Uudet ESS-käyttäjätunnukset ja muutospyynnöt tilataan palvelupyynnöllä Efecten kautta Taitoan asiakaspalvelusta (esimies, valmistelija) Uusi käyttäjätunnus on lähtökohtaisesti: Yhteisötunnus +4 kirjainta sukunimen alusta 2 etunimen alusta (pienellä kirjoitettuna) esim. 30saikmi Yhteisötunnukset: 10 Inarin kunta, 30 Utsjoen kunta, 40 Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymä, 50 Kemijärven kaupunki, 60 Posion kunta, 12 Inarin Kiinteistöt Oy, 31 Kiinteistö Oy Ringinvatro Salasana: sotun loppuosa (mahdollinen kirjain isolla) esim. 111Q Ensimmäisellä kirjautumiskerralla järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan (seuraa ohjeita). Salasanan voi vaihtaa itse kirjautumissivulta, kun klikkaat luo uusi salasana-painiketta. Saat linkin sähköpostiin salasanan vaihtoa varten.

3 Salasanan resetoinnin prosessi
Unohtuneen salasanan resetointi Vaatii käyttäjältä voimassaolevan sähköpostiosoitteen Jos olet unohtanut salasanan klikkaa kirjautumissivulla olevaa Luo uusi salasana –linkkiä Tällöin uutta salasanaa ei tarvitse jatkossa tilata Taitoan asiakaspalvelusta. Mikäli sähköposti puuttuu, voi salasanan tilata edelleen asiakaspalvelusta Järjestelmässä samaa sähköpostiosoitetta ei voi olla useammalla henkilöllä.

4 Käyttäjäryhmät ESS7 on käyttöönotettavissa asiakaskohtaisesti erilaisia VES/TES:n mukaisia käyttäjäryhmiä. Käyttäjäryhmillä on mahdollista vaikuttaa henkilöiden perustietojen/tapahtumien näkymiin ja näytettäviin lomakkeisiin. Mikäli käyttäjäryhmiä ei ole otettu käyttöön, näkevät loppukäyttäjät kaikki lomakkeet. Mikäli henkilö käyttää useamman ryhmän tietoja, tulee hänet kiinnittää Yleiseen ryhmään. R00 Yleinen (useampi VES/TES) / R07 Yleinen, ei sotea (useampi VES/TES) Yleiseen ryhmään kuuluvat käyttäjät näkevät kaikki lomakkeet. Esimerkki ryhmittelytiedon käytöstä: koulunkäyntiavustaja ilmoitetaan aluksi liitettäväksi R01 Kvtes ryhmään. Mikäli koulunkäyntiavustaja tekee jatkossa myös opettajan sijaisuuksia tulee Efecten kautta tehdä pyyntö Taitoaan ryhmän vaihtamisesta R00/R07 (ei sotea), jotta henkilö näkee molempien palvelussuhteiden lomakkeet ESSissä.

5 Näkymät Roolipohjainen kotisivu
Näkyy työtekijällä vihreä ja esimiehellä/avustajalla sininen Esimiehellä/avustajalla on molemmat kotisivut, jossa näkyvät ko. roolin mukaiset tiedot Ilmoitukset Käyttäjälle osoitetut tehtävät Tiedotteet Roolipohjaiset tiedotteet

6 Järjestelmässä navigointi
Näytön vasemmassa reunassa ns. sivupalkki Roolin mukaiset toiminnot ovat näkyvissä kokoajan Sivupalkissa myös Käyttäjän nimi Asiakkaan nimi Vaihda käsittelytiedot Uloskirjautuminen Asetukset

7 Järjestelmän antamat virheilmoitukset ja huomautukset
Vihreä: Onnistunut toiminto Oranssi: Varoitus (huomautus) Punainen: Virhe Ilmoitukset suljetaan ruksista

8 Palvelussuhteen valinta
Työntekijän valittavaksi tulee kirjautumisen jälkeen käsiteltävä palvelussuhde (esimies, yksikkö).

9 Työntekijän Näkymä – Etusivu

10 Perustiedot Perustiedoissa Muokattavaksi määriteltyjä tietoja (puhelinnumero, sähköposti) voidaan päivittää valitsemalla Muokkaa perustietoja.

11 Perustietojen lisääminen/muokaaminen
Tieto syötetään kenttään ja painetaan Tallenna. Tiedot muuttuvat kantaan koko tiedon voimassaoloajalle. Perustiedot –näytöllä olevista tiedoista Pankkitilitieto ja Osoite ilmoitetaan ja muutetaan Tapatumat –osiossa. Näistä halutaan jättää tietokantaan tieto myös siitä, mikä ko. tieto on ollut ennen muutosta.

12 Tapahtumat

13 Uuden tapahtuman ilmoittaminen
Uusi tapahtuma tehdään Tapahtumat –näytöllä Lisää uusi tapahtuma. Tapahtumalajiksi valitaan haluttu Tapahtumalaji. Annetaan tapahtuman voimassaoloaika. Toistaiseksi voimassaoleva ilmoitus tehdään ilman päättymispäivää. Tallenna. Tapahtuma ehdotetaan hyväksyttäväksi painikkeella Ehdota. Pakolliset tiedot on merkitty tähdellä *. Tallenna –painike ei aktivoidu ennen kuin kaikki pakolliset tiedot on syötetty. Rivi, jota ollaan käsittelemässä, on vihreä. Koodistopohjaisissa arvoissa on nuoli alaspäin. Kesken-tilassa olevia tapahtumia voidaan muokata ja poistaa.

14 Tapahtumat: Osoitteen ja Pankkitilin muuttaminen
Mikäli henkilöllä ei ole järjestelmässä pankkitiliä, lisätään se uutena Tapahtumana. Työntekijä pääsee muuttamaan omaa Osoite ja Pankkitili –tietoa Tapahtumat- tietojen kautta. Valitaan omista tapahtumista haluttu tapahtumarivi (Osoite tai pankkitili) Painetaan oikealla puolella olevaa Muokkaa painiketta Kirjaa muutokset ja paina Tallenna

15 Tapahtumat: Osoitteen ja Pankkitilin muuttaminen
Tallennettu tieto jakaantuu Tapahtumat –näytöllä vanhaan ja uuteen tapahtumariviin Näkyvissä on sekä vanha että uusi tieto. Osoite ja pankkitili eivät vaadi hyväksyntää. Järjestelmä ei anna tallentaa virheellisessä muodossa olevaa tilinumeroa. Järjestelmä tuo automaattisesti BIC-koodin. Ilmoita muutos vasta, kun se tulee voimaan!

16 Hyväksytyn tapahtuman Peruutus Muuta-toiminnolla
Valitse tapahtumat –näytöllä peruutettava tapahtuma, esim. poissaolo. Paina alareunassa Muuta –painiketta Täytä poissaolon peruutuksen syy Tallenna ja Ehdota Peruutus vaati vielä esimiehen hyväksynnän Voidaan peruuttaa myös vanhalla tavalla tapahtumista

17 Hyväksytyn tapahtuman Peruutus Tapahtumista
Hyväksytty tapahtuma voidaan peruuttaa myös Tapahtumat –näytöllä Lisää uusi tapahtuma. Tapahtumalajiksi valitaan sopiva, esim PERUUTUS Työtunnit ja työaikakorvaukset. Annetaan voimassaoloaika, mille peruutettava Tapahtuma on alunperin hyväksytty Annetaan tarvittavat pakolliset kentät. Tallenna ja Ehdota.

18 Poissaolojen/keskeytysten hakeminen
Poissaolot/keskeytykset haetaan Tapahtumien kautta.

19 Osittain palkaton poissaolo (osapv)
Käytetään AINA koodia 49 Osittain palkaton virkavapaus tunteina Lisäksi täytetään kohta tunnit (osapv poissaolo) Tallennetaan ja ehdotetaan Huom! Opettajille on oma tapahtuma OVTES, Osapäiväpalkanpidätys

20 Hyväksytyn poissaolon/keskeytyksen Peruutus
Hyväksytty lomajakso, poissaolo ja koulutuspoissaolo voidaan peruuttaa myös tapahtumista. Tapahtumat –näytöllä Lisää uusi tapahtuma. Valitaan peruutettavaksi haluttu poissaolo tapahtumat näytöltä Painetaan näytön alaosasta Muuta –painiketta. Täytä peruutuksen syy ja tallenna. Menee kesken tilaan, paina vielä Ehdota. Poissaolo, loma ja koulutuspoissaolo voidaan peruuttaa myös tapahtumista. Valitaan oikea peruutus esim. PERUUTUS poissaolo/keskeytys. Annetaan voimassaoloaika, mille peruutettava esim. lomajakso on alunperin hyväksytty. Esim. työntekijä on hakenut viikon loman, mutta onkin sairaslomalla 2 ekaa päivää -> Peruutetaan koko viikon loma ja anotaan uusi 3 pv:n loma sekä poissaolo. Alkuperäisestä lomasta ei voi peruuttaa kahta päivää Tallenna ja ehdota

21 Vuosilomat

22 Uuden lomajakson ilmoittaminen
Uusi lomajakso tehdään Vuosilomat –näytöllä. Valitaan Lomavuosi, jonka saldosta lomaa anotaan pidettäväksi. Valitaan Uusi jakso. Annetaan loman tyyppi ja voimassaoloaika. Järjestelmä näyttää, montako lomapäivää kuluu. Tallenna tai Ehdota.

23 Säästö- ja lomarahavapaat
Säästö- ja lomarahavapaat siirretään Vuosilomat näytöltä valitsemalla Käsittele säästöjä. - Lomat anotaan valitsemalla lomatyypiksi Säästövapaa tai Lomarahavapaa

24 Hyväksytyn lomajakson peruutus Muuta-toiminnolla
Valitse vuosiloma –näytöllä peruutettava lomajakso. Paina alareunan Muuta –painiketta. Täytä loman peruutuksen syy Tallenna ja ehdota Kun esimies hyväksyy peruutuksen, palautuu lomapäivät lomasaldoon. Lomajakso voidaan peruuttaa myös vanhalla tavalla tapahtumista

25 Hyväksytyn lomajakson Peruutus Tapahtumista
Tapahtumat –näytöllä Lisää uusi tapahtuma. Tapahtumalajiksi valitaan esim. PERUUTUS Lomajakso. Annetaan voimassaoloaika, mille peruutettava esim. lomajakso on alunperin hyväksytty. Tallenna ja Ehdota Kun esimies hyväksyy peruutuksen, palautuu lomapäivät lomasaldoon.

26 Kalenteri Kalenterissa ovat nähtävillä henkilön vuosilomat, poissaolot sekä koulutushakemukset.

27 Muistipohjien tekeminen ja tallennus
Kun tapahtumalle on täytetty tarvittavat kentät, voit tallentaa sen muistiin myöhäisempää käyttöä varten Löydät tallennetun muistipohjan: Paina Asetukset (hammasratas) Valitse Muistipohjat, etsi omasi listalta Oikeasta reunasta ylhäältä voit muuttaa mallin nimeä ja alapuolelta sisältöä Muistipohjat suositellaan nimeämään luomisen jälkeen Tallenna lopuksi muutokset.

28 Muistipohjat Muistipohjan voit valita käyttöön painamalla työsopimuksella painiketta: Muistipohjia voi tehdä myös esim. koulutushakemuksista!

29 Leikepöytä Valitse se tapahtuma, jonka tiedot haluat kopioida
Paina kyseisen tapahtuman oikeassa reunassa nappia

30 Leikepöytä Valitse Tallenna leikepöydälle
(Tallenna muistiin, tekisi tästä Muistipohjan) Tee uusi tapahtuma ja valitse kyseinen Tapahtumalaji Syötä alku- ja loppupvm sekä paina Valitse nyt Leikepöytä. Kopioidut tiedot ilmestyvät tapahtuma-lomakkeelle

31