Viestintäsuunnitelma

Esitys aiheesta: "Viestintäsuunnitelma"— Esityksen transkriptio:

1 Viestintäsuunnitelma

2 Sisällysluettelo Viestinnän tavoitteet Viestinnän osapuolet
Viestinnän kanavat Virtuaaliset foorumit Sosiaalinen media Keskustelufoorumit Painetut kanavat Sosiaalisen median ohjeet Kriisiviestintä Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako Kriisiviestinnän tavoitteet ja periaatteet Mikä voi aiheuttaa kriisin?

3 Viestinnän tavoitteet
Sisäinen viestintä Kertoa seuran toiminnasta ja ajankohtaisista asioista avoimesti ja ennakoivasti. Lisätä seurahenkeä ja yhteisöllisyyttä sekä sitouttaa jäsenistönä seuraamme ja sen toimintaan. Joukkueiden on omassa viestinnässään osattava katsoa seuraa kokonaisuutena. Joukkueen viestintä ei voi olla ristiriidassa seuran viestinnän kanssa. Ulkoinen viestintä Kertoa avoimesti ja positiivisesti seuran toiminnasta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista. Tuoda esille FC Jazzin rooli laadukasta jalkapallotoimintaa lapsille, nuorille ja aikuisille järjestävänä porilaisena urheiluseurana. Joukkueiden viestintä: Kertoa joukkueen toiminnasta ja ajankohtaisista asioista ennakoivasti nykyisille ja uusille pelaajille sekä heidän lähipiirilleen.

4 Viestinnän osapuolet Sisäiset Ulkoiset Jäsenistö
Kevät-kokous Syyskokous Operatiivinen toiminta Johtokunta Toiminnan-johtaja Valmennuksen johtaja JOJO –kokoukset Ikäluokka-toiminta Muu toiminta Ikäluokka-toiminta Miehet Naiset A19 B17 C15 C14 D13 P03 P04 P05 P06 P07 P08 P09 P10 P11 Miniliiga Muu toiminta Talentti MV –talli Tuuks pelaa? Futiskoulu Levon leirit Pori Cup Potentiaaliset jäsenet Palloliitto + Satakunnan piiri Paikallismedia naapurikunnat Naapuriseurat Koulut Kaupunki Yhteistyökumppanit

5 Viestinnän tavoitteet
Virtuaaliset foorumit Tämän tavoitteena tuoda ulkopuolisille tahoille esille sen mitä seurassamme tapahtuu. Lisäksi tämän avulla haluamme tuoda sisäisesti enemmän läpinäkyvyyttä. Seuran tavoitteena on julkaista viikoittain uutisia ja markkinoida toimintaa tämän kanavan avulla. Joukkueiden tavoitteena on vähintään julkaistava yksi uutinen kuukaudessa omasta toiminnastaan. Sosiaalinen media Tällä hetkellä seuran käytetyimmät some-kanavat ovat Facebook ja Twitter. Tavoitteena on seuraavaksi hyödyntää Instagram ja Youtube entistä tehokkaampi. Tulevalla kaudella tulemme julkaisemaan videoita molemmilla kanavilla. Joukkueiden tavoitteena on julkaista vähintään yksi julkaisu/kanava kuukaudessa jos joukkueella on some-kanava Lisäksi haluamme kasvattaa jokaisen kanavan seuraajamäärän Keskustelufoorumit Tarkoituksena on kertoa seuran toiminnasta. Tavoitteena on järjestää säännöllisesti vuoden aikana riippuen foorumin luonteesta. Osa on kerran vuodessa ja osa säännöllisemmin kerran kuukaudessa. Painetut kanavat Ennen kauden alkua tavoitteena on olla vähintään kerran kuukaudessa ja kauden aikana noin kerran viikossa.

6 Virtuaaliset foorumit
JOPOX Sähköposti Mihin tarkoitukseen? Seuran ja joukkueiden esittelyt, uutisointi, markkinointi, materiaalipankki Tapahtumien hallinnointi, joukkueiden oma viestintäkanava Viestinnän perus kanava Kenelle? Koko jäsenistölle sekä kaikille seuran toiminnasta kiinnostuneita Joukkueiden pelaajille, pelaajien perheille ja toimihenkilöolle Koko jäsenistölle Vastuuhenkilöt? Toiminnanjohtaja Joukkueiden toimihenkilöt Toimisto ja toimihenkilöt

7 Sosiaalinen media Mihin tarkoitukseen? Kenelle? Vastuuhenkilöt?
Facebook Twitter YouTube Instagram Mihin tarkoitukseen? Uutisten jakamiseen, keskusteluun, seuran markkinoimiseen ja yhteisöllisyyden lisäämiseen Tärkeiden asioiden esille nostamiseen, seuran ja sen tapahtumien markkinoimiseen, yhteisöllisyyden lisäämiseen Tunnelman luominen kuvien avulla. Kenelle? 13-vuotta täyttäneille jäsenille ja nuorempien jäsenien vanhemmille sekä kaikille seuran toiminnasta kiinnostuneille Jäsenille ja kaikille seuran toiminnasta kiinnostuneille 10-vuotta täyttäneille jäsenille ja nuorempien jäsenien vanhemmille sekä kaikille seuran toiminnasta kiinnostuneille Vastuuhenkilöt? Toimitus (2-3 hlöä)

8 Keskustelufoorumit 1(2)
Kevät- ja syyskokous Päättäjiset Hallituksen kokoukset Mihin tarkoitukseen? Jäsenistö antaa hyväksynnän johtokunnan suunnitelmille, budjetille ja kertomuksille Yhteisöllisyyden lisäämiseen, pelaajien ja toimihenkilöiden palkitsemiseen Seuran operatiivisen toimintojen seuranta ja toteutus Kenelle? Koko jäsenistölle Hallituksen jäsenille Milloin? 2 x vuosi 1 x vuosi 1 x kuukausi Vastuuhenkilöt? Toiminnanjohtaja ja sihteeri Toiminnanjohtaja Miten kutsutaan? Sähköposti, seuran nettisivut, lehti Sähköposti, seuran nettisivut Sähköposti Miten viestitään keskusteluista ja päätöksistä? Toimintasuunnitelma ja –kertomus Uutinen Tarpeen vaatiessa sovitaan erikseen

9 Keskustelufoorumit 2(2)
JOJO-kokoukset Valmentaja-palaverit Koulutukset Joukkueiden omat kokoukset Mihin tarkoitukseen? Tiedon ja ohjeistuksien jakaminen, keskustelua ohjeistuksista Tiedon jakaminen valmennukseen liittyvistä asioista Seuran toimihenkilöiden kouluttamiseen Joukkueiden toiminnan hallinnoimiseen Kenelle? Jojoille ja rahastonhoitajille Valmentajille Seuran toimihenkilöille Toimihenkilöt ja pelaajien vanhemmat Milloin? 1 x kuukausi Tarpeen mukaan Vastuuhenkilöt? Toiminnanjohtaja Valmennus-päällikkö Joukkueenjohtaja Miten kutsutaan? Sähköposti Sähköposti, ilmo. netissä Sähköposti/osallistujat.com Miten viestitään keskusteluista ja päätöksistä? Pöytäkirjat lähetetään sähköpostilla

10 Painetut kanavat Mihin tarkoitukseen? Kenelle? Vastuuhenkilöt?
Satakunnan Kansa Porilaine Satakunnan Viikko Mihin tarkoitukseen? Seuran ja joukkueiden markkinoimiseen, ajankohtaisten asioiden uutisoiminen, tapahtumien markkinoimiseen Kenelle? Seuran nykyiselle ja potentiaaliselle jäsenistölle sekä kaikille Satakunnan asukkaille Vastuuhenkilöt? Toiminnanjohtaja

11 Sosiaalisen median ohjeet
Sosiaalinen media ei ole ensisijainen viestintäkanava, vaan sitä kautta nostetaan esille seurassa tapahtuvia positiivisia asioita, vapaamuotoisella otteella. Joukkueet voivat käyttää sosiaalista mediaa oman toimintansa viestinnässä, mutta käyttötarkoitus ja julkisuus on harkittava tarkoin. Pääsääntönä on, että kun käytetään FC Jazzin nimeä ja logoa, tulee joukkueen viestintä sosiaalisessa mediassa olla linjassa seuran viestinnän kanssa.

12 Kriisiviestintä Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tilanteita, jotka syntyvät äkillisesti ja joissa on tarve viestiä viipymättä. Kriisiviestintätilanteessa vastuiden on oltava selkeitä ja nopeaa. Kriisiviestintätilanne voi syntyä esimerkiksi onnettomuustilanteessa tai seuraan jollain tavalla liitettävissä olevasta negatiivisesta tapahtumasta. Joukkueille tulisi laatia selkeät ohjeet, kuinka toimia kriisin sattuessa, ja joukkueen johdon tulisi huolehtia asian tiedottamisesta myös joukkueen sisällä.

13 Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako
Kriisiviestinnän hoitaa ainoastaan seuran puheenjohtaja sekä toiminnanjohtaja. Muilla ei ole oikeutta eikä lupaa viestittää kriisin aiheuttaneesta tapauksesta eteenpäin ilman edellä mainittujen lupaa. Joukkueen sisällä tapahtuvasta kriisistä tiedotetaan aina ja välittömästi toiminnanjohtajalle, ja mikäli häntä ei saada kiinni, niin seuran vakituisille työntekijöille, joiden tehtävänä on ilmoittaa asiasta eteenpäin mahdollisimman nopeasti. Seuran työntekijät eivät anna lausuntoja eteenpäin, neuvottelematta asiasta ensin toiminnanjohtajan tai puheenjohtajan kanssa.

14 Kriisiviestinnän tavoitteet ja periaatteet
Kriisiviestinnän hoitaa ainoastaan seuran puheenjohtaja sekä toiminnanjohtaja. Muilla ei ole oikeutta eikä lupaa viestittää kriisin aiheuttaneesta tapauksesta eteenpäin ilman edellä mainittujen lupaa. Joukkueen sisällä tapahtuvasta kriisistä tiedotetaan aina ja välittömästi toiminnanjohtajalle, ja mikäli häntä ei saada kiinni, niin seuran vakituisille työntekijöille, joiden tehtävänä on ilmoittaa asiasta eteenpäin mahdollisimman nopeasti. Seuran työntekijät eivät anna lausuntoja eteenpäin, neuvottelematta asiasta ensin toiminnanjohtajan tai puheenjohtajan kanssa.

15 Mikä voi aiheuttaa kriisin?
Mahdollisia kriisinaiheita urheiluseurassa on useita. Seuraavat asiat saattavat aiheuttaa kriisitilanteen ja vaativat tehokasta viestintää: Turnauksen/tapahtuman/harjoitusten aikana sattuva isompi onnettomuus Valmentajan tai jonkun muun avainhenkilön äkillinen sairastuminen, tapaturma tai kuolema Onnettomuus tai muu poikkeustilanne seuran toiminta-alueella Seuran omaisuuteen kohdistuva vakava vahingonteko tai onnettomuus Seuran toimihenkilöä tai vapaaehtoista epäillään rikoksesta Turnaus- tai pelimatkalla sattuva aikuisten/nuorten sopimaton käyttäytyminen, joka uhkaa seuran mainetta Joukkueen sisäiset ristiriidat tai erimielisyydet saavat sellaiset mittasuhteet, että asiasta tulee jollainlailla viestiä vanhemmille ja ehkä laajemminkin seuran sisällä Seuran taloudellinen tilanteen äkillinen muuttuminen Mahdollinen vastuuaseman väärinkäyttö Harkitsematon teko, esim. vaitiolovelvollisuuden rikkominen Joukkueen varojen väärinkäytökset