Aineiston käsittelyprosessit

Esitys aiheesta: "Aineiston käsittelyprosessit"— Esityksen transkriptio:

1 Aineiston käsittelyprosessit
Yhdyshenkilötapaaminen

2 Monografiat Ns. normaaliaineisto Rästit Kausijulkaisut
Käsiteltävä aineisto Monografiat Ns. normaaliaineisto Rästit Kausijulkaisut

3 Monografiat ns. normaali aineiston käsittely
Sekä äskettäin saapunutta että varastossa käsittelyä jo odottavaa aineistoa runsaasti -> priorisointi -> käsitellään selkeät ja nopeasti käsiteltävät (esim. Melinda- merkityt) ensin

4 Rästit Odottaneet käsittelyä yli 6 kk 2013 erillismääräraha noin 3 htv
Erillisseuranta: raportti OKM:öön Käsittelyssä vuosi 2010 Vuosi 2014: hanke jatkuu

5 Kausijulkaisut Pitkään oli tilanne, että rästejä ei syntynyt -> nyt on yli 6 kk odottanutta aineistoa Selkeät ja ”hyvät” lähetykset käsitellään ensin Osa rästirahasta kohdennetaan kausijulkaisuihin

6 Vaari tietokanta Tietueita: n. 1,52 milj. Nimekkeitä:
Monografia n. 1,39 milj. Kausijulkaisut n. 103 tuhatta Niteitä: n. 1,77 milj. Uusia tietueita lisätään päivittäin n. 200 – jopa 600 kpl

7 VAARI tietokanta Paikannustietokanta -> erityisesti vanhat tietueet ovat erittäin niukkoja VAARI tietokanta kasvaa jatkuvasti, poistoja vähän -> tietokannassa näkyvät eri aikakausien käytännöt Tietokantaa siivotaan esim. ennen konversioita

8 Luettelointi Melindaan Siirto skriptillä Vaariin
Tietueet siirtyvät täydellisinä ->ei suodateta toistaiseksi Toisten Melindaan tekemiä muutoksia ei siirretä Vaariin -> aiheutti ongelmia esim. tilaus vuoden 2008 julkaisuun, hyllyssä oli 1899 julkaisu

9 Luettelointi tilastoja
% Vuosi 2012 Vuosi 2011 yht. kaikki kpl Primääri 4 297 7 6165 11 5199 9 BookWhere 12 150 21 14 296 25 17 425 30 Melinda 42 262 72 36 454 64 35 053 61 Yhteensä 58 709 100 56 915 57 677 kpl

10 Luettelointitilastoja
Melindan tietueiden korjauksia ja täydennyksiä: yli kpl (n. 50 % Melinda poimituista tietueista) / 8 kk 2013

11

12 Käytettävät ohjelmat Voyager-Vaari Aleph-Melinda BookWhere
UseMarcon + suomalaiset säännöt + 2 erilaista konversiota MacroExpress, makroja työskentelyn sujuvoittamiseksi

13 Julkaisun tarkistaminen
Vaari: aina ensin Vaarista esim. huonokuntoinen, sarjan osa, lainassa olevat Melinda: BookWhere: valikoima tietokantoja yleisimmät eri maiden kansalliskirjastoja esim. Libris, Library of Congress Jos ei löydy: Primääriluettelointi

14 Vaari Haku Julkaisu löytyy Vaarista Ei löydy Vaarista  Melinda
ISBN, ISSN Sanahaku: esim. nimekkeen sana + tekijä Julkaisu löytyy Vaarista Tarkistetaan varastotiedot kunto tilatiedoista -> ok: kirja roskiin/kaksoiskappalehyllyyn Huonokuntoinen/lainassa oleva: julkaisu otetaan kokoelmiin Uusi varasto- ja nidetietue Ei löydy Vaarista  Melinda

15 Melinda useita hakuja tuplien välttämiseksi Löytyy Haku: ISBN, ISSN
Sanahaku: esim. nimekkeen sana + tekijä useita hakuja tuplien välttämiseksi Löytyy Tietueen tarkistus Kuvailun täydentäminen tarvittaessa + tallennus Oman kirjastotunnuksen lisääminen Ei löydy  Bookwhere

16 Melindasta poimittu tietue Vaarissa
Haku Replikoitu tietue haetaan esille Tarvittaessa vielä tarkistetaan tietue Prosessointi Tehdään varastotietue Jos nide on huonokuntoinen: merkintä 852 z –kenttään Lisätään muut mahdolliset nidekohtaiset tiedot (esim. muuttumaton lisäpainos, moniosaisen osan numero tai merkintä liiteaineistosta) Nidetietue Lisätään samat tiedot kuin varastotietueeseen (ei huonokuntoisuutta) Nidetarra

17 Bookwhere Haku ISBN, ISSN + sanahaku Löytyy
Käytettävät tietokannat harkittu ja valittu Löytyy Valitaan oikea tai sopivin tietue Tarkistetaan tietuen merkistö (Latin1, Ala, Utf8) Usemarcon konversio: 1. konversio Aleph: 2. konversio Tarkastetaan tietue + oma kirjastotunnus + tallennus Aleph – Vaari prosessi Ei löydy  Primääriluettelointi

18 UseMarcon-konversio Käytetään Kansalliskirjaston tekemää säännöstöä muokattuna Omia muokkauksia erityisesti kentissä: Leader, 008, 020, 100, 110, 260, 300, 700,710, muissakin kentissä parannuksia konversioon esim. suomalaiseen formaattiin kuulumattomat kentät ja osakentät poistettu mahdollisuuksien mukaan

19 UseMarcon-konversio Miksi konversio sääntöä muokataan?
Korjattavaa tietueessa mahdollisimman vähän Kuitenkin tuotetaan mahdollisimman laajoja ja laadukkaita tietueita. Luettelointi on nopeampaa -> rästien määrä Tietokantahuollon kannalta esim. tulevia konversioita ajatellen

20 Primääriluettelointi
Aleph Käytössä omat tallennusalustat Luettelointitaso on hieman kirjastotasoa suppeampi (4), ei sarjakirjauksia Jatko kuten muissakin tapauksissa

21 Paikkamerkki eli sinkutus
Luetteloija antaa paikkamerkit tekemilleen tietueille yleensä kerran päivässä. Sinkutus tapahtuu kokoluokittain Käytössä makro, joka automatisoi rutiinityötä Hyllytys

22 Miksi primääriä? Uusien luetteloijien opetus
Tietueiden lukutaidon ylläpito Käsittelyssä kaikkien eri kirjastosektoreiden lähetyksiä -> kaikkea ei löydy Melindasta VK:n tulee vieläkin aiemmin luetteloimattomia lähetyksiä kirjastoilta, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä Kyrilliikka (osuus primääristä n. 45 %) Muu syy, mikä?

23 Havaintoja ja toiveita lähettäjille
Huonokuntoisen lisäkappaleen oltava ”priima” VK:ssa huonokuntoinen + 1 hyvä = ei kolmatta Muuttumattomat lisäpainokset -> ei oteta 500 X käyttö: merkintä vain tietueisiin, joissa lähettävä kirjasto on viimeinen omistava kirjasto, eikä julkaisusta ole toista bibliografista kuvailua Melindassa Melindassa havaittu tietueita, joissa STA –kenttä Suppressed -> käytäntö koetaan VK:ssa ongelmalliseksi

24 Havaintoja … Onko Vaarissa sarjan osana?
VK:ssa monografia/kausijulkaisu käsittely poikkeava Kausijulkaisuista käsittelemme vuosijaksoja (pienet puutteet sallitaan), vuosikirja on vuosijakso. Täydennyksiä puutteisiin otetaan. Kausijulkaisuissa pakkaus tärkeää: saman julkaisun numerot samaan laatikkoon tai numeroltaan peräkkäisiin laatikoihin vanhimmasta uusimpaan vuosittain numerot järjestyksessä nopeuttaa aineiston järjestämistä VK:ssa

25 Voisiko käsittelyä nopeuttaa?
Melindasta löytyvät aineistot merkitty selkeästi Lisää priorisointia? Aineiston saapumisen ja käsittelyn aloittamisen viiveen lyhentäminen, miten? Lisää resursseja? Lähettävissä kirjastoissa tiukempi kontrolli mitä lähetetään? Voisivatko lähettävät kirjastot osallistua käsittelyprosessiin, miten? UKJ, milloin?

26 Tilat ja kokoelmat STKS kokoelmatyöryhmän seminaari Tieteiden talo, Hki: Kokoelmatilat muutospaineessa – kokoelmatilojen muuttaminen uusiin käyttötarkoituksiin

27 Kysymyksiä? sirpa.janhonen@nrl.fi