Hakemuspalvelukoulutus

Esitys aiheesta: "Hakemuspalvelukoulutus"— Esityksen transkriptio:

1 Hakemuspalvelukoulutus 15.2.2018

2 Koulutuksen sisällöt Hakemuspalvelun esittely Käyttöoikeudet
Hakemuspalvelun ja haun ylläpito Hakulomakkeen tekeminen Hakulomakkeen täyttäminen Hakemusten käsittely Valintojen toteutus, korkeakoulut Asiakaspalvelun ja tuki

3 Hakemuspalvelun esittely
Opetushallitus on tuottanut osana Oppijan Virkailijan palvelukokonaisuutta uuden Hakemuspalvelu -palvelun, joka tarjoaa koulutuksen järjestäjille mahdollisuuden luoda omia räätälöityjä hakulomakkeita koulutukseen hakeutumista varten lisäksi palvelu tarjoaa toimintoja tukemaan hakemusten käsittelyä ja opiskelijoiden valintaa Hakemuspalvelua jatkokehitetään nykyisen hakulomakkeen ja hakemusten käsittelyn rinnalla, uusi palvelu korvaa vaiheittain nykyisen toteutuksen ( ) Palvelu on tarkoitettu kaikkien koulutustoimijoiden käyttöön Palvelun käyttöönotto vaatii virkailija.opintopolku.fi palvelun käyttöoikeuksia

4 Käyttöoikeudet Lomake-editorin käyttöoikeudet ja roolit:
Lomake-editori, ylläpitäjä (pyydettävä OPH:lta) Lomake-editori, luku, muokkaus, poisto haun ylläpito koulutustarjonnan päivitys henkilötietojen käsittely, luku ja muokkaus organisaatiopalvelun ylläpito, ryhmän käyttöoikeus Lomake-editori, hakulomakkeen muokkaus Lomake-editori, hakemusten käsittely Hakemusten luku, muokkaus, poisto Lomake-editori, hakemusten katselu Hakemusten luku

5 Lomake-editori ja haun ylläpito
Haun luominen Lomakkeen kiinnitys hakuun Usean hakukohteen tuki Muista merkitä maks. kohteiden määrä Voi käyttää priorisointia Hakija voi jättää useita hakemuksia-kohtaa EI ruksata, jos hakija voi lähettää vain yhden hakemuksen per hetu/sähköpostiosoite! Haun aikataulut: oletuksena 14 vrk, virkailija voi muokata itse Lomake-editori ja haun ylläpito Liitteiden muokkauksen takaraja vuorokautta hakuajan päättymisestä

6 Hakulomakkeen tekeminen
Uuden lomakkeen luonti, kopioiminen ja poisto Kopioinnissa kopioituu myös hakukohdekohtainen sisältö, kiinnitykset oikeisiin kohteisiin tehtävä kopioinnin jälkeen ja uuden haun liittämisen jälkeen Erilaisten lomakeosioiden ja – elementtien luominen Kysymystyypit Ohjetekstien muotoilu (markdown) Jatkokysymysten tuki vastauksissa: pudotusvalikko, lista monta valittavissa ja painikkeet, yksi valittavissa Tekstialueissa virkailija voi asettaa merkkimäärärajoituksen Hakukohdekohtaiset lisäkysymykset Pohjakoulutusmoduuli korkeakoulupuolelle (erillishaut) Saamme tiedot pohjakoulutuksista oikeassa muodossa, joten käyttäkää moduulia Liitetoiminto Sallitut liitetyypit: txt, jpeg, png, gif, rtf, pdf, doc (word ja avoimet dokumenttiformaattit), xlx (excel ja avoimet dokumenttiformaatit) Liitteet varmuuskopioidaan kerran vuorokaudessa. Osioiden pienentäminen ja avaaminen

7 Hakulomakkeen täyttäminen
Sähköpostivahvistus: hakija saa muokkauslinkin, jonka kautta voi muokata hakemustaan Linkin kautta ei voi muokata nimitietoja tai hetua/syntymäaikaa. Nämä tiedot haetaan jatkossa henkilöpalvelustamme. Linkki muuttuu kertakäyttöiseksi 2/2018 aikana Hakija voi muokata hakemustaan hakuajallisessa haussa liitteiden osalta N/14 vrk hakuajan päättymisen jälkeen JA yhteystietojaan hakukierroksen päättymiseen asti. Hakemuksen tilat eivät vaikuta hakijan muokkausmahdollisuuksiin! virkailija voi määrittää hakukohtaisesti liitteiden viimeisen muokkausajankohdan hakuajan päättymisestä Hakija voi muokata hakemustaan jatkuvassa haussa tai hakuajattomassa haussa niin kauan kuin hakemus on tilassa Käsittelemättä. Muut hakemusten tilat lukitsevat muokkauksen, paitsi Täydennyspyyntö avaa muokkauksen uudelleen.

8 Hakemusten käsittely Hakulistalle tulee esille vain ne haut joissa on hakemuksia Haun alta löytyy hakukohteet Listauksen järjestys: ylimpänä ne haut, joissa on käsittelemättömiä eniten Käsitellyt haut:  kaikki hakukohteet tilassa käsitelty/hakemus on passiivinen Hakukriteerit: nimi, sähköposti, synt.aika, hetu Lajittelut alas/ylös, viimeksi muokattu, 1.tallennusajankohdan löytää hakemuksen muutoshistoriasta Hakukohteiden tilat: käsittelemättä, käsittelyssä, kutsuttu haastatteluun, kutsuttu valintakokeeseen, arvioinnissa, käsitelty ja täydennyspyyntö Passiivinen  harmaana listauksen alalaidassa Hakukohteiden tilojen massamuutos Tilojen mukaan muodostettava linkki arvioijalle Urliin muodostuu ko. haun ”tilassa N” olevat hakukohteet/hakemukset jos vain hakukohde per hakemus.

9 Hakemusten käsittely osa 2
Täydennyspyynnön lähettäminen Hei Kutsumanimi ja linkki hakemukselle muodostuvat automaattisesti ja teksti ”tämä on automaattinen viesti..” Kun hakija muokkaa hakemustaan  Virkailija näkee hakijan / virkailijan tekemät muutokset hakemukselta selvemmin, tulossa 2/2018 Muokkauslinkin uudelleen lähettäminen Virkailijan asetukset – virkailija voi piilottaa tarpeettomat vaihtoehdot pois. Excel-tulostus hakukohdekohtaisesti tai hakukohtaisesti Hakukohdekohtaiseen tulee mukana kaikki ko. kohteeseen hakeneiden muutkin tiedot. Käsittelymerkinnät (pohjakoulutus, kielitaito, hakukelpoisuus, maksuvelvollisuus) ja valintatiedot myös exceliin Virkailija voi muokata hakijan hakemusta myös riippumatta hakuajasta / tilasta, nimimuutokset tehtävä henkilöpalveluun Muistiinpanot Jokainen muistiinpano tallentuu omanaan

10

11 Valintojen toteutus, korkeakoulut
Valintapalveluun siirtyy vain hakemukset ja hakijat editorin puolelta. Ts. valinta-tieto ei siirry hakemukselta valintapalveluun eikä toisin päin. Tieto maksuvelvollisuudesta siirtyy Tieto hakukelpoisuudesta siirtyy Passiiviset hakemukset eivät siirry Excel-tuonti/vienti ei ole mahdollista Muuten samat toiminnallisuudet, itse palvelu on sama. Muista julkaista valintaesitys Sähköpostit lähtevät klo 8 ja klo 20.

12 Tuotannossa ollaan ja huomataan…
Puuttuu kysymys? Tee kysymys, näkyy heti lomakkeella Puuttuva vastaus näkyy jo tallennetuilla hakemuksilla vasta kun avaa hakemuksen muokkaustilaan Hakijalle voi lähettää täydennyspyynnön. Meillä ei ole paperilomakkeita! Eli pyydä vastaukset ja syötä itse vastaukset oppijan puolelta

13 Asiakaspalvelu ja käyttöönoton tuki
Palaute ja käyttöön liittyvä neuvonta Käyttöönoton aikana on mahdollista antaa palautetta Lomake-editorista ja kysyä sen käyttöön liittyvistä asioista sähköpostitse Palautteet ja kysymykset voi lähettää osoitteeseen otsikkokenttään tiedoksi: palaute tai kysymys Lomake-editorista Verkkokoulutusmateriaali ja koulutusten nauhoitteet kootaan wikiin

14 Kiitos!