Kolmesta yksi: Aalto-yliopiston kirjaston kuusi ensimmäistä vuotta

Esitys aiheesta: "Kolmesta yksi: Aalto-yliopiston kirjaston kuusi ensimmäistä vuotta"— Esityksen transkriptio:

1 Kolmesta yksi: Aalto-yliopiston kirjaston kuusi ensimmäistä vuotta
Matti Raatikainen, vt. kirjastonjohtaja INA-seminaari

2 Taustaa Aalto-yliopisto ja sen kirjasto syntyivät 1.1.2010
Kolme omien alojensa huippukirjastoa yhteen Valmistelua oli tehty v lähtien Yhteiset työpajat Johtajien tapaamiset Selvityksiä mm. kustannusten muutoksista

3 Kampukset Vanhat kampukset säilyivät: Arabia, Otaniemi, Töölö -- > kolme kampuskirjastoa

4 Organisaatio Luotiin Aalto-yliopiston mallin mukaisesti ylhäältä alas
Rehtori Kirjaston johtaja & varajohtaja Päälliköt (4) Tiiminvetäjät (15) Tiimiläiset (74) Työntekijät ilmoittautuivat tiimeihin (1-3) Lähiesimiehinä kaikki päälliköt ja osa tiiminvetäjistä Pohjana kirjaston toiminnot: paikallispalvelu, hankinta ja metatieto, tiedonhaun opetus, jne.

5 Alkuperäinen organisaatiomalli
Johtoryhmä Johtaja Varajoht. Päällikkö Päällikkö Päällikkö Päällikkö Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi

6 Tutustuminen Vierailuja kampuskirjastojen välillä
Työryhmissä edustus kaikilta kampuksilta Sisäinen henkilöhakemisto Santra Yhteinen asiakaspalvelutyö väistötilassa (Oppimiskeskus beta)

7 Kampus- ja kirjastopäätökset
2010: yliopistoon tulee Oppimiskeskus 2011: yliopiston toiminta keskittyy Otaniemeen 2012: Otaniemen kirjastorakennus remontoidaan 2013: uusia kirjastotiloja ei rakenneta → kirjastopalvelut keskitetään yhteen rakennukseen, josta tulee Oppimiskeskus 2014: kampuskirjastojen lisäksi Oppimiskeskukseen Arkkitehtuurin laitoksen kirjasto

8 Keskittämisen tavoiteltuja etuja
Synergia Sijaistaminen Työn jakaminen uudella tavalla -- > oman työnkuvan muuttaminen mahdollista Muilta oppiminen Kommunikaation helpottuminen Rahalliset säästöt

9 Pelätyt haasteet Muutosvastarinta
Vanhat työkulttuurit, käytännöt, jne. Pettymys uusiin järjestelyihin

10 Palveluiden uudelleenjärjestelyt Aalto-yliopistossa 2014-2015
Kirjasto osaksi Oppimispalveluita Työntekijöiden siirtoja palveluyksiköiden välillä IT Talous Bibliometriikka Samaan aikaan YT-neuvottelut Kirjastossa ei irtisanomisia

11 Kirjastosta Oppimiskeskukseksi 2015-2016
Rakennuksen modernisointi Kokeilua ja kehittämistä väistötilassa: Oppimiskeskus beta Työtilajärjestelyt: monitilatoimisto, mobiilityö Asiakaspalvelukokeilu: tiimimalli Uusia palveluita: Community Support Team, 3D-tulostus, Visual Resource Centre, Studio,

12 Muutosvoimat Painetun aineiston lainaus vähentynyt yli 60% ( ) E-aineiston käyttö lisääntynyt yli 600% Kävijämäärä pienentynyt Kulut vähentyneet, paitsi aineistohankinnoissa Uusia tehtäviä Henkilöstöä siirretty pois kirjastosta + eläköitymiset ja rekrytointikielto -- > vähennys 40% Uusia palveluita ja uudenlaista osaamista tarvitaan

13 Saman katon alla: ensimmäiset kokemukset
Odotukset: uuden työkulttuurin synty, ihmisten sekoittuminen, yhdessä työskentelyyn oppiminen, … Todellisuus: rutiinit hukassa, mobiilityö opeteltava, uusia ratkaisuja tehtävänä, kommunikaatio helppoa, pikatapaamiset järjestyvät, … Kaikki eivät vielä tunne toisiaan Asenne kuitenkin positiivinen ja odottava

14 Tulossa: organisaatiouudistus
Luvattu valmiiksi vuoden loppuun mennessä Ulkoinen: suhde muihin palveluyksiköihin Sisäinen: toimintojen järjestäytyminen, esimiessuhteet, tiimien määrän vähentäminen Organisaatio olisi pitänyt uudistaa jo vuosia sitten

15 Opetukset Organisaatio luotava asiakasnäkökulmasta lähtien
Säännölliset tarkistuspisteet ja tarvittavat korjaukset Organisaatiolle Työnkuville Työilmapiirille Kannattaa järjestää: yhdessä työskentelyä Uusien käytäntöjen testausta Tarvitaan selkeät esimiessuhteet Ennakointi / proaktiivisuus: ei odoteta käskyjä ylhäältä

16 Ennen: Aula ilman palvelua
Kuva: Jaakko Marttila

17 Jälkeen: Uusi palvelupiste aulassa
Kuva: Matti Raatikainen

18 Ennen: alin kerros kirjavarastona
Kuva: Jaakko Marttila

19 Jälkeen: Tervetuloa Aalto-yliopiston Oppimiskeskukseen 31.10. 2016!
Kuva: Tuomas Uusheimo