Espoon kaupungin sopimusprosessi Diasarja ohjeeksi henkilöstölle 1.12.2015.

Esitys aiheesta: "Espoon kaupungin sopimusprosessi Diasarja ohjeeksi henkilöstölle 1.12.2015."— Esityksen transkriptio:

1 Espoon kaupungin sopimusprosessi Diasarja ohjeeksi henkilöstölle 1.12.2015

2 Lähestymistapa Sopimusprosessilla tarkoitetaan toimintojen ketjua suunnittelusta sopimusaikaiseen toimintaan, sopimuksen toteutumisen seurantaan sekä sopimuksen päättymiseen. Espoon kaupungin sopimusprosessissa korostetaan ennakointia ja suunnitelmallisuutta. Päähuomio on sopimuksen kohteena olevan yhteistyön tavoitteiden tosiasiallisessa saavuttamisessa sopimusosaamista kehittämällä. –Sopiminen ymmärretään kokonaisvaltaisena moniammatillisena prosessina suunnitteluvaiheesta käytännön toteutukseen ja sen seurantaan. –Käytäntöön sovellettuna ja tosielämän yhteistyösuhteissa tavoitellaan proaktiivista sopimista, eli yhteistyön suunnittelua, rakentamista ja ylläpitoa sekä ongelmien ennaltaehkäisyä ja riskienhallintaa, sekä näiden dokumentointia. Kaupungin sopimusprosessi esitetään seuraavassa kaaviona. Prosessikaavion ja tämän diasarjan tarkoituksena on selkiyttää Espoon kaupungin sopimusprosessin kokonaiskuvaa yhteistyön, päätöksenteon ja tiedonkulun näkökulmasta. –Diasarja sisältää myös viittauksia ja linkkejä kaupungin muihin ohjeisiin, lakeihin jne. –Diasarjan taustalla olevat kaupungin tarkemmat ohjeet löytyvät Sopimusten tekeminen ja hallinta –dokumentista, linkki: http://tyotilat.espoo.fi/yhteiset/verkostot/riskienhallinnan_ohjausryhma/YhteisetDokumentit/2015 _1109_Sopimusten%20tekeminen%20ja%20hallinta.doc http://tyotilat.espoo.fi/yhteiset/verkostot/riskienhallinnan_ohjausryhma/YhteisetDokumentit/2015 _1109_Sopimusten%20tekeminen%20ja%20hallinta.doc Näiden tarkoitus on ohjata etenkin tilanteissa ja toiminnoissa, joissa muuta ohjetta ei ole. Huomioon on otettava kaupungin muut sopimuksiin liittyvät ohjeet, kuten hankintaohje: http://tyotilat.espoo.fi/pali/konsernipalvelut/hankintapalvelut/Essi%202014/Hankintaohje% 202013%20FINAL%20päivitetty%2031.7.2013.pdf 2

3 Käyttötarkoitus Kaupungin sopimusprosessikaavio (siihen liittyvine dioineen) toimii: –Muistilistana –Lisätietopankkina, jota voi hyödyntää soveltuvin osin –Koulutuksessa ja perehdytyksessä –Suunnittelun ja tiedonjaon välineenä. Vaikka sopimusprosessikaaviota ja näitä dioja voi käyttää sellaisenaan, parhaimman hyödyn saa räätälöimällä ne oman organisaation tarpeisiin, esim. lisäämällä –toimiala-/yksikkökohtaisia ohjeita –päätöstekstimalleja –useasti käytettyjä sopimus- ja esim. reklamaatiopohjia –työnkuvia ja -valtuuksia yhteystietoineen. 3

4 Käyttöohje Prosessikaaviossa olevat alleviivatut tekstit ja numeroidut tehtävälaatikot sisältävät linkkejä, jotka toimivat vain diaesitystilassa (Diaesitys/Aloita diaesitys). Linkkejä klikkaamalla saat auki kyseisestä prosessin vaiheesta lisätietoja antavat diat. Jokaisen lisätietodian lopussa (ja tässä) on keltainen nuoli -linkki, jota klikkaamalla pääset takaisin prosessikaavioon. ■ -merkki dian lopussa ilmaisee, että lisätieto kyseisestä aiheesta päättyy. 4 Paluu prosessikuvaan

5 8. Sopimuksen seurannan järjestäminen Päätöksentekijä Sopimuksen yhteyshenkilö Tallentaja Päätös lainvoimai- nen 5. Toimielin- / viranhaltija- päätöksen tekeminen 6. Sopimuksen allekirjoittami- nen 2. Yhteistyöstä ja sopimuksesta neuvottelemi- nen 3. Sopimus- luonnoksen laatiminen 9. Sopimus-muutoksista neuvottelemi- nen ja mahd. päätöksen valmistelemi- nen Tallentaminen ja arkistoiminen Sopimuksen suunnittelu- ja valmisteluvaihe Kaikkiensopimustentaustalla Sopimuskausi Espoo-tarina ja siitä johdetut tavoitteet, ohjelmat ja projektit + sisäinen valvonta ja riskien- hallinta 10. Sopimus- suhteen päättyminen Uuden sopimuksen tai sopimuskauden valmisteleminen 4. Sopimuksen työstäminen ja päätöksen valmistelemi- nen Sopimuksen muuttamisesta päättäminen Sopimus- luonnokseen tutustuminen Muutetun sopimuksen tallentaminen ja arkistoiminen Sopimusten tekeminen ja hallinta - kaupungin sopimusprosessikaavio Espoon kaupungin sopimusprosessi Sopimus- suhteen päättäminen kesken kauden 7. Sopimuksen tallentaminen ja arkistoiminen 1. Neuvottelujen valmistel- eminen

6 Lisätietodiat 6

7 Kaikkien sopimusten taustalla Espoo-tarina sekä hyvän hallinnon ja riskienhallinnan periaatteet Espoo-tarina on kuvaus strategiaperustaan sisältyvästä visiosta, arvoista ja toimintaperiaatteista sekä päämääristä ja valtuustokauden tavoitteista. Espoo-tarinaa toteutetaan yksiköiden omilla tarinoilla ja toimintasuunnitelmilla, toimiala- ja tulosyksikkötasoisilla tuloskorteilla sekä poikkihallinnollisilla kehitysohjelmilla ja niihin liittyvillä projekteilla. Myös sopimustoimintansa osalta kaupungin tulee toimia Espoo-tarinan mukaisesti. Yhteistyötä, kumppanuuksia ja muuta sopimuksella sovittavaa tekemistä käynnistettäessä on varmistettava, että Espoo-tarina on taustalla työtä ohjaamassa yhteisten tavoitteiden suuntaan. Kaupunki noudattaa toiminnassaan kaikkia lakeja ja asetuksia. Kuntalain säännökset sisäisestä tarkastuksesta ja riskienhallinnasta koskevat myös sopimuksia ja niiden hallintaa. –Hallinnon järjestämiseksi valtuusto on hyväksynyt johtosäännöt, joissa määrätään kaupungin tehtävistä ja toimivallan jaosta mm. sopimusten osalta. Yksityiskohtaisempia ohjeita annetaan toimintaohjeilla. –Toimiva riskienhallinta edellyttää sopimusprosessin hallintaa sekä riskinäkökulman sisällyttämistä myös sopimusten sisältöön. Huolellisesti laadittu kirjallinen sopimus on tasavertaisen yhteistyön perusta, mutta samalla usein ainoa keino siirtää ja jakaa riskejä osapuolten välillä. 7 Paluu prosessikaavioon

8 Sopimuksen laadintaan ja täytäntöönpanoon liittyvät roolit Päätöksentekijä päättää sopimuksesta ja allekirjoittaa sopimuksen tai yksittäistapauksessa valtuuttaa toisen allekirjoittamaan sopimuksen. Sopimuksen yhteyshenkilö kirjataan sopimukseen tai sen liitteeseen. Hän on päätöksentekijän edellä mainitusti määräämä sopimuksen vastuuhenkilö, jonka vastuualueeseen sopimus liittyy ja joka tuntee sopimuksen. Hän: pitää huolta siitä, että alkuperäinen sopimus arkistoidaan kaupungin ohjeiden mukaisesti. valvoo, että sopimusvelvoitteet täytetään neuvottelee sopimuskumppanin kanssa esim. mahdollisista muutoksista hänelle määrättyjen valtuuksien mukaan toimii useimmiten käytännön toteuttajana ja ensisijaisena yhteytenä sopimuskumppaniin päin huolehtien sopimuksen toteuttamisesta sekä laskutusasioiden sujumisesta. –Tarvittaessa sopimukseen voidaan koko sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön lisäksi nimetä muu yhteyshenkilö (esim. työsuorituksesta tai toteutuksesta vastaava yhteyshenkilö). Tällöin sopimukseen kirjataan selvästi kummankin yhteyshenkilön roolit ja tehtävät. Tallentaja vie teknisesti sopimuksen ja mahdolliset muutokset sopimusrekisteriin (nyk. Kronodoc). Hänen tehtäviinsä ei kuulu sopimuksen sisällön seuranta eikä esim. laskuttaminen. 8 Paluu prosessikaavioon

9 1. Neuvottelujen valmisteleminen Taitavasti rakennettu neuvotteluasetelma luo puitteet hyvin eteneville neuvotteluille ja onnistuneille sopimuksille. Neuvottelun kulku ja sen vaatimat resurssit on tärkeää suunnitella mahdollisimman pitkälle jo ennen kuin neuvottelut alkavat. Käy läpi seuraavat asiat hyvissä ajoin: –Onko neuvottelun aloittamiselle ja sen käymiselle asianmukaiset valtuudet? –Ketkä ovat kaupungin puolelta mukana neuvottelemassa? Mitkä ovat heidän roolinsa? –Mitkä ovat neuvottelun tavoitteet ja kuinka niihin päästään? Mihin sopimusta tarvitaan? Kuinka saadaan aikaan Espoon kannalta paras mahdollinen neuvotteluasetelma? Voidaanko esimerkiksi neuvotella sopimus, joka palvelee koko kaupunkia tai useampia yksiköitä? Onko kaupungilla olemassa olevia sopimuksia, joita voi hyödyntää? Mitkä ovat neuvottelun valmisteluvaiheen tehtävät ja kuka ne tekee? Laaditaanko esimerkiksi oma sopimuspohja? –Kaupungin oma sopimuspohja on usein paras lähtökohta neuvottelulle. Tuttu pohja tukevoittaa neuvotteluasetelmaa, helpottaa ajan käyttöä ja pienentää neuvotteluun liittyviä riskejä. Pidä huolta siitä, että oma sisäinen valmistelupalaveri pidetään aina ennen neuvottelua ulkopuolisen toimijan kanssa. ■ 9 Paluu prosessikaavioon

10 2. Yhteistyöstä ja sopimuksesta neuvotteleminen 1(3) Tarkista hyvissä ajoin, pitääkö yhteistyö/kumppanuus tai siitä sovittava toiminta mahdollisesti kilpailuttaa. –Käy läpi hankintaohje ja keskustele hankinnan asiantuntijoiden sekä tarvittaessa myös hankinnan ja toimialan lakimiesten kanssa. Linkki hankinnan sivuille Essiin: http://essi.espoo.fi/fi-FI/Palvelut/Hankinnathttp://essi.espoo.fi/fi-FI/Palvelut/Hankinnat Selvitä jo varhaisessa vaiheessa, että yhteistyökumppani on luotettava ja vastuullinen toimija. –Hanki tulevasta sopimuskumppanista tilaajavastuulaissa mainitut selvitykset Linkit: https://www.tilaajavastuu.fi/fi/ https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2006/20061233 –Tarkista muu soveltuvuus, esim. alaikäisten kanssa työskenteleviltä tarkistetaan rikostaustaote / työnantaja tarkistaa sen omilta työntekijöiltään. Linkki: http://www.oikeusrekisterikeskus.fi/fi/index/rekisterit/rikosrekisteri/yksityisenhenkilontiedonsaant ioikeus/rikostaustaote.html Kerro sopimuskumppanille kaupungin päätöksentekoprosessi sopimuksen hyväksymisessä, etenkin että sopimus astuu voimaan vasta viranomaispäätöksen lainvoimaiseksi tulon jälkeen. –Tarkista tarvittaessa johtosäännöistä ja toimintaohjeista kenellä on toimivalta tehdä päätös sopimuksen kohteena olevasta asiasta. 10 Paluu prosessikaavioon

11 2. Yhteistyöstä ja sopimuksesta neuvotteleminen 2(3) Pyri selvittämään vaikeat ja osapuolille epäselvät kysymykset heti alussa. Keskustele kumppanin kanssa mahdollisista vaikeuksista ja riskikohdista. –Älä jätä hankalia avoimia sopimusasioita neuvoteltavaksi tilanteessa, jossa tuleva sopimuskumppani on täysin varma siitä, että sinun täytyy saada sopimus aikaan juuri hänen kanssaan. Mikäli kyseessä on merkittäviä taloudellisia tai juridisia intressejä, kohtaat neuvotteluissa pääsääntöisesti harjaantuneen vastapuolen. Jos tunnet olosi epävarmaksi neuvottelun suhteen, vahvista tiimiäsi kokeneemmilla kollegoilla ja/tai lakimiehellä. Mikäli vastapuoli käyttää neuvotteluissa lakimiestä, ota myös oma lakimiehemme mukaan. Neuvottele ja sovi mahdollisimman valmiiksi ainakin: –Sopimuksen kohde ja sopijaosapuolten vastuut ja velvoitteet –Sopimusaikaiset yhteistyö- ja valvontamenetelmät –Sopimuksen toteutuksen ja laadun seurantamenettelyt –Sopimuksenaikaiset reklamointimenettelyt –Irtisanomismenettelyt –Vahingonkorvaus- ja riidanratkaisumenettelyt. 11 Paluu prosessikaavioon

12 2. Yhteistyöstä ja sopimuksesta neuvotteleminen 3(3) Dokumentoi ja säilytä neuvottelumuistiot, kirjeenvaihto, sähköpostit (sopimuksen tulkintaan liittyvät) –Tarkista arkistointitavat ja -ajat kaupungin asiakirjahallinnon ohjeesta ja tiedonhallintasuunnitelmasta, linkit: http://essi.espoo.fi/fi-FI/Palvelut/Asiakirjahallinto/Arkistointi http://tyotilat.espoo.fi/pali/konsernipalvelut/asiakirjahallinto-_kaannos- _ja_tietopalvelut/asiakirjahallinnon_ohjeet_ja_projektit/Essin%20liitteet/Ohje%20Espoon%20 asiakirjahallintaan%202015.pdfhttp://tyotilat.espoo.fi/pali/konsernipalvelut/asiakirjahallinto-_kaannos- _ja_tietopalvelut/asiakirjahallinnon_ohjeet_ja_projektit/Essin%20liitteet/Ohje%20Espoon%20 asiakirjahallintaan%202015.pdf –Muista ja huomioi, että henkilövaihdoksia tapahtuu. Mahdollisen kilpailutuksen ja kaikkien neuvottelujen yhteydessä on tärkeää noudattaa kaupungin vieraanvaraisuusohjeen ja eettisten periaatteiden määräyksiä. –Kaupungin vieraanvaraisuusohjeistus: http://tyotilat.espoo.fi/yhteiset/verkostot/riskienhallinnan_ohjausryhma/YhteisetDokumentit/Vi eraanvaraisuusohjeistus.docxhttp://tyotilat.espoo.fi/yhteiset/verkostot/riskienhallinnan_ohjausryhma/YhteisetDokumentit/Vi eraanvaraisuusohjeistus.docx –Kaupungin eettiset periaatteet ja toimintatavat: http://tyotilat.espoo.fi/koha/konserniesikunta/viestinta/Essin%20liitetiedostot/Eettiset%20peria atteet%20ja%20toimintatavat%20henkil%C3%B6st%C3%B6_p%C3%A4ivitetty%2013.3.201 5.pdf ■http://tyotilat.espoo.fi/koha/konserniesikunta/viestinta/Essin%20liitetiedostot/Eettiset%20peria atteet%20ja%20toimintatavat%20henkil%C3%B6st%C3%B6_p%C3%A4ivitetty%2013.3.201 5.pdf 12 Paluu prosessikaavioon

13 3. Sopimusluonnoksen laatiminen 1(2) Sopimuksen laadinnasta ja täytäntöönpanosta vastaa se viranomainen, jolla on toimivalta päättää sopimuksesta. Sopimukseen merkitään, mihin päätökseen sopimus perustuu. Sopimuksen laatii / sen laadintaan osallistuu ja siihen vaadittavan päätöksen valmistelee päätöksentekijän määräämä henkilö vastuualueensa puitteissa, tai eri toimeksiannosta. Huolehdi siitä, että sopimusmallit valitaan ja alustavat sopimukset laaditaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta jatkoneuvottelut sujuisivat hyvässä yhteisymmärryksessä. Esitä ensisijaisesti omaa sopimusmalliamme tai yleisesti käytössä olevaa, esim. RT. –Tutustu vakiosopimuksiin tai valmiisiin sopimuslomakkeisiin huolellisesti. Näihin sopimuspohjiin saattaa sisältyä jotain sellaista, mitä et missään nimessä ole tarkoittanut. –Huomioi toimialan ja yksikön omat ohjeet. Kun tarvitset lakimiehen apua, pyydä sitä jo neuvottelujen alkuvaiheessa ja perehdytä lakimies hyvin toimialan / yksikön omiin tavoitteisiin ja suunnitelmiin sovittavan asian suhteen. Sopimus on kuitenkin aina tehtävä yhteistyössä toimialan lakimiehen kanssa kun… (jatkuu seuraavalla sivulla) 13 Paluu prosessikaavioon

14 3. Sopimusluonnoksen laatiminen 2(2) Sopimus on aina tehtävä yhteistyössä toimialan lakimiehen kanssa kun: a)käytetään ulkopuolisen sopijakumppanin omaa sopimusehdotusta, tai mikäli vastapuoli ehdottaa merkittäviä muutoksia kaupungin sopimuspohjaan, tai sopimusmallipohjaa ei ole b)sopimuksen kohteena oleva toiminta on kaupungille, toimialalle tai yksikölle kokonaan uutta tai sopimus tehdään lajissaan ensimmäistä kertaa c)sopimuksella sovittavan toiminnan taloudellinen intressi on tulosyksikön budjettiin nähden erityisen suuri ja/tai kun sopimus on toiminnan kannalta merkittävä tai monimutkainen d)sopimus on merkittävä kaupungin julkisen imagon kannalta e)on päädytty kolmikantasopimuksen käyttämiseen f)sopimuskumppani haluaa siirtää sopimuksen kolmannelle osapuolelle. Toimialat voivat määritellä toimiala-/yksikkökohtaisia euromääräisiä rajoja sekä muita mahdollisia täsmällisempiä kriteereitä tahoillaan ja tarpeensa mukaan. ■ 14 Paluu prosessikaavioon

15 4. Sopimuksen työstäminen ja päätöksen valmisteleminen Vältä kiirettä ja lyhytjänteisyyttä. Liian aikaiseen sopimukseen kiirehtiminen voi johtaa ongelmiin. Huomioi toimialan ja yksikön omat ohjeet. Tee mahdollisimman selkeä sopimus: ulkopuoliselle on käytävä sopimusta lukemalla selvästi ilmi, mistä on sovittu. –Älä jätä sopimukseen epäselviä sanamuotoja ja kohtia. –Jos sopimusta ei tehdä yhteistyössä lakimiehen kanssa, pidä huolta siitä, että joku toinen, esim. kollega tai esimies, lukee sopimuksen huolellisesti avuksesi. Älä sitoudu sellaisiin sopimusehtoihin, joista yksikkösi ei selviydy. Selosta asia päätöksentekijälle hyvissä ajoin ennen sopimuksen viimeistelyä ja päätöksen valmistelua. ■ 15 Paluu prosessikaavioon

16 5. Toimielin- / viranhaltijapäätöksen tekeminen Sopimuksesta on oltava lainvoimainen päätös. Toimivalta sopimuksesta päättämiseen on kirjattu kaupungin johtosääntöihin ja toimintaohjeisiin. Viranhaltijapäätökseen kirjataan, mihin toimivalta perustuu. Päätöksestä on käytävä ilmi, että sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. –Hankintasopimuksessa noudatetaan hankintalain mukaista odotusaikaa. –Vain poikkeustapauksissa sopimuksen voi allekirjoittaa ennen sen lainvoimaisuutta. –Päätökseen voidaan kirjata myös ns. delegointilauseke, jonka myötä sopimuksen ”tekniset ja vähäiset muutokset” voidaan käytännön syistä päättää varsinaisen toimivallan omaavaa alemmalla tasolla. Sopimuksen yhteyshenkilö (/ muu valmistelija) vie päätöksen asianhallintajärjestelmään (nyk. Dynasty). Valmis, mutta allekirjoittamaton sopimus viedään liitteeksi. Toimivaltainen päätöksentekijä tekee päätöksen. Päätöksen tiedoksianto asianosaisille Päätös laillisuusvalvontaan sekä kuntalain mukaisesti nähtäville. ■ 16 Paluu prosessikaavioon

17 6. Sopimuksen allekirjoittaminen Kun päätös on tullut lainvoimaiseksi, sopimus allekirjoitetaan. Sopimus astuu tällöin voimaan. Sopimukseen tulee kirjata erikseen, milloin varsinainen sopimuskausi alkaa. –Poikkeustapauksissa sopimuksen voi allekirjoittaa ennen päätöksen lainvoimaisuutta. Tällöin sopimukseen otetaan ehto, että sopimus tulee voimaan vasta, kun sitä koskeva päätös on tullut lainvoimaiseksi. Kaupungin puolesta sopimuksen allekirjoittaa sopimuksesta päättänyt viranhaltija tai se, jolla yksittäistapauksessa on oikeus allekirjoittaa sopimus. Suositellaan, että sopimuksen kaikki sivut merkitään nimikirjaimilla. Toisen osapuolen nimenkirjoitusoikeus varmistetaan ja tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteri-, yhdistysrekisteri- tai säätiörekisteriotteesta. ■ 17 Paluu prosessikaavioon

18 7. Sopimuksen tallentaminen ja arkistoiminen Pääsääntöisesti kaikki allekirjoitetut sopimukset on vietävä pdf- muodossa sopimusrekisteriin. Seuraavat sopimustyypit on kuitenkin rajattu sopimusrekisterin ulkopuolelle ja ne toimitetaan arkistoitavaksi toimialan ohjeiden mukaisesti: –Työsopimukset –Yksilöön kohdistuvat sopimukset ja muut kokonaan salassa pidettävät sopimukset –Muissa sähköisissä rekistereissä olevat sopimukset (esim. vuokrasopimukset). Sopimuksen yhteyshenkilö pitää huolta siitä, että alkuperäinen sopimus tallennetaan ja arkistoidaan kaupungin ohjeiden mukaisesti. –Sopimuksen yhteyshenkilö toimittaa alkuperäisen allekirjoitetun sopimuskappaleen ja tallennukseen tarvittavat sopimuksen metatiedot sopimustietolomakkeelle täytettynä Tallentajalle. Tallentaja vie teknisesti sopimuksen ja mahdolliset muutokset sopimusrekisteriin (nyk. Kronodoc). Hänen tehtäviinsä ei kuulu sopimuksen sisällön seuranta eikä esim. laskuttaminen. Ohjeet Essissä: –http://essi.espoo.fi/fi-FI/Tyokalut/Sopimusrekisterihttp://essi.espoo.fi/fi-FI/Tyokalut/Sopimusrekisteri –http://essi.espoo.fi/fi-FI/Palvelut/Asiakirjahallinto/Arkistointi ■http://essi.espoo.fi/fi-FI/Palvelut/Asiakirjahallinto/Arkistointi 18 Paluu prosessikaavioon

19 8. Sopimuksen seurannan järjestäminen 1(2) Sopimuksen yhteyshenkilö vastaa sopimusseurannasta. Sopimusvelvollisuudet tulee täyttää molemminpuolisesti ja sopimuksella sovittua toimintaa on seurattava ja valvottava aktiivisesti. Sopimuskauden alkaessa sovitaan ja aikataulutetaan koko sopimuskaudelle esim. –yhteistyökäytänteet –kokousjärjestelyt ja osallisten sitouttaminen, kalenteriin merkitään seurantakokoukset –reklamointikäytännöt –mahdollisten loppukäyttäjien tai muiden keskeisten sidosryhmien informoiminen, kuuleminen ja sitouttaminen, mahdolliset koulutukset jne. –seurantakokoukset, tarkistuskäynnit, laaturaportit ym. keskustelukanavat –molemminpuolinen laadunseuranta ja tarkastus, laskutuksen seuranta. 19 Paluu prosessikaavioon

20 8. Sopimuksen seurannan järjestäminen 2(2) Avoimesta tiedonkulusta huolehditaan sopimussuhteen aikana, jotta –varmistetaan sopimuksen toteutuminen (esim. uudet ideat, huomiot) –vältetään väärinymmärrykset –vähennetään aiheetonta tyytymättömyyttä. Häiriötilanteet: Kaikista sopimukseen liittyvistä häiriöistä kuten viivästymisestä tai virheistä on viipymättä huomautettava eli reklamoitava kirjallisesti sopimuskumppanille. –Reklamointi on edellytyksenä hinnanalennukselle ja muille sopimuksessa määritellyille seuraamuksille. –Reklamaatio on tehtävä kirjallisesti ja siihen liittyvä aineisto säilytetään asianmukaisesti, vastaavalla tavalla kuin sopimusta koskevat neuvotteluasiakirjat ja kirjeenvaihto. Tarkista arkistointitavat ja -ajat kaupungin asiakirjahallinnon ohjeesta ja tiedonhallintasuunnitelmasta, linkit: http://essi.espoo.fi/fi-FI/Palvelut/Asiakirjahallinto/Arkistointi http://tyotilat.espoo.fi/pali/konsernipalvelut/asiakirjahallinto-_kaannos- _ja_tietopalvelut/asiakirjahallinnon_ohjeet_ja_projektit/Essin%20liitteet/Ohje%20Espoon %20asiakirjahallintaan%202015.pdf ■http://tyotilat.espoo.fi/pali/konsernipalvelut/asiakirjahallinto-_kaannos- _ja_tietopalvelut/asiakirjahallinnon_ohjeet_ja_projektit/Essin%20liitteet/Ohje%20Espoon %20asiakirjahallintaan%202015.pdf 20 Paluu prosessikaavioon

21 9. Sopimusmuutoksista neuvotteleminen ja mahdollisen päätöksen valmisteleminen Kaupungin sopimusten muuttamisesta kesken kauden päättää se taho, jolla kulloinkin on toimivalta päättää varsinaisesta sopimuksestakin. Päätöksentekijän vastuuttama henkilö valmistelee muutokseen vaadittavan päätöksen. Sopimuksen yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta sopia muutoksista tai muista kaupungin suostumusta edellyttämistä asioista ellei sopimusta koskevassa viranomaispäätöksessä ole tähän annettu erikseen valtuutusta. Sopimuksen voimassaoloaikana sopimuksen yhteyshenkilö informoi mahdollisista muutoksista tallentajaa, joka vie muutokset sopimusrekisteriin. ■ 21 Paluu prosessikaavioon

22 10. Sopimussuhteen päättyminen 1(2) Sopimukset ovat joko toistaiseksi voimassaolevia tai määräaikaisia tai ne voivat sisältää elementtejä molemmista. –Toistaiseksi voimassaoleva sopimus päättyy pääsääntöisesti irtisanomisella. Irtisanomisehdot ja -menettely on määriteltävä sopimuksessa. –Määräaikainen sopimus päättyy yleensä sovitun määräajan päättyessä tai poikkeuksellisesti ennen määräajan päättymistä irtisanomisella, mikäli se on sopimuksen mukaan mahdollista. Määräaikaisessa sopimuksessa voi olla myös sovittu ilmoituksenvaraisesta oikeudesta jatkaa sopimusta (optio) määräajan päättyessä joko toistaiseksi tai tietyksi määräajaksi. Option käyttöönottoehdot ja ilmoitusmenettely on määriteltävä sopimuksessa. Sopimukset voidaan aina päättää yhteisesti sopimalla. Sopimus voi myös päättyä sopimusrikkomuksen perusteella. –Sopimus voidaan päättää sopimusrikkomukseen perustuen pääsääntöisesti joko irtisanomisella tai olennaiseen sopimusrikkomukseen perustuen purkamisella. –Määräaikainen sopimus voidaan toisen osapuolen yksipuolisella tahdonilmaisulla päättää pääsääntöisesti ainoastaan sopimusrikkomuksen perusteella. –Kun sopimussuhde päätetään irtisanomalla tai purkamalla tekee toimivaltainen toimielin / viranhaltija asiasta päätöksen. 22 Paluu prosessikaavioon

23 10. Sopimussuhteen päättyminen 2(2) Sopimuksen päättyessä tehdään sopimussuhteen ”tilinpäätös” eli käydään yhdessä läpi sopimussuhteen eteneminen ja päättyminen. Kaikki sopimusvelvoitteet eivät välttämättä lopu sopimuksen päättymiseen, esim. –Käyttökausi voi jatkua sopimuskauden jälkeenkin –Takuut –Salassapitovelvoite –Mahdolliset myöhemmät vahingonkorvausvastuut. ■ 23 Paluu prosessikaavioon