Pääkirja SAP Best Practices

©2013 SAP AG. All rights reserved.2 Käyttötarkoitus, hyödyt ja tärkeimmät prosessin vaiheet Käyttötarkoitus  Tämä skenaario antaa kokonaisvaltaisen kuvan ulkoisesta laskennasta ja tileistä. Hyödyt  Kaikkien liiketapahtumien tallentamisella varmistetaan, että kirjanpitotiedot ovat täydellisiä ja tarkkoja. Tärkeimmät prosessin vaiheet  Pääkirjatilitositteiden kirjaaminen  Tositepäiväkirjan näyttäminen  Pääkirjasaldojen näyttäminen (luettelo)  Toistuvien kirjausten tekeminen  Tilin ylläpito: automaattinen ja manuaalinen kuittaus

©2013 SAP AG. All rights reserved.3 Tarvittavat SAP-sovellukset ja yritysroolit Tarvitaan  Enhancement package 6 for SAP ERP 6.0 Yritysroolit  Pääkirjanpitäjä  Talouspäällikkö

©2013 SAP AG. All rights reserved.4 Prosessin kuvaus Pääkirja  Pääkirjanpidon keskeinen tehtävä on tuottaa kokonaisvaltainen kuva ulkoisesta laskennasta ja tileistä. Kun kaikki liiketapahtumat (sekä ensisijaiset kirjaukset että sisäisen laskennan purkamiset) tallennetaan ohjelmistojärjestelmään, joka on täysin integroitu yrityksen kaikkien muiden toiminnallisten alueiden kanssa, kirjanpitotiedot ovat aina täydellisiä ja paikkansa pitäviä.  SAP FI General Ledger -ratkaisu sisältää seuraavat ominaisuudet: –Tasoksi voidaan valita joko konserni tai yritys. –Kaikki apukirjarivit kirjataan automaattisesti ja samanaikaisesti sopiville pääkirjanpidon tileille (täsmäytystileille). –Pääkirjanpidon ja kustannuslaskennan alueet päivitetään samanaikaisesti. –Ajankohtaiset kirjanpitotiedot arvioidaan ja raportoidaan reaaliaikaisesti. Tässä käytetään apuna tilitilannenäyttöjä, eri tilinpäätösversioita ja lisäanalyyseja.  Pääkirja toimii pohjimmiltaan kaikkien liiketapahtumien tallenteena. Sieltä löytyvät keskitetyt, ajan tasalla olevat viitetiedot tilien hoitamista varten. Tämänhetkiset yksittäiset tapahtumat voidaan tarkistaa milloin tahansa reaaliaikaisesti. Tämä voidaan tehdä tuomalla näyttöön alkuperäisiä tositteita, tositerivejä sekä tapahtumatietoja. Tällöin on käytettävissä eritasoisia tietoja, kuten –tilitiedot –päiväkirjat –summa-/tapahtumatiedot –tase- ja tuloslaskelma-analyysit.

©2013 SAP AG. All rights reserved.5 Kaavio: prosessin kulku Pääkirja Pääkirjanpitäjä Talouspäällikkö Tapah- tuma Pk = pääkirja Prosessin päätöksen- teko Kirjaus (FI)PeruutusNäyttäminen Pääkirjatili- tositteen kirjaaminen Rivien näyttäminen ja muuttaminen Tositteen näyttäminen Tiiviin tositepäivä- kirjan näyttäminen Tositepäivä- kirjan näyttäminen Saldojen näyttäminen Tositteen peruuttaminen Toistuvan tositteen käsitteleminen Luettelo toistuvien kirjausten alkuperäisistä tositteista Toistuvien kirjausten tekeminen Kuittaus Prosessin päätöksen- teko Pääkirja- saldojen näyttäminen (luettelo) Näyttäminen ja muuttaminen Prosessin päätöksen- teko Tilin ylläpito: automaattinen kuittaus Tilin ylläpito: manuaalinen kuittaus Tositteen peruutus – Yksittäis- peruutus Tositteen peruuttaminen – Joukko- peruutus

©2013 SAP AG. All rights reserved.6 Selitys SymboliKuvausHuomautukset Nauha: Määrittää käyttäjän roolin (esimerkiksi laskuntarkastaja tai vastaava myyjä). Tietyn roolin sijasta nauhassa voi näkyä myös organisaatioyksikkö tai ryhmä. Tämän taulukon muut prosessin kulun symbolit tulevat näille riveille. Skenaarion kaikille rooleille on tarvittava määrä rivejä. Roolinauhassa on kyseisen roolin yhteisiä tehtäviä. Ulkoiset tapahtumat: Sisältää tapahtumia, jotka aloittavat tai lopettavat skenaarion tai vaikuttavat skenaarion tapahtumien kulkuun. Prosessin kulun viiva (katkeamaton): Viiva osoittaa vaiheiden tavallisen järjestyksen ja prosessin kulkusuunnan skenaariossa. Prosessin kulun viiva (katkoviiva): Viiva osoittaa prosessin kulkusuunnan skenaarion harvoin käytettyihin tai ehdollisiin tehtäviin. Viiva voi myös johtaa prosessin kulkuun liittyviin asiakirjoihin. Yhdistää skenaarion prosessin tai vaiheettoman tapahtuman kaksi tehtävää Liiketoiminta/tapahtuma: Määrittää toiminnon, joka johtaa skenaarioon tai pois skenaariosta tai skenaarion aikaiseen ulkopuoliseen prosessiin Ei vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta Yksikön käsittely: Määrittää tehtävän, joka toteutetaan skenaariossa vaiheittain Vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta Prosessin viite: Jos skenaario viittaa koko toiseen skenaarioon, syötä tähän skenaarion numero ja nimi. Vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta Aliprosessin viite: Jos skenaario viittaa toisen skenaarion osaan, syötä tähän kyseisen skenaarion numero, nimi ja vaiheiden numerot Vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta Prosessin päätöksenteko: Määrittää päätöksen/haarautumiskohdan, jossa käyttäjä tekee päätöksen. Viivat tarkoittavat vinoneliön eri osista lähteviä päätöksiä. Ei yleensä vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta. Tästä selviää vaiheen jälkeen tehtävä päätös SymboliKuvausHuomautukset Kaaviossa seuraavalle/edelliselle: Vie kaavion seuraavalle tai edelliselle sivulle Vuokaavio jatkuu seuraavalla tai edellisellä sivulla Tuloste/asiakirja: Määrittää tulostetun asiakirjan, raportin tai lomakkeen Ei vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta, vaan tästä selviää tehtävän vaiheessa luotu asiakirja. Tästä kuviosta ei lähde viivoja Taloustiedot, toteuma: Määrittää taloushallinnon kirjaustositteen Ei vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta, vaan tästä selviää tehtävän vaiheessa luotu asiakirja. Tästä kuviosta ei lähde viivoja Budjettisuunnittelu: Määrittää budjettisuunnittelun asiakirjan Ei vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta, vaan tästä selviää tehtävän vaiheessa luotu asiakirja. Tästä kuviosta ei lähde viivoja Manuaalinen käsittely: Manuaalinen tehtävä Ei yleensä vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta, vaan tästä selviää prosessin kulkuun vaikuttava manuaalinen tehtävä, kuten lastin purkaminen varastoon. Versio/tiedot: Ulkoisesta prosessista syötetyt tiedot Ei yleensä vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta, vaan tästä kuviosta selviävät ulkoisesta lähteestä tulevat tiedot. Tähän vaiheeseen päin ei tule viivoja Järjestelmän hyväksytty/hylätty- päätös: Ohjelman automaattisesti tekemä päätös Ei yleensä vastaa asiakirjan tehtävän vaihetta, vaan tästä selviää järjestelmän automaattinen päätös, joka tehdään vaiheen suorittamisen jälkeen. SAP:n ulko- puolella Liiketoiminta/ tapahtuma Yksikön käsittely Prosessin viite Ali- prosessin viite Pros. päätök- senteko Kaavion yhteys Tuloste/ asiakirja Taloustiedot, toteuma Budjetti- suunnittelu Manuaal. käsittely Versio/tied ot Järjest. hyväks. / hylätty- päätös

©2013 SAP AG. All rights reserved.7 No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifications may vary. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices.