Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö

Esitys aiheesta: "Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö"— Esityksen transkriptio:

1 Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö
Projektitoiminta TUOL0006 Luento 6, Projektin muutosten ohjaus ja riskien hallinta Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö

2 Projektin sisällön hallinnan merkitys
Määritellyn mukaisen työn aikaan saaminen Varmistaa, ettei ylimääräisiä töitä tehdä Tehty työ edesauttaa projektin päämäärän ja liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista

3 Keskustelutehtävä Mieti mitä syitä on muutoksiin projektissa.

4 Syitä muutoksiin projektissa
Markkinatilanteen muutokset Uudet innovaatiot Kilpailijoiden toimenpiteet Asiakkaan täsmentyneet tarpeet Ulkoiset muutokset Viranomaiset Lait Organisaatiomuutokset Toiset kehitysprojektit

5 Muutoksenhallinnan vaiheet
Muutosehdotuksen laatiminen Muutoksen vaikutusten arviointi Asiantuntijalausunnot Muutoksen käsittely: Hyväksyminen / hylkääminen Muutoksen suoritus Muutoksen dokumentointi Tiedottaminen muutoksesta

6 Muutoksenhallinnan vaiheet
Muutos- ehdotus Muutosten vaikutusten arviointi Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Asiantuntijalausunnot Päätös Muutoksen hylkääminen Muutoksen dokumen- tointi Muutoksen hyväksyminen Muutoksen toteuttaminen

7 Muutosehdotus

8 Projektitoiminta TUOL0006 Luento 7, Projektin riskien hallinta
Jarmo Toivanen

9 Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista.
Riskin määritelmä: Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. Tunnista riskit !

10 Keskustelutehtävä Mieti projektien riskikategorioita.

11 Projektin riskit Tekniset riskit Aikataulun riskit
Taloudelliset riskit Organisaatio, henkilöt, tiedonkulku Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat Asiakkaaseen liittyvät riskit Ympäristötekijät, luonnonolosuhteet Sopimukseen liittyvät riskit Tuotevastuuriskit (T&K projektit) Vientiprojekteissa kohdemaahan liittyvät riskit (lainsäädäntö, poliittiset, sotilaalliset riskit, korruptio)

12 Tuntiharjoitus: ryhmätyö
Olette järjestämässä seminaaria, jonne tavoittelette puhujiksi alan ehdotonta kärkeä. Minkälaisia riskejä voi tilaisuuden järjestelyissä esiintyä. Määrittele yksittäiset riskit ja niihin varautuminen. Keskustelkaa ryhmässä n minuuttia ja kirjatkaa ylös.

13 Kriittiset alueet Käytettävissä oleva aika on aina rajallista ja riskien arviointi tulisi kohdistaa oikeisiin alueisiin projektissa. Ensi vaiheena tunnistetaan kriittiset alueet: Aikataulun kriittinen polku ja lähes kriittiset polut Uusi teknologia Avoimet vastuukysymykset Avainresurssien kuormitus Organisaatiorajat

14 Riskien tarkastusluettelot (esimerkki)
Asiakkaaseen liittyvät riskit: Toimenpide: Maksuvaikeudet Luottotietojen selvittäminen Lisävaatimukset Sopimuksen yksiselitteisyys Asiakkaan heikko Sovitaan koulutuksesta asiantuntemus Tiedonsiirto Tiedotussuunnitelma, menetelmät, sähköposti

15 Riskien analysointi projektisuunnitelman mukaisessa järjestyksessä
Projektin tavoitteeseen ja rajaukseen liittyvät riskit Avoimet määrittelyt-laajuuden muutokset-epäselvät rajaukset Projektiorganisaatioon liittyvät riskit Tehtävien ja vastuunjaon selkeys, avoimet tehtävät Vastuunjakorajapinnat, henkilöstön kuormitus, vaihtuvuus Aikataulun riskit Kriittinen polku,epävarmat työmääräarviot, ulkoiset toimittajat teknisesti mutkikkaat tehtävät, päätökset Taloudelliset riskit Kustannustason muutokset, maksuvaikeudet, valuuttariskit 5. Ohjaukseen ja kommunikointiin liittyvät riskit Tiedonkulku, valvonta, työtavat, etäisyydet

16 Riskienhallinnan vaiheet
Projektisuunnitelma : systemaattinen analysointi ja riskien tunnistaminen 2. Riskien luokittelu Riskien torjunnan suunnittelu 3.1 Riskin poisto 3.2 Todennäköisyyden pienentämien 3.3 Riskin siirto 3.4 Projektisuunnitelman muuttaminen 3.5 Riskin hyväksyntä 3.6 Riskiin varautuminen Riskien valvonta 4.1 Vastuiden määrittely 4.2 Hälytin 4.3 Varasuunnitelma 4.4 Korjaustoimenpiteet

17 Riskien luokittelu

18 Riskien torjunta Riskien ja potentiaalisten ongelmien ennakointi on suunnitelmallista tulevien työvaiheiden läpikäyntiä Ongelmien kartoittamista Toiminnan etukäteen varmistamista

19 Riskien torjunnan toimenpiteitä
Poistetaan riski valitulla toimenpiteellä Syy-seuraus analyysillä arvioidaan riskin mahdolliset syyt ja poistetaan syistä mahdollisimman monta. Näin pienennetään riskin ilmaantumisen todennäköisyys Riskin siirto. Sopimusteknisillä ja muilla keinoilla siirretään riski toiselle osapuolelle. Projektisuunnitelman muuttaminen riskialttiin kohdan suhteen Riskin hyväksyntä ilman mitään ennakkotoimenpiteitä Riskin toteutumisen varalle tehtävät toimenpiteet ja varautumissuunnitelma Jatkuva valvonta!