VALMENNUS JULKISEN HALLINNON YHTEENTOIMIVUUDEN EDISTÄMISEKSI

Esitys aiheesta: "VALMENNUS JULKISEN HALLINNON YHTEENTOIMIVUUDEN EDISTÄMISEKSI"— Esityksen transkriptio:

1 VALMENNUS JULKISEN HALLINNON YHTEENTOIMIVUUDEN EDISTÄMISEKSI
Aihe 3: Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö

2 Valmennuksen sisältö JHKA -kehys julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen Kehykset, menetelmät ja mallit JHS179 –menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta

3 Valmennustilaisuuden alustus
09: :30 Valmennus-tilaisuuden alustus JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös Valmennustilaisuuden alustus

4 Valmennukset koostuvat aiheista, jotka yhdessä muodostavat valmennuspolun
1. Toiminnan johtaminen Osallistuja ymmärtää miten organisaation toimintaa johdetaan siten, että organisaatio pystyy toteuttamaan vaatimukset palveluprosessien yhdenmukaistamisesta ja yhteentoimivuudesta 2. Toiminnan kehittäminen Osallistuja osaa johtaa toiminnan kehittämistä sekä tuntee menetelmät ja työvälineet, joiden avulla organisaatio onnistuu saavuttamaan toiminnalle asetetut tavoitteet järkevästi ja kustannustehokkaasti 3. Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö Osallistujalla on käsitys miten kokonaisarkkitehtuuri toimii kehittämisen tukena organisaation valitseman lähestymistavan mukaisesti 4. Toiminnan kuvaamisen merkitys Osallistuja ymmärtää kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisen merkityksen sekä kuvausten merkityksen eri sidosryhmille ja niiden välisessä yhteistyössä ja kommunikoinnissa 5. Toiminnan kuvaaminen Osallistuja tietää miten kokonaisarkkitehtuurin kuvaukset laaditaan kokonaisarkkitehtuurin eri osa-alueille mallinnusympäristössä

5 Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö
1. Toiminnan johtaminen 2. Toiminnan kehittäminen 3. Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö 4. Toiminnan kuvaamisen merkitys 5. Toiminnan kuvaaminen

6 Valmennus-tilaisuuden alustus
JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös JHKA –kehys: Julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri (JHKA) yhteentoimivuuden kehittämiseksi

7 Varmista strategian mukainen toiminnan kehittäminen
Kehitä toimintaa vastaamaan strategian asettamia vaatimuksia Kokonaisarkkitehtuuri jalkauttaa strategian hankkeiden avulla käytäntöön

8 Ei uusia filosofioita tai maailmankatsomuksia
Kokonaisarkkitehtuuri ei korvaa nykyistä kehitystoimintoa, vaan auttaa sitä tekemään kehitystyötä entistä tehokkaammin

9 Koko-naiskus-tannuk-set
KA –työllä tavoiteltavat hyödyt ja lisäarvo on ymmärrettävä ja määriteltävä ”Kokonaisarkkitehtuurin avulla jäsennetään ja ymmärretään välttämättömät ja olennaiset osat toiminnasta, sekä ohjataan sen kehitystä strategialähtöisesti” Kokonaisarkkitehtuurin hyötyjä: Strategian toimeenpanon suunnittelu Toiminnan kehittämisen ohjaus Kokonaisuuden ymmärtäminen ja hallinta Toiminnan standardointi ja harmonisointi Yhteentoimivuuden lisääminen Uudelleenkäyttö Päällekkäisyyksien poistaminen Ratkaisujen konsolidointi Strategi-nen linjaus Koko-naiskus-tannuk-set KA -työn lisäarvo Toimin-nan ketteryys

10 Mitä on julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri ?
Mitä on julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri ? Kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. Toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden kuvausten sisältö ja rakenne. Lähde: Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli, v1.1, Copyright © Tieturi Oy

11 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu- ja kuvausmenetelmät
JHS 179 JHS 171 JHS 172 JHS 173 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin yhteiset suunnittelu- ja kuvausmenetelmät on kuvattu julkisen hallinnon suosituksessa JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen.

12 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli
Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin toiminta- ja ohjausmallia sekä tähän liittyviä organisatorisia rakenteita kutsutaan yhteisesti arkkitehtuurin hallintamalliksi (KA-hallintamalli). Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on kuvaus siitä, miten arkkitehtuurityön ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa organisoidaan, mitä rooleja siihen kuuluu ja millä ylätason prosesseilla julkisen hallinnon arkkitehtuuria sekä suunnitellaan että kehitetään ja miten sitä käytännön tasolla hallitaan. Hallintamallissa kuvataan myös, miten julkisen hallinnon arkkitehtuuritoimintaa kehitetään jatkuvan kehittämisen periaatteella ja miten tämä kehittäminen dokumentoidaan. Liityntä toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen; osa-alue kuvaa, miten KA-hallintaprosessit ja -toiminnot liitetään julkisen hallinnon ja siihen kuuluvien organisaatioiden toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen KA-hallinnan roolit; kuvaa keskeisimmät julkisen hallinnon yhteisen arkkitehtuurinhallinnan roolit ja näiden roolien tehtävät KA-hallinnan organisointi; kiinnittää nimetyt tahot ja henkilöt KA-rooleihin, konkretisoi arkkitehtuurinhallinnan toimijat KA-hallintaprosessit; esittää joukon prosesseja, joiden mukaisesti julkisen hallinnon yhteisen arkkitehtuurin hallinta käytännössä toteutetaan KA-työjärjestys ja vuosikello; prosesseja täydentävä mekanismi, jonka avulla koko-naisarkkitehtuurin toimijat toteuttavat arkkitehtuurityötä ja jonka mukaan arkkitehtuuri-toimintaa hallitaan suunnitelmallisesti vuositasolla KA-toiminnan mittarit ja jatkuva kehittäminen; arkkitehtuurinhallinnan onnistumista ja toimivuutta koskevat, vuosittain päivitettävät mittarit ja arkkitehtuurinhallinnan jatkuvan kehittämisen malli

13 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kohdealuejako
Yhteisten arkkitehtuurien hallitun kehittämisen mahdollistamiseksi julkisen hallinnon toiminnallinen kokonaisuus jaetaan kohdealueisiin. Kullakin kohdealueella on oma yhteinen arkkitehtuurinsa. Kohdealuejako tehdään toiminnallisin perustein siten, että toiminnallisesti yhteenkuuluva kokonaisuus muodostaa kohdealueen. Arkkitehtuurin kohdealuejako ei ole yhdenmukainen julkisen hallinnon organisaatiorakenteen kanssa. Kohdealuejaon avulla kootaan eri toimijat yhdessä suunnittelemaan kohdealueen toimintaa ja sitä tukevia tietojärjestelmiä ja niiden yhteentoimivuutta. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin toiminnallisen kohdealueen yhteinen arkkitehtuuri suunnitellaan, kehitetään ja kuvataan organisaatioriippumattomasti toiminnan tavoitteiden pohjalta. Valtionhallinnon ja Kuntasektorin kohdealueiden yhteiset arkkitehtuurit suunnitellaan, kehitetään ja kuvataan kohdealueisiin lukeutuvien organisaatioiden yhteisten tavoitteiden pohjalta.

14 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kypsyystasomalli
Arkkitehtuurikyvykkyyden kypsyystasomallin tarkoituksena on tarjota viitekehys koko julkisen hallinnon arkkitehtuurikyvykkyyden nykytilan arvioimiseen sekä erityisesti kokonaisarkkitehtuuritoiminnan kehittämisen suunnitteluun.

15 Julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin sisällön yleiskuvaus
Kuvaa yleisellä tasolla julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin sisältämät arkkitehtuurikuvaukset sekä niiden toteutuksessa käytettävät kuvausmallit ja -tavat. Periaatetason kuvausten tehtävä on muodostaa kaikkia julkisen hallinnon organisaatioita ja niiden toimintaa koskevat yhteiset tavoitteet ja periaatteet Nykytilan kuvausten tehtävä on tarjota koko yhteiskunnalle näkymä julkisen hallinnon toimintaan. Tavoitetilan kuvausten tehtävä on ohjata julkisen hallinnon organisaatioiden toimintaa kohti yhteistä tavoitetta sekä tarjota muulle yhteiskunnalle näkymä julkisen hallinnon tavoitteista sekä toimenpiteistä ja aikatauluista, joilla tavoitteeseen pyritään.

16 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämispolku
Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämispolku kuvaa, miten julkisen hallinnon yhteistä kokonaisarkkitehtuuria kehitetään pitkäjänteisesti kohti arkkitehtuurin tavoitetilaa sekä miten julkisen hallinnon arkkitehtuuritoimintaa kehitetään seuraavina vuosina.

17 Valmennus-tilaisuuden alustus
JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös KehyksET, menetelmÄT ja malliT: tarkoituksenmukainen soveltaminen käytännössä

18 Kokonaisarkkitehtuurista unohtuu helposti kaksi asiaa
Kokonaisuus Korostetaan vain yhtä näkökulmaa muiden kustannuksella Arkkitehtuuri Keskitytään osasten sisäiseen rakenteeseen niiden välisten riippuvuuksien määrittelyn sijaan

19 Määritä ja rajaa kehittämistarpeen mukaiset kokonaisarkkitehtuurin kehittämisalueet
Rajausvaihtoehtoja ovat mm. Vaatimukset Organisaatiolaajuus Tietty/tietyt näkökulmat Kehittämisen aikaikkuna Tarkkuustaso Arvioi myös aiheuttaako pyydetty kehityskohde muutoksia tehtyjen rajausten ulkopuolella olevissa kohteissa, jotka ovat riippuvaisia tai liittyvät ko. kehittämiskohteeseen

20 Kehittämistarpeen rajaaminen
Organisaa-tion kokonais-arkkitehtuuri Hyödynnet-tävät viite-arkkitehtuurit Kehitettävä kohde-arkkitehtuuri Hankkeen ratkaisu-arkkitehtuuri

21 Muista kokonaisarkkitehtuurimenetelmän liittyminen muihin ohjaus- ja hallintamenetelmiin
Organisaatiossa ja toiminnan johtamisessa: kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin avulla johto pystyy varmistumaan siitä, että arkkitehtuurin suunnittelussa ja arkkitehtuurinmukaisessa kehittämisessä on toiminnan tavoitteet huomioitu ja että tavoitteiden toteutumista pystytään arvioimaan myös arkkitehtuurityön osalta Tietohallinnon johtamisessa: kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli tuottaa tietohallinnon johtamisessa, IT –toiminnan suunnittelussa, ratkaisuiden toteutuksessa, palvelutuotannon ohjauksessa sekä toiminnan arvioinnissa tarvittavaa informaatiota tavoitteiden mukaisten toteutusten tueksi. Laatujärjestelmien tukena: kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli pyrkii varmistamaan, että arkkitehtuurinmukainen kehittäminen on toimintalähtöistä ja perustuu organisaation tavoitteisiin sekä toimintojen jatkuvaan parantamiseen. Kokonaisarkkitehtuurin avulla toiminnasta tulee läpinäkyvää ja toiminnan muutoksia pystytään paremmin hallitsemaan ja sitä kautta parantamaan myös toiminnan laadunvarmistusta. Hanke- ja projektinhallinnassa (kehitystyön ohjaus): hankesalkun ja projektinhallintaa varten kokonaisarkkitehtuurin hallinta tuottaa organisaation strategiasta johdettuja arkkitehtuuri-vaatimuksia toimintaa tukevien IT –ratkaisuiden kehittämiselle ja seuraa kehittämistoiminnasta esiin tulevia muutostarpeita ja arvioi niiden vaikutusta organisaation arkkitehtuuriin. Ratkaisuiden kehittämisessä: kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli seuraa kehitystyössä esiin tulevia muutostarpeita ja arvioi niiden vaikutusta organisaation arkkitehtuuriin ja sitä kautta toiminnan tavoitteisiin.

22 Valmennus-tilaisuuden alustus
JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös JHS 179 –menetelmä: suunnittelu- ja kuvausmenetelmä oman organisaation KA-sisällölle Miten olet / organisaatiossasi on hyödynnetty JHKA:ta? Mitä olet / organisaatiossasi on saatu uskotaan saavan JHKA:n avulla? Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri on rakenne, jonka avulla koordinoidaan ja kehitetään julkisen hallinnon organisaatioiden ja palveluiden välistä yhteentoimivuutta.

23 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan
Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle tavoitteet Miksi? sisältö Mitä? Menetelmä ja Kuvaukset Miten? Työkalut Millä? hallintamalli Kuka, missä, milloin? Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi saa syötteen strategiaprosessista ja vastaavasti suunnittelun tulokset toteutetaan TTS-suunnittelun kautta käynnistettävänä kehittämiskohteiden tunnistamistyönä tai kehittämishankkeina JHS 179 –suositus antaa perusteet Lähde: JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen v1.1, 2012

24 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 1/5
Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle JHS 179 tavoitteet Miksi? sisältö Mitä? Menetelmä ja Kuvaukset Miten? Työkalut Millä? hallintamalli Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi saa syötteen strategiaprosessista ja vastaavasti suunnittelun tulokset toteutetaan TTS-suunnittelun kautta käynnistettävänä kehittämiskohteiden tunnistamistyönä tai kehittämishankkeina JHS 179 JHS 171 JHS 172 JHS 173

25 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 2/5
Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle tavoitteet Miksi? sisältö Mitä? Menetelmä ja Kuvaukset Miten? Työkalut Millä? hallintamalli Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset Periaatteellisen tason kuvausten jälkeen tavoitetila kannattaa kuvata ylhäältä alas, taso kerrallaan ja vasemmalta oikealle. Organisaatiotason tavoitetilan arkkitehtuurin kuvaaminen on tärkeää aloittaa toiminnan kuvauksista. Tämä täsmentää sitä, millä tavalla ratkaisun kohteena olevalla alueella toimitaan, sekä mihin asioihin tietoteknisiä ratkaisuja tarvitaan. JHS 179

26 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 3/5
Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle tavoitteet Miksi? sisältö Mitä? Menetelmä ja Kuvaukset Miten? Työkalut Millä? hallintamalli Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset Vaiheistettu kehittämis-suunnitelma lähtötilasta tavoitetilaan Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessissa tärkeimpänä syötteenä toimii organisaation johdon asettama strategia (strategiaprosessi). Suunnitteluprosessin tuotokset, erityisesti toimeenpanosuunnitelma, toimivat vastaavasti pohjana organisaation TTS-suunnittelulle. Ensimmäisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelukierroksen jälkeen suoritettavilla iteraatiokierroksilla huomioidaan edellisten suunnittelukierrosten suunnitelmat ja kuvaukset sekä toimeenpanon suunnittelun ja toteutuksen ja käyttöönoton aikana tehdyt tarkemman tason kuvaukset ja määritykset (vrt. JHS 171- ja JHS 172 -suositukset). JHS 179

27 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 4/5
Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle tavoitteet Miksi? sisältö Mitä? Menetelmä ja Kuvaukset Miten? Työkalut Millä? hallintamalli Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset Vaiheistettu kehittämis-suunnitelma lähtötilasta tavoitetilaan Suunnitelmien yhdenmukainen dokumentointi, keskittäminen ja kommunikointi JHS 179

28 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 5/5
Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle tavoitteet Miksi? sisältö Mitä? Menetelmä ja Kuvaukset Miten? Työkalut Millä? hallintamalli Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset Vaiheistettu kehittämis-suunnitelma lähtötilasta tavoitetilaan Suunnitelmien yhdenmukainen dokumentointi, keskittäminen ja kommunikointi Organisoituminen ja muutoksen toimeenpano Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on kuvaus siitä, miten arkkitehtuurityön ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa organisoidaan, mitä rooleja siihen kuuluu ja millä ylätason prosesseilla julkisen hallinnon arkkitehtuuria sekä suunnitellaan että kehitetään ja miten sitä käytännön tasolla hallitaan.

29 Valmennus-tilaisuuden alustus
JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä: Strategiasta liiketoimintamalliin, liiketoimintamallista KehittämispakettiIn ja Kehittämispaketista toiminnankehittämisen tiekartalle

30 Toiminnan kehityksen vaikuttavuus
Tulos Kehitetään toimintaa kokonaisvaltaisesti strategisten tavoitteiden mukaisesti Kehitetään yksittäisen osa-alueen toimintaa aktiivisesti Nykytaso Huolehditaan nykytasosta Ei tehdä mitään Aika

31 Operatiivisen toiminnan kehittäminen
TOIMINTAYMPÄRISTÖ • Poliittinen • Taloudellinen • Sosiaalinen • Teknologinen • Ekologinen • Juridinen • Kv-kilpailukyky Muutospaine Tuotteisiin ja palveluihin liittyvä palaute Strategia ja liiketoimin-tamallit Operatiivi-nen toiminta Palvelut Asiakas Kyvykkyysvaatimusten ohjaamat operatiivisen toiminnan parannukset Operatiivisen toiminnan kehittäminen Kyvykkyys-vaatimukset Operatiiviseen toimintaan liittyvä palaute

32 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu, hallinta ja toteutus
Kielimuuri

33 Kuvaamistapojen kirjavuus ja siitä johtuva kielimuuri
”Clash of Clans” Prosessit, JHS, Tiedot, JHKA, Järjestelmät, ITIL, Teknologia, COBIT, TOGAF, BPMN, ... Appsit, serveri, SOA, TCP/IP, DNS, protokollat, SaaS, SQL, ... Yhteiskunnallinen vaikuttavuus, TTS, Strategia, Budjetti Kustannustehokkuus, ... Kieli-muuri Kuvaamistapojen kirjavuus ja siitä johtuva kielimuuri … Toiminnan johtaminen Toiminnan kehittäminen ICT Kielimuuri muodostuu erilaisten ajattelu- ja kuvaamistapojen väliin Vain osa informaatiosta välittyy eri sidosryhmille, ja osa muuttuu sekä vääristyy Tarvitaan yhteinen pohja kommunikaatiolle…

34 Liiketoimintamalli ja operatiivinen toiminta
www. Liiketoimintamalli ja operatiivinen toiminta Liiketoimintamalli Toimialue/-ala Asiakkaat Arvolupaus Palvelut Arvoketju Miksi? Mitä? Operatiivinen toiminta Toiminta Tiedot Tietojärjestelmät Teknologiat Miten? Value system consists of the earning logic or the logic for generating value for each of the participants, as well as the relative distribution of that value in the network. Generally it describes the contractual relationships, as well as the flow of information, goods, and money between the players. © Nokia Siemens Networks Author Presentation Department

35 Organisaation kyvykkyydet
www. Organisaatio voi tuottaa eri tyyppisiä palveluita (eri liiketoimintamallit) Organisaation kyvykkyydet Liiketoiminta-malli A Liiketoiminta-malli B Liiketoiminta-malli C Kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä toimia tarkoituksenmu-kaisella tavalla tietyllä osa-alueella, ja kykyä hyödyntää osaamistaan sekä resurssejaan, jotta tavoitteet saavutetaan Kyvykkyys-vaatimukset ovat lähtöisin liiketoimintamalleista ja muutos-tarpeista Eri tyyppiset palvelut vaativavat erityiskyvyk-kyyksiä Palveluilla on usein myös tarve yhteisille kyvykkyyk-sille Operatiivinen toiminta Kyvykkyys X Kyvykkyys Y Kyvykkyys Z Kyvykkyys K Kyvykkyys H © Nokia Siemens Networks Author Presentation Department

36 Operatiivinen toiminta
Liiketoimintamallit ja kyvykkyydet kytkevät strategian operatiiviseen toimintaan ja sen kehittämiseen Strategia Visio: Asiakas saa laadukkaita oikeusturvapalveluita yhtenäisesti koko maassa Esim Asiakas saa nimenmuutosasiat hoidetteua nopeasti sähköisen palvelun avulla Sähköisen asioinnin tukema Maistraattien erikoistuminen ja toiminnan tehostaminen Tietojen automaattinen integraatio prosesseihin ja rekistereihin Asianhallinnan uudistaminen Liiketoimintamallit Esim Kyvykkyys #1 Nimiasioiden käsittely Kyvykkyys #2 Monikanavainen asiakaspalvelu Kyvykkyys #3 Sähköinen arkistointi Kyvykkyys #4 Viranomaisten sähköinen verkostotoiminta Operatiivinen toiminta Vaatimus #1 Prosessit Vaatimus #2 Tiedot Vaatimus #3 Tietojärjes-telmät Vaatimus #4

37 Hallittu toiminnan kehittäminen kokonaisarkkitehtuurin avulla tähtää toiminnan kehittämiseen siten, että aiotut lopputulokset ovat kytketyt strategiaan, ja niiden toteutumista seurataan määrätietoisesti hankehallinnan avulla Kyvykkyys 1. Strategiakartta 2. Liiketoiminta-malli 3. Kehittämis-paketti 4. Tiekartta

38 Strategiakartta – Strategian jäsentäminen ja tavoitteiden kytkeminen kehitettäviin kyvykkyyksiin

39 Liiketoimintamalli – Tarvittavien kyvykkyyksien määrittäminen

40 Kehittämispaketti - Kyvykkyyksien asettamien vaatimusten kohdistaminen arkkitehtuuriin

41 Tiekartta – Kehittämispakettien sijoittaminen aikajanalle osana strategialähtöistä kehittämissuunnitelmaa

42

43 Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen
Valmennus-tilaisuuden alustus JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen

44 Strategiakartta

45 Strategian jalkauttamisen suunnittelu kyvykkyyksien ja KA:n avulla
Toiminnan kehitys Strategia Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Nykytila Tavoitetila Kehityssalkun ja muutoksen hallinta 2019 2014 arkkitehtuuri Toiminta- arkkitehtuuri Tieto- Järjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen toiminta Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen

46 Strategian jäsentäminen ja analyysi lähtökohtana kehittämiselle
Toiminnan kehitys Strategia Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Nykytila Tavoitetila Kehityssalkun ja muutoksen hallinta 2019 2014 arkkitehtuuri Toiminta- arkkitehtuuri Tieto- Järjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen toiminta Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen

47 Strategiakartta Strategikartta tiivistää strategian toimeenpanon kannalta olennaisimmat näkökulmat yhteen kuvaan. Strategiakartta on aina tiivistetty tulkinta ko. organisaation strategiasta. Se helpottaa strategian pääasioiden viestinnässä ja fokusoidussa keskustelussa. Karttaa voidaan käyttää myös strategian toimeenpanon seurannan ja arvioinnin välineenä. Lähde: Tulosohjauksen käsikirja

48 Strategian toimeenpanon suunnittelu ja toteutumisen seuranta
Lähde: Tulosohjauksen käsikirja

49 Strategiakartan elementit
Visio Toiminta-ajatus Arvot Ajurit Päämäärät Tavoitteet Kehitettävät kyvykkyydet

50 Case Maistraatti – esittely 1/2
Maistraatit ovat osa valtion paikallishallintoa ja ne vastaavat alueensa väestötietojärjestelmästä, holhousasioista sekä kauppa- ja yhdistysrekisteristä. Maistraattien muita tehtäviä ovat mm. avioliiton esteiden tutkinta, nimenmuutosasiat ja perukirjojen osakasluetteloiden vahvistaminen. Sukunimen muuttaminen hakemuksella (linkki) on yksi maistraattien tarjoamista palveluista. Se kuuluu vastuualueeseen Henkilö-, perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut ja palveluryhmään Henkilöoikeudelliset palvelut / Nimiasiat.

51 Case Maistraatti – esittely 2/2
Kehitystarpeita on johdettu Maistraattien strategiasta ja julkisen hallinnon ICT -strategiasta. Lisäksi kehitystarpeita ja vaatimuksia on tunnistettu keräämällä palautetta sekä palvelun asiakkailta että Maistraatin virkailijoilta, jotka työskentelevät palvelun toteuttavassa prosessissa. Keskeisiä ylätason tarpeita: Asiakkaan sähköinen asiointi hakemuksesta päätökseen on oltava tehokasta, joustavaa ja läpinäkyvää Virkailijan suorittama käsittelyprosessi hakemuksen vastaanotosta päätöksen antamiseen ja asian arkistointiin on oltava tehokasta ja joustavaa Käsittelyprosessin yksinkertaistaminen Yhteispalvelupisteiden huomioiminen prosessissa ja organisoitumisessa ICT:n keskittämisellä tehokkuutta ja kustannussäästöjä (aluehallinnon ja maistraattien yhteistyö) SÄHKE1 normista siirrytään SÄHKE2:een (sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen)

52 Kehitettävän palvelun positiointi Maistraatin KA:ssa
Kehittämisalue/kohde Maistraatin KA:ssa: Henkilö-, perhe- ja perintöoik. palvelut Henkilöoik. palvelut Nimiasiat palvelut Sukunimen muuttaminen hakemuksella –palvelu Matriisissa Oikeusturvapalveluiden prosessialueen kanssa (palvelutuotannon prosessit)

53 Esimerkki: Strategia-analyysi case Maistraatti
Analysoidaan Maistraattien kehittämiseen vaikuttavat strategia-asiakirjat Maistraattien strategia-asiakirja Maistraattien sähköisen asioinnin strategia Julkisen hallinnon ICT:n hyödyntämisen strategia Jäsennetään ajurit, päämäärät ja tavoitteet -> Strategiakartta Määritetään mitä kyvykkyyksiä tulee kehittää tavoitteiden saavuttamiseksi

54 Strategioiden jäsennys - Ajurit
Lähde: Maistraattien strategia-asiakirja kpl 2 Toimintaympäristö (Hallitusohjelmasta)

55 Strategioiden jäsennys - Päämäärät
Lähde: Maistraattien strategia-asiakirja

56 Strategioiden jäsennys – Tavoitteet
Tavoitteet / Tulokset Päämäärät Lähde: Maistraattien strategia-asiakirja

57 Strategioiden jäsennys – tarkemmat tavoitteet
Lähde: eMaistraatti: Toteuttamissuunnitelma

58 Kehitettävät kyvykkyydet
Tavoitteet Kyvykkyydet Mitä kyvykkyyksiä tulee kehittää jotta tavoitteet saavutetaan ? Mistä kyvykkyydet tulevat ?

59 LIIKETOIMINTAmalli

60 Liiketoimintamallien määrittäminen
Toiminnan kehitys Strategia Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Nykytila Tavoitetila Kehityssalkun ja muutoksen hallinta 2019 2014 arkkitehtuuri Toiminta- arkkitehtuuri Tieto- Järjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen toiminta Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen

61 Liiketoimintamalli Liiketoimintamallilla on keskeinen rooli strategian toimeenpanon onnistumisessa. Sen avulla voidaan hahmottaa ne keskeiset elementit, joiden avulla strategia voidaan toteuttaa käytännössä. Tuotteet/Palvelut Asiakkaat Toiminta-alueet Arvoketju/ Toimijoiden vuorovaikutus Arvolupaus Kyvykkyydet (kyky toteuttaa liiketoimintamalli)

62 Harjoitus 1: Liiketoimintamalli
Case Maistraatti - lähtötietoina Ohjaavat organisaatiot ja vastuualueet Prosessikartta Palvelukartta Strategiakartta / Visio: ” Asiakas saa laadukkaita oikeusturvapalveluja yhtenäisesti koko maassa.” ja ” eMaistraatti – Palvelut helposti sähköisen kanavan kautta.” Rajaa ja hahmottele liiketoimintamalli johon kehitettävä palvelu ’Sukunimen muuttaminen hakemuksella’ kuuluu

63 Maistraattien ohjaavat organisaatiot ja vastuualueet

64 Prosessikartta

65 Palvelukartta: Henkilöoikeudelliset palvelut

66 Liiketoimintamalli: ______________________________
Tuotteet/Palvelut Asiakkaat Toiminta-alueet Arvoketju/ Toimijoiden vuorovaikutus (harjoitus 2) Arvolupaus Tarvittavat kyvykkyydet

67 Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen JATKUU
Valmennus-tilaisuuden alustus JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen JATKUU

68 TOIMIJOIDEN VUOROVAIKUTUS

69 Toimijoiden vuorovaikutus
Toimijoiden vuorovaikutus (arvoketju) -kaavio tarjoaa korkean tason näkymän organisaation vuorovaikutukseen ympäröivän maailman kanssa. Tunnistetut toiminnalliset organisaatiorajapinnat vaativat erityistä huolellisuutta niin suunnittelu- kuin toteutusvaiheissakin. Prosessikaavioiden rooleja voidaan hyödyntää apuna organisaatiorajapintojen tunnistamisessa.

70 Toimijoiden vuorovaikutus esimerkki

71 Harjoitus 2: Toimijoiden vuorovaikutus
Case Maistraatti lähtötietoina Liiketoimintamalli Prosessimalli Tunnista palvelun ’Sukunimen muuttaminen hakemuksella’ tuottamiseen osallistuvat toimijat Hahmottele toimijoiden vuorovaikutus -kaavio ko. palvelulle

72 Prosessimalli

73 Toimijoiden vuorovaikutus: ___________________________
Asiakkaat Toimittajat ja alihankkijat Palvelusta vastaava organisaatio Muut viranomaiset

74 KYVYKKYYDET TARKEMMIN

75 Kyvykkyyksien määrittäminen
Toiminnan kehitys Strategia Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Nykytila Tavoitetila Kehityssalkun ja muutoksen hallinta 2019 2014 arkkitehtuuri Toiminta- arkkitehtuuri Tieto- Järjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen toiminta Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen

76 Kyvykkyys 1/2 ”Kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä toimia tarkoituksenmukaisella tavalla tietyllä toiminnallisella osa-alueella, ja kykyä hyödyntää optimaalisesti osaamistaan sekä resurssejaan, jotta tavoitteet saavutetaan” Kyvykkyydet voidaan nähdä korkean tason vaatimuksina organisaatiolle esimerkiksi: Tiettyjen substanssipalveluiden vaatimat spesifiset kyvykkyydet, Monikanavaisen asiakaspalvelun kyvykkyys (yhteinen kaikille palveluille), Toimittajien hallinnan kyvykkyys, Toiminnan kehittämisen kyvykkyys / kokonaisarkkitehtuurikyvykkyys

77 Kyvykkyys 2/2 Tarkoituksenmukaisuuden määrittää kyvykkyydelle asetetut tavoitteet esimerkiksi palvelun laatuun ja kustannustehokkuuteen liittyen Liiketoimintamalleittain on pohdittava mitä kyvykkyyksiä organisaation tulee kehittää: Pystymmekö ? Osaammeko ? Onko meillä resurssit ja keinot ? Kyvykkyys asettaa edelleen vaatimuksia prosesseille, organisaatiolle, ICT:lle ja tiedolle

78 Vaatimusten tarkentaminen
Tunnistetaan myös operatiivisesta toiminnasta nousevat sidosryhmien (asiakkaat, sisäiset ja ulkoiset toimijat) kehittämistarpeet Vaatimusten kerääminen Spontaani palaute Kyselyt ja haastattelut Mittarit ja tilastot

79 Esimerkki: Sidosryhmien vaatimukset ja tavoitteet

80 Esimerkki: Tarvittavat kyvykkyydet
Case Maistraatti lähtötietoina Liiketoimintamalli Strategiakartta Sidosryhmien vaatimukset Mitä kyvykkyyksiä Maistraatti-organisaation tulee kehittää ko. liiketoimintamallin ja erityisesti tässä tapauksessa ko. palvelun ”Sukunimen muuttaminen hakemuksella” tuottamiseksi tehokkaasti ja laadukkaasti ?

81 Esimerkki: Tarvittavat kyvykkyydet
Spesifiset substanssikyvykkyydet Kaikille palveluille yhteiset kyvykkyydet

82 Esimerkki: Tarkemmat vaatimukset
Nimiasioiden käsittelyn kyvykkyys Nimilakien ja asetusten tunteminen (ja tarvittaessa kyky tehdä muutosehdotuksia toiminnan järkeistämiseksi) Nimipäätökset tehtäväksi maistraateissa joissain tapauksissa ilman nimilautakunnan lausuntopyyntöpakkoa (vaatii lakimuutoksen) Kuulutus virallisessa lehdessä halutaan poistaa (vaatii lakimuutoksen) Rekisterihallintolain ja asetusten tunteminen Maistraattien toimipisteiden/tiimien/henkilöiden erikoistuminen hoitamaan tietyn tyyppisiä asioita (esim. nimiasioita) ja toisaalta joustava resurssointi yli maistraattien toimipisteiden Tietojärjestelmien maksimaalinen hyödyntäminen – käsittelyprosessin välivaiheiden automatisointi; täydennyspyyntö, vastinepyyntö, lausuntopyyntö Siirtyminen sähköiseen arkistointiin. Paperiarkiston käsittely jää pois, kaikki asiakirjat käsitellään sähköisesti arkistoon saakka (paperiset nimenmuutoshakemukset skannataan sähköiseen muotoon)

83 Esimerkki: Tarkemmat vaatimukset
Monikanavaisen asiakaspalvelun kyvykkyys Palvelut tarjotaan asiakkaille laadukkaina sähköisinä palveluina (julk.hall. yhteisiä asiointiympäristöjä hyödyntäen) Myös asiointi puhelimitse, postitse, toimipisteissä ja yhteispalvelupisteissä on oltava mahdollista ASPA2014-hankkeen tuomien yhteispalvelupisteiden huomiointi prosessissa; Palvelupisteen virkailija voi avustaa henkilöä tekemään sähköisen (tai paperisen) hakemuksen ASPA2014-hankkeen tuomien palvelupisteiden huomiointi organisoitumisessa Hakijan tekemien virheiden ja puutteellisten tietojen estäminen hakemuslomakkeella (sähköinen asiointi) Asiankäsittelyn etenemisen statustietojen automaattinen lähettäminen (sähköinen asiointi) Mahdollistaa hakijalle palvelun sähköinen maksaminen jo hakemuksen teko vaiheessa (sähköinen asiointi)

84 Esimerkki: Tarkemmat vaatimukset
Viranomaisten sähköisen verkostotoiminnan kyvykkyys Palvelun tuottamiseen osallistuvien toimijoiden välinen saumaton yhteistyö sähköisten ratkaisuiden avulla; Maistraatti, VRK, Palkeet, Virallinen lehti (poistuva), Nimilautakunta, Yhteispalvelupisteet (uusi) Väestötietojärjestelmän (VTJ) päivittäminen (rekisteröinnit) Maistraatin asianhallintajärjestelmästä automaattisesti Maistraattien sisäinen erikoistuminen ja resurssien joustava käyttö Korvataan maistraattien vanhat tietojärjestelmät aluehallinnon yhteisillä järjestelmillä Siirtyminen sähköiseen arkistointiin. SÄHKE1 normista siirrytään SÄHKE2:een (sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen) Joustava sijaintiriippumaton etäpalvelun mahdollisuus jokaisesta työpisteestä Kohdistetaan arkkitehtuuriin

85 Kehittämiskohteiden hahmottaminen
Valmennus-tilaisuuden alustus JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös Kehittämiskohteiden hahmottaminen

86 Kyvykkyydet asettavat vaatimuksia arkkitehtuurille
Toiminnan kehitys Strategia Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Nykytila Tavoitetila Kehityssalkun ja muutoksen hallinta 2019 2014 arkkitehtuuri Toiminta- arkkitehtuuri Tieto- Järjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen toiminta Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen

87 Kyvykkyydet asettavat vaatimuksia arkkitehtuurille
Liiketoimintamalli Kyvykkyys Vaatimus Vaatimus Vaatimus Organisaatio Prosessit ICT-järjestelmät Story of the slide What things to highlight Slide specific FAQ, with answers Mitä tarvitaan saavuttaaksemme tavoitteet Tiedot

88 Esimerkki: Vaatimusten vaikutukset arkkitehtuuriin
Kohdistetaan vaatimukset arkkitehtuuriin Prosessialueet, prosessit Organisaatiot, roolit Tietojärjestelmät Tiedot

89 Esimerkki: Vaatimusten kohdistaminen
Prosessi kulku muuttuu Roolin osaamisvaati-mukset muuttuvat Tietojärjestelmiin ja niiden integraatoihin tulee muutoksia

90 Esimerkki: Vaatimusten vaikutukset arkkitehtuuriin
Tarkastellaan vaatimuksia kyvykkyyksittäin Jäsennetään vaatimuksia edelleen Analysoidaan alustavasti vaatimusten vaikutus arkkitehtuuriin – mitä muuttuu tavoitetilassa

91 Esimerkki: Vaatimusten vaikutukset arkkitehtuuriin
Analyysi: Prosessista poistuu manuaalinen tehtävä jossa viranomainen käyttää VTJ:tä ja rekisteröi uuden sukunimen.

92 Kehittämispakettien määrittäminen
Rajaus: Rajataan selkeä, lisäarvoa tuottava ja toteutettavissa oleva kokonaisuus joka projektoidaan Sisältö: Vaatimukset kykettynä 1) kyvykkyyksiin ja 2) arkkitehtuuriin Tarvittavat analyysit jotta tiedetään karkealla tasolla mikä muuttuu sekä riippuvuudet ja mahdolliset sivuvaikutukset Mahdolliset eri toteutusskenaariot

93 Esimerkki: Kehittämispakettien määrittäminen
Kehittämispaketti = Vaatimukset + kehitettävät arkkitehtuurielementit

94 Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta
15:20 – 15:45 Valmennus-tilaisuuden alustus JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta

95 Kehittämissuunnitelman (TIEKARTAN) laatiminen

96 Kehittämissuunnitelman (tiekartan) laatiminen
Toiminnan kehitys Strategia Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Nykytila Tavoitetila Kehityssalkun ja muutoksen hallinta 2019 2014 arkkitehtuuri Toiminta- arkkitehtuuri Tieto- Järjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen toiminta Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen

97 Tiekartta – Kehittämispakettien sijoittaminen aikajanalle osana strategialähtöistä kehittämissuunnitelmaa

98 Esimerkki: Maistraatin kehittämispaketit
Viranomaisten sähköisen verkostotoiminnan kyvykkyys Kehittämispaketti 1: Väestötietojen käsittelyn automatisointi (esimerkki) Kehittämispaketti 2: Etäpalvelun mahdollisuus jokaisesta työpisteestä Kehittämispaketti 3: Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) hyödyntäminen (Arkistolaitos) Kehittämispaketti 4: Aluehallinnon ja Maistraatin yhteinen asianhallinta Monikanavaisen asiakaspalvelun kyvykkyys Kehittämispaketti 1: Sähköisen hakemuksen kehittäminen Kehittämispaketti 2: Sähköinen maksaminen Kehittämispaketti 3: Sähköisen hakemuksen käsittelyn seuranta Kehittämispaketti 4: Asiointi yhteispalvelupisteissä Nimiasioiden käsittelyn kyvykkyys Kehittämispaketti 1: Nimilainsäädännön kehittäminen (muutosehdotukset) Kehittämispaketti 2: Prosessin yksinkertaistaminen Kehittämispaketti 3: Prosessin välivaiheiden automatisointi Kehittämispaketti 4: Sähköiseen arkistointiin siirtyminen

99 Esimerkki: Maistraatin toiminnan kehittämisen tiekartta
Nimiasioiden käsittelyn kyvykkyys ... TP3.1: Nimilainsäädännön kehittäminen TP3.4: Sähköiseen arkistointiin siirtyminen TP3.2: Prosessin yksinkertaista-minen TP3.3: Prosessin välivaiheiden automatisointi Monikana-vaisen asiakas-palvelun kyvykkyys TP2.1: Sähköisen hakemuksen kehittäminen TP2.2: Sähköinen maksaminen TP2.4: Asiointi yhteispalvelupisteissä TP2.3: Sähköisen hakemuksen käsittelyn seuranta Viranomaisten sähköisen verkosto-toiminnan kyvykkyys TP1.4: Aluehallinnon ja Maistraatin yhteinen asianhallinta TP1.1: Väestötietojen käsittelyn automatisointi TP1.2: Etäpalvelun mahdollistaminen TP1.3: Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) hyödyntäminen Aikataulu, Tavoitteet Kyvykkyys

100 Kehittämissuunnitelma (tiekartta) tarkentuu toimeenpanosuunnitelmaksi TTS -prosessille
Kehittämispaketit

101 Toimeenpanosuunnitelman laatiminen
Tunnista kehitystarpeet ja projektit Tee kustannus- ja hyötyanalyysit Aseta laatutavoitteet Analysoi riskit Priorisoi kehitystarpeet Suunnittele kehittämispolku Tee alustava toimeenpanosuunnitelma (dokumentoi) Järjestä suunnitelmien katselmointi Esitä toimeenpanosuunnitelmat projektin sidosryhmille Toimeenpanosuunnitelman linkittäminen TTS-prosessiin JHS 171: Tässä vaiheessa hyödynnetään valitun kehittämisvaihtoehdon tavoitetilaa koskevia määrityksiä sekä tarkennetaan jo tehtyjä kustannus-, hyöty- ja riskianalyysejä, priorisoidaan kehitystarpeet sekä suunnitellaan kehityspolku kohteena olevalle osa-alueelle. Edellä mainittujen toimintojen suorittaminen on kuvattu tässä suosituksessa (kts. luvut 5-7).

102 Kehitystarpeet ja projektit
Varmista, että kehitystarpeet on koottu kattavasti ja ne on riittävän hyvin ymmärretty (kehittämispaketit) sekä että ne ovat yhä kytketyt strategiaan ja kyvykkyyksiin Tarkastele mitä menossa olevissa projekteissa tehdään – onko tarvetta muuttaa projektien tavoitteita ?

103 Suunnittele kehittämispolku
Koosta kehittämispaketit hanke- ja projekti-ehdotuksiksi tai muutosehdotuksiksi nykyisiin projekteihin Suunnittele kehityshankkeiden ja projektien karkea aikataulutus

104 Sukunimen muuttaminen hakemuksella (front-end)
Esimerkki: Maistraatin hankesuunnitelma päivityksen luonnos (työpaketit projektien sisällöksi) Sukunimen muuttaminen hakemuksella (back-end) mm. kehittämispaketti Väestötietojen käsittelyn automatisointi Substanssipalveluiden järjestelmäkokonaisuudet Sukunimen muuttaminen hakemuksella (front-end)

105 Maistraattien kehittäminen strategiakaudella 2012-2015
Case Maistraatti MTI sähköisen asioinnin strategia Ensimmäinen vaatimusmäärittely Määrittely/ suunnittelu alkaa Varsinainen toteutus alkaa Arkkitehtuurin tarkennus Käyttöönotto Esi-selvitys Hanke-sopimus Päivitetyn arkkitehtuurin mukainen toteutus 2012 2013 2014 2015 2016

106 KehittämissuunnitelmaN toteutus ja seuranta

107 Kehittämissuunnitelman toteutus ja seuranta
Toiminnan kehitys Strategia Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Nykytila Tavoitetila Kehityssalkun ja muutoksen hallinta 2019 2014 arkkitehtuuri Toiminta- arkkitehtuuri Tieto- Järjestelmä- arkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen toiminta Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen

108 Kuvaukset valmiina, kehittämispolku määritetty
Meillä on nyt nykytila ja tavoitetila eli malli tulevasta ja suunnitelma, miten sinne nykytilasta päästään Pelkästään niillä ei strategian toimeenpano kuitenkaan onnistu eikä haluttua vaikuttavuutta synny Suunnitelmat on pantava toimeen ja toimeenpanoa valvottava sekä hallittava muutokset

109 JHKA: Ratkaisun elinkaariprosessi
Kokonaisarkkitehtuurityön hallinta v. 1.0 JHKA: Ratkaisun elinkaariprosessi Kehittämissuunnitelman toteuttamisessa ja seurannassa voidaan soveltaen käyttää apuna JHKA:ssa esitettyä yleistä ratkaisun elinkaariprosessia, jos organisaatiolla ei vielä ole omaa elinkaariprosessia määriteltynä Tätä olemme tehneet KA:n avulla ! Tarkempi projekti- suunnittelu Ideoiden kokoaminen ja arviointi Hankeideat, innovaatiot Projektiesitys Käyttöönotto Alasajo / purku Ratkaisun elinkaariprosessi 0. 1 2 3 4 5 6 7 8 Arkkitehtuurinmukaisuus ja olemassa olevien ratkaisujen hyödyntäminen tarkastetaan merkittävissä projekteissa kaikissa ratkaisun elinkaaren eri vaiheissa vaiheen tavoitetta tukien ja sen vaatimuksiin kohdennettuna. Yhteisten osien tunnistaminen Määrittely / suunnittelu / toteutus / testaus Käyttövaihe / ylläpito / jatkokehitys / sovellushallinta Päätös projektin käynnistämisestä Copyright Valtionvarainministeriö

110 Kehittämissalkun hallinta
Kokonaisarkkitehtuurityön hallinta Kehittämissalkun hallinta v. 1.0 Yhden ratkaisun toteutus ja toteutuksen seuranta on suhteellisen helppoa Tyypillisesti saman aikaisesti on kuitenkin lukuisia ratkaisuja eri elinkaaren vaiheissaan Silloin tarvitaan ns. kehittämissalkkua ja sen hallintaa Näkyvyys projektiehdotuksiin, projekteihin ja hankkeisiin yli kehittämissalkun Seuranta, ennusteet, päätöksenteontuki Arkkitehtuurinmukaisuus ja olemassa olevien ratkaisujen hyödyntäminen tarkastetaan merkittävissä projekteissa kaikissa ratkaisun elinkaaren eri vaiheissa vaiheen tavoitetta tukien ja sen vaatimuksiin kohdennettuna. Copyright Valtionvarainministeriö

111 Kehittämissuunnitelman seuranta
Mallinna, suunnittele ja kuvaa strategia ja liiketoimintamallit Ohjaa toiminnan kehittämistä Johda strategian vaatimista kyvykkyyksistä vaatimukset arkkitehtuurille Seuraa mittareita, palautteita, raportteja ja muita indikaattoreita Varmista kehittämissalkun hallinnalla ja hankearvioinneilla sekä mittaamalla strategian ja arkkitehtuurin mukainen kehittäminen ja toiminta Mallinna ja kuvaa arkkitehtuuri-muutokset, projektoi ja toteuta ne

112 Hankesalkun hallinta, arviointi ja lausuntomenettely
Julkishallinnolla on tarjolla menettelyjä ja palveluja hankesalkun hallintaan sekä hankkeiden arviointiin: Arviointi ja lausuntomenettely lausuntomenettely on pakollinen hankinta-arvoltaan vähintään 5 M€ hankkeissa ja hankkeissa, joilla on laajaa toiminnallista merkitystä Lisätietoja: Valtiovarainministeriö Julkisen hallinnon ICT-toiminto Neuvotteleva virkamies Toni Äikäs Puh Valtionhallinnon yhteinen ICT-hankesalkun hallintaratkaisu Kuntapuolen projektisalkun hallintavälinepalvelu Suomen Kuntaliitto ry Tietoyhteiskunta Erityisasiantuntija Simo Tanner Puh Matkapuh

113 Yhteenveto ja tilaisuuden päätös
Valmennus-tilaisuuden alustus JHKA -kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 –menetelmä Kokonais-valtainen toiminnan kehittämi-nen käytän-nössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämi-seen Kehittä-miskohtei-den hahmotta-minen Kehittämis-suunnitel-man laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös Yhteenveto ja tilaisuuden päätös

114 Operatiivisen toiminnan kehittäminen
TOIMINTAYMPÄRISTÖ • Poliittinen • Taloudellinen • Sosiaalinen • Teknologinen • Ekologinen • Juridinen • Kv-kilpailukyky Muutospaine Tuotteisiin ja palveluihin liittyvä palaute Strategia ja liiketoimin-tamallit Operatiivi-nen toiminta Palvelut Asiakas Kyvykkyysvaatimusten ohjaamat operatiivisen toiminnan parannukset Operatiivisen toiminnan kehittäminen Kyvykkyys-vaatimukset Operatiiviseen toimintaan liittyvä palaute

115 Ei uusia filosofioita tai maailmankatsomuksia
Kokonaisarkkitehtuuri ei korvaa nykyistä kehitystoimintoa, vaan auttaa sitä tekemään kehitystyötä entistä tehokkaammin

116

117 Yhteenveto Hallittu toiminnan kehittäminen kokonaisarkkitehtuurin avulla tähtää toiminnan kehittämiseen siten, että aiotut lopputulokset ovat kytketyt strategiaan, ja niiden toteutumista seurataan määrätietoisesti hankehallinnan avulla Kyvykkyys 1. Strategiakartta 2. Liiketoiminta-malli 3. Kehittämis-paketti 4. Tiekartta