Lataa esitys
Esittely latautuu. Ole hyvä ja odota
JulkaistuEsa Salo Muutettu yli 9 vuotta sitten
1
Klubisihteerin perustehtävät Klubisihteerin perustehtävät Raportoinnit Maksut Jäsenrekisterit Kalenteri Rahastonhoitajan tehtäviä Esittäjä: jc Päivämäärä 28.1.2006 Suomen Rotary © 2006
2
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Lähtökohdat Klubisihteeri on klubin avainhenkilö Klubipresidentin oikea käsi ja klubin tietolähde Klubissa voi olla useampia sihteereitä, sihteeristö 1. sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän sähköpostin sekä tavallisen postin Sihteerin tehtävät käsittävät: Hallinnolliset perustehtävät, joita tässä esityksessä käsitellään Sihteerin perustehtävät liittyvät myös rahastonhoitajan, klubimestarien ja IT-vastaavan/-tukihenkilön tehtäviin Yleiset lähinnä klubin sisäiset sihteerintehtävät, joista on laadittu oma esitys
3
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Lähtökohdat Sihteerin tehtävistä lisätietoa : Rotaryklubin sihteerin opaskirja Rotaryn käsikirja 2004 Rotarymatrikkelin alkuosassa MUISTILISTA presidenteille, sihteereille ja rahastonhoitajille Suomen Rotaryn kotisivut: http://www.rotary.fi/suoja/http://www.rotary.fi/suoja/ Käyttäjätunnus: rotary salasana: ratas Muistio: ”Rotaryklubin sihteerin tärkeimmät ja pakolliset tehtävät” kuvaa käytännön tasolla sihteerin perustehtävät Sihteerit ja rahastonhoitajat, tehtävät ja organisointi, PowerPoint-esitys Rotary ja IT, PowerPoint-esitys Kotisivuilla on myös tärkeimpien tietojärjestelmien käyttöä koskevat ohjeet
4
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito, kaksi eri järjestelmää Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Rotary Internationalin (RI) jäsentietojärjestelmä Koska järjestelmissä on samoja tietoja kannattaa muutokset päivittää samalla kertaa molempiin järjestelmiin Läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen SR:n Rotaryn jäsentietojärjestelmään kunkin kuukauden 10. pv. mennessä RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen RI:n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin ja sihteerin tiedot 31.12. mennessä Puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille Laskujen välittäminen rahastonhoitajalle ja maksujen suorittamisen valvonta
5
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti (jatkoa) Lisäksi sihteerille kuuluvat normaalit sihteerin tehtävät Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous ja erityiskokoukset Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa Normaalien yhdistyksen sihteeritehtävien hoitaminen Perustehtävät käsitellään seuraavassa Rotaryklubin vuosikelloon ja tietojärjestelmiin liittyen
6
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 1.7.200x Juoksevasti: - jäsenistömuutosilmoitukset -kokouspaikka ja – aikamuutokset Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Kesä Huhti Syys Heinä Maalis Elo Loka Joulu Marras Tammi Helmi Touko Valmistautuminen seuraavaan vuoteen RI:lle puolivuotis- raportti (SAR) ja per capita-maksut Vuosikokous Vaalikokous RI:lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita-maksut Official Directory- tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat ) SR:lle ja piirille maksuerä I * SR:lle ja piirille maksuerä II * Matrikkelitiedot ajantasalle Toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee PETS Vaihtokokous xx.6.200x Nv-haku ja valinta Nv-hakemukset tehty TRF-seminaarit Nv-seminaari Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella
7
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Perustehtävät ja tietojärjestelmät Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain
8
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Ennen kauden alkua klubisihteeri Osallistuu piirineuvotteluun Perehtyy edellä esitettyyn aineistoon Perehtyy tehtäviä tukeviin tietojärjestelmiin sekä niiden tarjoamiin palveluihin Sopii presidentin ja klubin muiden toimihenkilöiden kanssa työnjaosta ja tulevan vuoden toiminnasta Sopii nykyisen sihteeristön kanssa tehtävien siirrosta SR:n jäsentietojärjestelmän käyttäjätunnus ja salasana saatava edeltäjältä Varmistaa jäsentietojärjestelmien tietojen ajantasaisuuden
9
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Jäsentietojärjestelmä on rotaryviestinnän keskeinen osa ja painetun Rotarymatrikkelin perusta Klubisihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan suoraan järjestelmään Päivitykset tehdään kun muutoksia on tapahtunut Suomen Rotaryn ja piirien postitus klubeille perustuu jäsentietojärjestelmän osoitteistotietoihin. Tämä pätee myös Rotary Nordenin postituksiin Klubien kokouspaikka ja –aika tiedot sekä kotisivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n kotisivuille. Näitä muutoksia ei tarvitse ilmoittaa erikseen Rotarytoimistoon Uudet klubivirkailijatiedot päivitetään vaalikokousten jälkeen ja viimeistään joulukuun loppuun mennessä Lisäjakelu: governor ja governor-elect Matrikkelin jäsentiedot tarkistetaan tammikuun loppuun mennessä Matrikkeli painetaan suoraan jäsentietojärjestelmän tietoihin pohjautuen.
10
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä, jatkoa Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa: www.rotary.fi/rekisteri www.rotary.fi/rekisteri Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä Eivät vaihdu vuosittain, tarvittaessa Rotarytoimistosta voidaan pyytää uudet tunnukset Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet löytyvät Suomen Rotaryn suojatuilta sivuilta: Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Rotary ja IT”
11
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Läsnäoloraportit laaditaan kuukausittain Kunkin kuukauden viikoittaisten läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä.jäsentietojärjestelmään Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet Laskentaan ei oteta mukaan kunniajäseniä tai läsnäolovapautuksen saaneita; hallituksen päätös tai rotary- ja oman iän perusteella anottu läsnäolovapautus (rotaryikä + omaikä vähintään 85 vuotta) Laskennassa otetaan huomioon paikkaukset muiden klubien kokouksissa sekä osallistumiset muuhun rotarytoimintaan (katso Sihteerin opaskirja) Tarkemmat ohjeet SR:n suojatuilla sivuilla: Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet
12
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä RI:n klubeja palveleva tietojärjestelmä Klubisihteeri vastaa Member Access-järjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta Mahdollisuus päivitysten tekemisiin ainoastaan kunkin rotaryvuoden klubipresidentillä ja sihteerillä 1.7. alkaen 30.6 saakka Päivitykset tehdään kun muutoksia on tapahtunut Tulevan rotaryvuoden presidenttien ja sihteereiden tiedot Ilmoitetaan vaalikokousten jälkeen ja viimeistään joulukuun loppuun mennessä Tästä tulee erillinen muistutus. Tiedot voidaan myös lähettää Zûrichin toimiston kautta RI:lle saadulla lomakkeella. RI postitukset klubeille perustuvat Member Access-järjestelmän osoitteistotietoihin
13
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä jatkoa RI:n Member Access-järjestelmä löytyy RI:n kotisivuilta : www.rotary.orgwww.rotary.org Member Access linkki on avaussivun yläpalkin oikeassa reunassa Käyttäjätunnukset ja salasanat saadaan rekisteröitymällä järjestelmään 1.7. alkaen Tarvitaan RI:n jäsennumero eli Member ID, joka löytyy RI:n puolivuotisraportista Rekisteröitymisohjeet SR:n suojatuilla sivuilla: RI:n Member Access, kirjautuminen RI:n Member Access, kirjautuminen Member Access-järjestelmän käyttöohjeet RI:n Member Access, ohjeet RI:n Member Access, ohjeet SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Rotary ja IT”
14
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin puolivuotisraportti Semiannual Report (SAR) RI:n puolivuotisraporttilomakkeisto lähetetään rotaryvuoden alussa ja puolessa välissä klubisihteerille Lomakkeet korjataan jäsen- ja muiden tietojen osalta käsin sekä palautetaan Rotary Internationalin Zûrichin toimistoon kunkin vuoden heinäkuun ja tammikuun loppuun mennessä RI:lle suoritettavat per capita-maksut perustuvat puolivuotisraportin tietoihin Raportin yksityiskohtaiset täyttöohjeet löytyvät SR:n suojatuilta sivuilta: Rotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeetRotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeet Suosituksena on, että lomakkeet palautetaan edellä esitetyn mukaisesti Zûrichin toimistoon Mikäli klubi kuitenkin päivittää jäsentiedot Member Access-järjestelmään lomakkeita ei tarvitse palauttaa. Tällöin on kuitenkin ilmoitettava sähköpostivietillä RI:n dataorganisaatiolle asiasta: Data@rotary.orgData@rotary.org
15
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Rotary Internationalin per capita-maksut Samassa lähetyksessä puolivuotislomakkeiden kanssa sihteeri saa RI:n per capita-maksun laskun puolelta vuodelta Lasku on toimitettava rahastonhoitajalle maksettavaksi, eräpäivät 31.7. ja 31.1 Vuonna 2006-2007 RI:n per capita-maksu puolelta vuodelta on 23,50 USD Samassa yhteydessä maksetaan Uusia jäseniä koskevat maksut (pro rata-maksut 8.75 USD) The Rotarian lehden tilausmaksut (2*6 USD, huom.Rotary Norden lehden tilausmaksu on Suomen Rotaryn maksuissa) Sääntövaltuuskunnan (COL) lisämaksu 1 USD jäsentä kohden Maksuohjeet löytyvät SR:n suojatuilta sivuilta: Rotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeetRotary Internationalin puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeet Rotary Internationalin tilitiedot löytyvät myös Rotarymatrikkelista.
16
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Suomen Rotary ry:n ja piirin vuosimaksu per capita-maksu Maksun suuruus päätetään piirineuvottelussa Piirin 1420 ehdotettu per capita-maksu vuodelle 2006-2007 on suomalaisille klubeille 21 euroa puolelta vuodelta (maksun suuruus on piirikohtainen!) Suomen Rotaryn osuus 13 euroa ja piirin osuus 8 euroa puolelta vuodelta Laskun loppusumma määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärän pohjalta kunakin ajankohtana Rotarytoimisto lähettää sihteerin osoitteella tarvittavat tiedot maksua varten kahdessa erässä Ensimmäinen lasku syyskaudella ja toinen kevätkaudella Sihteeri toimittaa laskut edelleen rahastonhoitajalle maksettavaksi Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava, että e.m. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan
17
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Muuta huomioitavaa Klubin viikko- tai kuukausiselosteet lähetetään governorille ja apulaisgovernorille mieluiten sähköpostissa Rotary Internationalin konventiovaltakirja lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin governorin ilmoittamaan osoitteeseen, ellei klubi lähetä omaa edustajaa Piirikonferenssin piirikokouksen valtakirja lähetetään governorin ohjeiden mukaan
18
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Tarvittava IT-varustus Klubisihteerin perustehtävien hoitoa varten tarvitaan ajantasalla olevat tietokonelaitteistot ja –ohjelmistot Tehokas PC ja laajakaistayhteys internetiin Tietoturva ajantasalla; palomuuri ja virussuojaus Microsoft Office perusohjelmat tai vastaavat (esim ilmainen Open Office- ohjelmisto) sanojenkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysohjelma Adobe Acrobat Reader ns. pdf-tiedostojen lukemiseen (ilmainen) Mikäli sihteerillä ei ole käytettävissään tarvittavaa välineistöä voi sihteeriä avustaa joku klubin jäsenistä, esim. klubin IT-tukihenkilö On suositeltavaa, että klubisihteerillä on vakio sähköpostiosoite esim. muotoa: klubinnimi@rotary.fi klubinnimi@rotary.fi Saatavissa liittyen Kotisivut.com webbihotellipalveluihin Sihteerin ei suositella vaihtavan sähköpostiosoitettaan kesken sihteerikauden
19
Klubisihteerin perustehtävät Suomen Rotary © 2006 Lopuksi Toimi täsmällisesti, maksut ja raportit ajallaan Mikäli tehtäviä ei hoideta ajallaan aiheutuu tästä runsaasti lisätyötä monelle taholle! Pidä presidentti ja rahastonhoitaja ajantasalla RI:n, SR:n ja piirin maksujen määräajoista, määristä ja suorituksista RI:n maksujen ja raporttien epäselvyyksissä yhteys RI:n Zûrichin toimistoon Suomen Rotaryn ja piirin maksujen ja raportointien epäselvyyksissä yhteys Rotarytoimistoon Ota tarvittaessa yhteyttä piiriorganisaatioon, alueen apulaisgovernor auttaa Tämä esitys löytyy SR:n suojatuilta kotisivuilta osoitteesta: Klubisihteerin perustehtävät Klubisihteerin perustehtävät
Samankaltaiset esitykset
© 2024 SlidePlayer.fi Inc.
All rights reserved.