Työnohjauksen hallinta

Esitys aiheesta: "Työnohjauksen hallinta"— Esityksen transkriptio:

1 Työnohjauksen hallinta
Työnohjaus on oman työn tutkimista, arviointia ja kehittämistä, joka tapahtuu koulutetun työnohjaajan avulla. Se on työhön, työyhteisöön ja omaan työrooliin liittyvien kysymysten, kokemusten ja tunteiden yhdessä tulkitsemista ja jäsentämistä. Työnohjauksessa ohjattava pohtii suhdettaan työhönsä. Ohjaaja ja mahdolliset muut osallistujat auttavat ohjattavaa näkemään itsensä ja työnsä entistä tarkemmin ja selvemmin. Työnohjaus on vuorovaikutusta, jossa sekä ohjaaja että ohjattavat oppivat toisiltaan. Työnohjaus auttaa jaksamaan työssä ja pysymään työkykyisenä. Lähde: Suomen työnohjaajat ry. ( ) Työnohjauksen hallintaohjelmistossa on pyritty ottamaan huomioon Suomen työnohjaajat ry:n suositukset.

2 Työnohjauksen hallinta
Työnohjaushakemusten käsittely Perusmuoto Työntekijä tekee työnohjaushakemuksen (yksilöhakemus) omaan työnohjaustarpeeseensa Ryhmämuoto Esimies tekee työnohjaushakemuksen (ryhmähakemus) oman ryhmänsä työnohjaustarpeeseen Työnohjauksen hallintaohjelmisto tukee työnohjausprosessia hakemuksen käsittelyvaiheesta yhteisön kausiraporttien tekoon asti. Järjestelmään syntyy työnohjaushakemuksia 3 eri tavoilla: Työtekijä (roolista riippumatta) tekee hakemuksen, Jonkun yksikön tai työntekijäryhmän esimies/luottohenkilö tekee joukolle ihmisiä hakemuksen ryhmäohjaukseen (työyhteisön ohjaukseen), Työnohjauskoordinaattori (henkilö, joka huolehtii keskitetysti, että jokaiseen hakemukseen löydetään paras mahdollinen ohjaaja ja joka huolehtii kausiraporttien lopullisesta tekemisestä) voi yhdistää hakemuksia (hakijoiden luvalla), jolloin saadaan hoidettua useita ohjauksia yhden ohjaajaresurssin avulla. Yhdistetty muoto Työnohjauskoordinaattori yhdistää sopivia yksilöhakemuksia ryhmiksi tai pareiksi.

3 Työnohjauksen hallinta, hakemusvaihe
Työnohjaus-koordinaattori 1 Hakija (ohjattava) Esittelijä (esimies) P 2 Ohjattava Ohjattava Hakija (esimies) P Ohjattava Ohjaaja Ohjattava Ohjaaja Ohjattava Ohjaaja Ohjaaja 3 Hakemuksen kulku järjestelmässä (yksi ja sama dokumentti, joka näkyy asianosaisille kulloiseenkin tarpeeseen sopivalla tavalla): Hakija (ohjattava) -> Esittelijä (esimies) -> Työnohjauskoordinaattori -> Ohjaaja Hakija (esittelijä, esimies) -> Työnohjauskoordinaattori -> Ohjaaja Hakija1 -> Esittelijä1 -> Koordinaattori Hakija2 -> Esittelijä2 -> Koordinaattori > Ohjaaja Hakija3 -> Esittelijä3 -> Koordinaattori Esittelijä lisää hakemukseen korvaustietoja: korvataanko ohjaajan matkakustannukset/ohjauskustannukset Ryhmähakemuksen tapauksessa esimies valitsee hakemukseen ohjattavat Koordinaattori mahdollisesti yhdistää hakemuksia ja valitsee hakemukseen (hakemuksiin) sopivan ohjaajan Ohjaaja Hakija 1 (ohjattava) Esittelijä 1 Ohjaaja Hakija 2 (ohjattava) Esittelijä 2 P Hakija 3 (ohjattava) Esittelijä 3 Varsinainen työnohjausprosessi, jossa ohjattava(t) ja ohjaaja tapaavat säännöllisesti P:

4 Henkilö Topi Pesonen on päättänyt tehdä työnohjaushakemuksen
Henkilö Topi Pesonen on päättänyt tehdä työnohjaushakemuksen. Hän ei ole vielä täyttänyt lomakkeelle mitään tietoja, näkyvissä olevat tiedot syntyvät automaattisesti. Tässä tapauksessa (yksilöhakemus) hakija ja ohjattava ovat yksi ja sama henkilö. Hakemukselle voidaan antaa nimi, oletusarvoisesti se on hakijan nimi. Täytettyään hakemuksen hakija voi lähettää hakemuksen, jolloin hakijan valitsema esittelijä saa sähköpostiinsa tiedon uudesta hakemuksesta ja esittelijä voi lisätä hakemukseen omat tietonsa (korvataanko ohjaajan matkakulut ja/tai ohjauskustannukset).

5 Kun Topi Pesonen lähetti hakemuksen esittelijälle (Juha Pesonen), esittelijälle lähtee automaattisesti yllä näkyvä sähköposti. Kaikista huomiota vaativista tapahtumista, lähetetään ilmoitukset asianosaisten sähköpostiin.

6 Kuvassa on esittelijän Juha Pesosen näkymä, kun Topi Pesonen on lähettänyt esittelijälle uuden hakemuksen. Kuvassa näkyy myös Topi Pesosen aiemmin samana päivänä lähettämä hakemus hylättynä (Topi on vähän hosunut, hylättyä hakemusta oltaisiin voitu korjata ja yrittää uudelleen). Kohdassa ”Lähetetyt hakemukset” näkyy esittelijän edelleen lähettämien hakemusten tilannetta. Kyseiset tiedot ovat aiemmista tapahtumista ei juuri äsken Topi Pesosen lähettämästä hakemuksesta. Uudet hakemukset / ”Topi Pesonen” –linkistä, esittelijä voi avata hakemuksen, lisätä omat tietonsa ja lähettää hakemuksen edelleen työnohjauskoordinaattorille.

7 Koordinaattori tekee ohjaajavalinnan.
Koordinaattori näkee listan ohjaajista: Ohjausresurssit: menossa/maksimi – jonossa Koulutus Kokemus Kokemus ei välttämättä mahdu pieneen tilaan (punainen tähti), näpäytyksellä saadaan lisäikkuna, jossa on kaikki ohjaajan itsensä järjestelmään kertomat tiedot Jos ohjaajan nimi on korostettu (punainen), ohjaajalla on rajoituksia uusien ohjausprosessien pituuksien suhteen. Kun koordinaattori vie hiiren ohjaajan nimen päälle, näytetään ohjaajan yhteystiedot ja mahdollinen aikataulurajoite. Ohjaaja ehdottaa ohjausta yhdelle ohjaajalle kerrallaan ja kun hän saa ohjaajalta myöntävän vastauksen, ohjausprosessi luodaan ja kapula siirtyy kyseiselle ohjaajalle.

8 Työnohjauksen hallinta, ohjausvaihe
Seuraava tapaaminen, aika ja paikka Ohjaaja Ohjaajan ja ohjattavien tapaaminen Ohjattavat Ohjausvaiheessa ohjaaja ja ohjattava(t) tapaavat etukäteen sovittuina aikoina. Kunkin tapaamisajan määrityksen yhteyteen ohjaaja merkitsee myös työmääränsä (ohjausyksiköitä). Kun ohjattavat vielä merkitsevät tapaamisiin, sopiiko aika vai ei, kausiraporttien teon yhteydessä järjestelmässä on valmiina kunkin ohjaajan/ohjattavan osalle tulleet työnohjauksen ”työmäärät”. Itse tapaamisen sisällöstä järjestelmään ei talleteta mitään. Ohjaajalla on käytettävissään kuhunkin ohjausprosessiin liittyvä ”muistiinpanot”, tämän sisältöä ei näe muut kuin kyseinen ohjaaja. Työnohjaussopimus on vastaavasti kuin työnohjaushakemuskin sähköinen lomake. Ohjaaja tallettaa sopimuksen järjestelmään ja kaikki asianosaiset hyväksyvät sopimuksen sähköisesti (ohjattavat, esittelijä(t) ja työnohjauskoordinaattori). Ohjaaja merkitsee järjestelmään seuraavan tapaamisajan ja paikan, ohjattavat näkevät sen ja voivat kuitata ajan sopivuuden. Kun aika koittaa, ohjaaja ja ohjattavat tapaavat. Ohjaaja merkitsee seuraavan ajan jne. Prosessia jatketaan, kunnes on aika tehdä työnohjaussopimus

9 Kun ohjaajanvalinta on saatu päätökseen varsinainen ohjausprosessi alkaa. Kuvan tilanteessa ohjaaja on pyytänyt ohjattavaa ottamaan yhteyttä sähköpostilla tai puhelimella. Kun ensimmäinen tapaaminen on sovittu, ohjaaja käy vielä merkitsemässä tapaamisen järjestelmään. Tämän jälkeen ohjaaja näkee käynnissä olevat ohjausprosessit kuvan kaltaisessa näkymässä. Tässä ei ole kuin 1 prosessi käynnissä. Jos prosesseja olisi useita, kukin prosessi olisi omalla rivillään. ”Tarkennukset ”-kohdasta (avoin kirja) saadaan näkyviin yksityiskohtaisempaa tietoa prosessista

10 Prosessia jatketaan sopimalla uusia tapaamisaikoja ja tapaamalla
Prosessia jatketaan sopimalla uusia tapaamisaikoja ja tapaamalla. Ohjaaja merkitsee tapaamisajan ja ohjattava(t) merkitsevät ajan sopivuuden. Tapaamisen jälkeen ohjaaja voi vielä korjata ”ajan sopivuuden”, jos joku ohjattavista ei saapunut tapaamiseen. Tätä toimintoa ei tietenkään tarvita, jos yhteisössä ollaan sitä mieltä, että tapaamisiin osallistumista ei tarvitse tilastoida. Kuvan tilanteessa tapaamisia on merkitty 3 kappaletta, yhdessä ohjattava on merkinnyt ajan sopivan, yhdessä merkitty, ettei aika sovi ja yhteen ei ole merkitty mitään ajan sopivuudesta. Yksi ajoista on jo mennyt, kaksi on tulossa. Työnohjaussopimus voidaan tehdä linkistä ”Uusi Sopimus”.

11 Ohjaaja täyttää työnohjaussopimuksen ja tallettaa sen järjestelmään.
Kaikki asianosaiset: ohjattavat, esittelijät ja työnohjauskoordinaattori saavat sähköposti-ilmoituksen uudesta sopimuksesta. Asianosaiset kuittaavat järjestelmässä, hyväksyvätkö he sopimuksen vai eivät. Aina jos ohjaaja muuttaa sopimusta, vaaditaan uudet kuittaukset. Ohjattavat näkevät sopimuksesta muut asiat paitsi korvausasiat. Ajanvarauksia ja tapaamisia jatketaan edelleen, kunnes on aika päättää prosessi.

12 Prosessin yksityis-kohdissa, lomakkeen lopussa on tarjolla prosessista tietoja sekä ihan lopussa prosessin päättämiseen tarkoitetut toiminnot. Prosessin päättämisen yhteydessä lomakkeelle merkitään, onko tehty arviointikooste ja loppuarvio. Näitä ei kuitenkaan talleteta järjestelmään. Jos kyseessä on erikoistilanne, esimerkiksi ohjaajan ja ohjattavien välinen yhteistyö ei sujunut, ohjaaja laittaa koordinaattorille viestin, esim. ”Ei sujunut, koita toista ohjaajaa”.

13 Kun yhteisössä on useita yksiköitä, on omia ohjaajia ja omia ohjattavia, kausiraporttien (vuosiraporttien) automaattinen tuotanto on erittäin tärkeää. Kuvassa on osa yhteenvetoraportista, järjestelmästä, jossa ei vielä ole paljoa dataa.