Suunnitelma paperittomasta kokouskäytännöstä koko luottamushenkilöhallinnolle Kaupunginhallitus 26.5.2014.

Esitys aiheesta: "Suunnitelma paperittomasta kokouskäytännöstä koko luottamushenkilöhallinnolle Kaupunginhallitus 26.5.2014."— Esityksen transkriptio:

1 Suunnitelma paperittomasta kokouskäytännöstä koko luottamushenkilöhallinnolle Kaupunginhallitus 26.5.2014

2 Mikä nyt jo on mahdollista Nykyisellä extranet-palvelulla voidaan toteuttaa paperiton kokouskäytäntö kaikille toimielimille, extranet.heinola.fi Kaikkien toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat voidaan julkaista extranetissä Paperiton kokouskäytäntö edellyttää kuitenkin kannettavaa tietokonetta tai tablettia kaikille toimielinten jäsenille ja varajäsenille

3 Mikä nyt jo on mahdollista Malli on toiminnassa myös teknisessä ja ympäristö- ja rakennuslautakunnissa sekä elinkeinotoimikunnassa mittavien liiteaineistojen osalta Tämä malli on ollut käytössä kaupunginhallituksella jo useita vuosia Vaatii kuitenkin käytännön toimien, kokouskäytännön, atk-laitteiden ja ohjelmien tarkempaa tutkailua, jotta toiminta saadaan sujuvaksi

4 Tunnistautuminen  Nykyinen käytäntö on perustunut käyttäjätunnukseen ja salasanaan  Käyttäjätunnukset hallinnoidaan kaupungin AD:ssa (käyttäjähakemisto)  Kaupunki on muuttamassa käyttäjätunnistuskäytäntöä; jokaiselta kirjautuvalta koneelta edellytetään jatkossa sertifikaattia, mutta käyttäjän kannalta kirjautuminen ei muutu. Näin lisätään tietoturvaa  Uudellakin tekniikalla omienkin koneiden käyttö on mahdollista, mutta edellyttää siihenkin sertifikaatin asennusta ( Windows To Go –tikku )

5 Tunnistautuminen jatkossa  Uusi käyttäjätunnistus tapahtuu suojatun SSL VPN yhteyden kautta ns. Direct Access, jolloin voidaan tarjota myös sisäverkon muitakin palveluita (strategian mittarit, tiedolla johtaminen jne.)  Tämä edellyttää kaupungin hankkimaa ja vakioitua laitteistoa  Tunnistautuminen tapahtuu edelleen käyttäjätunnus /salasana periaatteella  Omilla laitteilla tämä malli edellyttää Windows To Go tikun käyttöä (tuo mukanaan n. 100€ lisäkulun/laite)

6 Kustannukset  Toimielinten varsinaisia jäseniä on tällä hetkellä 76 kpl  Kannettavien koneiden keskihinta tällä hetkellä 580€, joten kustannus 76*580=44.080€  Tablettien keskihinta tällä hetkellä n. 350€, joten kustannus 76*350€=26.600€  Tietoliikenne 3G/4G 76*11,90€=43.411€/valtuustokausi (~10.900€/v)  Kokonaiskustannus valtuustokaudelta 70.011€ - 87.491€. Jos kaikki varajäsenet mukana, niin kustannus reilusti kaksinkertainen  Paperi- ja postituskulut valtuustokaudelta n. 160.000€ (~40.000 €/v), jossa ei ole huomioitu työkustannuksia

7 Sähköinen kokous  Heinolan kaupungilla on käytössään asia- ja kokoushallinnassa Innofactorin Dynasty for SQL, joten sähköinen kokous pitää olla yhteensopiva tämän järjestelmän kanssa  Sama toimittaja tarjoaa myös tuotettaan sähköiseen kokoukseen, jonne esityslistat voidaan julkaista Dynastystä  Järjestelmän kustannus on 11.000€ ensimmäinen lautakunta ja 2.000€ seuraavat  Laitteistovaatimukset ja niiden kustannukset samat kuin extranet käytössä. Innofactorin esitysInnofactorin esitys