Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen

Esitys aiheesta: "Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen"— Esityksen transkriptio:

1 Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen
Kirjasto TUTKA Artikkelit Konferenssi- julkaisut Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen Kirjat Marja-Leena Harjuniemi Informaatikko / JYK

2 KESKITETTY JULKAISUTIETOREKISTERIN YLLÄPITÄMINEN
Aiemmin hajautetusti laitoksilla tapahtunut TUTKA -julkaisurekisterin ylläpitäminen keskitettiin kirjastoon alkaen Tutkijat itse eivät kirjaa julkaisujaan enää ollenkaan Ei myöskään laitoskohtaisia vastuuhenkilöitä Kirjasto kirjaa kaiken alusta alkaen Julkaisut 13 % perusrahoituksesta

3 Tutkijan arjen helpottaminen Kirjausten laadun parantaminen
MIKSI ALOITETETIIN Tutkijan arjen helpottaminen Kirjausten laadun parantaminen Rinnakkaistallennuksen lisääminen Kirjaston roolin kannalta merkittävä työ (Uuden palvelun lanseeraaminen: Lähdettävä aina ajatuksesta, mikä tuottaa hyötyä palvelun saajalle, ei tuottajalle.)

4 TALLENNUSMÄÄRÄT Raportointivuosi 2010 2571 (julkaisua)
Raportointivuosi (Joista A1-artikkeleita 1132 kpl) Odotusarvo vuodelle ? Tähän asti kirjattuna 1700 (+ 400) Tänä vuonna lisäksi puuttuneiden v artikkelien lisäyskirjaukset Laitoksilta perittyjen sotkujen tarkistaminen

5 MITEN TOTEUTETAAN Tutkijoilta tulevat ilmoitukset : e-lomake
Mahdollisimman kevyesti, minitiedot Suositus: PDF-liite + julkaisutyyppi, oppiaine, tieteenala Tracker-seurantajärjestelmä Tiedot eivät siirry mihinkään Ulkoisista tietokannoista haravointi (ei importointia) Web of Science Scopus ARTO JY:n omat julkaisut osakohteineen JYKDOKin kautta Muut JYKDOK-osakohteet + muu haravointi Helpoimmillaan tutkija saa valmiin ilmoituksen Vastuu ilmoittamisesta kuitenkin aina tutkijalla

6 MONIPUOLINEN OSAAMISKOKONAISUUS

7 KIRJASTO ETSII / TÄYDENTÄÄ PUUTTUVAT TIEDOT
Tutkija (mini)ilmoittaa uudesta julkaisusta Tai HUOM. Ei edes ilmoita. Kirjasto etsii tiedot + määrittelee julkaisutyypin. Tiedonkeruun käsikirja/OKM. Julkaisu kirjataan TUTKAan. + Rinnakkais-tallentamiseen liittyvät lupatarkastukset, tiedostojen pyytäminen. + rinnakkaistallenne JYX-julkaisuarkistoon Julkaisu avataan TUTKAan

8 SUUNNITELMA VS. TODELLISUUS
Ei importointi- mahdollisuuksia (uusi järjestelmä tulossa) Henkilöitä asteittain 1-4 (vasta syyskuun alusta alkaen 4 hlöä) Tallennusmäärät ensimmäisenä vuonna normaalia isommat SUUNNITELMA: ”Saadaan tehtyä edellyttäen, että…” 4 henkilötyövuotta Importointimahdollisuus Web of Science, Scopus ja ARTO -tietokannoista

9 RESURSSIT 1 informaatikko (helmikuu- ) 1 amanuenssi (kesäkuu- )
1 kirjastosihteeri (huhtikuu-) 1 ma. kirjastosihteeri (heinä-joulukuu) JY-julkaisut luetteloinnin kautta Nyt ruuhka-apuna kaksi oto. tallentajaa Tallennukset (~3000 kpl) + rinnakkaistallentaminen Poikkeuksellinen ensimmäinen vuosi 2/3 vuotta käytössä, vajaat resurssit Ei importointimahdollisuuksia Vanhat perityt sotkut Vuoden 2013 puuttuvien haravointi Oppimisen vaatima aika : oppimiskäyrä

10 MONIPUOLINEN OSAAMISKOKONAISUUS
Bibliografiset tiedot Tiedonkeruu käsikirja JUFO, Juuli Julkaisutyypit OKM-ohjeet (RAHANJAKO) Sisällönkuvailu Asiasanat (Tieteenala) Open Access/ Rinnakkais-tallentaminen SherpaRomeo Versiotyypit Lisenssilukutaito TUTKA -järjestelmän tekninen hallinta Henkilöiden kysyminen laitoksilta. Oppiaineiden etsiminen. Tracker -järjestelmän Tekninen hallinta Yhteydenpito tutkijoihin. Tiedostojen kysyminen, etc.

11 AVOIN RINNAKKAISTALLENTAMINEN
Final draft pyydetään lähettämään julkaisu- ilmoituksen yhteydessä Vain noin 10 % lähettää Huom. Kuitenkin rinnakkaistallentaminen aktivoitunut merkittävästi Alkuvuonna tallenteita oli alle 700 (usean vuoden aikana) Nyt yht (+ n. 100 käsittelemätöntä) Luvat tarkistetaan ja final draft -tiedostoja pyydetään kirjausilmoituksen yhteydessä JY:n linjaus ’edellyttää’ avointa tallentamista Rehtorin uusi linjaus suunnitteilla

12 ONGELMAKOHTIA (1/3) OKM:n kirjaussäännöt osin huomattavan vaikeita, tulkinnanvaraisia Tieteenalakohtaiset kirjaussäännöt Julkaisut, joissa JY-affiliaatio, mutta jotka pitää ymmärtää/tietää olla kirjaamatta Julkaisut, joissa ei JY-affiliaatiota, mutta jotka pitää ymmärtää kirjata (esim. HIP-erikoistutkijat) Virheellisiä affiliaatio-merkintöjä myös Wos + Scopus

13 ONGELMAKOHTIA (2/3) Vieraskieliset (muut kuin eng, swe) artikkelit, joista lähetetty vain tekijän lähettämät tiedot, ei PDF-tiedostoa TUTKAsta puuttuvat henkilöt, henkilöiden statuksen varmistaminen laitoksilta Tutkijoiden identifiointi : artikkeleissa yleensä vain alkukirjain Oppiaineet (OKM ei kysy, mutta laitokset keräävät) Affiliaatio-tiedot, milloin eivät selviä artikkeleista

14 ONGELMAKOHTIA (3/3) Hyvin minimaalisin tiedoin lähetetyt, kontekstista erotetut ilmoitukset Konferenssijulkaisut pahimpia (!) Onko edes julkaistu Onko ns. vakiintunut Eri artikkelityypit; short papers, seminar papers Onko vertaisarvioitu ja jos, niin FT vai abstract Kirjasto käyttää valtavasti aikaa etsimällä tietoja, jotka tutkija itse tietäisi sanoa heti Pahimmillaan yhden kirjauksen tekemiseen voi mennä useita tunteja 20/80 -sääntö

15 KOKEMUKSIA, PALAUTETTA
Palautetta tullut yllättävän vähän Pääosin kiittävää, uudistusta pidetään hyvänä Mutta myös epäuskoa: ”Meillä tutkijat eivät oikein usko, että kirjasto kykenee tähän.” Kokonainen laitos Vakava palaute! Sana ’lomake’ herättää vastustusta Vähän tyytymättömyyttä kirjaston tekemiin tyyppiluokkamuutoksiin Yksittäistä tyytymättömyyttä

16 ASENNE KIRJASTON SISÄLLÄ
”Siellähän ne ovat WoSissa / Scopuksessa” ”Valtaosa helppoja” ”Samanlaista kuin kirjan luettelointi” ”Loppuvuodesta tarvittaessa kaikki osallistuvat.” ”Mitä noita miettii. Runtatkaa menemään.” KAIKKI VÄÄRIN Ei ole ehkä kaikin osin ymmärretty, kuinka suuren tehtävän kirjasto on ottanut tehdäkseen.

17 KANNATTAAKO? VOIKO SUOSITELLA MUILLE?
Kyllä ’varmaan’ Tavoitteet (helpotus tutkijoille, kirjausten laatu, rinnakkaistallentamisen aktivointi) saavutettu Kuitenkin useita epävarmuustekijöitä Pahin vasta edessä (joulu-tammikuu) Vaatii kirjastolta tällä tavalla toteutettuna paljon Uuden palvelun lanseeraaminen Ensivaikutelma Uskottavuus Mahdollisuus kiitokseen on, mutta tärkein – eli työ – on vielä tekemättä

18 Marja-Leena Harjuniemi
KIITOS! Marja-Leena Harjuniemi