Esittely latautuu. Ole hyvä ja odota

Esittely latautuu. Ole hyvä ja odota

KLUBISIHTEERIN koulutus Lapualla

Samankaltaiset esitykset


Esitys aiheesta: "KLUBISIHTEERIN koulutus Lapualla"— Esityksen transkriptio:

1 KLUBISIHTEERIN koulutus Lapualla 18.4.2009
MD 107-F / TSL

2 Aineiston sisältö MD 107-F / TSL 18.4.2009 3 Koulutuksen tavoite
4 Sihteerin merkitys 5 Sihteerin tehtävät ennen kauden alkua 6 Klubin sisäiset tehtävät 7 Ulkoiset tehtävät 8-9 Ennen kokousta 10 Kokouksen aikana 11 Kokouksen jälkeen 12 Pöytäkirja 13 Kuukausittain suoritettavat tehtävät 14 Elokuu 15 Syyskuu 16 Lokakuu 17 Marraskuu 18 Tammikuu 19 Helmikuu 20 Maaliskuu 21 Maalis-Huhtikuu 22 Toukokuu 23 Kesäkuu 25 Paikkaamisperusteet 26-27 Toimintakertomus 28 Internet ilmoitukset Päämajan jäsenilmoitus 36-39 Suomen jäsenrekisteri 40 Klubille tuleva sähköposti 41 Kertaus 42 Ilmoitus yhdistyrekisteriin MD 107-F / TSL

3 KOULUTUKSEN TAVOITE: Tiedät tehtäväsi tärkeyden
Tiedät siihen kuuluvan byrokratian Tiedät tärkeimmät ilmoitukset Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa MD 107-F / TSL 3 3

4 SIHTEERI klubin tärkein (virkailija) lion ?
Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! MD 107-F / TSL

5 Sihteerin tehtävät Ennen kauden alkua Varmista
- että tulevan hallituksen tiedot on ilmoitettu yhdistysrekisteriin Ilmoitus netissä että nykyinen sihteeri lähettää kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset toukokuun lopulla, pyydä kopiot. - että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu kotimaiseen ja kv. rekisteriin MD 107-F / TSL

6 Klubin sisäiset tehtävät
Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, merkkipäivien muistaminen Materiaalin jakaminen MD 107-F / TSL

7 Ulkoiset Ilmoitusten teko
Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin MD 107-F / TSL

8 Ennen kokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa
Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Laadi luettelo ilmoitusasioista MD 107-F / TSL

9 Ennen kokousta 2 Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa
Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions -vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt kauden toimikuntien kokoonpanot ed. kokousten pöytäkirjat piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet muut kirjeet, jotka jaetaan toimikuntien puh.johtajille MD 107-F / TSL

10 Kokouksen aikana Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat
(kirjoita todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa kokouksesta Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta/kilpailua varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit, myynnit, kerätyt kilot yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Osa 1/4.4.08/HR MD 107-F / TSL

11 Kokouksen jälkeen Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin
Merkitse annetut palkinnot ko. jäsenten palvelu- ja palkintotilastoon kotimaisessa jäsenrekisterissä Laadi kokouksen pöytäkirjat samana iltana tai seuraavana päivänä Lähetä kortit vierailevien lionien kotiklubeihin Täytä ilmoitukset ja lähetä ne saman tien MD 107-F / TSL

12 Pöytäkirjan pito Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin tärkeä (ja ehkä ainoa) "historiakirja”. MD 107-F / TSL

13 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Elokuu – Kesäkuu Hallitus, klubikokoukset ja kutsut Kuukauden jäsenilmoitus ja piirin toimintailmoitus, ilmoitukset voi korjata edellisiltä kuukausilta Läsnäolo yms. tilastot Kirjeenvaihdon hoitaminen Tilastojen ym. tietojen arkistointi MD 107-F / TSL

14 Elokuu Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on tehnyt kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset, ellei, niin toimi heti,että asia tulee kuntoon Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10. MD 107-F / TSL

15 Syyskuu Toimintasuunnitelmien teko
Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta. MD 107-F / TSL

16 Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut Vuosikokousvalmistelut MD 107-F / TSL

17 Marraskuu Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen
Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin mennessä MD 107-F / TSL

18 Tammikuu Liittotoimistoon
15.1. mennessä seuraavat asiat: Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä MD 107-F / TSL

19 Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu ehdollepanotoimikunta
presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja MD 107-F / TSL

20 Maaliskuu Tarkasta nyt viimeistään Lions-liiton ja päämajan rekisterit
Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille MD 107-F / TSL

21 Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen MD 107-F / TSL

22 Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin
(presidentti tekee – sihteeri varmistaa, että tulee tehtyä) Palkintojen anominen Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin mennessä Rauhanjulistekilpailupaketin tilaaminen tulevalle kaudelle MD 107-F / TSL

23 Kesäkuu Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle
Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty MD 107-F / TSL

24 Muut asiat Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (max. ½ vuotta)
Keruu- arpajais- ym. lupien haku Klubialoitteet, ym. Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen niin kotimaisessa kuin päämajan rekisterissä MD 107-F / TSL

25 Säännöt poissaolon korvaamiseksi
Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liitto- toimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) Katso vuosikirja (s. A 50 kaudella 08-09) MD 107-F / TSL

26 Toimintakertomus Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät yms. MD 107-F / TSL

27 Toimintakertomus (jatkuu)
Piiri- ja liitto: - osallistumiset kokouksiin - klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon - klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa yms. Aktiviteettitoiminta: - toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit - aktiviteettien tulos - annetut avustukset MD 107-F / TSL

28 Internet-ilmoitukset
MD 107-F / TSL 28 28

29 Päämajan ilmoitukset Siirry osoitteeseen Helpommin piirin samaan paikkaan pääs F-piirin etusivun kautta – KV –logosta: Käyttäjätunnus = kansainvälinen jäsennumerosi Salasana toimitetaan Päämajasta kirjeitse Salasanan voi hakea sihteeri tai presidentti MD 107-F / TSL 29

30 Jäsen- ja virkailijailmoitukset
Kuukauden jäsenilmoitus Käydään joka kuukausi, klubikokouksen jälkeen merkkaamassa: ei muutoksia Tai Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa Päämajan perimät kansainväliset jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin MD 107-F / TSL 30

31 Kv. jäsenrekisterin käyttö
Klubivirkailijat (presidentti ja sihteeri) voivat käyttää seuraavia toimintoja: Jäsenasiat - Lisätä, päivittää/katsoa, siirtää ja/tai uudelleen aktivoida jäsen. Jos kuukauden aikana ei ole minkäänlaisia jäsenmuutoksia, klikkaa kohtaa ei muutoksia jäsentiedoissa. Klubi - Päivittää klubikokousten tiedot; klubin virkailijat; lähettää ja etsiä klubiaktiviteettien laskuja; katsoa/päivittää liitännäisklubin yhteystietoja; katsoa piirivirkailijoiden tietoja; pyytää joitakin klubin tasoisia raportteja sekä ladata jäsentietoja. HUOM !! Rahastonhoitajalla vain katseluoikeus sivuilla MD 107-F / TSL 31

32 Päämajan ilmoitukset Valitse kohta: Jäsen – ja aktiviteetti-ilmoituksen lähettäminen Valitse Lions virkailija –vasen logo - Kirjaudu sisään tunnuksillasi MD 107-F / TSL 32

33 Päämajan ilmoitukset Jäsenilmoitus
Valitse kohta Jäsen Valitse oikea raportointikuukausi Voit: Lisätä jäsenen Päivittää/tarkastella jäsentietoja Siirtää jäsenen Erottaa jäsenen Ottaa uudelleen jäseneksi ja jos ei ole tapahtunut mitään muutoksia, valitset: Ei muutoksia jäsentiedoissa MD 107-F / TSL 33

34 Jäsen- ja virkailijailmoitukset
Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Kuukauden jäsenilmoitus paperiversiona Lähetä jäsenilmoituksen päällimmäinen osa osoitteella: Suomen Lions-liitto ry Kirkonkyläntie 10, 00700 HELSINKI, ei missään tapauksessa suoraan Päämajaan. Jos lähetät sen Päämajaan, niin Suomen jäsenrekisteri jää päivittämättä. - Paperi-ilmoituksia tarvitsee lähettää vain, jos ei hoida ilmoituksia netin kautta. MD 107-F / TSL 34

35 Jäsen- ja virkailijailmoitukset
Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Jäsenilmoitus paperiversio Postita piirikuvernöörin kappale piirisihteerille Klubille jäävä kappale on hyvä liittää klubihallituksen kokouksen pöytäkirjan liitteeksi, tai muuten arkistoida viideksi vuodeksi Huomioi, että kuukauden jäsenilmoituksen allekirjoittaa klubin presidentti Koska jäsenilmoitukseen merkitään vain jäsentietoja, ei ole mitään syytä pitkittää ilmoituksen lähettämistä MD 107-F / TSL 35

36 Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä
Klubin tietojen päivitys internetin kautta suoraan Suomen Lions-liiton jäsenrekisteriin. Rekisteristä tiedot vuosikirjaan ja Leijona-lehden jakelua varten. Käyttäjätunnus, salasana ja internet -osoite Suomen Lions liitosta. Tarkemmin mm. F-Piirin –aineistopankista. Käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia, joten ne on pyydettävä uudestaan käyttäjän vaihtuessa. MD 107-F / TSL 36 36

37 Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä
Verkossa voi päivittää kaikki jäsentietomuutokset. Myös klubia koskevia tietoja voi korjata (virkailijat, klubin ) Ohjelmassa on joitakin raportteja, joita voi tulostaa joko jäsen- tai klubipuolella. MD 107-F / TSL 37

38 Jäsenmäärien oikeellisuus rekistereissä on tärkeä asia
Suomen Lions-liiton jäsenrekisterin perusteella määräytyy kotimainen jäsenmaksu Kansainvälisen Päämajan jäsenrekisterin perusteella määräytyy kansainvälinen jäsenmaksu Klubien edustusoikeus (äänioikeus) piirikokouksessa ja valtakunnallisessa vuosikokouksessa määräytyy jäsenmäärien mukaan Rekisterit yhdistetään lähivuosina, ennen sitä ne pitää olla kunnossa – Nimet molemmissa salalla tavalla kirjoitettuina MD 107-F / TSL 38

39 Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä
Kun jäsentiedot hoidetaan internetin kautta, klubin ei tarvitse lähettää paperiversioita minnekään. Myöskään kopiota päämajan rekisteriin tehdyistä jäsenmuutoksista ei tarvitse Lions-liittoon toimittaa. Lisää tietoa saat: Suomen Lions-liitto ry, Marja Pakkanen jäsenrekisterin pääkäyttäjä (09) MD 107-F / TSL 39

40 Klubille tuleva sähköposti
Liitto on perustanut jokaiselle klubeille oman sähköpostiosoitteen (alias-sähköpostiosoite), joka on muotoa Osoitteeseen tulee kytkeä jonkun klubilaisen todellinen sähköpostiosoite, jonka ylläpito tapahtuu siten, että klubissa oleva Lions-liiton jäsenrekisterin ylläpitäjä päivittää tiedot ja muutokset jäsenrekisteriin Lions sähköpostit lähetetään pääsääntöisesti tähän klubin alias-osoitteeseen Tarkista Kotimaisesta jäsenrekisteristä oman klubisi alias-sähköpostit – tiedot oltava oikein, muuten tiedotteet eivät mene oikeille henkilöille MD 107-F / TSL 40 40

41 Lyhyt kertaus Internet–
Mikäli sinulla on käytössäsi internetyhteys hanki salasanat sekä kansainväliseen rekisteriin, että Suomen Lions-liiton rekisteriin. Kv. rekisterissä vierailet kerran kuussa ilmoittamassa onko jäsenmuutoksia vai ei. Kotimaisessa rekisterissä riittää käynti silloin kun muutoksia tapahtuu; osoite, eroaminen, uusi jäsen jne.. Paperi – Mikäli käytössäsi ei ole internetyhteyttä voit jättää jäsenilmoituksen kuukausittain paperilla, mutta lähetä se Suomen Lions-liittoon, sieltä se toimitetaan eteenpäin. MD 107-F / TSL 41

42 Ilmoitus yhdistysrekisteriin
Lomakkeella suoraan patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin Lomakkeita on Internetissä osoitteessa Tehtävä kesäkuun aikana Tehdään vain kerran vuodessa MD 107-F / TSL 42 42


Lataa ppt "KLUBISIHTEERIN koulutus Lapualla"

Samankaltaiset esitykset


Iklan oleh Google