Viestintä korjaushankkeessa

Esitys aiheesta: "Viestintä korjaushankkeessa"— Esityksen transkriptio:

1 Viestintä korjaushankkeessa

2 PROJEKTIORGANISAATION JA OSAKKAIDEN VÄLINEN VIESTINTÄ HANKESUUNNITTELUVAIHEESSA
SISÄLTÖ VASTUUT KOHDE TAPA Tiedote hankesuunnittelun aloittamisesta Hankesuunnittelun tarkoitus, hankkeen kulku, alustava, Karkea aikataulu-arvio, hankkeen viestintä/tiedottaminen Vastaa: projektinjohtaja Osallistuu: isännöitsijä Jakelu: isännöitsijä Osakas Asukas huoneisto- Jakelu posti netti Tiedote kiinteistökierroksesta, asbestikartoituksesta ym. Hankesuunnittelun aikaisista selvityksistä Voidaan yhdistää edelliseen Vastaa: projektinjohtaja huoneistojakelu Tiedote mahdollisista tiedotussivuista Sivujen kirjautumis- ja käyttöohjeet Osallistuu: sivujen ylläpitäjä Osakaskysely Saate, kysely paperiversiona, ohjeet sähköiseen vastaamiseen. Liitteenä vaihtoehtoisten korjaustapojen vertailut (2-3 vaihtoehtoa) Vastaa: projektinjohtaja/ hankesuunnittelun projektipäällikkö Osallistuu: hallitus/ rakennustoimikunta HANKESUUNNITTELU

3 PROJEKTIORGANISAATION JA OSAKKAIDEN VÄLINEN VIESTINTÄ HANKESUUNNITTELUVAIHEESSA
SISÄLTÖ VASTUUT KOHDE TAPA Hankesuunnitelma + kutsu esittelytilaisuuteen 1-2 viikkoa ennen tilaisuutta ja yhtiökokoukseen Hallituksen ehdotus korjauksen sisällöksi, kustannusarviot, aikatauluarviot, hankkeen eteneminen Vastaa: projektivastaava / hankesuunnittelukonsultti Osallistuu: hallitus/ rakennustoimikunta Jakelu: isännöitsijä Osakas Asukas posti netti Hankesuunnitelman esittelytilaisuus 1-2 viikkoa ennen yhtiökokousta sisältö, vaihtoehtoiset korjaustavat Vastaa: hankesuunnittelukonsultti / projektivastaava Osallistuu: Hallitus, isännöitsijä esitys keskustelu Yhtiökokous päättää hankesuunnitelman hyväksymisestä Päätös aikaisemmin esitellyn hankesuunnitelman hyväksymisestä / hylkäämisestä Vastaa: hallitus / isännöitsijä Osallistuu: Projektipäällikkö / hankesuunnittelukonsultti (Asukas) kokous HANKESUUNNITTELU

4 PROJEKTIORGANISAATION JA OSAKKAIDEN VÄLINEN VIESTINTÄ SUUNNITTELUVAIHEESSA
SISÄLTÖ VASTUUT KOHDE TAPA Tiedote yhtiökokouksen päätöksestä ja suunnittelun aloittamisesta Suunnittelun aloittaminen, viimeisin aikatauluarvio Vastaa: projektinjohtaja Jakelu: isännöitsijä Osakas porraskäytävä netti Tiedote suunnittelun etenemisestä (tarvittaessa) Tilannekatsaus ja aikataulupäivitys, isojen osakasmuutosten (tilamuutokset) suunnittelun aloituskehotus Asukas Tiedote urakkakilpailun käynnistämisestä Tilannekatsaus, aikataulupäivitys, tiivistelmä suunnitelmien sisällöstä (poikkeamat hankesuunnitelmaan) SUUNNITTELU

5 KILPAILUTTAMINEN, RAKENNUTTAMINEN
PROJEKTIORGANISAATION JA OSAKKAIDEN VÄLINEN VIESTINTÄ URAKAN KILPAILUTTAMIS- / RAKENNUTTAMISVAIHEESSA SISÄLTÖ VASTUUT KOHDE TAPA Tiedote urakkakilpailun käynnistämisestä Tilannekatsaus, aikataulupäivitys, tiivistelmä suunnitelmien sisällöstä (poikkeamat hankesuunnitelmaan) Vastaa: projektinjohtaja Osakas Asukas Netti porraskäytävä Kutsu yhtiökokoukseen Mukana hankesuunnitelman yhteenveto tai päivitetty yhteenveto suunnitelmista Vastaa: isännöitsijä Osallistuu: projektinjohtaja Jakelu: isännöitsijä posti netti Yhtiökokous päättää korjauksen toteuttamisesta Suunnitelmien tiivistelmänomainen esittely, korjaukset huoneistoissa Päätös korjaustyön aloittamisesta / aloittamatta jättämisestä Vastaa: hallitus/ isännöitsijä kokous Tiedote yhtiökokouksen päätöksestä Yhtiökokouksen päätös Tulevan asukastilaisuuden päivämäärä. Osallistuu: tarvittaessa projektinjohtaja Asukas? KILPAILUTTAMINEN, RAKENNUTTAMINEN

6 RAKENTAMISEN VALMISTELU (urakoitsija valittu)
PROJEKTIORGANISAATION JA OSAKKAIDEN VÄLINEN VIESTINTÄ RAKENTAMISEN VALMISTELUVAIHEESSA SISÄLTÖ VASTUUT KOHDE TAPA Yleistiedote kaikista urakkaan liittyvistä asioista urakkasopimuksen solmimisen jälkeen urakan sisältö, yhteystiedot, linja- ja huoneistokohtaiset aikataulut, osakasmuutos-menettely ym. Vastaa: projektinjohtaja Osallistuu: urakoitsija, arkkitehti, hallitus/ rakennustoimikunta Jakelu: isännöitsijä Osakas posti netti Osakasmuutosten tilauslomake jaetaan tiedotteen yhteydessä lomake, jolla osakkaat voivat tilata huoneisto-kohtaisia perustasosta poikkeavia ratkaisuja (kaluste- ja laatta-muutokset, mahd. tilamuutokset ym.) Osallistuu: arkkitehti, urakoitsija Asukastilaisuus urakkasopimuksen solmimisen jälkeen. urakan sisältö, linja- ja huoneistokohtaiset aikataulut, osakasmuutos-menettely ym. osakas asukas esitys keskustelu Huoneistokohtainen aloituskatselmus kunkin huoneiston osakkaan kanssa n. 1kk ennen ko. huoneiston korjaustöiden aloittamista huoneistokohtaisten muutosten tilaaminen: käydään läpi osakkaan tilauslomake, urakoitsija antaa tarvittavat muutoshinnat, tiedotetaan osakkaalta edellytettävät toimenpiteet (kph:n tyhjentäminen ym.) Vastaa: urakoitsija Osallistuu: arkkitehti RAKENTAMISEN VALMISTELU (urakoitsija valittu)

7 PROJEKTIORGANISAATION JA OSAKKAIDEN VÄLINEN VIESTINTÄ KORJAUSTYÖN AIKANA
SISÄLTÖ VASTUUT KOHDE TAPA Huoneistokohtaiset aloituskatselmukset jatkuvat urakan aikana Ks. Rakentamisen valmistelu Huoneistokortit esillä jokaisessa huoneistossa Kopio osakasmuutosten tilauslomakkeesta sekä sen perusteella muutetut piirustukset Vastaa: urakoitsija Osallistuu: arkkitehti Urakan aikainen tiedottaminen mm. käyttökatkot, osakkaan toimenpiteet, aikataulumuutokset ym. Osallistuu: tarvittaessa isännöitsijä, valvoja, projektivastaava, hallitus Osakas Asukas porraskäytävä huoneistojakelu Ks.Rakenta-misen valmistelu Ks.Rakentamisen valmistelu ASUKASVIESTINTÄ

8 PROJEKTIORGANISAATION JA OSAKKAIDEN VÄLINEN VIESTINTÄ KORJAUSTYÖN AIKANA
SISÄLTÖ VASTUUT KOHDE TAPA Urakan aikaiset asukastilaisuudet todennäköisimmin ensimmäisten linjojen valmistuttua Kerrotaan keskustelu-tilaisuudessa osakkaille urakan etenemisestä, mahdollisista ongelmista, aikataulumuutoksista ym. Vastaa: projektinjohtaja Osallistuu: urakoitsija, hallitus Osakas asukas keskustelu Palautteen kerääminen kunkin linjan valmistumisen jälkeen Tiedustellaan osakkailta palautelomakkeella mahdollisia virheitä ja puutteita sekä palautetta urakasta Vastaa: urakoitsija Osallistuu: projektinjohtaja / valvoja huoneistojakelu keräys postilaatikkoon Asukastilaisuus urakan päättymisen jälkeen (lopetustilaisuus) Keskustelutilaisuus, jossa kerätään suullista palautetta osakkailta. Osakkaille selkeä urakan päättymistilaisuus. valvoja, isännöitsijä, Asukas ASUKASVIESTINTÄ

9 HANKKEESEEN VALMISTAUTUMINEN
Hankkeen toteutuksen ja viestinnän valmistelu- esitys Päätös siitä, perustetaanko hanketyö- ryhmä Esitys projektin johtajasta Esitys ennakko- rahastoinnista Esitys pää- suunnitteli- jasta Yhtiö- kokous Hallituksen kokous Isännöitsijä tekee hallitukselle tai hallitus tekee itse Hallitus päättää Isännöitsijä tekee hallitukselle Isännöitsijä tekee hallitukselle Isännöitsijä tekee Päätös esityksistä

10 HANKESUUNNITTELU Korjaus- vaihtoehtojen kartoittaminen Osakkaiden
infotilaisuus Osakkaiden lisä- ja muutostöiden alustava kartoitus Hanke- selvityksen ja viestintä- suunnitelman laadinta Päätös urakka- muodosta Hallituksen Kokous Yhtiö- kokous Projektin johtaja tekee Projektin johtaja kertoo korjaus- vaihto- ehdoista Projektin johtaja ja hallitus järjestävät Projektin johtaja tekee Hallitus tekee

11 TOTEUTUSSUUNNITTELU JA VALVOJAN VALINTA
Erikois- suunnittelijoiden kilpailuttaminen tai alustava valinta Valvojan kilpailuttaminen tai alustava valinta Hankkeen alustavan toteutusaika- taulun laadinta Urakan tarjouspyyntö- asiakirjojen laadinta; viestintä- vastuut mukana Esitys hankkeen toteutus- suunnitelmasta Hallituksen kokous Projektin johtaja tekee Projektin johtaja tekee Projektin johtaja tekee Projektin johtaja ja hallitus tekevät Projektin johtaja tekee Päätös toteutus- suunnitel- masta

12 URAKOITSIJAN VALINTA Urakoitsijan kilpailutta- minen tai alustava
Urakka- sopimus- neuvottelut; mukana viestintä- vastuut Esitys osakkaiden maksutavoista Tiedotus asukkaille korjaus- avustuksista Vaihtoehtova- lintojen esit- tely osakkaille ja lisä- ja muutostöiden tarkempi kartoitus Hallituksen kokous Yhtiö- kokous Projektin johtaja tekee Projektin johtaja, hallitus ja urakoitsija tekevät Projektin johtaja tekee Projektin johtaja tekee Projektin johtaja ja urakoitsija tekevät Päätös esityksistä

13 URAKAN TOTEUTUS 1/2 Urakoitsija tekee Urakoitsija, osakkaat ja valvoja
tekevät Työn suorittaminen Hankkeen taloudellinen yhteenveto- suunnitelma Työmaan aloitus- kokous Infotilaisuus asukkaille urakan alkamisesta Aloitettavan työosuuden aloitus- katselmus Viranomaisten käyttöönotto- katselmukset Projektin johtaja tekee Mukana urakoitsija, suunnittelijat, valvoja, projektin johtaja Projektin johtaja ja urakoitsija tekevät Valvoja, urakoitsija ja projektin johtaja tekevät

14 URAKAN TOTEUTUS 2/2 Harjannostajaiset ja infotilaisuus urakan
etenemisestä Reklamaatio- kyselyt osakkailta sekä korjausten suorittaminen Esitys hankkeen taloudellisesta loppu- selvityksestä Urakan vastaanotto- kokous Lopullinen taloudellinen loppuselvitys Kaikki osapuolet mukana Urakoitsija ja projektin johtaja tekevät Projektin johtaja tekee Mukana projektin johtaja, hallitus, valvoja, urakoitsija Projektin johtaja tekee

15 PALAUTE JA JÄLKITOIMET
Osakkaiden tyytyväisyys- kyselyt Infotilaisuus asukkaille urakan valmistumisesta Hankkeen palkkioiden viimeisten erien maksaminen Tietojen päivittäminen huoltokirjaan ja korjaus- suunnitelmaan Sähkön-, lämmön- ja veden- kulutuksen seuranta Vuositakuu- asiat: kyselyt ja mahdollisten korjausten suorittaminen Projektin johtaja ja hallitus tekevät tai teettävät Projektin johtaja ja hallitus tekevät Hallitus tekee Isännöitsijä ja huolto- yhtiö tekevät Hallitus teettää ulkopuolisella asiantuntijalla tai isännöitsijä tekee Hallitus, urakoitsija ja isännöitsijä tekevät