Microsoft® Lync™ 2010 Pikaviestintä ja tavoitettavuus Koulutus

Esitys aiheesta: "Microsoft® Lync™ 2010 Pikaviestintä ja tavoitettavuus Koulutus"— Esityksen transkriptio:

1 Microsoft® Lync™ 2010 Pikaviestintä ja tavoitettavuus Koulutus

2 Tavoitteet Tämän kurssin sisältö:
Yhteydenpito ihmisiin, joista välität Ihmisiin on helppo pitää yhteyttä Oikean henkilön löytäminen Etsi puutteellisia tietoja käyttävä henkilö Lync 2010:ssä Kerro muille, missä olet ja mitä teet Jaa nykyiset tiedot Lync 2010:n kautta Päivittäisen viestinnän seuraaminen Oman päivittäisen viestinnän hallinta Lync 2010:ssä

3 Yhteydenpito ihmisiin
Tässä osiossa käsitellään seuraavia toimintoja: Henkilöiden lisääminen yhteystietoluetteloon Usein käytetyt yhteyshenkilöt – 10 tärkeintä yhteyshenkilöä Ryhmien luominen Yhteyshenkilöiden lajittelu ja näyttäminen Multimodaalisen viestinnän toimintorivi Takaisin tavoitteisiin

4 Henkilöiden lisääminen yhteystietoluetteloon
Kirjoita hakukenttään sen henkilön nimi tai sähköpostialias, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloon. Lync näyttää tulokset kirjoitettaessa. Valitse näyttöön tulevasta yhteystietokortista plus-merkki (+). Valitse yhteystietoryhmä, johon haluat sijoittaa yhteyshenkilön. Hakukenttä Lisää yhteyshenkil ö Takaisin tavoitteisiin

5 Usein käytetyt yhteyshenkilöt
Usein käytetyt yhteyshenkilöt -luettelo helpottaa yhteystietojen hallintaa, sillä käyttäjät pääsevät helpommin katsomaan suosikkiyhteyshenkilöitä. Lync 2010 täyttää Usein käytetyt yhteyshenkilöt ryhmää automaattisesti viimeisimpien keskustelujen perusteella, mutta voit myös kiinnittää muutaman tärkeimmän yhteyshenkilön ryhmään nopeaa käyttöä varten. Näytä usein käytetyt yhteyshenkilöt Napsauta nuolta (^) Usein käytetyt yhteyshenkilöt -luettelon vieressä. Kiinnitä usein käytetyt yhteyshenkilöt Kirjoita henkilön nimi tai sähköpostiosoite hakukenttään. Napsauta hakutuloksissa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä ja valitse sitten Kiinnitä usein käytettyihin yhteyshenkilöihin. VINKKI: voit näyttää tai piilottaa Usein käytetyt yhteyshenkilöt näyttöasetukset-valikossa. Kiinnitä yhteyshenkil ö Takaisin tavoitteisiin

6 Takaisin tavoitteisiin
Ryhmien luominen Kun halutut yhteyshenkilöt ovat löytyneet, voit lisätä ne yhteystietoryhmään, jolloin ne löytyvät helposti seuraavalla kerralla. Ryhmän luominen Napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella jotakin ryhmän nimeä (esimerkiksi Usein käytetyt yhteyshenkilöt), valitse Luo uusi ryhmä ja nimeä ryhmä. Voit lisätä käyttäjiä uuteen ryhmään etsimällä yhteyshenkilön, osoittamalla hakutuloksissa yhteyshenkilön nimeä ja valitsemalla sitten plus-merkin (+). Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä hakutuloksissa, valita sitten Lisää yhteystietoluetteloon ja lopuksi ryhmän nimen. Ryhmän nimi Luo uusi ryhmä Takaisin tavoitteisiin

7 Yhteyshenkilöiden näyttäminen lajittelemalla
Voit lajitella yhteyshenkilöt Ryhmät-, Tila- ja Suhde-painikkeilla. Jos haluat nähdä oletusryhmissä (kuten Usein käytetyt yhteyshenkilöt tai Muut yhteyshenkilöt) olevat yhteyshenkilöt luoduissa ryhmissä olevien lisäksi, valitse Ryhmät. Lajittele yhteyshenkilöt tavoitettavuustilan mukaan (Online, Poistunut, Tuntematon tai Ei käytettävissä) valitsemalla Tila. Lajittele yhteyshenkilöt tietosuojatason mukaan valitsemalla Suhde. Katsele suhteiden selitykset napsauttamalla yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella ja osoittamalla sitten Muuta tietosuojatasoa. Esitysasetukset Lajitellaksesi Näyttönimi- tai Käytettävyys-asetusten mukaan, napsauta  Näyttöasetukset -painiketta ja valitse sitten Lajittele näyttönimen mukaan tai Lajittele käytettävyyden mukaan. Takaisin tavoitteisiin

8 Yhteystietoluettelon ulkoasun mukauttaminen
Voit muuttaa tapaa, jolla Lync Online näyttää yhteyshenkilöt. Napsauttamalla yhteystietoluettelossa etsintäpalkin alla olevaa Näyttöasetukset-painiketta voit siirtyä näyttämään yksi tai kaksi riviä tietoja jokaisesta yhteyshenkilöstä. Jos yritys käyttää Yhteyshenkilön valokuvia, kahden rivin näkymä näyttää valokuvat. Lisää vaihtoehtoja saat näkyviin Asetteluasetukset-valikossa napsauttamalla Näyttöasetukset- kohdan vieressä olevaa alanuolta. Esitysasetukset Asetteluasetukset- valikko Takaisin tavoitteisiin

9 Multimodaalisen viestinnän toimintorivi
Toimintorivi auttaa ymmärtämään, mitä Lync 2010 tarjoaa, jolloin henkilö voi itse päättää, kuinka ottaa yhteyttä. Voit lähettää sähköpostiviestin tai aloittaa pikaviestikeskustelun tai puhelun. Voit myös valita muita vaihtoehtoja, kuten aloittaa videopuhelun, ajoittaa kokouksen tai jakaa sisältöä. Lisäasetukset Toimintorivin käyttäminen Pysäytä osoitin yhteyshenkilön päälle. Napsauta mitä tahansa toimintorivin kuvaketta, kun haluat aloittaa viestinnän yhteyshenkilön kanssa. Napsauta Lisäasetukset-kuvaketta, kun haluat nähdä yhteydenpidon lisäasetukset tämän yhteyshenkilön kanssa. Sähkö posti Pikavi estint ä Puhelin Takaisin tavoitteisiin

10 Toiminta 1: toimintoriviin tutustuminen
Pysäytä osoitin yhteyshenkilön päälle. Napsauta mitä tahansa toimintorivin kuvaketta, kun haluat aloittaa viestinnän yhteyshenkilön kanssa. Napsauta Lisäasetukset-kuvaketta, kun haluat nähdä yhteydenpidon lisäasetukset tämän yhteyshenkilön kanssa. Takaisin tavoitteisiin

11 Oikean henkilön löytäminen
Tässä osiossa käsitellään seuraavia toimintoja: Oma kuva ja omat asetukset Tavoitettavuus Osoittimen pysäytys Hae nimen ja/tai avainsanan perusteella Yhteystietokortti Takaisin tavoitteisiin

12 Oma kuva ja omat asetukset
Oma huomautus, tila ja sijainti Lync tarjoaa nopean pääsyn niiden tietojen määrittämiseen ja päivittämiseen, joita käyttäjä haluaa jakaa, kuten omat huomautukset, tila ja sijainti. Muuta henkilökohtaisia ja oman kuvan asetuksia. Napsauta Asetukset painiketta nähdäksesi asetukset. Valitse Henkilökohtaiset valintaluettelosta. Valitse vaihtoehdot yhteyshenkilöiden kuvien näyttämiseksi ja päivitä tavoitettavuutesi Microsoft Outlook -kalenterin tietojen perusteella. Valitse Oma kuva. Valitse kuva, jonka haluat näyttää, tai valitse asetuksista, että kuvaa ei näytetä. Voit myös näyttää kuvan internet-osoitteesta. Valitse OK. Oma kuva -asetukset Omat asetukset Takaisin tavoitteisiin

13 Takaisin tavoitteisiin
Tavoitettavuus Oma huomautus Asetukset Lync 2010 määrittää tavoitettavuuden automaattisesti käyttäjän toimintojen tai Outlook-kalenterin perusteella. Voit myös päivittää tilasi manuaalisesti. Valokuva Tila Tilan muuttaminen Napsauta tavoitettavuustilaa ja valitse yksi vaihtoehdoista. Sijainti Käytettävissä: olet online-tilassa ja sinuun voi ottaa yhteyttä. Varattu: puhut juuri puhelua tai olet kokouksessa. Älä häiritse: oletusarvoisesti näet vain Työryhmän yhteyshenkilöiden keskustelupyynnöt. Palaan pian: olet poissa tietokoneesi ääreltä hetken. Ei töissä: et ole töissä eikä sinuun voi ottaa yhteyttä. Näy poistuneena: tietokoneesi on ollut käyttämättömänä hetken. Tavoitettavuustila Takaisin tavoitteisiin

14 Takaisin tavoitteisiin
Osoittimen pysäytys Omalla alueella on kuva-, tila- ja muita henkilökohtaisia tietoja, jotka helpottavat yhteyshenkilön tunnistamista. Yhteyshenkilön kuva on hyvä paikka aloittaa pikaviestikeskustelu. Vaihe 1: pysäytä osoitin Pikaviestikeskustelun aloittaminen Osoita henkilön kuvaa. Kun yhteystietokortti avautuu, napsauta Pikaviestintä-painiketta. Vaihtoehto: Kaksoisnapsauta yhteyshenkilöä.  Näyttöasetusten muuttaminen Napsauta Näyttöasetukset-nuolta. Kun ryhmän yhteystietokortti tulee näkyviin, napsauta Pikaviestintä-painiketta lähettääksesi viestin koko ryhmälle. Vaihe 2: napsauta Esitysasetukset Takaisin tavoitteisiin

15 Hae nimen/avainsanan perusteella
Lync 2010:n laajennetulla hakutoiminnolla voit nopeasti saada selville henkilön tiedot ja tavoitettavuuden, saada hakutuloksia oikean henkilön löytämiseksi sekä etsiä myös muuta kuin nimiä. Asiantuntijahaku rajaa hakua avainsanojen avulla henkilön tai ryhmän löytämiseksi tietyillä määritteillä. Hakuehdot Henkilön hakeminen Kirjoita hakukenttään henkilön nimi. Hakutulokset näkyvät kentän alla. Asiantuntijahaku Kirjoita avainsana, jolla hakua rajataan henkilön löytämiseksi tietyillä määritteillä. Voit myös napsauttaa Taito-välilehteä näyttääksesi haun avainsanaan perustuvat tulokset. Hakuehdot näkyvät tuloksissa korostettuina. Taito-tulokset Takaisin tavoitteisiin

16 Takaisin tavoitteisiin
Yhteystietokortti Yhteystietokortti on aina saatavilla oleva työkalu henkilön profiilin ja organisaatiotietojen katseluun. Yhteystietokortti toimii myös viestinnän käynnistäjänä henkilön tai ryhmän kanssa. Näytä yhteystietokortti Pysäytä osoitin henkilön kuvan päälle, kun haluat nähdä yhteystietokortin. Napsauta nuolta (^), kun haluat nähdä yhteystietokortin kaikki tiedot. Valitse Organisaatio, kun haluat nähdä yhteyshenkilön organisaation. Yhteystiedot Organisaation tiedot Takaisin tavoitteisiin

17 Takaisin tavoitteisiin
Toiminta 2: yhteyshenkilön hakeminen ja pikaviestikeskustelun aloittaminen Kirjoita hakukenttään henkilön nimi. Osoita henkilön kuvaa. Kun yhteystietokortti avautuu, napsauta Pikaviestintä-painiketta. Kysymys: Millä muulla tavalla voi aloittaa pikaviestikeskustelun? Takaisin tavoitteisiin

18 Kerro muille, missä olet
Tässä osiossa käsitellään seuraavia toimintoja: Oman sijainnin asettaminen Oman huomautuksen lisääminen Toimintasyötteiden tarkastelu Takaisin tavoitteisiin

19 Oman sijainnin asettaminen
Lync 2010 näyttää tavoitettavuustilasi alla sijainnin, joka liittyy verkkoon, johon olet yhteydessä. Voit tehdä tästä sijainnista merkityksellisemmän antamalla sille uuden nimen, kuten "Työ" tai "Koti". Sen jälkeen aina kun työskentelet tästä sijainnista käsin, yhteyshenkilöt saavat paremman käsityksen siitä, missä olet. Sijainti Oman sijainnin asettaminen Napsauta Aseta sijaintisi -nuolta. Valitse sijainti. Mukautetun sijainnin luominen Napsauta Aseta sijaintisi -nuolta. Valitse Aseta sijaintisi. Kirjoita sijaintisi Muokkaa sijaintia -ikkunaan. Valitse OK. Hätäsijainti VINKKI: pelastuspalvelut voivat käyttää hätäsijainnin tietoja. Takaisin tavoitteisiin

20 Oman huomautuksen lisääminen
Lync 2010:lla voit helposti päivittää sijainnin ja huomautuksen. Näet yhdellä silmäyksellä, mitä tietojasi muut näkevät, joten voit varmistaa, että tietosi ovat oikein ja päivitettyjä. Oma huomautus näkyy yhteystietojesi toisella rivillä, kun muut katselevat yhteystietojasi Lync 2010:ssä. Oma huomautus Oman huomautuksen päivittäminen Napsauta Oman huomautuksen alueella. Kirjoita huomautus. Voit myös lisätä hyperlinkin. Takaisin tavoitteisiin

21 Toimintasyötteiden tarkastelu
Toimintasyötteet mahdollistavat yhteystietoluettelossasi olevien yhteyshenkilöiden "sosiaalisten päivitysten" näkemisen. Sen avulla voit näyttää muille viimeisimmät omat huomautuksesi, muuttaa kuvaasi ja nimikettäsi tai toimiston sijaintia. Toimintasyötteet Näytä omat syötteet Valitse Toimintasyötteet-välilehti. Selaa saatavilla olevia syötteitä. Voit valita, jaetaanko edellä mainitut tiedot seuraavasti:  Valitse Työkalut-valikosta Asetukset.  Ota päivitysten jakaminen käyttöön tai poista se käytöstä Henkilökohtaiset-välilehden Toimintasyöte-kohdassa. Huomautus Nykyinen oma huomautus ja nykyinen poissa huomautus näkyvät toimintasyötteessä, jos ne ovat käytössä. Jos et halua tietojen näkyvän omassa huomautuksessa, voit jättää huomautuskentän tyhjäksi. Valitse OK.  Valvonta Takaisin tavoitteisiin

22 Toiminta 3: oman huomautuksen päivittäminen
Napsauta Oman huomautuksen alueella. Kirjoita huomautus. Päivitä huomautus. Haaste: Lisää hyperlinkki omaan huomautukseesi. Kutsu yhteyshenkilö katsomaan huomautustasi ja napsauttamaan hyperlinkkiä. Takaisin tavoitteisiin

23 Viestinnän seuraaminen
Tässä osiossa käsitellään seuraavia toimintoja: Ilmoitukset Windows 7 -integrointi Keskustelujen hallinta Takaisin tavoitteisiin

24 Takaisin tavoitteisiin
Ilmoitukset Voit järjestää ja tarkastella yhteyshenkilöidesi tietoja helposti neljällä alueella. Eri ominaisuuksien, kuten ilmoitusten avulla voit seurata aikaisempia ja nykyisiä keskusteluja, tiedät milloin joku haluaa ottaa yhteyttä sekä hallitset helposti aktiivisia keskustelujasi. Ilmoituksilla varmistat, että tiedät yhteyshenkilöidesi viestintätoiminnoista. Näytä ilmoitukset Valitse Toimintasyötteet, Keskustelut tai Puhelin tarkastellaksesi viimeisimpiä toimintoja, keskusteluja, puheluja ja vastaajan viestejä. Yhteystiedot Puhelin Keskustelut Toimintasyötteet Puhelun ilmoitus Takaisin tavoitteisiin

25 Windows 7 -integrointi Windows 7 -integroinnilla voit pysäyttää osoittimen Lync kuvakkeen päälle tehtäväpalkissa muuttaaksesi tilasi sekä tarkastellaksesi ja hallitaksesi keskusteluja. Tilan muuttaminen Selaa aktiivisia keskusteluja Takaisin tavoitteisiin

26 Keskustelujen hallinta
Keskustelualueen avulla voit seurata aikaisempia ja nykyisiä keskusteluja. Voit selata avoimia keskusteluja tai tarkastella aikaisempia keskusteluja poistumatta Lync 2010:stä. Keskustelu- välilehti Keskustelujen hallinta Valitse Keskustelut-välilehti. Selaa nykyisten ja aikaisempien keskustelujen luetteloa. Keskustelut Takaisin tavoitteisiin

27 Toiminta 4: useiden keskustelujen hallinta
Keskustelut-välilehdessä voit tarkastella nykyisiä ja aikaisempia keskusteluja. Pysäytä osoitin Lync kuvakkeen päälle tarkastellaksesi nykyisiä keskusteluja. Keskustelujen välillä siirtyminen. Takaisin tavoitteisiin

28 Takaisin tavoitteisiin
Kertaus Tämä kurssi kattoi seuraavat aiheet: Yhteydenpito ihmisiin, joista välität Ihmisiin on helppo pitää yhteyttä Oikean henkilön löytäminen Etsi puutteellisia tietoja käyttävä henkilö Lync 2010:ssä Kerro muille, missä olet ja mitä teet Jaa nykyiset tiedot Lync 2010:n kautta Päivittäisen viestinnän seuraaminen Oman päivittäisen viestinnän hallinta Lync 2010:ssä Takaisin tavoitteisiin

29 Takaisin tavoitteisiin
© 2010 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server ja muut tuotenimet ovat tai saattavat olla rekisteröityjä tavaramerkkejä ja/tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa/alueilla. Tässä olevat tiedot on tarkoitettu vain tiedoksi ja edustavat Microsoft Corporationin tämänhetkistä näkemystä tämän esityksen päivämääränä. Koska Microsoftin on reagoitava muuttuviin markkinaolosuhteisiin, tietoja ei tule pitää sitoumuksena Microsoftin osalta, eikä Microsoft voi taata tämän esityksen päivämäärän jälkeen annettujen tietojen oikeellisuutta. MICROSOFT EI ANNA MITÄÄN NIMENOMAISIA, EPÄSUORIA TAI LAKISÄÄTEISIÄ TAKUITA TÄSSÄ ESITYKSESSÄ ANNETUISTA TIEDOISTA. Takaisin tavoitteisiin