Koulutuksen ja opetuksen järjestämisen prosessit

Esitys aiheesta: "Koulutuksen ja opetuksen järjestämisen prosessit"— Esityksen transkriptio:

1 Koulutuksen ja opetuksen järjestämisen prosessit
Alustus KA-ringin kokouksessa Pekka Linna, CSC

2 Korkeakoulujen prosessit
Korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijat ovat yhdessä määritelleet korkeakoulun keskeisimpiä prosesseja Ensin tietojärjestelmähankkeissa, sitten Raketti-Opi-projektissa, tällä hetkellä Synergiaryhmässä (ja tietojärjestelmä-hankkeissa)

3 Koulutukseen liittyvät prosessit
Koulutuksen järjestämisen prosessit korkeakoulu toimijana Opintojen järjestämisen prosessit opiskelija toimijana

4 Koulutukseen liittyvät prosessit
Koulutuksen järjestämisen prosessit korkeakoulu toimijana Opintojen järjestämisen prosessit opiskelija toimijana Erillisessä selvitystyössä on määritelty opiskelun ja opetuksen prosesseja Synergiaryhmän työssä näihin viitataan vain luonnosmaisesti

5 Koulutuksen järjestämisen prosessit
Koulutussuunnittelu Opetussuunnittelu Opetustarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen

6 Koulutuksen järjestämisen prosessit
Koulutussuunnittelu Mitä koulutuskokonaisuuksia tarjotaan Opetussuunnittelu Mistä osista kokonaisuus muodostuu, tutkintovaatimusten määrittäminen Opetustarjonnan suunnittelu Mitä kursseja tarjolla tiettynä ajanjaksolla Opetuksen toteuttaminen Kurssin suunnittelu, valmistelu ja opetus

7 Opintojen järjestämisen prosessit
Opiskelijaksi (opintoihin) hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen

8 Opintojen järjestämisen prosessit
Opiskelijaksi (opintoihin) hakeutuminen Päätös hakemisesta ja paikan haku Opintojen suunnittelu Opintojen rakenteen suunnittelu ja suoritettavien kurssien valinta Opintojen suorittaminen Kurssille ilmoittautuminen ja kurssin suorittaminen

9 Kysymyksiä prosesseista? Keskusteltavaa?

10 Raketti-Opi Raketti-Opissa pyrittiin määrittelemään opintohallinnon prosesseja yhteiseen käyttöön suomalaisille korkeakouluille Taustalla ensin ajatus yhteisen opintohallinnon tietojärjestelmän toteuttamisesta Seuraavassa vaiheessa ajatuksena oli opintohallinnon tietojärjestelmäyhteistyön mahdollistaminen Toimintamuotona oli opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoista muodostuva Synergiaryhmä

11 Raketti-Opin jälkeinen yhteistyö
Raketti-Opin jälkeen työssä tapahtui siirtymä Pyritään mahdollistamaan opiskelulle ja opetukselle tarjottavien palveluiden kehittäminen yhteistyössä Tietojärjestelmän kehittämisestä toiminnan kehittämiseen Opintohallinnon ja tietohallinnon sijaan huomion kohteeksi korkeakoulun arvoa tuottavat prosessit Määritelläänkin koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosessit

12 Koulutuksen ja opintojen järjestäminen
Koulutus- suunnittelu Opetus- suunnittelu Opetus- tarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelijaksi hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen

13 Prosessien tarkemmat kuvaukset
Prosesseilla oma wikisivu: Täältä löytyvät prosessien ja aliprosessien tarkemmat kuvaukset Esimerkiksi opetustarjonnan suunnittelun aliprosessit:

14 Siltaavat prosessit Korkeakouluissa on koulutuksen ja opintojen järjestämisen lisäksi myös ”joitain muita” prosesseja

15 Opiskeluoikeuden ylläpito
… siltaavat prosessit Koulutus- suunnittelu Opetus- suunnittelu Opetus- tarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelija- valinta Opetuksen tuki Opiskeluoikeuden ylläpito Opiskelun tuki Opiskelijaksi hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen

16 ”Siltaavat” prosessit
Korkeakouluissa on koulutuksen ja opintojen järjestämisen lisäksi myös ”joitain muita” prosesseja On paljon sellaista toimintaa, joka liittyy sekä korkeakouluun koulutuksen järjestäjänä että opiskelijaan opintojen suorittajana Tältä alueelta löytyvät useimmat ne tehtävät, joita Synergiaryhmän työhön osallistuvat opintohallinnon asiantuntijat tai heidän kollegansa tekevät

17 Tukiprosessit palveluina
Nämä ovat tarpeellisia toimia mutta eivät suoraan osa koulutuksen järjestämistä tai opintojen järjestämistä Synergiaryhmän työssä pyritään jäsentämään näitä ”muita prosesseja” palveluina, jotka tukevat ja mahdollistavat arvoa tuottavat prosessit

18 Prosessien verkko Palveluprosessi on vuorovaikutusprosessi, jossa asiakas saa lisäarvoa Palveluprosessin taustalla on vuorostaan tämän palvelun tuottava tuotantoprosessi, joka on (suurelta) osin asiakkaalle näkymätön Ja tämä palvelun tuotantoprosessi voi taas osaltaan hyödyntää sitä tukevia palveluita …

19 Kuvaustavoista Synergiaryhmän työssä pyrittiin alussa tuottamaan sellaisia kuvauksia, jotka ovat (melko) suoraan hyödynnettävissä tietojärjestelmän suunnittelutyössä Tämän vuoksi työskentelyyn osallistui huomattava määrä tietohallinnon asiantuntijoita ja kuvausvälineiltä toivottiin yksiselitteisyyttä Työssä käytettiin yleisesti hyväksyttyjä välineitä mutta itse määrittelytyössä sekoittuivat Todellisuuden käsitteellinen jäsentäminen ja tietojärjestelmän tietomallin tuottaminen Prosessin ja siinä liikuteltavien tietojen määrittäminen

20 Kuvaustavasta Käytetyn kuvaustavan täytyy olla osallistujille riittävän merkityksellinen Liian formaali kuvaustapa saattaa vieroittaa osan osallistujista Käytetyn kuvaustavan tulisi olla riittävän yksiselitteinen Riittävän yksiselitteinen prosessien kehitystyössä ja tämän jälkeen jokapäiväisen toiminnan ja johtamisen osana Käytetyn kuvaustavan tulisi olla yhtenäinen läpi toimintaverkoston Pystytään tunnistamaan prosessien väliset liittymät ja yhteinen tuen tarve Eri yksiköissä mutta ehkä myös yli korkeakoulurajojen

21 Palvelujen kuvaustapa
Synergiaryhmän työssä ryhdyttiin kesällä 2015 käyttämään palvelun sinikopio –menetelmää (service blueprinting) Palveluprosessi tehdään näkyväksi kuvaamalla asiakkaan prosessi, asiakkaan kohtaama palveluprosessi, tämän taustalla oleva tuotantoprosessi ja tämän hyödyntämä tukiprosessi Menetelmä on hyvä siinä, että se ohjaa tarkastelemaan asiakkaan prosessia Menetelmän heikkous on siinä, että se ohjaa tarkastelemaan palveluita hieman liian tarkalla tasolla tasolla: Kuvataan palvelutapahtuman rakenne (kuinka) Ei kuvata palvelun asiakkaan saamaa lisäarvoa (mitä)

22 Asiakkaan prosessin päämäärä ja tavoitteet
Toiminnan kehittämiseen tähtäävässä jäsennystyössä olisi tärkeintä pystyä ilmaisemaan asiakkaan eli tuettavan prosessin päämäärä eli mikä on se yleinen arvo, jonka toiminta tuo kokonaisuudelle tavoitteet eli mitkä ovat ne määriteltävissä olevat asiat, jotka prosessi tuottaa Asiakkaan prosessien päämäärien ja tavoitteiden kuvaamisen avulla päästään kuvaamaan myös tukiprosessien eli palveluiden tuottama lisäarvo Tällä tavalla voidaan kuvata toinen toistaan tukevien prosessien ja palveluiden verkko

23 Palvelun kuvaustapa 2016 Perustiedot Asiakkaan päämäärät ja tavoitteet
Palvelun nimi Mitä prosessia palvelee Palvelun asiakas Asiakkaan päämäärät ja tavoitteet Päämäärä Tavoite Palvelun tuottama lisäarvo Palvelun kuvaus Ydinpalvelu Tukipalvelut Palvelun tuottamisen edellytykset

24 Kysymyksiä, kommentteja, keskusteltavaa?
Kiitos Pekka Linna