Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien eAMS-malli Christian Jämsen 23.09.2014 1.

Esitys aiheesta: "Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien eAMS-malli Christian Jämsen 23.09.2014 1."— Esityksen transkriptio:

1 Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien eAMS-malli Christian Jämsen 23.09.2014 1

2 Lähtökohta ja tavoite Tunnistettu tarve ohjeistukselle ja tuelle eAMS työssä JHS-suosituksen tavoitteena on tuottaa SÄHKE2-normin mukaiset julkisen hallinnon eAMS-määritykset tuki- ja ylläpitotehtävien tehtävistä Kohde yleis-, henkilöstö-, talous- sekä tietohallinnon tehtävät. Malliin kuvataan myös tiedon hallintaan tarvittavat metatiedot 2

3 Suhde muihin hankkeisiin eAMSissa käytettävät arvojoukot määritellään yhdessä teknisen eAMS –skeemaryhmän kanssa Kuntien tehtäväluokitus JHS-työ osana Kuntatieto ohjelmaa (https://wiki.julkict.fi/julkict/kuntatieto) Miten hankkeet asettuvat toisiinsa nähden? 3

4 4

5 Työvälineet ja menetelmät 1/2 Prosessien kuvaamisessa hyödynnetään jo valmiiksi tehtyjä kuvauksia, joita on laadittu mm. VALDA-hankkeessa sekä eAMS-malleja tehneissä valtionhallinnon ja kuntien organisaatioissa Taloushallinnon prosessien kuvaamisessa noudatetaan Valtiokonttorin ohjeita taloushallinnon asiakirjatietojen käsittelystä Luokitusta työstetty mutta haasteita ja päällekkäisyyksiä on paljon 5

6 Työvälineet ja menetelmät 2/2 Mallit työstetään erillisessä eAMS/TOJ työkalussa. Hankkeen työstä järjestetään kaksivaiheinen sähköinen palautekierros. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 6

7 Aikataulu Järjestäytymiskokous 15.3.2013 Julkinen keskustelutilaisuus 22.3.2013 Tarkistuspisteet kuntien tehtäväluokitustyöhön 5/2013 ja 10/2013 ja syksy 2014 Julkinen palautekierros 5/2014 Valmis 11/2014 (ei toteudu) 7

8 Sisältö ja työ Lopputuloksen oltava riittävän yleinen Hankkeessa ei oteta kantaa esim. Käsittelyprosessin tila (2.12) Rekisteröinti/tietojärjestelmä Käyttäjäryhmän rooli (2.6.10.2) Käyttäjäryhmän kuvaus (2.6.10.3) Suojeluokka (4.9) Erillinen ohjeistus laadittava täydentämään 8

9 9 00 OHJAUSJÄRJESTELMÄT, HALLINNON TOIMINTA JA RAKENTEET 01 HENKILÖSTÖ 02 TALOUS JA RAHOITUS 07 TIEDONHALLINTA JA VIESTINTÄ

10 10 00 OHJAUSJÄRJESTELMÄT, HALLINNON TOIMINTA JA RAKENTEET 00.00 Ohjaus ja kehittäminen 00.00.00 Polittinen ohjaus ja strateginen suunnittelu 00.00.01 Säädösohjaus 00.00.01.00 Lakien säätäminen 00.00.01.01 Kansainvälisen velvoitteen hyväksyminen 00.00.01.02 Asetuksen yms. antaminen ja tarkastaminen 00.00.01.03 Normiohjaus 00.00.02 Tilannekuva ja ennakointi 00.00.03 Omistajaohjaus 00.01 Hallinnon rakenteet ja toiminta 00.01.00 Toimielinten valinta ja kokoonpano 00.01.00.00 Valtiolliset toimielimet 00.01.00.01 Kunnalliset toimielimet 00.01.00.02 Toimikunnat ja neuvostot 00.01.00.03 Muut valmistelevat toimielimet ja työryhmät 00.01.01 Perustaminen, lakkauttaminen, yhdistäminen 00.01.02 Toiminnan suunnittelu, ohjaus ja seuranta 00.01.02.00 Strategia ja tavoitteet 00.01.02.01 Kehittäminen ja suunnittelu 00.01.02.02 Toiminnan seuranta 00.01.02.03 Sisäinen ohjaus 00.01.03 Toiminnan arviointi ja laatutoiminta 00.01.03.00 Katselmukset 00.01.03.01 Auditoinnit 00.01.03.02 Arviointi- ja kehittäminen 00.01.04 Riskienhallinta 00.01.05 Ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta 00.01.06 Yhteistyö 00.02 Päätöksenteko ja johtaminen 00.02.00 Toimielinten päätöksenteko 00.02.01 Johtoryhmätyöskentely 00.03 Tarkastustoimi 00.03.00 Ulkoinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta 00.03.01 Sisäinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta 00.04 Laillisuusvalvonta

11 11

12 Tuotokset Malli tehtäväluokitukseksi (tuki- ja ylläpitotehtävät) Yleisiä toimenpidemalleja Tehtäväkohtaisesti määritellyt säilytysajat "asiankäsittelyjärjestelmissä samaan tehtäväluokkaan kuuluvat asiakirjatiedot saavat pääsäännön mukaan saman säilytysajan (pysyvä tai määräaikainen säilytys)” (AL seulontastrategian liite kohta 2.2) Suositusteksti (”käyttöohje”) 12

13 Käyttö Dynaaminen – ei staattinen (käsittelyprosessit rakennetaan itse) Mahdollisuus muokata organisaatiokohtaisesti ”oman näköiseksi” Säilytysajat määritelty tehtävätasolle – perityvyys ja TOS laadinnan yksinkertaistaminen 13

14 Haasteita Ymmärretäänkö käyttö oikein? Osataanko käyttää? Miten suhtautuu Kuntatieto-ohjelman vastaavaan työhön? Voidaanko todellakin säilytysajat määritellä tehtäväkohtaisesti oletuksena? Menossa monia liittyviä hankkeita - miten kokonaisuus hallitaan? Kuuluuko enemmänkin AL TOS ohjeistuksen yhteyteen? 14