Tutkimusprojektin hallinta Miten projektia johdetaan? Tutkimus- ja innovaatiopalvelut/Kirsi Murtosaari.

Esitys aiheesta: "Tutkimusprojektin hallinta Miten projektia johdetaan? Tutkimus- ja innovaatiopalvelut/Kirsi Murtosaari."— Esityksen transkriptio:

1 Tutkimusprojektin hallinta Miten projektia johdetaan? Tutkimus- ja innovaatiopalvelut/Kirsi Murtosaari

2 Projektit/hankkeet Tavoite Päämäärä Rajatut resurssit ja rajallinen aika ympäristö jossa haetaan ratkaisuja, vaikuttavuutta

3 Projektiorganisaatio Tarkoitus: Johtaa ja organisoi projektia Varmistaa toimijoiden sitoutumisen projektiin

4 Projektiorganisaatio? Pari/ryhmäkeskustelu Kerro kokemuksiasi projekteista? Anna esimerkkejä projektien organisaatioista

5 Projektiorganisaatio Tehtävät: Määrittelee vastuut ja roolit Huolehtii riskienhallinnasta Arvioi tavoitteet ja tulokset Johtaa kokonaisuutta

6 Projektin johtaminen Mitä suurempi projekti/verkottunut projekti sitä tärkeämpää on projektin johtaminen Mitä pienempi projekti sitä enemmän korostuu asiantuntemus (ei johtaminen) Monessako projektissa voi yksi henkilö olla mukana?

7 Projektin johtaminen Organisaatioilla on pelisäännöt miten projekteja johdetaan: projektijohtamisen menettelyt ja työkaluja

8 Projektin johtaminen Pari/ryhmäkeskustelu Mitä/millaista on hyvä projektin johtaminen?

9 Projektin johtamisfoorumit Työprosessin johtamista Henkilöstöresurssien johtamista (vastuut) Tavoitteiden toteutumisen määrittelyä varmentamista Arkipäivän johtamista (palaverit, työryhmät) Talouden suunnittelua ja seurantaa

10 Projektin aloittaminen, varmistettavat asiat Projekti on perustettu Osa organisaation strategiaa Tavoite/lopputulos/vaikuttavuus on määritelty On projektisuunnitelma Budjetti/taloudelliset resurssit ovat realistiset Tarvittava asiantuntijaresurssi on käytettävissä Ajallisesti rajattu Mittarit laadun ja vaikuttavuuden arviointiin ja varmistamiseen on määritelty Seuranta, raportointi käytännöt on sovittu Paina jarrua kun tulee tulipalokiire! Ole ajoissa yhteydessä oman organisaatiosi tukipalveluihmisiin

11 Projektin johtamisen Onnistumisen edellytykset: Aikainen suunnittelu Tehokas viestintä Riittävän osaamisen varmistaminen Realismi Suunnitelmien pitäminen ajan tasalla Tee se mitä rahoittajalle on hakemuksessa luvattu!

12 Projektin johtamisen Haasteita: Resurssien ja aikataulun realistisuus Ihmisten tulot ja lähdöt projektista Projektikuri; projektin pelisääntöjen määrittely ja niiden rikkomiseen puuttuminen

13 Projektityöskentelyn onnistumisen resepti Kaikilla on yhteinen käsitys tavoitteista Työskentely on suunniteltu tehokkaasti Aika ja riskitekijät on määritelty etukäteen Kaikki tietävät mitä heiltä odotetaan Vuorovaikutus ja tietojen vaihto toimii Kaikki ovat sitoutuneet On olemassa varasuunnitelma/vaihtoehtoisia ratkaisumalleja Sidosryhmät mukana työskentelyssa

14 Viestintä projektissa Projektin sisäinen viestintä: Tärkeää luottamuksen rakentaminen Ristiriidat käsitellään reaaliaikaisesti ja ratkaisukeskeisesti Jos et viesti; ”puskaradio”, huhut, epäluulot ja epävarmuus lisääntyy. Tämä johtaa helposti sisäiseen kuohuntaan.

15 Viestintä projektissa Ulkoinen viestintä: Miksi viestitään? Mitä viestitään? Milloin viestitään? Kenelle /keille viestintä kohdistuu? Kuka/ketkä viestii?

16 Apuna ja tukena ohjausryhmä Mieti kokoonpano ja sitoutuneisuus Haastattele ryhmän jäsenet Sitoutuneisuus= on valmis tekemään työtä hankkeen eteen, on ideoita, on kiinnostunut, on mukana Selkeä rooli ja vastuu mahdollistaa sitoutumisen!

17 Projektin aikavarkaat Tehottomat kokoukset, työvälineet – menetelmät Suunnittelemattomuus Huono tiedonkulu Suunnitelmien jatkuva muuttuminen Henkilöiden muut tehtävät, vastuut, roolit ei selkeitä Päätöksenteon hitaus Johtamisen ongelmat

18 Projektin sudensuopat Projektilla ei ole aitoa merkitystä/tarvetta Projekti käynnistetään ilman suunnittelua Aikataulu on epärealistinen Resursseja ei ole riittävästi Projektiin osallistujille ei ole asiantuntemusta Ei määriteltyjä tarkistuspisteitä projektin aikana Henkilöiden roolit ja vastuut ovat epäselvät Sitoutuminen on puutteellista Vetäjä ja henkilöt vaihtuvat jatkuvasti Työrauha puuttuu Tehottomat projektikokoukset Heikot suunnitelmat Vuorovaikutuksen ja viestinnän ongelmat

19 Apua ja apuvälineitä Mistä apua JY? Tutkimus- ja innovaatiopalvelut Sisäiset menettelyt ja apuvälineet Tiedekunnan sisäinen palvelukeskus