Sähköinen laskutus taloushallinnon tehostajana

Esitys aiheesta: "Sähköinen laskutus taloushallinnon tehostajana"— Esityksen transkriptio:

1 Sähköinen laskutus taloushallinnon tehostajana
Soile Lindfors Lopen Osuuspankki Yrittäjien aamukahvitilaisuus

2 ESITYKSEN SISÄLTÖ E-laskupalvelu pähkinänkuoressa
E-laskun edut yritysten välisessä laskutuksessa ja kuluttajalaskutuksessa E-laskutuksen aloittaminen E-laskun tilauspainikkeella lisätehoa kuluttajien e-laskuosoitteiden keräämiseen Tulevaisuuden näkymät

3 Mikä on e-lasku? tässä on tekstiä

4 E-lasku pähkinänkuoressa
E-lasku on suomalaisten pankkien yhdessä sidosryhmien kanssa kehittämä käytännöllinen tapa lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja. E-laskujen välitykseen käytetään pankkiverkkoa – samaa turvallista verkkoa, jota käytetään myös maksujen välitykseen. Pankeilla sähköiset yhteydet valmiina kaikkien kaupan osapuolten tavoittamiseen: suuret yritykset ja yhteisöt, pk-yritykset, kuluttajat. Kuluttajat ottavat laskut vastaan verkkopankkiin Yritykset ja yhteisöt käyttävät laskujen lähetykseen ja vastaanottoon pankkiyhteysohjelmaansa

5 E-lasku = Finvoice muotoinen verkkolasku ns. pankkiverkkoon
Sähköiset laskut Verkkolaskut E-laskut (erityisesti kuluttajille) Finvoice Taloushallinnon prosessihyödyt! mm. autom. tiliöinti, arkistointi, kierrätys, ... Tiedot valmiina maksamista varten Teapps EDI-laskut Netposti Sähköpostilasku Tiedot -tekstissä Tiedot pdf-liitteessä Laskuttaja: Ei automaatiota! Maksaja: Parhaimmillaankin ”Copy-Paste”

6 Miten e-laskutus tehostaa yrityksen toimintaa?
YRITYS MYYNTILASKUT Hyödyt laskuttaessa e-laskuin OSTOLASKUT Hyödyt vastaanottaessa e-laskuin € Säästää tulostuksen, kuorituksen, postittamisen ja postimaksujen kustannukset Laskutiedot säilyvät muuttumattomina Asiakaspalvelu paranee: Kuluttajat ja yritykset voivat hyödyntää tuttua sähköistä kanavaa Likviditeetinhallinta paranee, kun myyntisaatavat kotiutuvat nopeammin E-lasku avaa sähköisen kanavan, esimerkiksi suoramarkkinointiin Pankkiverkko on ylivoimainen jakelukanava kuluttajille ja kaikenkokoisille yrityksille Sähköinen arvoketju tuo kustannussäästöjä, sillä laskujen kierrätys, tarkastaminen ja hyväksyminen on helppoa ja nopeaa Laskut voi arkistoida sähköisesti Tiliöinnit voidaan automatisoida Prosessi- hyötyjä !

7 Kustannussäästöt e-laskutuksessa
Lähde: Esko Penttinen, Electronic Invoicing Initiatives in Finland and in the European Union – Taking the Steps towards the Real-Time Economy

8 Tavoitatte asiakkaanne erittäin kattavasti
Tilitoimisto Verkkolasku operaattorit Yritykset & Yhteisöt Oy Yritys Ab Laskukopiot Myynti- reskontra Laskutus Lähetys OP e-laskut Tulostuspalvelu Pankkiyhteysohj. Vast.otto Ostoreskontra Maksatus Sähk. laskujen kierrätys Kuluttaja- asiakkaat Muut pankit Mitä jos yrityksen kauppakumppani käyttää e-laskujen välitykseen verkko-operaattoria? Osuuspankin kautta yritys tavoittaa kaikkien pankkien sekä verkkolaskuoperaattoreiden yritysasiakkaat verkkolaskuoperaattoreiden asiakkaille avataan sopimukset Osuuspankkiin, koska olemme sitoutuneet välittämään laskut vain tunnistettujen asiakkaiden välillä Jotta e-laskutukseen siirtyminen olisi yrityksellesi mahdollisimman helppoa, Osuuspankki auttaa yritystäsi avaamalla kauppakumppaneillesi tarvittavat sopimukset  Tarkennamme mielellämme yrityksellenne parhaiten soveltuvan e-laskuratkaisun

9 Verkkopankki ja e-lasku
Pankkien henkilöasiakkaille tarjoama e-laskupalvelu perustuu verkkopankin keskeiselle roolille asiakkaiden päivittäisten raha-asioiden hoidossa. Suomessa 4,3 miljoonaa verkkopankkisopimusta. Verkkopankkiin kirjaudutaan keskimäärin 100 kertaa vuodessa. Verkkopankki luontevin paikka hallita omaa taloutta. sijoitukset, lainat, verkkotiliote, verkkopalkka, Oma Talous -palvelu Verkkopankkitunnukset laajasti käytössä myös verkkotunnistautumisessa ja verkkomaksamisessa.

10 Noin 75-80% kaikista laskuista maksetaan verkkopankissa!
Verkkopankki on kuluttajien halutuin laskun maksukanava Vain noin 11% suoraveloituksia, joista maksajilla 2/3 on verkkopankki-tunnukset. Noin 75-80% kaikista laskuista maksetaan verkkopankissa!  E-laskut sopivat kuluttajille JA yrityksille/yhteisöille erinomaisesti!!! OP-Pohjola-ryhmän henkilöasiakkaiden laskunmaksu kanavittain

11 E-lasku helpottaa laskun maksamista
E-lasku lähetetään kuluttajalle suoraan verkkopankkiin tai yrityksen pankkiyhteysohjelmaan Näyttää perinteiseltä laskulta Laskusta tehdään valmis maksuehdotus, jolloin laskun viite- tai tilinumeroa ei tarvitse erikseen syöttää Verkkopankkiin saapuneesta e-laskusta ilmoitetaan sähköpostitse tai tekstiviestillä, pankkiyhteysohjelma noutaa saapuneet laskut Verkkopankissa maksu voidaan myös määritellä maksettavaksi automaattisesti > laskun tietoja voi siitä huolimatta muuttaa ennen eräpäivää Arkistointi on helppoa – sekin sähköisesti E-laskut ovat näkyvillä verkkopankissa myöhemminkin Voit tallentaa ne myös omalle koneellesi

12 Miten e-laskutukseen siirrytään?
tässä on tekstiä

13 E-laskupalvelun käyttötavat laskuttajalle
Internet Eräsiirto ja Web Services OP-verkkopalvelu Osuuspankin Kultalinkki Muu laskutus- ja pankki-yhteysohjelma Palveluntarjoajan käyttö Pienet laskuvolyymit Suuret laskuvolyymit Ei muita järjestelmiä Yhteydet muihin järjestelmiin tärkeitä

14 E-laskutus käyttöön nopeasti ja helposti OP-verkkopalvelulla
Yrittäjän sähköiset pankkipalvelut OP-verkkopalvelussa OP-verkkopalvelu ennen laskun maksu kotimaahan ja ulkomaille valmiit maksupohjat verkkotiliote e-laskujen vastaanotto OP-verkkopalvelussa nyt lisäksi e-laskun lähetys asiakasrekisteri laskurekisteri tuoterekisteri myyntilaskujen täsmäytys

15 E-laskutus OP-verkkopalvelussa
Laskut voidaan joko lähettää sähköisesti perille saakka tai Osuuspankin tulostuspalveluun, jos asiakkaalla ei vielä mahdollisuutta ottaa laskuja vastaan sähköisesti. Helppo ottaa käyttöön ja käyttää Palvelu käyttöön ilman investointikustannuksia Uusin päivitys aina käytettävissä – ei erillisiä ohjelmistopäivityksiä E-laskutus op.fi:ssä = välttämätön palvelu tutussa kanavassa!

16 E-laskupalvelu käyttöön yrityksen pankkiyhteysohjelmistolla
Yrityksesi sopii e-laskupalvelusta Osuuspankin kanssa Tarkista yrityksesi nykyisten taloushallinto-ohjelmistojen soveltuvuus Finvoice-laskujen lähetykseen ja vastaanottoon sekä henkilöasiakkaiden lähettämien e-laskujen vastaanottoilmoitusten käsittelyyn Tarvittaessa tiedustele päivitystä ohjelmistotoimittajalta Yrityksesi informoi asiakkaita ja kauppakumppaneita e-laskumahdollisuudesta Yrityksesi kertoo e-laskujen vastaanotto-osoitteen laskuttajille Yrityksesi kysyy e-laskun vastaanotto-osoitteita laskutettavilta yrityksiltä Yrityksesi informoi henkilöasiakkaita e-laskutukseen siirtymisestä, verkkopankin ilmoittamispalvelun lisäksi esimerkiksi asiakaskirjeiden muodossa tai paperilaskujen yhteydessä > huomio yrityksen koko asiakasrajapinta

17 Miten e-laskupalvelu kuluttajalaskutuksessa käytännössä toimii?
Yrityksen järjestelmä OP-verkko-palvelu 1. Laskuttajan ilmoitus Heräte e-laskuun siirtymisestä ! Asiakas- rekisteri 2. E-laskun vastaanottoilmoitus kertaluonteista Laskutus- järjestelmä 3. E-lasku Ilmoitus saapuneesta e- laskusta ! 4. Maksu jatkuvaa

18 E-laskun tilauspainike
Tilauspainikkeella lisätehoa kuluttajien e-laskuosoitteiden keräämiseen tässä on tekstiä

19 E-laskun tilauspainike yrityksen laskutuksen sähköistämisen tavoitteiden tueksi
Tilauspainikkeella lisätehoa kuluttajien e-laskuosoitteiden keräämiseen helpottaa yrityksen asiakasta ilmoittamaan e-laskuosoitteen ostoksen yhteydessä laskutusta varten uusi kanava e-laskuosoitteiden tilaamiselle perinteisten pankkien verkkopalveluiden rinnalle palvelusta voivat tilata e-laskuja kaikki OP-verkkopalvelun asiakkaat (9/2010 1,4 miljoonaa käyttäjää) asiakkaan e-laskuosoite siirtyy sähköisessä muodossa pankkiyhteyttä pitkin suoraan tallennettavaksi laskuttajan järjestelmään E-laskun tilauspainikkeen käyttö mahdollistaa henkilöasiakkaiden laskuttamisen e-laskulla myös silloin, kun laskutus on kertaluonteista. E-laskun tilauspainike muistuttaa toiminnaltaan ja tekniseltä ratkaisultaan verkkomaksumaksupainiketta. Lisä-/tarkennetietoa Asiakas ei voi palvelussa muuttaa tai poistaa aiemmin tekemiään e-laskutilauksia. Asiakas voi kuitenkin tehdä laskuttajalle uuden e-laskutilauksen eri yksilöintitiedoilla. E-laskun tilauspainikkeella asiakas voi tehdä kerrallaan yhden uuden e-laskutilauksen.

20 E-laskun tilauspainikkeen toiminta
E-laskutilauksen teko pankin palvelussa Yrityksen verkkopalvelu 1. Palvelun kutsu ja asiakkaan siirtyminen e-laskun tilaukseen 2. Onnistumiskuittaus asiakkaalle ja paluu yrityksen verkkopalveluun (kuittaus sisältää asiakkaan e-laskuosoitteen ja yksilöintitiedot) 3. Asiakkaan e-laskuilmoitus sähköisessä muodossa turvallista pankkiyhteyttä pitkin (ReceiverInfo-sanoma) 4. Yritys päivittää asiakkaan e-laskuosoitetiedot järjestelmäänsä Eräsiirto Yrityksen järjestelmä

21 E-laskun tilauspainikkeen käyttöönotto
Laskuttaja saa e-laskun tilauspainikkeen edut käyttöönsä, kun laskuttaja on lähettänyt OP-verkkopalveluun (op.fi) laskuttajailmoituksen yhdestä tai useammasta laskutusaiheesta; ja laskuttaja on tehnyt e-laskun tilauspainikkeen käytöstä sopimuksen pankin kanssa ja vastaanottanut käyttöön tarvittavat tunnukset Laskuttaja lisää e-laskun tilauspainikkeen omalle verkkosivulleen

22 E-laskun palvelukokonaisuus
Ilmoittamis- palvelu E-laskun välitys Esilläpito Tyylitiedostot Tulostus Aineiston muunnot Välineet Linkkipalvelu tilauspainike Rahoitus Viestintä Kierrätys

23 E-laskuun siirtymisen edut
Kuluttajalle kätevyys automaattinen maksaminen heräte sähköpostiin tai tekstiviestillä helppo ekoteko arkistointipulmien poistuminen tietosuoja hävityksessä verottajan hyväksyntä kaikki omaan talouteen liittyvät asiat yhdessä paikassa Laskuttajalle edullisuus virheettömät maksutiedot henkilöresurssien käytön tehostuminen parempi asiakaspalvelu sähköisen kanavan avaus imagohyödyt nykyaikaisuus ympäristöystävällisyys

24 Miten e-laskun yleistymistä edistetään?
tässä on tekstiä

25 Miksi en käytä e-laskua?
Kuluttajat ”Ai mikä e-lasku? – En ole kuullutkaan!” ”En käy verkkopankissa usein – Laskut vielä jäävät maksamatta!” ”Taasko pitää maksaa pankille jostain?” ”Minä en ole mikään bittinikkari” ”Voishan sitä, täytyy kattella” Laskuttajat ”Kyllä, mutta nyt muita projekteja käynnissä, palataan myöhemmin” ”Hankittiin vasta uusi frankeerauskone” ”Muutokset maksavat” Palvelun viestintään panostettava!

26 OP-Pohjola-ryhmä edistää e-laskutusta itse...
Viestintä Palvelun helppouden esille tuominen asiakaskohtaamisissa (konttori, puhelin, verkko) OP-verkkopalvelussa mm. laskun maksun yhteydessä asiakasjulkaisuissa ja op.fi-kampanjasivuilla Käytön opastus mm. kirjastoissa Lisäporkkanana käytetty myös arpajaisia e-laskuun siirtyville asiakkaille. Tuotekehitys Riittävän laajan palvelukokonaisuuden tarjoaminen kuluttajille alusta alkaen automaattinen maksaminen, herätteet, arkistointi Laskuttajien tarpeiden huomioiminen kehitetyin lisäpalveluin brändi-ilmeen mukainen lasku, linkit yrityksen sivuille Käyttöönottokynnyksen madaltaminen e-lasku osa verkkopalvelusopimusta, käytettävyyden kehittäminen, e-laskuun siirtyminen laskuttajan verkkosivujen kautta.

27 ... sekä yhteistyössä laskuttajien kanssa, ...
Markkinointiyhteistyö Viestiminen op.fi-sivuilla ja asiakasjulkaisuissa uusien valtakunnallisten laskuttajien siirtyessä e-laskuun Kohdennettujen asiakasviestien käyttö uusien paikallisten laskuttajien e-laskuvalmiuden tiedottamiseen Laskuttajien ja paikallisten Osuuspankkien yhteismainonta Sparraus Hyväksi havaitusta aktivointikeinoista kertominen viestintä, ohjeistus, kannustimet Osallistuminen yrityksen oman henkilökunnan kouluttamiseen Yhteinen kehityspolku Uusien tarpeiden kartoittaminen yritysten kanssa

28 ... monenkeskistä yhteistyötä unohtamatta.
Yhteensopiva toiminta Finanssialan keskusliitossa (FK) tehtävä standardointityö ja yhtenäisten toimintamallien kehittäminen Finvoice-sanoma, turvallinen e-laskun linkkiratkaisu, e-laskuosoitteiden ilmoittamissanomat Sähköisen laskun edistäminen Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus TIEKE ry:n Verkkolaskufoorumissa Kokonaisvaltaiset ratkaisut Yhdessä eri operaattoreiden kanssa tarjoamme asiakkaille kokonaisratkaisuja e-laskutukseen Helpotamme asiakkaan palvelun käyttöönottoa – kaikki palvelut yhdellä kertaa Yhteistyössä yhdistyy Osuuspankin vahva osaaminen henkilö- ja yritysasiakkaissa sekä operaattorin vahva osaaminen ohjelmisto- ja tietoliikennepalveluiden toimittajana

29 Tulevaisuus? tässä on tekstiä

30 Trendit e-laskutuksessa 2012 
Laskuttajat Toiminnan tehostamisen merkitys kasvaa yrityksissä entisestään, suorat kustannussäästöt tehokas markkinointiviestintä työvoiman saatavuus ympäristönäkökulmien korostuminen, E-lasku auttaa vastaamaan näihin haasteisiin! Laskun lisäksi myös muut kaupankäynnin dokumentit siirtyvät sähköiseen muotoon. Kansainvälinen e-laskutus. Kuluttajat E-laskun käytön aktivointi jatkuu ja paperilaskut jäävät historiaan. Verkkoasiointi lisääntyy, shoppailu verkossa muu asiointi, Ekologisia vaihtoehtoja suositaan. Sähköisen arkistoinnin tarve korostuu.

31 E-lasku on erinomainen tapa hallita SEPA-muutosta –
Muutoksia suoraveloituksessa SEPAn myötä kotimainen suoraveloitus lakkaa. SEPA-suoraveloitus eroaa merkittävästi nykyisestä kotimaisesta suoraveloituksesta Muutos valtakirjakäytäntöön: Maksaja antaa valtakirjan suoraan velkojalle, ei pankilleen Velkoja ei voi tietää, onko annettu tilinumero oikea/onko tilin käyttöoikeutta Valtakirjojen ja asiakastietojen keräily, säilytys ja hallinta siirtyy velkojan vastuulle Sähköinen valtakirjamalli vaatinee yrityksessä verkkopalvelun rakentamista Pankit eivät voi siirtää nykyisiä sv-valtakirjoja laskuttajille Yritykset joutuvat keräämään valtakirjat uudelleen, mikäli haluavat siirtyä SEPA-suoraveloitukseen Uutta: Peruutusmahdollisuus: Maksajalla on oikeus peruuttaa suoraveloitustapahtumia 8 viikon ajan jälkikäteen Maksu on velkojan kannalta lopullinen vasta peruutusajan jälkeen Verrattavissa lähinnä luottolimiittiin, lisäksi käsittely kirjanpidossa muuttunee Velkoja joutunee arvioimaan, kenelle suoraveloitusta laskutustapana voi tarjota E-lasku on erinomainen tapa hallita SEPA-muutosta – e-laskun automaattinen maksaminen kehittyy palvelemaan myös ei-verkkopankkiasiakkaita.

32 E-laskun edut suoraveloitukseen nähden
Laskuttajan kannalta E-lasku on nykyaikainen ja kuluttajan kannalta joustava vaihtoehto. E-laskuasiakkaat tyypillisesti maksavat laskunsa pian laskun saapumisen jälkeen eivätkä odota eräpäivään saakka. Suoraveloituksessa maksu ei ikinä ole laskuttajan tilillä eräpäivää aiemmin. E-laskulla oleva linkki avaa sähköisen kanavan laskuttajan ja tämän asiakkaan välille – lisämyynti ja asiakkaiden itsepalveluasteen kasvattaminen! Henkilöasiakkaan kannalta E-laskuilla automaattiselle maksatukselle voidaan asettaa raja, jonka ylittävät laskut täytyy erikseen hyväksyä. E-laskujen tietoja voidaan tarvittaessa muuttaa (maksutiliä, eräpäivää, summaa). E-laskut voidaan arkistoida sähköisesti OP-verkkopalveluun. 

33 E-laskusta osa kuluttajan päivittäisten raha-asioiden rutiineja
Paperilaskut pian historiaan

34 E-laskun käyttö osana yrityksen sähköisten palveluiden kokonaisuutta yleistyy
Pankki Laskuttaja Linkit laskuttajan tietoihin Avoin linkki Yrityksen verkkosivut Pankin muodostama turvallinen linkki Laskun kuva ja liitetiedot Sopimus- tiedot ESIMERKKEJÄ LASKUTTAJAN OMISTA LISÄPALVELUISTA LINKIN TAKANA Linkkipalvelussa pankki muodostaa linkin, joka siirtää kuluttajan verkkopankista yrityksen palveluun. OP .fi Maksajan näkymä verkkopankissa Lisämyynti / tilaukset Kohdennettu markkinointi Sopimus-muutokset

35 YHTEENVETO E-lasku tarjoaa helppoutta kuluttajalle ja mahdollisuuksia yritykselle. Yhdessä menestymme!

36 Kiitos!

37 Lisätietoa e-laskusta
OP-Pohjola-ryhmään kuuluvat pankit Tietoa myös op.fi-sivuilla Yrityksille: Kuluttajille: Finanssialan keskusliiton e-laskusivut Kuluttajien infosivut mm. e-laskusarjakuvat Tietoa yrityksille ja ohjelmistotoimittajille mm. Finvoice-soveltamisohje

38 Miten laskulle saa erittelytiedot?
Pankki visualisoi laskun joko laskuttajan oman tyylitiedoston tai yleisen Finvoice-tyylitiedoston mukaisesti Lasku arkistoituu erittelytietoineen verkkopankissa Verkko- pankit E-lasku Laskun tiedot Tuoterivit Vapaat erittelytiedot 1. Lasku + erittelyt samassa paikassa Pankki muodostaa laskulle linkin, joka johtaa esilläpitopalveluun tunnistettuna asiointipalveluun 2. Lasku + pankin muodostama linkki Verkko- pankit Palvelin Internet E-lasku Linkki siirtää käyttäjän laskuttajan palvelimelle Tarvittaessa käyttäjä tunnistetaan (esim. Tupas) 3. Lasku + laskuttajan kirjoittama linkki Erittelyt tms. Sisään- kirjautuminen (tarvittaessa)

39 Miten laskuista saa yrityksesi näköisiä?
Laskuttajakohtaiset tyylitiedostot Yritys voi toimittaa oman tyylitiedostonsa Osuuspankkiin. Kun henkilöasiakas katsoo e-laskun erittelytietoja OP-verkkopalvelussa, voidaan näyttää nämä yleisen Finvoice-asettelun sijasta laskuttajan itsensä määrittelemällä tavalla. Linkkipalvelu Yritys sopii linkkipalvelusta Osuuspankin kanssa. Pankki muodostaa turvallisen linkin verkkopankkiin saapuneelta e-laskulta esilläpitopalveluun, jonne laskun kuva on talletettu laskuttajan haluamassa muodossa. Henkilöasiakaslaskutuksessa laskulla myös markkinointiviestinnällinen rooli. Näin myös e-laskun kanssa!

40 Mihin linkkipalvelua käytetään?
Asiointipalvelu Kirjautuminen laskuttajan asiointipalveluun tunnistettuna Laskuttajan asiakkaiden itsepalveluasteen kasvu Tupas-palvelulle rinnakkainen palvelu Esilläpitopalvelu Linkin takana näytetään laskun kuva tai laskuun liittyvät muut dokumentit, esimerkiksi terveystiedot tai puhelinlaskun erittelytiedot Tarvittaessa linkin avulla voidaan varmistaa, että liitetietoihin pääsee käsiksi vain laskutettava itse Mahdollisuudet lisämyynnille!

41 Mitä, jos yrityksen kauppakumppani käyttää verkkolaskuoperaattoria?
Osuuspankin kautta yritys tavoittaa kaikkien pankkien sekä verkkolaskuoperaattoreiden yritysasiakkaat verkkolaskuoperaattoreiden asiakkaille avataan sopimukset Osuuspankkiin, koska olemme sitoutuneet välittämään laskut vain tunnistettujen asiakkaiden välillä Jotta e-laskutukseen siirtyminen olisi yrityksellesi mahdollisimman helppoa, Osuuspankki auttaa yritystäsi avaamalla kauppakumppaneillesi tarvittavat sopimukset